Sales tax en EE. UU.: cuándo un estado te convierte en recaudador de impuestos

La sales tax es el impuesto con el que más a menudo se topan los vendedores europeos en Estados Unidos, y también el que más subestiman. No existe a nivel federal, sino en 45 estados y en el District of Columbia, cada uno con sus propios tipos, umbrales y formularios, y quien debe cobrarla es el vendedor, no el comprador. Esta página recorre paso a paso el camino de un vendedor europeo: ¿estoy obligado en un estado? ¿Qué hace el marketplace por mí? ¿Cómo me registro? ¿Qué tengo que hacer de forma periódica? Los fundamentos del impuesto, de los tipos a los certificados de exención, están en La sales tax en EE. UU.; los umbrales de todos los estados, en la tabla Sales tax por estado.

1Por qué te afecta la sales tax aunque estés en Europa

Hasta 2018, un estado solo podía exigir la sales tax a los vendedores con presencia física en su territorio. El 21 de junio de 2018, el Supreme Court abandonó esa regla en el caso South Dakota v. Wayfair. Desde entonces, los estados pueden vincular la obligación también a las ventas que un vendedor sin oficina, almacén ni empleados envía al estado. Todos los estados con sales tax lo han aprovechado.

Esta regla se aplica igual a los vendedores en el extranjero. La autoridad fiscal de California indica expresamente que los remote sellers incluyen a vendedores de fuera de Estados Unidos. Para ti, como vendedor en Madrid, Valencia o Bilbao, esto significa que tener o no una sociedad en EE. UU. no cambia si debes cobrar sales tax en California. Lo que decide es adónde envías y cuánto.

Hay dos vías que te hacen sujeto obligado, y las compruebas en este orden: primero la presencia física, después el umbral de ventas.

2Primera pregunta: ¿tienes presencia en el estado?

Tiene presencia física quien cuenta en el estado con una oficina, empleados, un representante o mercancía. Para los vendedores con logística de almacén, este último punto es el más importante. Washington, en su página para vendedores en marketplaces, cita expresamente el inventario en el estado como actividad que crea presencia física, incluso cuando un operador de marketplace u otro tercero guarda la mercancía por ti. Connecticut exige el registro, incluso por debajo de los umbrales de ventas, a los vendedores de fuera del estado cuya mercancía esté en instalaciones de un operador de marketplace dentro del estado.

Si vendes a través de un servicio de fulfillment cuya red de almacenes reparte la mercancía entre varios estados, puedes tener presencia en estados a los que nunca has enviado tú mismo. Por eso, comprueba en qué estados está tu mercancía. Los informes de tu servicio de fulfillment te lo muestran.

Para la presencia no hay umbrales. Ohio y Wisconsin indican expresamente en sus páginas que los umbrales mínimos no se aplican a las empresas con presencia en el estado. Si tienes presencia, revisa la obligación sin mirar el volumen de ventas.

3Segunda pregunta: ¿superas el umbral de ventas?

Si no tienes presencia en un estado, decide el umbral de economic nexus. En la mayoría de los estados está en 100.000 $ de ventas al año en ese estado, y en algunos, además o como alternativa, en 200 ventas. Es más alto, entre otros, en California y Texas, con 500.000 $, y en Nueva York, con más de 500.000 $ y más de 100 ventas a la vez. La tabla muestra tres grandes estados; la lista completa está en Sales tax por estado.

Dos cosas complican el cálculo más de lo que sugiere la cifra. Primero, cada estado cuenta a su manera: unos incluyen todas las ventas brutas, también las exentas y las hechas a revendedores; otros, solo las ventas minoristas o solo las sujetas al impuesto. Segundo, los estados miden en periodos distintos: el año natural, el año anterior o doce meses móviles. Por eso necesitas tus ventas por estado de destino, no solo por país.

Superado el umbral, la obligación no empieza al instante, pero sí pronto. Texas, por ejemplo, exige el permiso y el cobro a más tardar desde el primer día del cuarto mes posterior al mes en que superaste el umbral. Otros estados dan 30 o 60 días. Si no te das cuenta hasta el cierre anual de que en primavera ya estabas por encima, puede que ya vayas con retraso.

4Qué hace el marketplace por ti y qué no

Los estados obligan a los operadores de marketplaces a cobrar el impuesto sobre las ventas que pasan por su plataforma. Ohio trata a ese operador como vendedor de todas las ventas que facilita; Wisconsin le obliga a cobrarlo incluso si el vendedor concreto no llega al umbral. Para esas ventas, el impuesto queda cobrado e ingresado. Pero eso no significa que te olvides de la sales tax.

4.1Lo que sigue siendo cosa tuya

De las ventas en tu propia tienda online, los pedidos directos, la venta mayorista y las ferias sigues siendo responsable tú. La situación más habitual de los vendedores europeos es justo esta mezcla: una parte por plataformas y otra directa. A la parte directa se le aplican por completo las reglas de esta página.

4.2Si las ventas en marketplaces cuentan para tu umbral

Si las ventas por plataforma cuentan para tu propio umbral lo decide cada estado. California, Washington y Nueva York las incluyen; Massachusetts, Maine e Indiana solo cuentan tus ventas directas. Así, un vendedor con 80.000 $ en ventas por plataforma y 30.000 $ en ventas directas a un estado puede estar obligado en uno y no en otro.

4.3Registro aunque vendas en marketplaces

Algunos estados exigen el registro aunque solo vendas en marketplaces y luego permiten eximirte de presentar declaraciones. Nueva Jersey, por ejemplo, exige registrarse a los vendedores por encima del umbral que solo venden en marketplaces y permite solicitar la exención de las declaraciones. Iowa y Michigan, en cambio, no exigen registro si el marketplace ingresa por ti. Cómo trata cada estado a los vendedores en marketplaces se explica en Registro de marketplace sellers.

