Obtenir un EIN sans SSN : fax, téléphone, courrier et le formulaire SS-4

L'EIN est le numéro fiscal de votre société américaine : sans lui, pas de compte, pas de déclaration fiscale et pas de Form 5472. Sans SSN ni ITIN, impossible de faire la demande en ligne. Ce guide présente les trois autres voies, ce qu'il faut inscrire à chaque ligne du formulaire SS-4 et le temps que met l'IRS à répondre.

La société est constituée, le certificat de l'État est arrivé, et le compte pourrait être ouvert demain. Il ne manque qu'un numéro. L'Employer Identification Number, ou EIN, est le numéro fiscal de votre société américaine. Sans lui, aucune banque n'ouvre de compte professionnel, aucune société ne dépose de déclaration fiscale, et une LLC détenue par un étranger ne peut pas déposer sa Form 5472.

Pour un Américain, l'EIN est l'affaire de quelques minutes : il remplit la demande en ligne et repart avec son numéro à la fin de la session. Pour un entrepreneur européen, le chemin est plus long, car la procédure en ligne exige un numéro d'identification personnel américain qu'il n'a pas. Ce guide montre les voies qui restent alors, ce que doit contenir le formulaire SS-4 et où les demandes bloquent le plus souvent. Il fait partie du guide sur les obligations fiscales de votre société américaine.

1Ce qu'est l'EIN et qui en a besoin

L'EIN est un numéro à neuf chiffres au format 12-3456789. L'IRS l'attribue aux sociétés, partnerships, trusts, successions et entrepreneurs individuels employant du personnel, et s'en sert pour rattacher toutes les déclarations et tous les paiements à un compte fiscal. Votre demande ouvre ce compte. L'EIN concerne uniquement l'activité professionnelle et ne remplace jamais le SSN ou l'ITIN d'une personne.

L'IRS cite plusieurs raisons qui rendent l'EIN nécessaire : des salariés, certaines taxes sur la consommation et sur les salaires, et la retenue d'impôt sur les paiements versés à des nonresident aliens. Indépendamment de cela, il vous le faut pour exploiter une partnership, une LLC ou une corporation. Autrement dit : toute société que vous créez aux États-Unis a besoin d'un EIN, même sans salariés et avant d'avoir gagné le moindre dollar.

Le cas le plus parlant est celui de la LLC détenue par un seul propriétaire étranger. Pour l'impôt sur le revenu, elle ne se distingue pas de son propriétaire, mais elle doit déposer chaque année la Form 5472, et pour cela il lui faut son propre EIN. Les instructions du SS-4 prévoient même une mention spécifique pour ce cas. Les autres numéros américains et le rôle de l'ITIN, du SSN et du TIN sont expliqués dans le guide sur le numéro fiscal américain.

2D'abord la société, ensuite le numéro

L'ordre compte. L'IRS exige qu'une LLC, une partnership ou une corporation soit d'abord constituée auprès du Secretary of State de son État avant de demander l'EIN. Une demande anticipée risque d'être retardée. La raison est simple : la ligne 1 de la demande reprend le nom de la société exactement comme dans l'acte constitutif, avec la mention LLC, Inc. ou Corp. Ce nom n'existe qu'une fois la société enregistrée par l'État.

Sur le nom, l'IRS est strict. Ses systèmes n'acceptent que les lettres, les chiffres, le trait d'union et le signe &. Un point, un plus ou un @ dans le nom s'écrit en toutes lettres ou est remplacé par une espace, une barre oblique devient un trait d'union, une apostrophe disparaît sans espace. L'adresse postale dispose de 35 caractères, avec les abréviations de la poste américaine. Si vous adaptez ici l'orthographe de l'acte, utilisez ensuite la même forme sur toutes vos déclarations.

Avant la demande, il faut aussi avoir décidé du régime fiscal de la société. Sans option, une LLC à associé unique est une disregarded entity, et une LLC à deux associés ou plus une partnership. Si elle doit être imposée comme une corporation, cochez Corporation sur le SS-4 et déposez l'option avec la Form 8832. La demande d'EIN n'est pas en soi un choix de régime : elle se contente de le décrire.

3Les quatre voies pour obtenir l'EIN

L'IRS prévoit quatre voies, et celle qui vous est ouverte dépend de deux questions : la société a-t-elle un domicile, un siège principal ou un bureau aux États-Unis, et la Responsible Party a-t-elle un SSN ou un ITIN ?

L'IRS n'attribue l'EIN en ligne que si les deux conditions sont remplies. La demande doit être remplie en une seule session, expire après 15 minutes d'inactivité et n'est accessible qu'à certaines heures. Sans SSN ni ITIN, vous n'irez pas plus loin, même si votre société a un bureau au Texas.

Par téléphone, l'IRS n'attribue plus l'EIN qu'aux demandeurs sans domicile, siège principal ni bureau aux États-Unis. Il a fermé cette voie aux demandeurs américains. Le fax et le courrier sont ouverts à tous. Les numéros de fax et adresses postales diffèrent selon que la société a son siège principal dans l'un des cinquante États ou à Washington, D.C., ou n'a aucun siège aux États-Unis. Le tableau vous indique lesquels.

