Numéro fiscal américain : EIN, ITIN ou SSN, lequel vous faut-il ?

« Avez-vous un numéro fiscal américain ? » La question vient d'un client américain, d'une plateforme, de la banque ou de votre comptable, et elle est moins précise qu'il n'y paraît. Le droit américain ne connaît pas un numéro fiscal unique. Il en connaît plusieurs, attribués par deux administrations différentes, pour des usages différents et à des personnes différentes. Cet article explique les trois qui vous concernent presque toujours, l'EIN, l'ITIN et le SSN, montre quel numéro va sur quel formulaire, et quand le numéro fiscal de votre pays remplace le numéro américain.

1Ce que recouvre la notion de numéro fiscal américain

Le terme générique est Taxpayer Identification Number, ou TIN. Selon les Regulations relatives à la section 6109 de l'Internal Revenue Code, il en existe plusieurs types : le Social Security Number, l'Individual Taxpayer Identification Number, l'Adoption Taxpayer Identification Number et l'Employer Identification Number. Les trois premiers identifient des personnes physiques ; l'EIN identifie les employeurs et tous ceux qui ne sont pas des personnes physiques, c'est-à-dire les sociétés, les partnerships, les trusts et les successions.

Le SSN est attribué par la Social Security Administration, tous les autres numéros par l'IRS. Visuellement, ils se ressemblent beaucoup. Le SSN et l'ITIN ont le format 000-00-0000, et selon l'IRS l'ITIN commence toujours par un 9. L'EIN a le format 00-0000000. Un tiret après le deuxième chiffre vous indique donc qu'il s'agit d'une société.

Ce sont les formulaires qui disent quand un numéro est nécessaire. Selon l'IRS, un TIN doit figurer sur les déclarations fiscales, les déclarations d'information et de nombreuses attestations. Sur un formulaire comme le W-8BEN, il est exigé si vous revendiquez les avantages d'une convention fiscale (sauf pour les revenus de titres cotés en bourse), si vous déclarez des revenus effectivement liés à une activité aux États-Unis ou si vous demandez une exonération pour certaines pensions.

2L'EIN : le numéro de votre société

L'EIN est le numéro fiscal fédéral d'une entreprise. Selon l'IRS, chaque partnership, chaque LLC et chaque corporation en a besoin, tout comme quiconque emploie des salariés ou retient l'impôt sur des paiements à des nonresident aliens. La LLC à associé unique en a besoin notamment pour le Form 1120 pro forma accompagné du Form 5472, la LLC à plusieurs associés pour le Form 1065. Quelle déclaration votre LLC doit déposer, c'est ce qu'explique notre article sur la déclaration fiscale de la LLC américaine.

Le numéro est gratuit auprès de l'IRS, qui met expressément en garde contre les sites qui le facturent. Vous pouvez le demander de quatre façons. En ligne, uniquement si la société est constituée aux États-Unis, y a son siège principal et si le responsable possède un SSN ou un ITIN. À défaut, restent le fax et le courrier : l'IRS compte environ quatre jours ouvrés par fax et environ quatre semaines par courrier. Si le siège principal se trouve hors des États-Unis, vous pouvez aussi demander l'EIN par téléphone au 267-941-1099, du lundi au vendredi de 6 h à 23 h, heure de la côte Est.

La demande, le Form SS-4, désigne la Responsible Party : la personne physique qui, en dernier ressort, possède ou contrôle la société. Si elle n'a ni SSN ni ITIN et ne peut pas en obtenir, elle inscrit « foreign » ou N/A à la ligne 7b. Selon l'IRS, un prête-nom ne peut pas déposer la demande. L'IRS n'attribue qu'un seul EIN par jour et par responsable. Constituez d'abord la société auprès de l'État, puis demandez le numéro ; sinon, selon l'IRS, la demande peut prendre du retard.

Vous pouvez utiliser l'EIN immédiatement, par exemple pour ouvrir un compte ou obtenir une licence commerciale. Pour le dépôt électronique d'une déclaration et la vérification via le TIN Matching de l'IRS, comptez jusqu'à deux semaines. Un EIN ne peut pas être supprimé, l'IRS peut seulement le désactiver. Si la structure de propriété ou la forme juridique change, il vous en faut en général un nouveau ; pour un nouveau nom, une nouvelle adresse ou une nouvelle Responsible Party, non.

2.1L'EIN uniquement pour la convention fiscale

Une société étrangère sans obligation déclarative aux États-Unis peut aussi avoir besoin d'un EIN, par exemple si elle revendique une convention fiscale sur son W-8BEN-E sans indiquer de numéro fiscal étranger. L'IRS prévoit une procédure dédiée : le Form SS-4 porte alors une mention comme « For W-8BEN Purposes Only », et l'IRS enregistre la société sans obligation déclarative. S'il lui écrit malgré tout plus tard au sujet d'une déclaration, elle doit répondre aussitôt qu'elle n'est pas tenue d'en déposer.

