Contabilidad de una LLC en EE. UU.: qué justificantes quiere ver el IRS y durante cuánto tiempo

Si vienes de Europa, esperas de la contabilidad estadounidense lo mismo que de la de tu país: unos principios contables, un plan de cuentas, un balance. El derecho fiscal estadounidense piensa de otra manera. No te impone una forma concreta, pero exige que puedas justificar cada cifra de tu declaración, y a las sociedades con propietarios extranjeros les pide más de lo que muchos saben. Esta página explica qué espera el IRS de los registros de tu LLC o Corporation en EE. UU., qué exige además el Form 5472, cómo gestionar euros y francos, qué software conviene y cuánto tiempo debes conservar los justificantes. Cuándo vencen las declaraciones para las que necesitas las cifras lo encontrarás en el calendario anual de tu sociedad en EE. UU..

1Lo que exige la ley estadounidense

La norma básica es breve. Según la Section 6001 del Internal Revenue Code, toda persona sujeta a un impuesto debe llevar los registros, presentar las declaraciones y cumplir las reglas que establezca el Departamento del Tesoro. El reglamento correspondiente, 26 CFR 1.6001-1, concreta más: hay que llevar libros o registros permanentes, incluidos los inventarios, suficientes para justificar los ingresos brutos, las deducciones, los créditos y todos los demás datos de la declaración. Estos libros deben estar disponibles para inspección en todo momento y conservarse mientras su contenido pueda ser relevante para aplicar cualquier ley fiscal.

La ley federal no impone una forma concreta. En la Publication 583, el IRS te deja elegir entre contabilidad simple y por partida doble, y destaca como ventaja de la partida doble que, con diarios y libro mayor, incorpora su propio control. Para una sociedad con propietarios en Europa, la partida doble es en la práctica la norma, porque tu asesor fiscal en casa necesitará un balance tarde o temprano.

Los estados tienen sus propios requisitos, sobre todo para la sales tax: si estás registrado en un estado, debes poder justificar las ventas y el impuesto de cada estado. Cómo funciona lo explicamos en el artículo Sales tax y nexus para vendedores europeos.

2Lo que exige además el Form 5472

Si tu LLC te pertenece solo a ti como persona extranjera, es una Reporting Corporation a efectos de la obligación de información de la Section 6038A, aunque fiscalmente sea una Disregarded Entity. Lo mismo vale para una Corporation en la que un socio extranjero tenga al menos el 25 por ciento. Para estas sociedades, las Instructions del Form 5472 endurecen la regla general: los libros deben bastar para acreditar la exactitud de la declaración, incluida la información que pueda ser relevante para tratar correctamente las operaciones con partes vinculadas.

La parte vinculada eres, ante todo, tú. En la LLC unipersonal, el Form 5472 exige expresamente también los importes relacionados con la constitución, disolución, adquisición y venta de la sociedad, incluidas tus aportaciones a la LLC y tus retiradas de fondos. Para tu contabilidad significa esto: cada transferencia entre tu cuenta personal y la de la LLC es una operación que registras, con fecha, importe y motivo. Si pagas gastos de la empresa con dinero propio y luego te los reembolsan, documentas ambas cosas.

El reglamento de esta obligación, 26 CFR 1.6038A-3, regula también el lugar. Por norma, la documentación debe conservarse en EE. UU. Si está en el extranjero, la sociedad debe entregarla a requerimiento del IRS en un plazo de 60 días o trasladarla a EE. UU. y designar allí a un custodio; las traducciones de documentos concretos, en 30 días. Si la sociedad no lleva los registros obligatorios, la Section 6038A(d) prevé la misma sanción que por no presentar el formulario: 25.000 $ por año. Qué incluye el formulario, línea por línea, lo tienes en el artículo Form 5472 y Form 1120 pro forma, y las sanciones en Sanciones y presentación fuera de plazo.

