Contabilità della US LLC: quali documenti vuole vedere l'IRS e per quanto tempo

Chi arriva dall'Italia o dalla Svizzera si aspetta dalla contabilità americana le stesse cose di quella di casa: principi contabili, un piano dei conti, un bilancio. Il diritto tributario americano ragiona diversamente. Non ti impone una forma precisa, ma pretende che tu possa documentare ogni cifra della tua dichiarazione, e per le società con proprietari stranieri chiede più di quanto molti sappiano. Questa pagina spiega cosa si aspetta l'IRS dalle registrazioni della tua US LLC o US Corporation, cosa chiede in più il Form 5472, come gestire euro e franchi, quale software scegliere e per quanto tempo conservare i documenti. Quando scadono le dichiarazioni per cui ti servono i numeri lo trovi nel calendario annuale della tua società USA.

1Cosa richiede il diritto americano

La norma di base è breve. Secondo la Section 6001 dell'Internal Revenue Code, chiunque sia soggetto a un'imposta deve tenere le registrazioni, presentare le dichiarazioni e rispettare le regole stabilite dal Dipartimento del Tesoro. Il regolamento attuativo, 26 CFR 1.6001-1, è più concreto: vanno tenuti libri o registrazioni permanenti, inventari compresi, sufficienti a documentare il reddito lordo, le deduzioni, i crediti e ogni altro dato della dichiarazione. Questi libri devono essere sempre disponibili per l'ispezione e vanno conservati finché il loro contenuto può essere rilevante per l'applicazione di una legge fiscale.

La legge federale non prescrive una forma precisa. Nella Publication 583 l'IRS ti lascia scegliere tra contabilità semplice e partita doppia, e indica come vantaggio della partita doppia il controllo integrato dato da giornali e libro mastro. Per una società con proprietari in Europa la partita doppia è comunque la regola nella pratica, perché al più tardi il tuo commercialista a casa avrà bisogno di un bilancio.

Gli Stati hanno requisiti propri, soprattutto per la sales tax: chi è registrato in uno Stato deve poter documentare fatturato e imposta Stato per Stato. Come funziona lo spieghiamo nell'articolo Sales tax e nexus per chi vende dall'Europa.

2Cosa chiede in più il Form 5472

Se la tua LLC appartiene solo a te come persona straniera, ai fini dell'obbligo di comunicazione della Section 6038A è una Reporting Corporation, anche se fiscalmente è una disregarded entity. Lo stesso vale per una Corporation in cui un socio straniero detiene almeno il 25 per cento. Per queste società le Instructions del Form 5472 inaspriscono la regola generale: i libri devono bastare a dimostrare la correttezza della dichiarazione, comprese le informazioni che possono essere rilevanti per il corretto trattamento delle operazioni con parti correlate.

La parte correlata sei innanzitutto tu. Per la LLC unipersonale il Form 5472 chiede espressamente anche gli importi legati a costituzione, scioglimento, acquisizione e cessione della società, compresi i tuoi apporti nella LLC e i tuoi prelievi. Per la tua contabilità significa: ogni bonifico tra il tuo conto privato e quello della LLC è un'operazione da registrare, con data, importo e scopo. Se paghi spese aziendali di tasca tua e poi te le fai rimborsare, documenti entrambe le cose.

Il regolamento su questo obbligo, 26 CFR 1.6038A-3, disciplina anche il luogo. In linea di principio i documenti vanno conservati negli USA. Se si trovano all'estero, su richiesta dell'IRS la società deve consegnarli entro 60 giorni o portarli negli USA e nominare lì un custode, e fornire le traduzioni dei singoli documenti entro 30 giorni. Se la società non tiene le registrazioni prescritte, la Section 6038A(d) prevede la stessa sanzione del modulo mancante: 25.000 $ all'anno. Cosa va nel modulo, riga per riga, lo trovi nell'articolo Form 5472 e Pro-forma 1120, le sanzioni nell'articolo Sanzioni e presentazione tardiva.

