Sales tax aux États-Unis : quand un État fait de vous son collecteur d'impôt

La sales tax est l'impôt auquel les vendeurs européens sont le plus souvent confrontés en Amérique, et celui qu'ils sous-estiment le plus. Elle n'existe pas au niveau fédéral, mais dans 45 États et dans le District of Columbia, chacun avec ses taux, ses seuils et ses formulaires, et c'est le vendeur qui doit la percevoir, pas l'acheteur. Cette page suit pas à pas le parcours d'un vendeur européen : suis-je redevable dans un État ? Que prend en charge la marketplace ? Comment m'enregistrer ? Que dois-je faire au quotidien ? Les bases de l'impôt lui-même, des taux aux certificats d'exonération, figurent dans La sales tax aux États-Unis ; les seuils de tous les États dans le tableau Sales tax par État.

1Pourquoi la sales tax vous concerne, même depuis l'Europe

Jusqu'en 2018, un État ne pouvait exiger la sales tax que des vendeurs physiquement présents sur son territoire. Le 21 juin 2018, la Cour suprême a abandonné cette règle dans l'affaire South Dakota v. Wayfair. Depuis, les États peuvent aussi lier l'obligation au chiffre d'affaires qu'un vendeur réalise vers l'État sans bureau, entrepôt ni salarié sur place. Tous les États dotés d'une sales tax ont saisi cette possibilité.

Cette règle s'applique tout autant aux vendeurs établis à l'étranger. L'administration fiscale californienne précise expressément que les remote sellers incluent les vendeurs situés hors des États-Unis. Pour vous, vendeur à Lyon, Bruxelles ou Genève, cela signifie qu'avoir ou non une société américaine ne change rien à la question de savoir si vous devez percevoir la sales tax en Californie. Ce qui compte, c'est où vous livrez et combien.

Deux voies mènent à l'obligation, à examiner dans cet ordre : d'abord la présence physique, ensuite le seuil de chiffre d'affaires.

2Première question : êtes-vous présent dans l'État ?

Est physiquement présent celui qui dispose dans l'État d'un bureau, de salariés, d'un représentant ou de marchandises. Pour les vendeurs qui s'appuient sur une logistique d'entrepôt, ce dernier point est le plus important. Sur sa page dédiée aux vendeurs sur marketplace, Washington cite expressément le stock détenu dans l'État comme activité créant une présence physique, même lorsqu'un opérateur de marketplace ou un autre tiers conserve la marchandise pour vous. Le Connecticut exige l'enregistrement des vendeurs extérieurs à l'État dont la marchandise est stockée dans les locaux d'un opérateur de marketplace sur son territoire, même en dessous des seuils.

Si vous vendez via un service de fulfillment dont le réseau d'entrepôts répartit le stock entre plusieurs États, vous pouvez ainsi être présent dans des États où vous n'avez jamais livré vous-même. Vérifiez donc dans quels États se trouve votre marchandise : les rapports de votre service de fulfillment l'indiquent.

Aucun seuil ne s'applique à la présence. L'Ohio et le Wisconsin précisent expressément sur leurs sites que les seuils minimaux ne valent pas pour les entreprises présentes dans l'État. Si vous êtes présent, l'obligation s'examine donc indépendamment du chiffre d'affaires.

3Deuxième question : dépassez-vous le seuil de chiffre d'affaires ?

Si vous n'êtes pas présent dans un État, c'est le seuil d'economic nexus qui tranche. Dans la plupart des États, il s'établit à 100 000 $ de chiffre d'affaires annuel vers cet État, et dans certains, en complément ou en alternative, à 200 ventes. Il est plus élevé notamment en Californie et au Texas, avec 500 000 $, et à New York, avec plus de 500 000 $ et plus de 100 ventes cumulés. Le tableau présente trois grands États ; la liste complète figure dans Sales tax par État.

Deux éléments compliquent le calcul plus que ce chiffre ne le laisse penser. D'abord, chaque État compte différemment : certains intègrent toutes les ventes brutes, y compris exonérées ou destinées à des revendeurs, d'autres uniquement les ventes au détail ou les ventes imposables. Ensuite, les États mesurent sur des périodes différentes : année civile, année précédente ou douze mois glissants. Il vous faut donc votre chiffre d'affaires par État de livraison, et pas seulement par pays.