Une même limite vaut pour toutes les voies : l'IRS attribue au maximum un EIN par jour et par Responsible Party, en ligne, par téléphone, par fax ou par courrier. Et pour chaque société, ne choisissez qu'une seule voie. Qui envoie en parallèle un fax et un courrier risque d'obtenir deux numéros, alors qu'une société ne doit en avoir qu'un.

4La Responsible Party : qui représente la société dans la demande

Les lignes 7a et 7b expliquent pourquoi les entrepreneurs européens ne peuvent pas faire la demande en ligne. C'est là qu'apparaît la Responsible Party : la personne qui, en dernier ressort, détient ou contrôle la société, ou qui exerce sur elle un contrôle effectif. L'IRS la décrit comme la personne qui peut disposer des fonds et des actifs de la société au point de la diriger dans les faits.

Cette personne doit toujours être une personne physique. Si la filiale américaine appartient à votre société européenne, ce n'est donc pas cette société qui figure dans la demande, mais la personne qui dirige réellement la filiale. On y inscrit son SSN ou son ITIN. Si elle n'en a pas et ne peut pas en obtenir, inscrivez « foreign » ou N/A à la ligne 7b. Vous ne pouvez pas laisser le champ vide.

Un prête-nom est expressément exclu. L'IRS précise que les nominees ne sont pas habilités à demander un EIN et qu'une telle demande met en danger les données et la confidentialité de la société. Mettre en avant une personne disposant d'un SSN dans le seul but de faire la demande en ligne, c'est inscrire une fausse information dans le compte fiscal de la société. Si la Responsible Party change plus tard, la société le déclare dans les 60 jours avec la Form 8822-B.

5Le formulaire SS-4 ligne par ligne

Le SS-4 compte dix-huit lignes, et l'IRS demande d'inscrire N/A dans celles qui ne s'appliquent pas plutôt que de les laisser vides. Le tableau présente les lignes qui comptent pour une société détenue par des étrangers. Trois méritent qu'on s'y attarde.

La ligne 4 est l'adresse postale, et elle compte plus qu'il n'y paraît : c'est là que l'IRS envoie la confirmation de l'EIN et tous ses courriers ultérieurs. Si elle est à l'étranger, écrivez la ville, la région, le code postal et le pays en toutes lettres, sans abréviation. La ligne 5 est l'adresse physique si elle est différente, et une boîte postale y est interdite.

La ligne 9a indique le type d'entité. Une LLC à associé unique considérée comme disregarded entity coche Other. Si elle a besoin de l'EIN parce qu'en tant que LLC détenue par un étranger elle doit déposer la Form 5472, elle ajoute « Foreign-owned U.S. disregarded entity-Form 5472 ». Une LLC à deux associés ou plus coche Partnership, une corporation coche Corporation en indiquant le numéro de la déclaration qu'elle déposera, en général 1120.

La ligne 11 demande la date de début d'activité. Pour les demandeurs étrangers, l'IRS entend la date à laquelle l'activité a commencé ou a été acquise aux États-Unis. La ligne 17 exige une description concrète de l'activité principale : « conseil » convainc moins que « distribution de pompes industrielles auprès de revendeurs au Texas ». Peut signer : pour une corporation, un officer ; pour une LLC, un associé habilité ; pour un demandeur étranger, toute personne dûment habilitée.

6La demande par téléphone

Si votre société n'a ni domicile, ni siège principal, ni bureau aux États-Unis, vous pouvez demander l'EIN par téléphone au 267-941-1099. Ce n'est pas un numéro gratuit : un appel depuis l'Europe est donc payant. L'IRS répond du lundi au vendredi, de 6 h à 23 h, heure de la côte Est, soit en Europe en général de midi jusqu'au petit matin du lendemain.

Seule une personne habilitée à recevoir l'EIN et à répondre aux questions sur le SS-4 peut appeler. L'IRS recommande de remplir le formulaire entièrement au préalable : l'agent ouvre le compte fiscal à partir de ces informations et vous communique le numéro. Vous l'inscrivez en haut à droite de votre SS-4, vous le signez, le datez et le conservez. Si l'agent demande le formulaire signé, vous devez le faxer ou l'envoyer sous 24 heures.

Le téléphone est rapide, mais seulement possible si la société n'a réellement aucun siège aux États-Unis. Une société avec un bureau ou un établissement aux États-Unis, comme celles que crée Mount Bonnell Advisors, relève des demandeurs nationaux et passe par le fax ou la poste.

7La demande par fax et par courrier

Pour les fondateurs sans SSN, le fax est la voie habituelle. L'IRS appelle cette procédure Fax-TIN : vous faxez le SS-4 rempli et signé, et l'IRS vous renvoie par fax, en général sous quatre jours ouvrés, une page de garde portant l'EIN. Vous devez donc indiquer dans le formulaire un numéro de fax pour la réponse. L'IRS ne renvoie plus le SS-4 rempli lui-même. Les numéros de fax fonctionnent 24 h/24, n'acceptent que les demandes d'EIN et, précise l'IRS, peuvent changer sans préavis.