5Registrarte

Te registras ante la autoridad fiscal de cada estado en el que estés obligado. Para 24 estados hay una vía común: el sistema de registro de los estados del Streamlined Sales and Use Tax Agreement. Es gratuito y te permite darte de alta en todos los estados miembros o solo en los que elijas. Para los vendedores europeos hay un detalle importante: según las FAQ de registro del Governing Board, los vendedores extranjeros sin Federal Employer Identification Number, sin ITIN y sin dirección en EE. UU. pueden registrarse eligiendo «Other» como tipo de número. El sistema les asigna entonces un número propio.

En los grandes estados fuera del sistema, como California, Texas, Florida y Nueva York, te registras directamente ante su autoridad, con una solicitud propia en cada uno. Si tienes una sociedad en EE. UU., la registras con su EIN; cómo obtenerlo lo explicamos en Solicitar el EIN sin SSN.

Regístrate solo donde estés obligado. Cada registro implica obligaciones periódicas de declaración en ese estado hasta que te des de baja.

6Cobrar, declarar e ingresar

Con el registro empieza el trabajo periódico. Calculas el impuesto en cada envío sujeto al estado, lo indicas en la factura, lo cobras y lo ingresas con la declaración. En muchos estados, al tipo estatal se suman impuestos locales; Texas, por ejemplo, exige a los vendedores sin presencia el impuesto local vigente en el lugar de entrega. Pero les deja elegir, en lugar de los tipos locales del lugar de entrega, un tipo local único para todos los envíos: la Single Local Use Tax Rate. Si lo quieres, comunicas la elección al Comptroller con el formulario 01-799.

La frecuencia de declaración la fija el estado. Texas te comunica por escrito tras el permiso si declaras mensual o trimestralmente; allí las declaraciones mensuales vencen el día 20 del mes siguiente. El dinero que cobras es del estado. Mantenlo separado hasta que venza la declaración.

Para tu contabilidad, esto significa: registra ventas e impuesto por estado de destino y guarda los justificantes que respaldan tus declaraciones. Qué registros esperan el IRS y los estados lo explicamos en Contabilidad para la LLC en EE. UU..

7Ventas a revendedores y empresas

La sales tax solo se cobra en la venta al cliente final. Si vendes a un comerciante que revende la mercancía, no cobras el impuesto, pero tienes que poder demostrar por qué. La prueba es un certificado de exención del comprador. Para los estados miembros del acuerdo Streamlined existe un certificado único. Según el Governing Board, lo rellena el comprador y lo entrega al proveedor, que guarda una copia; no se envía a los estados. Si el comprador está registrado en el estado en el que solicita la exención, indica el número de ese estado.

Si en una inspección falta el certificado, debes el impuesto que no cobraste. Por eso, consíguelo antes de la primera entrega, no después de la primera consulta del estado.

8La sales tax no es un impuesto sobre la renta

La sales tax grava la venta, no tu beneficio. Que cobres sales tax en Texas no dice nada sobre si tu beneficio tributa ni dónde. Para el impuesto sobre la renta de los estados existe incluso una protección propia: según 15 U.S.C. § 381, un estado no puede gravar los ingresos netos del comercio interestatal si la actividad en ese estado se limita a captar pedidos de mercancías que se aceptan fuera del estado y se envían desde allí. Para la sales tax, esta protección no existe.

Cómo tributan a nivel federal los beneficios de tu sociedad estadounidense lo explica la guía Obligaciones fiscales de una sociedad en EE. UU.; qué retenciones se aplican a los pagos entre Estados Unidos y Europa, el artículo Retenciones en EE. UU. según el tipo de renta. Cómo tributa tu LLC en casa lo encontrarás en Fiscalidad de tu LLC estadounidense.

9Si ya has superado el umbral

Si has superado el umbral en un estado y aún no has cobrado el impuesto, este se ha devengado igualmente sobre esas ventas y lo debes. Varios estados tienen procedimientos para que lo regularices por tu cuenta. Wyoming, por ejemplo, tiene su propia solicitud de Voluntary Disclosure. Entre los estados del acuerdo Streamlined, según la web del Governing Board, solo Tennessee ofrece una amnistía: quien cumple los requisitos no tiene que pagar el impuesto no cobrado, los intereses ni las sanciones del periodo anterior al registro.

Cuanto antes actúes, menor será el importe y antes podrás cobrar correctamente el impuesto en tus ventas futuras. Revisamos contigo en qué estados estás obligado y te registramos allí; tienes los detalles en la página Sales Tax.

En resumen

• La sales tax es un impuesto de los estados sobre las ventas al cliente final; el vendedor la cobra y la ingresa, aunque tenga su sede en Europa.
• Queda obligado quien tiene presencia física en el estado, por ejemplo con oficina, empleados o mercancía en un almacén, o quien supera el umbral de ventas del estado.
• Un marketplace ingresa el impuesto de sus ventas; de tu propia tienda y de la venta al por mayor sigues siendo responsable tú, y algunos estados exigen el registro igualmente.
• El registro se hace estado por estado; para 24 estados existe un sistema común y gratuito que admite también a vendedores extranjeros sin número estadounidense.
• La sales tax no es un impuesto sobre la renta; dónde tributa tu beneficio es otra cuestión.

Cómo te ayudamos

• Sales taxRegistro y declaraciones en los estados donde tienes nexus.
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