Nóminas (payroll) en EE. UU.

Si tu empresa tiene empleados, la gestión de nóminas es inevitable, también en EE. UU., donde se conoce como payroll. Igual que en Europa, el empleador descuenta del sueldo de sus trabajadores los impuestos y cotizaciones que debe retener y añade la parte que le corresponde. Ojo: las normas y las cuotas pueden variar según el estado donde estén la empresa y los empleados.

En esta página repasamos todo lo relacionado con las nóminas y te explicamos cómo funciona el payroll en EE. UU.: cada cotización a nivel federal y estatal y su importe, cómo se gestionan la jubilación y los seguros médicos y qué formularios hay que presentar.

1Lo básico del payroll

Las nóminas no son opcionales: toda empresa está obligada a gestionarlas. Según el tamaño y el número de empleados, eso supone bastante papeleo. Documentar bien, retener e ingresar a tiempo los impuestos y cotizaciones es clave; si no, te arriesgas a sanciones importantes.

El payroll incluye presentar los distintos formularios, emitir las nóminas o justificantes de los importes, impuestos y deducciones retenidos y realizar el pago a los organismos competentes. Para gestionar bien las nóminas (y muchos otros trámites), la empresa necesita un EIN, su número de identificación.

2Impuestos sobre nóminas frente a impuesto sobre la renta

En el payroll, el empleador tiene que tener en cuenta varios impuestos. Además de las cargas laborales habituales, que asumen empleado y empresa, están los impuestos sobre la renta, que el empleador retiene del sueldo. Mientras que los impuestos sobre nóminas suelen tener un porcentaje fijo, el impuesto sobre la renta se calcula en función de los ingresos: cuanto mayor es el sueldo, mayor es la retención. Si quieres saber cómo reducir legalmente tu propio impuesto sobre la renta como expat, mira nuestros consejos para ahorrar impuestos en EE. UU.

3El impuesto sobre la renta en EE. UU.

El primer componente que el empleador debe retener e ingresar por cada empleado es el impuesto sobre la renta. Existe a nivel federal, a nivel estatal y, en algunos casos, a nivel local. Según la empresa, estos impuestos se pagan cada mes o cada dos semanas.

1. Federal Income Tax: El impuesto federal sobre la renta, la llamada Federal Income Tax, es el primero que la empresa debe retener. Con el Form W-4, que el empleado entrega al empleador, se calcula cuánto retener a cada trabajador. A final de año, la empresa presenta el Form W-2, que recoge los importes retenidos y que el empleado necesita para su declaración personal.

2. State Income Tax: Por lo general, también hay que pagar impuesto sobre la renta en cada estado. El tipo va desde el 2,95 % de Indiana (tipo único en 2026) hasta el 13,3 % de California. Solo 9 estados no tienen State Income Tax: Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, Dakota del Sur, Tennessee, Texas, Washington y Wyoming.

3. Local Income Tax: En algunos estados, ciudades o municipios cobran además un impuesto local sobre la renta que paga el empleado y retiene el empleador. A veces lo tiene que asumir la propia empresa (por ejemplo, en Colorado). Entre los estados con impuesto local sobre la renta están Delaware, Iowa, Michigan, Nueva Jersey, Nueva York y Pensilvania. El cálculo cambia de un estado a otro: en unos se basa en los ingresos reales y en otros se aplica un porcentaje fijo.

4Los impuestos sobre nóminas en EE. UU.

Los impuestos sobre nóminas no los paga solo el empleado, también la empresa. Incluyen los llamados impuestos FICA. La FICA (Federal Insurance Contributions Act) es la ley de la seguridad social y abarca las cotizaciones a la seguridad social y a Medicare, que pagan empleado y empresa. Por último están los seguros de desempleo federal y, en su caso, estatal (FUTA y SUTA), que corren a cargo del empleador.