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3L'ITIN : le numéro fiscal des personnes sans SSN

L'ITIN est le numéro des personnes physiques qui ont un motif fiscal mais ne peuvent pas obtenir de SSN. Les Regulations relatives à la section 6109 et le site de l'IRS le disent tous deux. Selon l'IRS, vous avez un motif fiscal si vous devez déposer une déclaration fédérale américaine, si vous demandez un remboursement ou un avantage fiscal via une déclaration, si vous êtes pris en compte comme conjoint ou personne à charge pour un avantage, ou si vous devez indiquer un numéro pour une autre raison fiscale. Une déclaration composée uniquement de zéros ne traduit en général pas un tel motif, selon l'IRS.

L'ITIN est un numéro purement fiscal. Il ne vous autorise pas à travailler aux États-Unis, ne modifie aucun statut de séjour, n'ouvre aucun droit aux prestations de la Social Security et ne sert pas de pièce d'identité en dehors du droit fiscal fédéral.

3.1Ce que l'IRS exige pour la demande

L'ITIN se demande avec le Form W-7. Sur le Form W-7, vous cochez la raison pour laquelle vous en avez besoin ; les instructions listent les motifs de a à h, par exemple l'application d'une convention fiscale pour un nonresident alien ou sa propre déclaration. En principe, le Form W-7 est joint à la déclaration fédérale pour laquelle il vous faut le numéro, soit le Form 1040, soit le Form 1040-NR ; la case du numéro reste vide, c'est l'IRS qui y inscrit l'ITIN. Pour certains cas, les instructions prévoient des exceptions à cette règle, avec des justificatifs spécifiques à joindre.

S'y ajoutent des justificatifs de votre identité et de votre statut d'étranger. L'IRS accepte treize documents. Le passeport est le seul qui suffise à lui seul. Au moins un document doit comporter une photo, et tous doivent être en cours de validité. Il faut des originaux ou des copies certifiées par l'autorité émettrice ; une simple légalisation notariale ne suffit en général pas. Selon les instructions, les ambassades et consulats américains proposent aussi des certifications.

Vous pouvez déposer votre dossier par courrier au bureau ITIN de l'IRS à Austin, en personne et sur rendez-vous dans un Taxpayer Assistance Center proposant le service ITIN aux États-Unis, ou via un Acceptance Agent. Un Certifying Acceptance Agent, qui existe aussi hors des États-Unis, peut vérifier lui-même la plupart des documents et vous les rend immédiatement ; les originaux envoyés par courrier vous sont retournés sous 60 jours, selon l'IRS. Pour recevoir une réponse, l'IRS compte sept semaines, et neuf à onze semaines en haute saison, du 15 janvier au 30 avril, ainsi que pour les demandes depuis l'étranger. L'IRS confirme l'attribution par le courrier CP565.

Si vous n'utilisez votre ITIN sur aucune déclaration fédérale pendant trois années fiscales consécutives, il expire le 31 décembre de la troisième année. Vous devrez alors le renouveler avant de vous en resservir. Pour en savoir plus, lisez nos articles Demander un ITIN et ITIN expiré.

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4Le SSN : le numéro lié au droit de travailler

Le Social Security Number n'est pas attribué par l'IRS mais par la Social Security Administration, sur Form SS-5 et sur justificatifs d'identité, d'âge et de nationalité ou de droit de séjour. Qui peut l'obtenir est fixé par le 20 CFR 422 104 : les citoyens américains, les étrangers titulaires d'une green card et les étrangers autorisés à travailler aux États-Unis sur une autre base légale, par exemple avec un visa de travail.

Sans autorisation de travail, l'administration n'attribue un SSN que pour un motif valable sans lien avec le travail. Le texte en cite deux : une loi fédérale exige le SSN pour une prestation financée par des fonds fédéraux à laquelle vous avez déjà droit, ou une loi d'un État l'exige pour une aide publique. Une telle carte porte la mention « NOT VALID FOR EMPLOYMENT ». Une déclaration fiscale, un compte personnel ou un compte professionnel ne font pas partie de ces motifs. Si vous avez seulement besoin d'un numéro à des fins fiscales, c'est un ITIN qu'il vous faut.

