La paie (payroll) aux États-Unis

Dès qu'une entreprise emploie du personnel, la paie est incontournable, aux États-Unis comme ailleurs. Là-bas, on parle de payroll. Comme dans les pays européens, l'employeur retient sur le salaire de ses collaborateurs les impôts et cotisations sociales dus, puis y ajoute sa propre part obligatoire. Attention : les règles et les taux peuvent varier selon l'État où se trouvent le siège de l'entreprise et les salariés.

Sur cette page, nous passons en revue tout ce qui touche à la paie et vous expliquons comment fonctionne le payroll aux États-Unis. Nous détaillons chaque prélèvement, au niveau fédéral comme au niveau des États, ainsi que son montant. Nous voyons aussi comment sont gérées la retraite et l'assurance santé, et quels formulaires doivent être déposés.

1Le payroll en bref

La paie n'a rien de facultatif : toute entreprise est tenue de l'assurer. Selon sa taille et son nombre de salariés, cela représente beaucoup de paperasse. Documenter correctement, retenir et reverser à temps impôts et cotisations est essentiel, faute de quoi vous vous exposez à des pénalités sévères.

Le payroll comprend le dépôt des différents formulaires, l'émission des bulletins de salaire, c'est-à-dire les justificatifs des montants, impôts et déductions retenus, ainsi que le paiement effectif aux organismes compétents. Pour une paie en règle (et bien d'autres démarches), l'entreprise doit disposer d'un EIN, son numéro d'identification.

2Charges salariales ou impôt sur le revenu

Côté employeur, le payroll implique plusieurs impôts. Aux charges sociales classiques, supportées par le salarié et l'entreprise, s'ajoute l'impôt sur le revenu, que l'employeur retient sur le salaire. Les charges salariales sont le plus souvent fixées à un pourcentage fixe, tandis que l'impôt sur le revenu se calcule en fonction du revenu : plus le salaire est élevé, plus le montant à reverser l'est aussi. Pour réduire légalement votre propre impôt sur le revenu en tant qu'expatrié, consultez nos conseils pour payer moins d'impôts aux États-Unis.

3L'impôt sur le revenu aux États-Unis

Premier élément que l'employeur doit retenir et reverser pour chaque salarié : l'impôt sur le revenu. Il existe au niveau fédéral, mais aussi au niveau des États et parfois au niveau local. Selon l'entreprise, ces impôts sont payés tous les mois ou toutes les deux semaines.

1. Federal Income Tax : L'impôt fédéral sur le revenu, la Federal Income Tax, est le premier que l'entreprise doit retenir. Le montant à retenir pour chaque salarié est déterminé grâce au formulaire W-4, que le salarié remet à son employeur. En fin d'année, l'entreprise dépose le formulaire W-2, qui récapitule les montants retenus et dont le salarié a besoin pour sa déclaration personnelle.

2. State Income Tax : En règle générale, un impôt sur le revenu est aussi dû au niveau de chaque État. Son taux va de 2,95 % dans l'Indiana (taux unique 2026) jusqu'à 13,3 % en Californie. Seuls 9 États n'ont pas de State Income Tax : l'Alaska, la Floride, le Nevada, le New Hampshire, le Dakota du Sud, le Tennessee, le Texas, l'État de Washington et le Wyoming.

3. Local Income Tax : Dans certains États, des villes ou communes prélèvent en plus un impôt local sur le revenu, payé par le salarié et retenu par l'employeur. Parfois, c'est l'entreprise qui doit le supporter (par exemple au Colorado). Parmi les États concernés figurent notamment le Delaware, l'Iowa, le Michigan, le New Jersey, l'État de New York et la Pennsylvanie. Le calcul varie d'un État à l'autre : ici sur la base du revenu réel, ailleurs à un pourcentage fixe.

4Les charges salariales aux États-Unis

Les charges salariales ne pèsent pas sur le seul salarié : l'entreprise en supporte aussi une part. Elles comprennent les taxes FICA. Le FICA (Federal Insurance Contributions Act) est la loi sur la sécurité sociale et regroupe les cotisations à la Social Security et à Medicare, dues par le salarié et par l'entreprise. Viennent enfin les assurances chômage fédérale et, le cas échéant, de l'État (FUTA et SUTA), à la charge de l'employeur.