3Justificantes: qué necesita cada asiento

Cada asiento necesita un justificante. En la Publication 583, el IRS enumera lo que cuenta como tal: tiques de caja, facturas pagadas, facturas emitidas, recibos, resguardos de ingreso y cheques cobrados. Si tu sociedad trabaja online, añade los extractos bancarios, las liquidaciones de proveedores de pago y marketplaces y las facturas electrónicas.

Tres hábitos marcan la diferencia entre una contabilidad que responde a una consulta en una hora y otra que necesita semanas.

3.1Una cuenta para la sociedad, no una para todo

Haz los pagos de la LLC desde una cuenta de empresa propia, no desde tu cuenta personal. Cada mezcla genera operaciones que luego tendrás que explicar y separar para el Form 5472. Cómo abrir una cuenta en EE. UU. para la sociedad lo explicamos en la página Apertura de cuenta bancaria en EE. UU..

3.2Registra los justificantes al momento, no a final de año

Fotografía o guarda cada justificante en cuanto lo tengas y vincúlalo al movimiento bancario. Los libros electrónicos están permitidos; según la Publication 583, se les aplican los mismos requisitos que a los de papel, y debes mantener los sistemas disponibles mientras la documentación sea relevante a efectos fiscales.

3.3Anota el motivo

Un justificante sin motivo no responde a la pregunta del IRS. Anota en los viajes el motivo, en las comidas de trabajo los asistentes y en los pagos a ti mismo la razón. Te lleva segundos si lo haces al momento y horas si tienes que reconstruirlo.

4Método, ejercicio fiscal y balance en la declaración

El IRS reconoce dos métodos básicos. Con el Cash Method registras los ingresos en el año en que los cobras; con un Accrual Method, en el año en que los generas, aunque el dinero llegue después. Quien debe llevar existencias usa, según la Publication 583, por norma el Accrual Method para compras y ventas; algunas pequeñas empresas pueden usar aun así el Cash Method. Según la Rev. Proc. 2025-32, para ejercicios desde 2026 una Corporation o Partnership se considera pequeña si sus ingresos brutos anuales medios de los tres años anteriores no superan 32.000.000 $.

El IRS exige el balance según el tamaño. Una Corporation con ingresos totales y activos totales a final de año inferiores a 250.000 $ cada uno no tiene que rellenar, según las Instructions, los Schedules L, M-1 y M-2 del Form 1120 si responde afirmativamente a la pregunta correspondiente del Schedule K. Para el Form 1065 de la Partnership hay facilidades parecidas, cuyos requisitos figuran en el propio formulario, en el Schedule B. Aun así, tienes que registrar las cifras. La facilidad afecta al formulario, no a la contabilidad, y tu asesor fiscal en casa te pedirá el balance de todos modos.

Qué declaración presenta tu estructura lo explica el artículo Declaración de la LLC según su estructura; los formularios en detalle, en Form 1120 y Form 1065.

5Dólares, euros y francos

La declaración ante el IRS se hace en dólares. El IRS lo indica en su página sobre tipos de cambio: los importes de la declaración deben expresarse en dólares, y quien tenga ingresos o gastos en otra moneda debe convertirlos. Por norma se aplica el tipo del día en que cobras el ingreso, pagas el gasto o registras la partida. Para ciertos casos, el IRS publica tipos medios anuales y admite también otros tipos publicados si los usas de forma coherente. El IRS no tiene un tipo de cambio oficial.

Para tu contabilidad significa esto: lleva los libros de la sociedad estadounidense en dólares. Los pagos de tu sociedad europea en euros o francos a la LLC los registras al tipo del día del pago, y mantienes el método que hayas elegido. Para la contabilidad de tu sociedad en casa necesitas las cifras en euros o francos; por eso, anota qué tipo has utilizado.

6Plazos de conservación

Cuánto tiempo conservas depende de los plazos en que el IRS puede todavía revisar una declaración. En su página sobre conservación, el IRS indica los plazos de la tabla. El plazo general es de tres años desde la presentación de la declaración. Los plazos son más largos si se dejaron de declarar ingresos en cuantía considerable, en ciertas pérdidas y en la documentación de nóminas. Si no presentaste declaración, no hay plazo.