ITIN et SSN s'excluent mutuellement. Si vous avez un SSN ou y avez droit, vous n'obtiendrez pas d'ITIN, et si une demande de SSN est en cours, seulement une fois qu'elle a été refusée. Si vous obtenez un SSN après votre ITIN, par exemple avec un visa de travail, vous le signalez à l'IRS et n'utilisez plus que le SSN. À l'inverse, un SSN attribué reste votre numéro pour toutes les questions fiscales, même si vous quittez les États-Unis et redevenez nonresident alien.

5Quel numéro pour quel usage

Pour les entrepreneurs européens, deux numéros vont presque toujours de pair : l'EIN pour la société américaine et un numéro personnel pour son propriétaire, dès que celui-ci doit lui-même déposer une déclaration américaine. La LLC unipersonnelle avec une activité aux États-Unis en est l'exemple le plus courant. Elle a besoin de l'EIN pour son formulaire pro forma 1120, et son propriétaire a besoin d'un SSN ou d'un ITIN pour son Form 1040-NR, car le bénéfice lui est fiscalement attribué. Pour créer une telle société sans résider aux États-Unis, consultez notre guide de création d'une LLC américaine.

Tout numéro demandé n'est pas forcément un numéro américain. Un freelance qui travaille pour un client américain n'a en général pas besoin de numéro américain sur son W-8BEN, tant qu'il ne revendique pas les avantages d'une convention fiscale. Et même dans ce cas, les formulaires acceptent souvent à la place le numéro fiscal de son pays de résidence. Le détail figure dans nos guides de remplissage du W-8BEN et du W-8BEN-E.

6Votre numéro fiscal européen sur les formulaires américains

Les formulaires américains l'appellent Foreign Tax Identifying Number, ou FTIN. Il s'agit du numéro que votre pays de résidence vous a attribué pour l'impôt sur le revenu ; pour une société, celui sous lequel elle y est imposée. Sur le W-8BEN, il se place à la ligne 6a, sur le W-8BEN-E à la ligne 9b.

Deux règles des instructions comptent. D'abord, vous pouvez indiquer le FTIN à la place d'un numéro américain pour revendiquer les avantages d'une convention. Dans ce cas, vous n'avez pas besoin d'ITIN à cette fin, ni la société d'EIN. Ensuite, le FTIN devient obligatoire si le formulaire sert à documenter un compte auprès d'une succursale américaine d'un établissement financier sur lequel vous percevez des revenus de source américaine déclarés sur le Form 1042-S. Des exceptions existent, notamment si votre pays de résidence figure sur la liste de l'IRS des pays qui n'attribuent pas de numéro fiscal, ou si le droit de votre pays ne vous impose pas d'en avoir un ; le W-8BEN prévoit pour cela la case 6b.

Attention : le numéro fiscal de votre pays de résidence ne remplace le numéro américain que sur ces attestations. Une déclaration américaine à votre nom, Form 1040-NR ou Form 1120-F, exige toujours un numéro américain.

7Confirmer, modifier, retrouver

Vous avez égaré la confirmation de votre EIN ? Selon l'IRS, vous pouvez demander un Entity Transcript, la récupérer dans votre Business Tax Account sous forme de lettre numérique CP575 ou demander par téléphone la lettre 147C. Si une déclaration est due avant l'attribution de l'EIN, l'IRS indique d'inscrire « Applied For » et la date de la demande dans le champ du numéro.

Pour l'ITIN, la confirmation est la lettre CP565. Si votre nom change, par exemple après un mariage, écrivez au bureau ITIN d'Austin en joignant le justificatif. Si vous déménagez avant l'attribution de l'ITIN, communiquez votre nouvelle adresse à l'IRS pour que la décision et vos documents originaux vous parviennent. Si vous avez plusieurs numéros, par exemple une EIN pour l'entreprise et un ITIN pour vous-même, les Regulations prévoient d'indiquer le numéro déjà attribué dans l'autre demande, afin que l'IRS les rapproche.

L'essentiel

• TIN est le terme générique. Les trois numéros dont il est presque toujours question sont l'EIN pour les sociétés, l'ITIN et le SSN pour les personnes physiques.
• L'IRS attribue l'EIN gratuitement ; sans SSN ni ITIN du responsable, la demande ne peut pas se faire en ligne, mais par fax, par courrier ou, pour les demandeurs internationaux, par téléphone.
• L'ITIN se demande avec le Form W-7, en général avec une déclaration d'impôt ; l'IRS annonce sept semaines, neuf à onze depuis l'étranger.
• Seuls les citoyens américains, les titulaires d'une green card ou les personnes autorisées à travailler aux États-Unis obtiennent un SSN ; ITIN et SSN s'excluent mutuellement.
• Sur de nombreux formulaires américains, le numéro fiscal de votre pays de résidence peut remplacer le numéro américain.

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