Une fois le seuil dépassé, l'obligation ne commence pas immédiatement, mais rapidement. Le Texas, par exemple, exige le permis et la perception au plus tard à partir du premier jour du quatrième mois suivant celui du dépassement. D'autres États accordent 30 ou 60 jours. Celui qui ne découvre qu'au bilan annuel qu'il avait franchi le seuil au printemps est peut-être déjà en retard.

4Ce que la marketplace fait pour vous, et ce qu'elle ne fait pas

Les États obligent les opérateurs de marketplace à percevoir l'impôt sur les ventes réalisées via leur plateforme. L'Ohio traite un tel opérateur comme le vendeur de toutes les ventes qu'il facilite ; le Wisconsin l'oblige à percevoir même lorsque le vendeur reste sous le seuil. Pour ces ventes, l'impôt est donc perçu et reversé. Cela ne veut pas dire pour autant que la sales tax ne vous concerne plus.

4.1Ce qui reste à votre charge

Pour les ventes via votre propre boutique en ligne, les commandes directes, la vente en gros et les salons, vous restez vous-même responsable. C'est précisément le schéma le plus fréquent chez les vendeurs européens : une partie via les plateformes, une partie en direct. Pour la partie directe, les règles de cette page s'appliquent intégralement.

4.2Les ventes sur marketplace comptent-elles pour votre seuil ?

Chaque État décide lui-même si les ventes via la plateforme comptent pour votre propre seuil. La Californie, Washington et New York les incluent ; le Massachusetts, le Maine et l'Indiana ne retiennent que vos ventes directes. Un vendeur réalisant 80 000 $ sur plateforme et 30 000 $ en direct vers un État peut donc être redevable dans un État et pas dans un autre.

4.3S'enregistrer malgré la marketplace

Certains États exigent un enregistrement même si vous vendez uniquement via des marketplaces, puis autorisent une dispense de déclaration. Le New Jersey, par exemple, impose l'enregistrement aux vendeurs au-dessus du seuil qui vendent uniquement via des marketplaces et leur permet de demander une dispense de déclarations. L'Iowa et le Michigan, en revanche, n'exigent pas d'enregistrement si la marketplace reverse pour vous. Le traitement détaillé des vendeurs sur marketplace par État figure dans Enregistrement des marketplace sellers.

5S'enregistrer

L'enregistrement se fait auprès de l'administration fiscale de chaque État où vous êtes redevable. Pour 24 États, il existe une voie commune : le système d'enregistrement des États membres du Streamlined Sales and Use Tax Agreement. Il est gratuit et vous permet de vous inscrire dans tous les États membres ou dans certains seulement. Un point compte pour les vendeurs européens : selon la FAQ d'enregistrement du Governing Board, les vendeurs étrangers sans Federal Employer Identification Number, sans ITIN et sans adresse aux États-Unis peuvent s'enregistrer en choisissant le type de numéro « Other ». Le système leur attribue alors un numéro propre.

Pour les grands États hors système, dont la Californie, le Texas, la Floride et New York, vous vous enregistrez directement auprès de leur administration, avec une demande distincte pour chacun. Si vous avez une société américaine, vous l'enregistrez avec son EIN ; la manière de l'obtenir est expliquée dans l'article Obtenir un EIN sans SSN.

Ne vous enregistrez que là où vous êtes redevable. Chaque enregistrement vous engage à des déclarations régulières dans cet État, jusqu'à votre désinscription.

6Percevoir, déclarer, reverser

L'enregistrement marque le début du travail courant. Sur chaque livraison imposable vers l'État, vous calculez l'impôt, le faites figurer sur la facture, l'encaissez et le reversez avec la déclaration. Dans de nombreux États, des taxes locales s'ajoutent au taux de l'État ; le Texas, par exemple, exige des vendeurs sans présence la taxe locale applicable au lieu de livraison. Il leur laisse toutefois le choix d'appliquer, au lieu des taux locaux, un taux local unique pour toutes les livraisons, le Single Local Use Tax Rate. Pour l'adopter, il suffit de le notifier au Comptroller avec le formulaire 01-799.

La fréquence des déclarations est fixée par l'État. Après délivrance du permis, le Texas vous indique par écrit si vous déclarez mensuellement ou trimestriellement ; les déclarations mensuelles y sont dues le 20 du mois suivant. L'argent que vous encaissez appartient à l'État : conservez-le à part jusqu'à l'échéance de la déclaration.

