Gestione delle buste paga (payroll) negli USA

Se la tua azienda ha dipendenti, la gestione delle buste paga è inevitabile, anche negli USA, dove si chiama payroll. Come nei Paesi europei, il datore di lavoro trattiene dallo stipendio le imposte e i contributi dovuti e aggiunge la propria quota obbligatoria. Attenzione: regole e contributi possono cambiare a seconda dello Stato in cui hanno sede l'azienda e i dipendenti.

In questa pagina vediamo tutto quello che serve sapere sulle buste paga e ti spieghiamo come funziona il payroll negli USA: i singoli contributi a livello federale e statale e i relativi importi. Vediamo anche come vengono gestite previdenza e assicurazione sanitaria e quali moduli vanno presentati.

1Payroll: le basi

Il payroll non è facoltativo: ogni azienda è obbligata a gestirlo. A seconda delle dimensioni e del numero di dipendenti, significa parecchia burocrazia. Documentare correttamente, trattenere e versare puntualmente imposte e contributi è fondamentale, altrimenti si rischiano sanzioni pesanti.

Il payroll comprende la presentazione dei vari moduli, l'emissione delle buste paga con l'evidenza degli importi, delle imposte e delle trattenute e il versamento effettivo agli enti competenti. Per gestirlo correttamente (e per molte altre pratiche) l'azienda deve avere un EIN, il numero identificativo fiscale.

2Tasse sul lavoro e imposta sul reddito

Con il payroll il datore di lavoro deve tenere conto di diverse imposte. Oltre ai classici oneri sociali, a carico di dipendente e azienda, ci sono le imposte sul reddito, che il datore di lavoro trattiene dallo stipendio. Mentre per le tasse sul lavoro vale di solito una percentuale fissa, l'imposta sul reddito si calcola in base al reddito: più alto è lo stipendio, più alto è l'importo da versare. Come ridurre legalmente la tua imposta sul reddito da expat te lo spieghiamo nei nostri consigli per risparmiare sulle tasse negli USA.

3L'imposta sul reddito negli USA

La prima voce che il datore di lavoro deve trattenere e versare per ogni dipendente è l'imposta sul reddito. Esiste non solo a livello federale, ma anche a livello statale e in parte a livello locale. A seconda dell'azienda, queste imposte si versano ogni mese o ogni due settimane.

1. Federal Income Tax: L'imposta federale sul reddito, la cosiddetta Federal Income Tax, è la prima che l'azienda deve trattenere. L'importo da trattenere per ogni dipendente si determina con il Form W-4, che il dipendente consegna al datore di lavoro. A fine anno l'azienda presenta il Form W-2, che documenta gli importi trattenuti e serve al dipendente per la sua dichiarazione dei redditi.

2. State Income Tax: Di norma l'imposta sul reddito si paga anche a livello dei singoli Stati. L'aliquota va dal 2,95% dell'Indiana (flat rate 2026) fino al 13,3% della California. Solo 9 Stati non prevedono una State Income Tax: Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, South Dakota, Tennessee, Texas, Washington e Wyoming.

3. Local Income Tax: In alcuni Stati, città o comuni applicano anche un'imposta locale sul reddito, pagata dal dipendente e trattenuta dal datore di lavoro. In certi casi è a carico dell'azienda (ad esempio in Colorado). Tra gli Stati con imposta locale sul reddito ci sono Delaware, Iowa, Michigan, New Jersey, New York e Pennsylvania. Il calcolo cambia da Stato a Stato: in alcuni casi si basa sul reddito effettivo, altrove su una percentuale fissa.

4Le tasse sul lavoro negli USA

Le tasse sul lavoro non gravano solo sul dipendente, ma anche sull'azienda. Comprendono le cosiddette imposte FICA. Il FICA (Federal Insurance Contributions Act) è la legge sulla previdenza sociale e comprende i contributi per la Social Security e per Medicare, pagati da dipendente e azienda. Infine ci sono le assicurazioni contro la disoccupazione federale ed eventualmente statale (FUTA e SUTA), a carico del datore di lavoro.