1. Seguridad social: Este impuesto FICA es federal. Para ingresos anuales de hasta 184.500 $ (base máxima de cotización en 2026) asciende en total al 12,4 % y lo pagan a partes iguales empleador y empleado (6,2 % cada uno).

2. Medicare: La segunda cotización FICA, regulada de forma uniforme a nivel federal, es Medicare: un seguro médico público que cubre gastos hospitalarios o de cuidados a partir de los 65 años. En total supone el 2,9 %: el empleador paga el 1,45 % y el empleado el otro 1,45 %. Con ingresos anuales superiores a 200.000 $ hay que retener del sueldo un 0,9 % adicional.

3. FUTA y SUTA: El seguro de desempleo FUTA (Federal Unemployment Tax Act) se calcula sobre los ingresos y lo paga el empleador: un 6 % anual sobre los primeros 7.000 $. Las empresas que ya pagan un seguro de desempleo estatal (SUTA, normalmente entre el 2 % y el 5 %) pueden deducirlo hasta un máximo del 5,4 %, con lo que la FUTA federal se queda en un 0,6 % efectivo. El empleador ingresa estos importes de forma anual o trimestral. El justificante de la FUTA pagada se presenta con el Form 940 en el primer trimestre.

5Otros impuestos y cargas laborales

A diferencia de lo habitual en Europa, en Estados Unidos es normal que el empleador pague a sus empleados un seguro médico privado . Por lo general, la empresa asume en torno al 85 % de la prima. Según la Affordable Care Act (ACA), las empresas con más de 50 empleados deben ofrecerles un seguro médico; si no lo hacen, se exponen a sanciones fiscales. Las empresas más pequeñas están exentas, pero si lo ofrecen igualmente pueden beneficiarse de créditos fiscales.

Además, algunos estados tienen un seguro obligatorio de incapacidad laboral, que se retiene del sueldo del empleado o paga la empresa. Son California, Hawái, Nueva Jersey, Nueva York, Puerto Rico y Rhode Island.

El empleador también debería informarse sobre otros impuestos locales o municipales. Los cobran ciudades y municipios, y varían mucho tanto en su finalidad como en su importe.

Importante: mucho cuidado con los impuestos locales y estatales . Que tu empresa tenga su sede en un estado sin impuestos adicionales o en el extranjero no significa que no tengas que pagarlos. Estos impuestos dependen de dónde estén los empleados. Si tienes empleados en un estado, debes cumplir sus leyes e informarte de antemano sobre las cotizaciones obligatorias. Para ver qué papel juega la elección del estado ya al constituir la empresa, consulta nuestra guía para crear una LLC en EE. UU. como no residente.

6Nómina y recibo de salario

Aunque en EE. UU. entregar recibos de salario no es obligatorio por ley, la mayoría de los empleados los reciben. En ellos figura toda la liquidación: el sueldo bruto y neto tras todas las deducciones y el trabajo exacto realizado en el periodo.

El recibo incluye además los datos de la empresa y del empleado y el desglose detallado de los impuestos ingresados.

7Formularios de payroll

La gestión de nóminas no consiste solo en retener y pagar los impuestos correspondientes: también incluye los formularios correspondientes. Para poder contratar empleados legalmente en EE. UU., la empresa primero tiene que registrarse. En ese proceso recibe un EIN, el número de identificación del empleador. Funciona como el número de la seguridad social de la empresa y se usa para todos los pagos de impuestos. También lo necesitas para contratar nuevos empleados y para pedir créditos empresariales. Para la nómina, estos son los formularios más importantes:

• Form W-4: La empresa necesita este formulario de cada empleado. Sirve de base para calcular el impuesto sobre la renta que hay que retener y habilita al empleador a retener el importe correspondiente.

• Form W-2: Se rellena una vez al año por cada empleado. Recoge todos los pagos de salario e impuestos (incluidos los impuestos FICA) del año anterior. La empresa debe entregarlo a sus empleados como muy tarde el 31 de enero, porque lo necesitan para su declaración anual de la renta (W-2).