Pour votre comptabilité, cela signifie : enregistrez chiffre d'affaires et impôt par État de livraison, et conservez les justificatifs qui fondent vos déclarations. Ce que l'IRS et les États attendent comme registres est détaillé dans l'article Comptabilité de la LLC américaine.

7Ventes aux revendeurs et aux entreprises

La sales tax ne s'applique qu'à la vente au client final. Si vous vendez à un commerçant qui revend la marchandise, vous ne collectez pas la taxe, mais vous devez pouvoir justifier pourquoi. Ce justificatif, c'est le certificat d'exonération fourni par l'acheteur. Les États membres de l'accord Streamlined utilisent un certificat unique. Selon le Governing Board, l'acheteur le remplit et le remet au fournisseur, qui en conserve une copie ; il n'est pas envoyé aux États. Si l'acheteur est enregistré dans l'État où il demande l'exonération, il y inscrit son numéro dans cet État.

Si le certificat manque lors d'un contrôle, vous devez la taxe que vous n'avez pas collectée. Obtenez-le donc avant la première livraison, pas après la première question de l'État.

8La sales tax n'est pas un impôt sur le revenu

La sales tax frappe la vente, pas votre bénéfice. Collecter la sales tax au Texas ne dit rien sur la question de savoir si, et où, votre bénéfice est imposé. L'impôt sur le revenu des États bénéficie même d'une protection spécifique : selon le 15 U.S.C. § 381, un État ne peut pas imposer le revenu net tiré du commerce entre États lorsque l'activité sur son territoire se limite à solliciter des commandes de marchandises acceptées et expédiées depuis l'extérieur de l'État. Cette protection ne vaut pas pour la sales tax.

Le guide Obligations fiscales d'une société américaine explique comment les bénéfices de votre société américaine sont imposés au niveau fédéral ; l'article Retenue à la source américaine selon le type de revenu détaille les retenues sur les paiements entre les États-Unis et l'Europe. Pour l'imposition de votre LLC dans votre pays, consultez Imposition de votre LLC américaine.

9Si vous avez déjà dépassé le seuil

Si vous avez dépassé le seuil dans un État sans collecter la taxe, celle-ci est tout de même due sur ces ventes, et c'est vous qui la devez. Plusieurs États proposent des procédures pour régulariser spontanément votre situation. Le Wyoming, par exemple, dispose d'une demande spécifique de Voluntary Disclosure. Parmi les États de l'accord Streamlined, seul le Tennessee offre une amnistie selon le site du Governing Board : si vous remplissez les conditions, vous n'êtes pas redressé pour la taxe non collectée, les intérêts et les pénalités de la période antérieure à l'enregistrement.

Plus vous agissez tôt, plus le montant reste limité, et plus vite vous collectez correctement la taxe sur vos ventes futures. Nous vérifions avec vous dans quels États vous êtes redevable et nous vous y enregistrons ; tous les détails figurent sur la page Sales tax.

L'essentiel

• La sales tax est une taxe des États sur les ventes aux clients finaux ; le vendeur la collecte et la reverse, même s'il est établi en Europe.
• Vous devenez redevable si vous êtes physiquement présent dans l'État, par exemple avec un bureau, des salariés ou du stock en entrepôt, ou si vous dépassez le seuil de chiffre d'affaires de l'État.
• Une marketplace reverse la taxe sur ses ventes ; pour votre propre boutique et la vente en gros, vous restez responsable, et certains États exigent malgré tout un enregistrement.
• L'enregistrement se fait État par État ; pour 24 États, il existe un système commun gratuit, ouvert aussi aux vendeurs étrangers sans numéro américain.
• La sales tax n'est pas un impôt sur le revenu ; l'endroit où votre bénéfice est imposé est une question distincte.

Comment nous vous aidons

• Sales taxEnregistrement et déclarations dans les États où vous avez un nexus.
• Créer une LLCLa LLC américaine avec établissement stable, clés en main dans six États.
• Créer une CorporationLa Corporation américaine (Inc) pour la croissance, les investisseurs et le visa.
• Demander un EINLe numéro fiscal américain de votre société, demandé par nos soins.
• Conseil en fiscalité américaineVotre question fiscale américaine, traitée par des gens qui connaissent les deux côtés de l'Atlantique.