1. Social Security: Questa imposta FICA si applica a livello federale. Per redditi annui fino a 184.500 $ (massimale contributivo 2026) è pari in totale al 12,4%, diviso a metà tra datore di lavoro e dipendente (6,2% ciascuno).

2. Medicare: Il secondo contributo FICA, uguale in tutto il Paese, è Medicare: un'assicurazione sanitaria pubblica che copre spese ospedaliere e di assistenza dai 65 anni in su. Il contributo totale è del 2,9%: l'1,45% lo paga il datore di lavoro, l'altro 1,45% il dipendente. Con un reddito annuo superiore a 200.000 $ va trattenuto dallo stipendio un ulteriore 0,9%.

3. FUTA e SUTA: L'assicurazione contro la disoccupazione FUTA (Federal Unemployment Tax Act) si calcola sul reddito ed è pagata dal datore di lavoro: ogni anno si versa il 6% sui primi 7.000 $. Le aziende che pagano già un'assicurazione contro la disoccupazione statale (SUTA, di solito tra il 2% e il 5%) possono detrarla fino a un massimo del 5,4%. Così la FUTA federale scende di fatto allo 0,6%. Il datore di lavoro versa questi importi una volta l'anno o ogni trimestre. La conferma della FUTA pagata si presenta con il Form 940 nel primo trimestre.

5Altre imposte e oneri sociali

A differenza dell'Europa, negli Stati Uniti è normale che il datore di lavoro paghi ai dipendenti un'assicurazione sanitaria privata , coprendo di solito circa l'85% del premio. Con l'Affordable Care Act (ACA), le aziende con più di 50 dipendenti sono tenute a offrire loro un'assicurazione sanitaria, pena sanzioni fiscali. Le aziende più piccole sono esentate, ma se la offrono comunque possono beneficiare di crediti d'imposta.

In alcuni Stati esiste inoltre un'assicurazione obbligatoria per l'inabilità al lavoro, trattenuta dallo stipendio o pagata dall'azienda. Gli Stati che la prevedono sono California, Hawaii, New Jersey, New York, Porto Rico e Rhode Island.

Il datore di lavoro dovrebbe informarsi anche su eventuali imposte locali e comunali, riscosse da città e comuni e molto diverse per scopo e importo.

Importante: fai molta attenzione alle imposte locali e statali. Se la tua azienda ha sede in uno Stato senza imposte aggiuntive o all'estero, non significa che non vadano pagate. Queste imposte dipendono da dove lavorano i dipendenti. Se hai dipendenti in uno Stato americano, devi rispettarne le leggi e informarti prima sui contributi obbligatori. Quanto conta la scelta dello Stato già al momento della costituzione lo spiega la nostra guida su come costituire una LLC americana da non residente.

6Cedolini e buste paga

Anche se negli USA i cedolini non sono obbligatori per legge, la maggior parte dei dipendenti li riceve. Il cedolino riporta l'intero conteggio dello stipendio: importo lordo e netto dopo tutte le trattenute e la prestazione svolta nel periodo.

Contiene inoltre i dati dell'azienda e del dipendente e il dettaglio delle imposte versate.

7I moduli del payroll

La gestione delle buste paga non si limita a trattenere e versare le imposte: comprende anche i relativi moduli. Per assumere legalmente dipendenti negli USA, l'azienda deve prima registrarsi. In questa fase riceve un EIN, il numero identificativo del datore di lavoro. Funziona come il numero di previdenza sociale dell'azienda e si usa per tutti i pagamenti fiscali. L'EIN serve anche per assumere nuovi dipendenti e per ottenere finanziamenti aziendali. Per la payroll contano soprattutto questi moduli:

• Form W-4: l'azienda deve ottenerlo da ogni dipendente. È la base per calcolare l'imposta sul reddito da trattenere e autorizza il datore di lavoro a trattenere l'importo corrispondente.

• Form W-2: si compila una volta all'anno per ogni dipendente e riporta tutti gli stipendi e le imposte versate (comprese le imposte FICA) dell'anno precedente. L'azienda deve consegnarlo ai dipendenti entro il 31 gennaio, perché a loro serve il W-2 per la dichiarazione dei redditi annuale.