• Form 941: Formulario trimestral que se presenta ante el IRS sobre el impuesto sobre la renta y los impuestos FICA retenidos e ingresados a nivel federal. Los plazos son el 30 de abril, el 31 de julio, el 31 de octubre y el 31 de enero.

• Form 940: Se presenta una vez al año ante el IRS en relación con el seguro de desempleo FUTA. El plazo termina el 31 de enero.

• Otros formularios según el estado o para impuestos locales

8Retención y declaración de los impuestos sobre la nómina

Los impuestos retenidos por el empleador deben pagarse a las autoridades fiscales competentes:

• Los impuestos federales van al IRS, la agencia tributaria estadounidense
• En cada estado hay organismos y departamentos propios a los que se pagan los impuestos correspondientes
• De los impuestos locales se encargan, según el impuesto concreto, distintas autoridades locales competentes

Para los pagos a las autoridades fiscales existen distintos calendarios según la empresa y el importe de los impuestos. En cuanto la empresa se registra ante el IRS, recibe su calendario de pagos y se le informa de cualquier cambio.

Para cumplir con sus obligaciones, el empleador también debe presentar con regularidad los formularios correspondientes. Entre ellos están el Form 941 y los impuestos federales sobre la nómina cada trimestre, así como el Form 940 y el W-2 cada año.

9Otras obligaciones

La nómina no termina con retener y pagar los impuestos. Otro requisito importante es archivar y conservar de forma completa dentro de la empresa los justificantes correspondientes.

Según el IRS, la agencia tributaria estadounidense, las empresas deben conservar los registros de los impuestos sobre la nómina durante al menos 4 años. Los estados también lo exigen. Si las autoridades hacen una inspección, el empleador tiene que poder presentar la documentación. Estos registros incluyen, entre otros:

• Datos de los empleados (nombre, dirección y número de la seguridad social)
• Periodo, importe y fecha de los pagos de salario
• Copias del Form W-4 de cada empleado
• Justificantes y fechas de los impuestos pagados
• Copias de las declaraciones de impuestos
• Copias de los Forms W-2 que no se hayan podido entregar

10La nómina en EE. UU.: lo que significa para ti

En lo básico, la gestión de nóminas en EE. UU. no se diferencia mucho de la de los países europeos. Tanto allí como en Europa, el empleador debe retener del salario los impuestos correspondientes, añadir sus propias cotizaciones y pagarlo todo a las autoridades competentes. Las mayores diferencias están en el sistema sanitario. Aunque los impuestos públicos son relativamente bajos, muchas empresas estadounidenses ofrecen a sus empleados un seguro médico privado.

En EE. UU. hay que prestar especial atención a los distintos niveles de tributación. Además de los impuestos federales, iguales para todos, también hay impuestos estatales y, en algunos lugares, locales. Y lo que cuenta no es solo la sede de la sociedad o sus sucursales, sino dónde están tus empleados.

Aquí tienes un resumen del seguro médico en EE. UU. en esta guía. Mount Bonnell Advisors se encarga encantado de tu nómina: tienes todos los detalles en la página Payroll, y todos los temas fiscales están reunidos en Impuestos.

En resumen

• La nómina es obligatoria para toda empresa con empleados en EE. UU. El requisito previo es tener un EIN.
• El empleador retiene el impuesto sobre la renta federal, estatal y, a veces, local, y paga la mitad de las cotizaciones FICA para Social Security y Medicare.
• El seguro de desempleo FUTA lo paga solo el empleador: un 6 % sobre los primeros 7.000 $, que con la deducción del SUTA queda en un 0,6 % efectivo.
• Entre los formularios más importantes están el W-4, el W-2, el Form 941 trimestral y el Form 940 anual.
• Lo decisivo es dónde trabajan tus empleados, no dónde tiene su sede tu sociedad. Debes conservar la documentación al menos cuatro años.

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