3Documenti: cosa serve a ogni registrazione

Ogni registrazione ha bisogno di un documento giustificativo. Nella Publication 583 l'IRS elenca cosa vale come tale: scontrini, fatture pagate, fatture emesse, ricevute, distinte di versamento e assegni incassati. Per una società che lavora online si aggiungono estratti conto, rendiconti di servizi di pagamento e marketplace e fatture elettroniche.

Tre abitudini fanno la differenza tra una contabilità che risponde a una richiesta in un'ora e una che ci mette settimane.

3.1Un conto per la società, non uno per tutto

Fai passare i pagamenti della LLC da un conto aziendale dedicato, non dal tuo conto privato. Ogni commistione crea operazioni che poi dovrai spiegare e separare per il Form 5472. Come aprire un conto USA per la società lo trovi alla pagina Apertura conto bancario negli USA.

3.2Registra i documenti subito, non a fine anno

Fotografa o salva ogni documento appena lo ricevi e abbinalo al movimento sul conto. I libri elettronici sono ammessi; secondo la Publication 583 valgono per loro gli stessi requisiti dei libri cartacei, e devi mantenere i sistemi finché i documenti sono rilevanti ai fini fiscali.

3.3Annota lo scopo

Un documento senza scopo non risponde alla domanda dell'IRS. Per i viaggi annota il motivo, per pranzi e cene i partecipanti, per i pagamenti a te stesso la ragione. Ti costa pochi secondi se lo fai subito, ore se devi ricostruirlo.

4Metodo, esercizio e bilancio nella dichiarazione

L'IRS conosce due metodi di base. Con il Cash Method registri i ricavi nell'anno in cui li incassi, con un Accrual Method nell'anno in cui li maturi, anche se il denaro arriva dopo. Chi deve tenere un magazzino usa in linea di principio l'Accrual Method per acquisti e vendite, secondo la Publication 583; alcune piccole imprese possono comunque usare il Cash Method. Secondo la Rev. Proc. 2025-32, per gli anni fiscali dal 2026 una Corporation o Partnership è considerata piccola se i ricavi lordi medi annui dei tre anni precedenti non superano 32.000.000 $.

Il bilancio l'IRS lo chiede in base alle dimensioni. Secondo le Instructions, una Corporation con ricavi totali e attivo totale a fine anno entrambi inferiori a 250.000 $ non deve compilare gli Schedules L, M-1 e M-2 del Form 1120, se risponde sì alla relativa domanda dello Schedule K. Per il Form 1065 della Partnership valgono semplificazioni simili, i cui requisiti sono indicati sul modulo stesso, nello Schedule B. I numeri però devi registrarli comunque. La semplificazione riguarda il modulo, non la contabilità, e il tuo commercialista a casa ti chiederà il bilancio in ogni caso.

Quale dichiarazione presenta la tua struttura lo chiarisce l'articolo Dichiarazione della LLC in base alla struttura; i singoli moduli li trovi in Form 1120 e Form 1065.

5Dollari, euro e franchi

La dichiarazione all'IRS si redige in dollari USA. Sulla sua pagina dedicata ai tassi di cambio l'IRS scrive: gli importi della dichiarazione vanno indicati in dollari USA, e chi ha ricavi o spese in valuta estera li converte. In linea di principio vale il tasso del giorno in cui ricevi il ricavo, paghi la spesa o registri la voce. Per alcuni casi l'IRS pubblica tassi medi annui e ammette anche altri tassi pubblicati, purché tu li usi in modo coerente. Un tasso ufficiale l'IRS non ce l'ha.

Per la tua contabilità significa: tieni i libri della società USA in dollari. I pagamenti in euro o franchi della tua società di casa alla LLC li registri al cambio del giorno del pagamento, e resti fedele al metodo scelto. Per la contabilità della tua società di casa ti servono i numeri in euro o franchi; annota quindi quale tasso hai usato.