La documentación de activos, como la compra de equipos o de una participación, la conservas hasta que venza el plazo del año en que vendas ese activo. En tu país rigen plazos propios. Si necesitas la documentación para ambos lados, guíate por el más largo.

7Contratistas, nóminas y pagos al extranjero

Hay tres tipos de pagos que generan sus propias declaraciones, y para cada uno necesitas cierta documentación ya en el momento de pagar. Si pagas honorarios a autónomos estadounidenses, pide antes del primer pago el formulario W-9, en el que el receptor indica su número fiscal, y declara los honorarios tras el cierre del año en el Form 1099-NEC; según las instrucciones, para los ejercicios a partir de 2026 el umbral de declaración es de 2.000 $. Si tienes empleados, se suman las nóminas y las declaraciones de retenciones; lo explicamos en Nóminas en EE. UU..

Si pagas cánones, intereses o dividendos a tu sociedad o a ti mismo, la sociedad estadounidense está obligada a retener. En ese caso necesitas, antes del pago, el W-8BEN-E o W-8BEN del receptor y, tras el cierre del año, los formularios 1042 y 1042-S. Los tipos y la responsabilidad los explicamos en Retención en origen en EE. UU. según el tipo de renta.

8Software: cómo elegirlo

Para una pequeña sociedad estadounidense basta con un programa de contabilidad en la nube como los que usan las pequeñas empresas americanas. No recomendamos proveedores, pero sí te damos los criterios para elegir. El software debería importar automáticamente los movimientos de tu cuenta de empresa en EE. UU., para que solo tengas que asignarlos y no teclearlos. Debería adjuntar los justificantes al asiento por foto o subida de archivo, para que justificante y asiento vayan siempre juntos. Debería manejar varias divisas si tienes pagos en euros o francos. Debería generar informes según el plan de cuentas americano que entienda tu asesor fiscal en EE. UU., y exportar en formatos que pueda leer tu asesor en casa. Y debería dar a tu asesor su propio acceso, para que nadie tenga que ir enviando archivos por email.

Si recaudas sales tax en varios estados, necesitas además una solución que calcule los tipos por dirección de entrega y prepare las declaraciones. Si tienes empleados, necesitas un sistema de nóminas que genere las declaraciones federales y estatales. Ambas cosas suelen poder conectarse con el programa de contabilidad.

9Tu país de residencia

Si los beneficios de tu LLC tributan en tu país, y cómo, así como las cuentas que necesita tu asesor, depende de cómo se califique la LLC allí. Lo explicamos en Tributación de tu LLC en EE. UU.. La visión general de todas las obligaciones fiscales está en la guía Obligaciones fiscales de una sociedad en EE. UU..

En resumen

• La ley federal no exige una forma concreta de contabilidad, pero sí registros permanentes que respalden cada cifra de la declaración; partida simple o doble, tú eliges.
• Si la LLC está obligada al Form 5472, se incluyen las operaciones contigo como propietario, aportaciones y retiradas incluidas; la documentación está en EE. UU. o se lleva allí en un plazo de 60 días.
• La declaración se elabora en dólares; los importes en euros o francos se convierten al tipo del día o a la media anual del IRS, siempre con el mismo criterio.
• El plazo general de conservación es de tres años desde la presentación; en ciertos casos, seis, siete años o indefinidamente.
• En tu país de residencia rigen obligaciones propias.

Cómo te ayudamos

• Constituir una LLCLa LLC estadounidense con establecimiento, llave en mano en seis estados.
• Declaración cero de la LLCForm 1120 pro forma y Form 5472 para la LLC unipersonal.
• Declaración de impuestos de LLC y LPForm 1065 y K-1 para tu LLC o LP.
• Declaración de impuestos de la CorporationForm 1120 y Form 5472 para tu Corporation estadounidense.
• Consulta sobre impuestos en EE. UU.Tu duda fiscal en EE. UU., resuelta por gente que conoce ambos lados.