Sales tax negli USA: quando uno Stato ti trasforma in esattore delle imposte

La sales tax è l'imposta americana con cui chi vende dall'Europa ha a che fare più spesso, ed è anche quella che sottovaluta di più. Non esiste a livello federale: la applicano 45 Stati e il District of Columbia, ciascuno con aliquote, soglie e moduli propri, e a riscuoterla è chi vende, non chi compra. Questa pagina segue passo per passo il percorso di chi vende dall'Italia, dal Ticino o dal resto d'Europa: sono soggetto in uno Stato? Cosa fa il marketplace al posto mio? Come mi registro? Cosa devo fare regolarmente? Le basi dell'imposta, dalle aliquote ai certificati di esenzione, le trovi in La sales tax negli USA; le soglie di tutti gli Stati nella tabella Sales tax per Stato.

1Perché la sales tax ti riguarda anche se sei in Europa

Fino al 2018 uno Stato poteva pretendere la sales tax solo dai venditori fisicamente presenti sul suo territorio. Il 21 giugno 2018 la Corte Suprema ha abbandonato questa regola con la sentenza South Dakota v. Wayfair. Da allora gli Stati possono legare l'obbligo anche al fatturato che un venditore realizza nello Stato senza ufficio, magazzino o dipendenti. Tutti gli Stati con sales tax hanno sfruttato questa possibilità.

La regola vale allo stesso modo per chi vende dall'estero. L'autorità fiscale californiana scrive esplicitamente che tra i remote seller rientrano anche i venditori fuori dagli Stati Uniti. Per te che vendi da Milano, Bologna o Lugano significa questo: avere o no una società americana non cambia nulla sulla domanda se devi riscuotere la sales tax in California. Contano solo dove spedisci e quanto.

Le strade che portano all'obbligo sono due, e le verifichi in quest'ordine: prima la presenza fisica, poi la soglia di fatturato.

2Prima domanda: sei presente nello Stato?

È fisicamente presente chi nello Stato ha un ufficio, dipendenti, un rappresentante o merce. Per chi lavora con magazzini di logistica, l'ultimo punto è il più importante. Washington, nella sua pagina per chi vende sui marketplace, indica espressamente le scorte di merce nello Stato come attività che crea presenza fisica, anche quando la merce è custodita per te da un marketplace o da un altro terzo. Il Connecticut chiede ai venditori di fuori Stato con merce nei locali di un marketplace sul suo territorio di registrarsi anche sotto le soglie di fatturato.

Se vendi tramite un servizio di fulfillment che distribuisce la merce in magazzini di più Stati, puoi risultare presente in Stati dove non hai mai spedito tu direttamente. Controlla quindi in quali Stati si trova la tua merce: lo vedi nei report del tuo servizio di fulfillment.

Per la presenza non esistono soglie. Ohio e Wisconsin scrivono chiaramente sulle loro pagine che le soglie minime non valgono per le imprese presenti nello Stato. Chi è presente deve quindi verificare l'obbligo a prescindere dal fatturato.

3Seconda domanda: superi la soglia di fatturato?

Se in uno Stato non sei presente, decide la soglia per l'economic nexus. Nella maggior parte degli Stati è di 100.000 $ di fatturato annuo verso quello Stato, in alcuni anche, o in alternativa, di 200 vendite. È più alta, tra gli altri, in California e Texas con 500.000 $ e a New York, dove servono insieme oltre 500.000 $ e oltre 100 vendite. La tabella mostra tre grandi Stati; l'elenco completo è in Sales tax per Stato.

Due aspetti complicano il calcolo più di quanto la cifra lasci pensare. Primo, ogni Stato conta a modo suo: alcuni includono tutte le vendite lorde, anche quelle esenti e quelle ai rivenditori, altri solo le vendite al dettaglio o solo quelle imponibili. Secondo, gli Stati misurano su periodi diversi: anno solare, anno precedente o dodici mesi mobili. Ti servono quindi i fatturati per Stato di destinazione, non solo per Paese.