• Form 941: modulo federale sull'imposta sul reddito e sulle imposte FICA trattenute e versate, da presentare ogni trimestre all'IRS. Le scadenze sono il 30 aprile, il 31 luglio, il 31 ottobre e il 31 gennaio.

• Form 940: riguarda l'assicurazione contro la disoccupazione FUTA e si presenta una volta all'anno all'IRS. Il termine scade il 31 gennaio.

• Altri moduli a seconda dello Stato o per le imposte locali

8Trattenuta e dichiarazione delle imposte sui salari

Le imposte trattenute dal datore di lavoro vanno versate alle autorità fiscali competenti:

• Le imposte a livello federale vanno all'IRS, l'agenzia fiscale americana
• A livello dei singoli Stati esistono autorità e dipartimenti specifici a cui versare le rispettive imposte
• Per le imposte locali sono competenti, a seconda dell'imposta, diverse autorità locali .

Per i versamenti alle autorità fiscali esistono piani diversi, in base all'azienda e all'importo dovuto. Con la registrazione presso l'IRS, l'azienda riceve il proprio piano di pagamento e viene informata di eventuali modifiche.

Per adempiere agli obblighi sulle imposte salariali, il datore di lavoro deve inoltre presentare regolarmente i moduli previsti: ogni trimestre il Form 941 e le imposte salariali federali, ogni anno il Form 940 e il W-2.

9Altri obblighi

La payroll non finisce con la trattenuta e il versamento delle imposte. Un altro requisito importante è archiviare in modo completo all'interno dell'azienda la documentazione e conservarla.

Secondo l'IRS, l'agenzia fiscale americana, le aziende devono conservare i registri delle imposte salariali per almeno 4 anni. Lo richiedono anche i singoli Stati. In caso di controllo, il datore di lavoro deve poter esibire la documentazione, che comprende tra l'altro:

• Dati dei dipendenti (nome, indirizzo e numero di previdenza sociale)
• Periodo, importo e data dei pagamenti degli stipendi
• Copie del Form W-4 di ogni dipendente
• Ricevute e date delle imposte versate
• Copie delle dichiarazioni fiscali
• Copie di eventuali Form W-2 non recapitati

10Payroll negli USA: cosa significa per te

Nei suoi principi, la gestione delle buste paga negli USA non è molto diversa da quella dei paesi europei. Sia negli Stati Uniti sia in Europa il datore di lavoro trattiene le imposte dallo stipendio dei dipendenti, aggiunge i propri contributi e versa tutto alle autorità competenti. La differenza più grande riguarda il sistema sanitario: le imposte statali sono relativamente basse, ma molte aziende americane offrono ai dipendenti un'assicurazione sanitaria privata.

Negli USA occhio soprattutto ai diversi livelli di tassazione. Oltre alle imposte federali, uniformi in tutto il paese, si pagano imposte nei singoli Stati e in alcuni casi alle autorità locali. Conta non solo la sede della società o delle sue filiali, ma soprattutto il luogo in cui lavorano i dipendenti.

La panoramica sull'assicurazione sanitaria negli USA la trovi qui. La gestione continuativa delle buste paga la seguiamo volentieri noi di Mount Bonnell Advisors: tutti i dettagli alla pagina Payroll; tutti i temi fiscali li trovi nella sezione Tasse.

In sintesi

• La payroll è obbligatoria per ogni azienda con dipendenti negli USA. Serve un EIN.
• Il datore di lavoro trattiene l'imposta sul reddito federale, statale e in parte locale, e paga metà dei contributi FICA per Social Security e Medicare.
• L'assicurazione contro la disoccupazione FUTA è a carico esclusivo del datore di lavoro: 6 % sui primi 7.000 dollari, che con il credito SUTA diventa di fatto 0,6 %.
• Tra i moduli principali ci sono il W-4, il W-2, il Form 941 trimestrale e il Form 940 annuale.
• Conta dove lavorano i tuoi dipendenti, non dove ha sede la tua società. La documentazione va conservata per almeno quattro anni.

Come ti aiutiamo

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