1. Social Security : Cette taxe FICA est prélevée au niveau fédéral. Pour un revenu annuel jusqu'à 184 500 $ (plafond 2026), elle s'élève au total à 12,4 %, répartis à parts égales entre employeur et salarié (6,2 % chacun).

2. Medicare : Deuxième cotisation FICA, uniforme au niveau fédéral : Medicare. Il s'agit d'une assurance santé publique qui couvre frais d'hospitalisation ou de soins à partir de 65 ans. La cotisation totale est de 2,9 % : 1,45 % à la charge de l'employeur, 1,45 % à celle du salarié. Au-delà d'un revenu annuel de 200 000 $, 0,9 % supplémentaires doivent être retenus sur le salaire.

3. FUTA et SUTA : L'assurance chômage FUTA (Federal Unemployment Tax Act) est calculée sur le revenu et payée par l'employeur : 6 % par an sur les premiers 7 000 $. Les entreprises qui cotisent déjà à l'assurance chômage de leur État (SUTA, en général entre 2 % et 5 %) peuvent la déduire jusqu'à 5,4 %, ce qui ramène la FUTA fédérale à 0,6 % en pratique. L'employeur reverse ces montants chaque année ou chaque trimestre. La FUTA payée est déclarée sur le formulaire 940 au premier trimestre.

5Autres impôts et charges sociales

Contrairement à l'Europe, il est courant aux États-Unis que l'employeur finance pour ses salariés une assurance santé privée , en prenant généralement en charge environ 85 % de la prime. Avec l'Affordable Care Act (ACA), les entreprises de plus de 50 salariés doivent leur proposer une assurance santé, sous peine de pénalités fiscales. Les plus petites en sont dispensées ; si elles le font quand même, elles peuvent bénéficier de crédits d'impôt.

Certains États imposent en outre une assurance invalidité obligatoire, retenue sur le salaire ou payée par l'entreprise. Il s'agit de la Californie, d'Hawaï, du New Jersey, de l'État de New York, de Porto Rico et du Rhode Island.

L'employeur doit aussi se renseigner sur les taxes locales et municipales. Prélevées par les villes et communes, elles varient fortement, tant par leur objet que par leur montant.

Important : soyez particulièrement vigilant avec les impôts locaux et ceux des États. Ce n'est pas parce que votre entreprise a son siège dans un État sans taxes supplémentaires, ou à l'étranger, que vous y échappez. Ces impôts dépendent du lieu où travaillent vos salariés. Si vous avez des employés dans un État, vous devez en respecter la législation et vous informer à l'avance des prélèvements obligatoires. Pour comprendre le rôle du choix de l'État dès la création, lisez notre guide pour créer une LLC américaine en tant que non-résident.

6Paie et bulletins de salaire

Même si la remise de bulletins de salaire n'est pas obligatoire aux États-Unis, la plupart des salariés en reçoivent un. Il détaille toute la paie : salaire brut et net après déductions, ainsi que le travail effectué sur la période.

Le bulletin mentionne aussi les coordonnées de l'entreprise et du salarié, ainsi que le détail des impôts reversés.

7Les formulaires de payroll

La gestion de la paie ne se limite pas à retenir et à verser les impôts : elle comprend aussi les formulaires correspondants. Pour employer légalement du personnel aux États-Unis, l'entreprise doit d'abord s'enregistrer. Elle reçoit alors un EIN, le numéro d'identification de l'employeur. Il fonctionne comme un numéro de sécurité sociale de la société et sert pour tous les paiements d'impôts. L'EIN est aussi nécessaire pour embaucher et pour obtenir un crédit professionnel. Voici les formulaires les plus importants pour la paie :

• Form W-4 : l'entreprise doit obtenir ce formulaire de chaque salarié. Il sert de base au calcul de l'impôt sur le revenu à retenir et autorise l'employeur à prélever le montant correspondant.