Le numéro dépend du siège. Avec un domicile, un siège principal ou un bureau dans un État ou à Washington, D.C., vous faxez au 855-641-6935. Sans un tel siège, vous faxez au 855-215-1627 depuis les États-Unis ou au 304-707-9471 depuis l'étranger.

Par courrier, c'est plus long. L'IRS recommande d'envoyer le SS-4 quatre à cinq semaines avant la date à laquelle vous avez besoin de l'EIN et annonce environ quatre semaines de délai de réponse. L'adresse est Internal Revenue Service, Cincinnati, OH 45999, avec la mention Attn: EIN Operation pour les sociétés ayant leur siège aux États-Unis et Attn: EIN International Operation pour toutes les autres. Vous pouvez suivre une demande postale au 800-829-4933. En période d'affluence, l'IRS signale lui-même des délais plus longs.

8Le Third Party Designee : quand quelqu'un fait la demande pour vous

Dans la partie inférieure du SS-4, vous pouvez autoriser une autre personne à répondre aux questions sur la demande et à recevoir le nouvel EIN. L'IRS l'appelle Third Party Designee. Pour que l'autorisation soit valable, vous devez remplir la zone de signature du formulaire. Elle prend fin dès que l'IRS attribue l'EIN et le communique au Designee.

Le Designee reçoit le numéro par le canal utilisé pour la demande : en ligne, par téléphone ou par fax. La confirmation écrite de l'IRS est toutefois envoyée à la société. Une restriction importante : si l'adresse ou le numéro de téléphone du Designee sont identiques à ceux de la société, la demande doit être faite par courrier ou par fax.

Ce rôle n'équivaut pas à une procuration sur le compte fiscal. Le Designee peut accompagner la demande, mais pas négocier ensuite avec l'IRS au nom de la société. Il existe pour cela des procurations spécifiques, sans lien avec le SS-4.

9Après l'attribution : ce que vous pouvez faire avec l'EIN, et ce que vous ne pouvez pas faire

Pour la plupart des usages, vous pouvez utiliser l'EIN immédiatement, par exemple pour un compte bancaire, une licence commerciale ou une déclaration papier. Il faut compter jusqu'à deux semaines avant que le numéro apparaisse dans le TIN Matching Program de l'IRS et que vous puissiez déposer des déclarations et payer des impôts par voie électronique. Si une déclaration est due avant l'arrivée de l'EIN, la société inscrit « Applied For » et la date de la demande dans le champ.

Conservez précieusement la confirmation. En cas de perte, vous pouvez demander une attestation, la Letter 147C, ou un relevé du compte fiscal auprès de la Business and Specialty Tax Line au 800-829-4933. Un nouvel EIN est en général nécessaire lorsque la propriété ou la structure de la société change, par exemple lorsqu'une LLC à membre unique devient une Partnership avec l'arrivée d'un second associé. Changer de nom, d'adresse ou de Responsible Party ne nécessite pas de nouveau numéro.

L'IRS ne peut pas supprimer un EIN. Si la société n'en a plus besoin, il peut le désactiver. Et si une société a par erreur deux numéros, la Business and Specialty Tax Line vous indique lequel est valable. Une fois l'EIN en main, d'autres obligations suivent : le BE-13 auprès du Bureau of Economic Analysis dans les 45 jours suivant la création, le Form 5472 ou le Form 1065 à la première clôture d'exercice, et le calendrier de toutes les autres obligations, résumé dans le guide des obligations annuelles.

L'essentiel

• Toute LLC, Corporation et Partnership a besoin d'un EIN, et c'est gratuit. On crée d'abord la société dans l'État, puis on demande l'EIN.
• La demande en ligne n'est possible qu'avec un siège principal aux États-Unis et une Responsible Party disposant d'un SSN ou d'un ITIN. Tous les autres passent par le fax, le courrier ou, sans siège aux États-Unis, le téléphone.
• Par fax, l'EIN arrive en général sous quatre jours ouvrés, par courrier après environ quatre semaines. L'IRS n'attribue au maximum qu'un EIN par jour et par Responsible Party.
• La Responsible Party est toujours une personne physique qui contrôle effectivement la société ; sans SSN ni ITIN, on inscrit « foreign » ou N/A à la ligne 7b.

Comment nous vous aidons

• Demander un EINLe numéro fiscal américain de votre société, demandé par nos soins.
• Créer une LLCLa LLC américaine avec établissement stable, clés en main dans six États.
• Créer une CorporationLa Corporation américaine (Inc) pour la croissance, les investisseurs et le visa.
• Déclaration fiscale de la CorporationForm 1120 et Form 5472 pour votre Corporation américaine.
• Déclaration fiscale LLC et LPForm 1065 et K-1 pour votre LLC ou votre LP.