6Termini di conservazione

Per quanto tempo conservare dipende dai termini entro cui l'IRS può ancora verificare una dichiarazione. Nella sua pagina sulla conservazione l'IRS indica i termini riportati in tabella. Il termine ordinario è di tre anni dalla presentazione della dichiarazione. I termini sono più lunghi se redditi consistenti non sono stati dichiarati, per alcune perdite e per la documentazione sugli stipendi. Chi non ha presentato la dichiarazione non ha alcun termine.

I documenti sui beni, per esempio l'acquisto di attrezzature o di una partecipazione, li conservi finché non è scaduto il termine per l'anno in cui cedi il bene. A casa valgono termini propri. Se ti servono i documenti per entrambi i lati, segui quello più lungo.

7Collaboratori, stipendi e pagamenti all'estero

Tre tipi di pagamento fanno scattare comunicazioni specifiche, e per ognuno ti servono determinati documenti già al momento del pagamento. Se paghi compensi a professionisti autonomi americani, prima del primo pagamento ti fai consegnare il modulo W-9, con cui il destinatario indica il suo codice fiscale, e dopo la fine dell'anno dichiari i compensi sul Form 1099-NEC; secondo le Instructions, per gli anni d'imposta dal 2026 la soglia è di 2.000 $. Se hai dipendenti, si aggiungono buste paga e comunicazioni delle ritenute; trovi tutto nell'articolo Payroll negli USA.

Se paghi royalty, interessi o dividendi a una tua società o a te stesso, la società americana è sostituto d'imposta. Prima del pagamento ti serve quindi il W-8BEN-E o il W-8BEN del destinatario, e a fine anno i Form 1042 e 1042-S. Aliquote e responsabilità sono spiegate nell'articolo Ritenute alla fonte USA per tipo di reddito.

8Software: come sceglierlo

Per una piccola società americana basta un software di contabilità in cloud, come quelli usati dalle piccole imprese negli USA. Non facciamo nomi di fornitori, ma ti diamo i criteri per scegliere. Il software dovrebbe importare in automatico i movimenti del tuo conto aziendale americano, così tu li abbini e basta, senza ricopiarli. Dovrebbe allegare le ricevute alla registrazione con una foto o un upload, così documento e registrazione restano insieme. Dovrebbe gestire più valute, se hai pagamenti in euro o in franchi. Dovrebbe produrre report secondo il piano dei conti americano, comprensibili per il tuo commercialista americano, ed esportare in formati che il tuo commercialista di casa può importare. E dovrebbe dare al tuo consulente un accesso proprio, così nessuno deve rimbalzarsi file via e-mail.

Se riscuoti la sales tax in più Stati, ti serve anche una soluzione che calcoli le aliquote per indirizzo di consegna e prepari le dichiarazioni. Se hai dipendenti, ti serve un sistema paghe che generi le comunicazioni a livello federale e statale. Di solito entrambi si collegano al software di contabilità.

9Il lato di casa

Se e come gli utili della tua LLC vengono tassati a casa, e quali bilanci servono al tuo commercialista, dipende da come la LLC viene qualificata nel tuo Paese. La risposta è nella pagina Tassazione della tua LLC americana. Il quadro completo degli obblighi fiscali della tua società americana lo trovi nella guida Obblighi fiscali di una società americana.

In sintesi

• La legge federale non impone una forma precisa di contabilità, ma registrazioni durature che documentino ogni cifra della dichiarazione; contabilità semplice o in partita doppia, scegli tu.
• Se la LLC è tenuta al Form 5472, vanno registrate anche le operazioni con te come proprietario, conferimenti e prelievi compresi; la documentazione si trova negli USA o ci arriva entro 60 giorni.
• La dichiarazione si redige in dollari; gli importi in euro o franchi li converti al cambio del giorno o alla media annua IRS, in modo uniforme.
• Il termine ordinario di conservazione è di tre anni dalla presentazione, in certi casi sei, sette anni o illimitato.
• A casa valgono obblighi propri, da chiarire con il tuo commercialista.

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