• Formulaire W-2 : Il est établi une fois par an pour chaque salarié. Il récapitule l'ensemble des salaires versés et des impôts payés (y compris les taxes FICA) au cours de l'année écoulée. L'entreprise doit le remettre à ses salariés au plus tard le 31 janvier, car ils ont besoin du W-2 pour leur déclaration de revenus annuelle.

• Form 941 : déclaration trimestrielle à déposer auprès de l'IRS, portant sur l'impôt fédéral sur le revenu et les taxes FICA retenus et versés. Les échéances sont le 30 avril, le 31 juillet, le 31 octobre et le 31 janvier.

• Form 940 : déposé une fois par an auprès de l'IRS au titre de l'assurance chômage FUTA. La date limite est le 31 janvier.

• D'autres formulaires selon l'État ou pour les impôts locaux

8Retenue et déclaration des impôts sur les salaires

Les impôts retenus par l'employeur doivent être versés aux administrations fiscales compétentes :

• Les impôts fédéraux vont à l'IRS, l'administration fiscale américaine
• Au niveau des États, ce sont différents services et administrations qui perçoivent les impôts concernés
• Pour les impôts locaux, différentes autorités locales sont compétentes selon l'impôt

Selon l'entreprise et le montant des impôts dus, il existe différents calendriers de paiement. Dès l'enregistrement de la société auprès de l'IRS, elle reçoit son calendrier de paiement et est informée de tout changement.

Pour remplir ses obligations, l'employeur doit aussi déposer régulièrement les formulaires correspondants, à savoir le Form 941 et les impôts fédéraux sur les salaires chaque trimestre, ainsi que le Form 940 et le W-2 chaque année.

9Autres obligations

La paie ne s'arrête pas à la retenue et au versement des impôts. Autre exigence importante : les justificatifs doivent être intégralement classés et conservés au sein de l'entreprise.

Selon l'IRS, l'administration fiscale américaine, les entreprises doivent conserver les registres relatifs aux impôts sur les salaires pendant au moins 4 ans. Les États l'exigent également. En cas de contrôle, l'employeur doit pouvoir présenter ces documents, notamment :

• Les informations sur les salariés (nom, adresse et numéro de sécurité sociale)
• La période, le montant et la date des versements de salaire
• Les copies du Form W-4 de chaque salarié
• Les justificatifs et dates des impôts payés
• Les copies des déclarations fiscales
• Les copies des éventuels Forms W-2 non distribuables

10La paie aux États-Unis : ce qu'il faut retenir

Sur le fond, la gestion de la paie aux États-Unis ne diffère guère de celle des pays européens. Des deux côtés de l'Atlantique, l'employeur retient les impôts sur le salaire de ses collaborateurs, y ajoute ses propres cotisations et verse le tout aux administrations compétentes. La principale différence tient au système de santé : les prélèvements publics sont relativement faibles, mais de nombreuses entreprises américaines offrent à leurs salariés une assurance santé privée.

Aux États-Unis, il faut être particulièrement attentif aux différents niveaux d'imposition. En plus des impôts fédéraux, uniformes, des impôts s'appliquent dans chaque État et parfois au niveau local. Le critère n'est pas le siège de la société ni ses établissements, mais le lieu où se trouvent les salariés.

Vous trouverez un aperçu de l'assurance santé américaine ici. Mount Bonnell Advisors se charge volontiers de votre paie au quotidien : tous les détails sur la page Payroll, et l'ensemble des sujets fiscaux dans notre rubrique Impôts.

L'essentiel

• La paie est obligatoire pour toute entreprise ayant des salariés aux États-Unis. Il faut pour cela un EIN.
• L'employeur retient l'impôt sur le revenu au niveau fédéral, de l'État et parfois local, et prend en charge la moitié des cotisations FICA pour la Social Security et Medicare.
• L'assurance chômage FUTA est payée par le seul employeur : 6 % sur les 7 000 premiers dollars, soit 0,6 % effectifs après imputation de la SUTA.
• Parmi les formulaires clés : W-4, W-2, le Form 941 trimestriel et le Form 940 annuel.
• Ce qui compte, c'est le lieu de travail de vos salariés, pas le siège de votre société. Conservez les documents au moins quatre ans.

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