Superata la soglia, l'obbligo non scatta subito, ma presto. Il Texas, per esempio, richiede l'autorizzazione e la riscossione al più tardi dal primo giorno del quarto mese successivo a quello in cui hai superato la soglia. Altri Stati concedono 30 o 60 giorni. Chi si accorge solo al bilancio di fine anno di aver superato la soglia in primavera potrebbe essere già in ritardo.

4Cosa fa il marketplace per te e cosa no

Gli Stati obbligano i gestori dei marketplace a riscuotere l'imposta sulle vendite che passano dalla loro piattaforma. L'Ohio considera il gestore venditore di tutte le vendite che intermedia, il Wisconsin lo obbliga a riscuotere anche se il singolo venditore resta sotto soglia. Per queste vendite l'imposta è quindi riscossa e versata. Questo però non significa che la sales tax non ti riguardi più.

4.1Cosa resta a tuo carico

Per le vendite dal tuo shop, gli ordini diretti, l'ingrosso e le fiere resti responsabile tu. La situazione più comune per chi vende dall'Europa è proprio questo mix: una parte sulle piattaforme, una parte diretta. Per la parte diretta valgono per intero le regole di questa pagina.

4.2Le vendite sui marketplace contano per la tua soglia?

Se le vendite sulla piattaforma contino per la tua soglia lo decide ogni Stato. California, Washington e New York le includono; Massachusetts, Maine e Indiana contano solo le tue vendite dirette. Chi in uno Stato fattura 80.000 $ sulle piattaforme e 30.000 $ in diretta può quindi essere soggetto in uno Stato e non nell'altro.

4.3Registrazione nonostante il marketplace

Alcuni Stati chiedono la registrazione anche se vendi solo sui marketplace, e poi consentono l'esonero dalle dichiarazioni. Il New Jersey, per esempio, chiede a chi supera la soglia vendendo solo sui marketplace di registrarsi e permette di chiedere l'esonero dalle dichiarazioni. Iowa e Michigan invece non chiedono la registrazione se il marketplace versa per te. Come ogni Stato tratta chi vende sui marketplace lo trovi in Registrazione dei marketplace seller.

5Registrarsi

Ti registri presso l'autorità fiscale di ogni Stato in cui sei soggetto. Per 24 Stati esiste una via comune: il sistema di registrazione degli Stati aderenti allo Streamlined Sales and Use Tax Agreement. È gratuito e ti permette di registrarti in tutti gli Stati membri o solo in quelli che scegli. Per chi vende dall'Europa c'è un punto importante: secondo le FAQ sulla registrazione del Governing Board, i venditori stranieri senza Federal Employer Identification Number, senza ITIN e senza indirizzo negli USA possono registrarsi scegliendo come tipo di numero "Other". Il sistema assegna poi un numero proprio.

Nei grandi Stati fuori dal sistema, tra cui California, Texas, Florida e New York, ti registri direttamente presso l'autorità locale, con una domanda separata per ciascuno. Se hai una società americana, la registri con il suo EIN; come ottenerlo lo spieghiamo nell'articolo Richiedere l'EIN senza SSN.

Registrati solo dove sei soggetto. Ogni registrazione comporta obblighi dichiarativi continui in quello Stato, finché non ti cancelli.

6Riscuotere, dichiarare, versare

Con la registrazione inizia il lavoro continuativo. Su ogni consegna imponibile nello Stato calcoli l'imposta, la indichi in fattura, la incassi e la versi con la dichiarazione. In molti Stati all'aliquota statale si aggiungono imposte locali; il Texas, per esempio, chiede a chi non è presente l'imposta locale in vigore nel luogo di consegna. Però lascia a questi venditori la scelta di applicare, al posto delle aliquote locali del luogo di consegna, un'unica aliquota locale per tutte le consegne, la Single Local Use Tax Rate. Chi la vuole comunica la scelta al Comptroller con il modulo 01-799.

La frequenza delle dichiarazioni la decide lo Stato. Dopo l'autorizzazione il Texas ti comunica per iscritto se dichiari ogni mese o ogni trimestre; lì le dichiarazioni mensili scadono il 20 del mese successivo. I soldi che incassi appartengono allo Stato: tienili separati fino alla scadenza della dichiarazione.

Per la tua contabilità significa: registra fatturato e imposta per Stato di destinazione e conserva i documenti che giustificano le dichiarazioni. Quali registrazioni si aspettano l'IRS e gli Stati lo trovi nell'articolo Contabilità per la LLC americana.

7Vendite a rivenditori e aziende

La sales tax si applica solo alla vendita al cliente finale. Se vendi a un commerciante che rivende la merce, non applichi l'imposta, ma devi poter dimostrare perché. La prova è un certificato di esenzione rilasciato dall'acquirente. Per gli Stati membri dello Streamlined Agreement esiste un certificato unico. Secondo il Governing Board, lo compila l'acquirente e lo consegna al fornitore, che ne conserva una copia; agli Stati non viene inviato. Se l'acquirente è registrato nello Stato in cui chiede l'esenzione, indica il relativo numero.

Se in caso di verifica il certificato manca, devi tu l'imposta che non hai applicato. Per questo procuratelo prima della prima consegna, non dopo la prima richiesta dello Stato.

8La sales tax non è un'imposta sul reddito

La sales tax colpisce la vendita, non il tuo utile. Il fatto che tu applichi la sales tax in Texas non dice nulla su se e dove venga tassato il tuo utile. Per l'imposta sul reddito degli Stati esiste anzi una tutela specifica: in base a 15 U.S.C. § 381, uno Stato non può tassare il reddito netto derivante dal commercio interstatale se l'attività nello Stato si limita a raccogliere ordini di merci accettati e spediti da fuori Stato. Per la sales tax questa tutela non vale.

Come vengono tassati a livello federale gli utili della tua società americana lo spiega la guida Obblighi fiscali di una società USA; quali ritenute si applicano ai pagamenti tra Stati Uniti ed Europa, l'articolo Ritenuta alla fonte USA per tipo di reddito. Come viene tassata la tua LLC nel tuo Paese lo trovi in Tassazione della tua LLC americana.

9Se hai già superato la soglia

Se in uno Stato hai superato la soglia senza applicare l'imposta, l'imposta su quelle vendite è comunque dovuta e la devi tu. Diversi Stati prevedono procedure per regolarizzarti spontaneamente. Il Wyoming, per esempio, ha una propria domanda di Voluntary Disclosure. Tra gli Stati dello Streamlined Agreement, secondo il sito del Governing Board, solo il Tennessee offre un'amnistia: chi ne ha i requisiti non viene accertato per imposta non riscossa, interessi e sanzioni relativi al periodo precedente la registrazione.

Prima agisci, più basso è l'importo e prima puoi applicare correttamente l'imposta sulle vendite future. Verifichiamo insieme a te in quali Stati hai obblighi e ti registriamo lì; trovi i dettagli nella pagina Sales tax.

In sintesi

• La sales tax è un'imposta dei singoli Stati sulle vendite ai clienti finali; il venditore la riscuote e la versa, anche se ha sede in Europa.
• L'obbligo nasce con una presenza fisica nello Stato, per esempio un ufficio, dei dipendenti o merce in magazzino, oppure superando la soglia di fatturato dello Stato.
• Un marketplace versa l'imposta sulle proprie vendite; per il tuo shop e per la vendita all'ingrosso resti responsabile tu, e alcuni Stati richiedono comunque la registrazione.
• La registrazione avviene Stato per Stato; per 24 Stati esiste un sistema comune gratuito, aperto anche ai venditori esteri senza numero fiscale USA.
• La sales tax non è un'imposta sul reddito; dove viene tassato il tuo utile è un'altra questione.

Come ti aiutiamo

• Sales taxRegistrazione e dichiarazioni negli Stati in cui hai nexus.
• Costituire una LLCLa LLC USA con stabile organizzazione, chiavi in mano in sei Stati.
• Costituire una CorporationLa Corporation USA (Inc) per crescita, investitori e visto.
• Richiedi l'EINIl codice fiscale americano della tua società, richiesto da noi.
• Consulenza sulle tasse USALa tua domanda sul fisco americano, con risposte da chi conosce entrambe le sponde dell'Atlantico.