Número fiscal en EE. UU.: EIN, ITIN o SSN, cuál necesitas

«¿Tienes un número fiscal estadounidense?» La pregunta te la hace el cliente americano, la plataforma, el banco o el asesor fiscal, y es más imprecisa de lo que parece. El derecho estadounidense no tiene un único número fiscal. Tiene varios, que conceden dos organismos distintos, para fines distintos y a personas distintas. En este artículo te explicamos los tres que casi siempre te afectan, la EIN, la ITIN y el SSN, qué número va en cada formulario y cuándo tu número fiscal europeo sustituye al estadounidense.

1Qué hay detrás del término número fiscal estadounidense

El término genérico es Taxpayer Identification Number, o TIN. Según las Regulations de la sección 6109 del Internal Revenue Code, hay varios tipos: el Social Security Number, el Individual Taxpayer Identification Number, el Adoption Taxpayer Identification Number y el Employer Identification Number. Los tres primeros identifican a personas físicas; la EIN identifica a empleadores y a todo lo que no es persona física, es decir, sociedades, sociedades de personas, trusts y herencias.

El SSN lo concede la Social Security Administration; todos los demás, el IRS. A simple vista apenas se distinguen. El SSN y la ITIN tienen el formato 000-00-0000, y según el IRS la ITIN siempre empieza por 9. La EIN tiene el formato 00-0000000. Así que, si ves un guion después del segundo dígito, sabes que se trata de una sociedad.

Cuándo hace falta un número lo determinan los formularios. Según el IRS, el TIN debe figurar en declaraciones, comunicaciones y muchos certificados. En un formulario como el W-8BEN se exige si reclamas beneficios de un convenio (salvo en rendimientos de valores cotizados), si declaras ingresos como efectivamente vinculados a un negocio en EE. UU. o si reclamas una exención para determinadas pensiones.

2La EIN: el número de tu sociedad

La EIN es el número fiscal federal de una empresa. Según el IRS, la necesitan todas las sociedades de personas, LLC y corporations, y también quien tenga empleados o retenga impuestos sobre pagos a nonresident aliens. La LLC unipersonal la necesita, entre otras cosas, para el 1120 pro forma con el Form 5472; la LLC con varios socios, para el Form 1065. Qué declaración presenta tu LLC te lo explicamos en nuestro artículo sobre la declaración de impuestos de la LLC estadounidense.

El IRS no cobra nada por el número, y advierte expresamente contra las webs que piden dinero por una EIN. Puedes solicitarla de cuatro formas. Online solo es posible si la sociedad está constituida en EE. UU., tiene allí su sede principal y el responsable tiene SSN o ITIN. Si falta ese número, quedan el fax y el correo; el IRS calcula unos cuatro días hábiles por fax y unas cuatro semanas por correo. Si la sede principal está fuera de EE. UU., también puedes pedirla por teléfono en el 267-941-1099, de lunes a viernes de 6 a 23 h, hora de la costa este.

En la solicitud, el Form SS-4, figura la Responsible Party: la persona física que en última instancia posee o controla la sociedad. Si no tiene SSN ni ITIN y no puede obtenerlos, escribe «foreign» o N/A en la línea 7b. Según el IRS, un testaferro no puede presentar la solicitud. El IRS solo concede una EIN al día por responsable. Constituye primero la sociedad en el estado y pide después el número; si no, según el IRS, la solicitud puede retrasarse.

Puedes usar la EIN de inmediato, por ejemplo para abrir una cuenta o pedir una licencia de actividad. Para presentar declaraciones electrónicamente y para el cotejo en el sistema TIN Matching, el IRS calcula hasta dos semanas. Una EIN no se puede eliminar; el IRS solo puede desactivarla. Si cambia la estructura de propiedad o la forma jurídica, normalmente necesitas una nueva; por un nombre, una dirección o una Responsible Party nuevos, no.

2.1La EIN solo para el convenio

También una sociedad extranjera sin obligación de declarar en EE. UU. puede necesitar una EIN, por ejemplo una sociedad europea que reclama un convenio de doble imposición en su W-8BEN-E sin indicar un número fiscal extranjero. El IRS prevé una vía específica: en el Form SS-4 se añade una nota como «For W-8BEN Purposes Only», y el IRS registra la sociedad sin obligación de declarar. Si más adelante le escribe igualmente por una declaración, debe responder de inmediato que no tiene que presentarla.

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3La ITIN: el número fiscal para quien no tiene SSN

La ITIN es el número para personas físicas que tienen un fin fiscal pero no pueden obtener un SSN. Lo dicen por igual las Regulations de la sección 6109 y la web del IRS. Según el IRS, tienes un fin fiscal si debes presentar una declaración federal en EE. UU., reclamas una devolución o un beneficio fiscal con una declaración, se te tiene en cuenta como cónyuge o familiar para un beneficio o debes indicar un número por otro motivo fiscal. Una declaración solo con ceros, según el IRS, normalmente no demuestra ese fin.

La ITIN es un número puramente fiscal. No te autoriza a trabajar en EE. UU., no cambia tu estatus migratorio, no da derecho a prestaciones de la Social Security y no sirve como identificación fuera del ámbito fiscal federal.

3.1Qué pide el IRS para la solicitud

La ITIN se solicita con el Form W-7. En el Form W-7 marcas por qué necesitas el número; las instrucciones enumeran los motivos de la a a la h, como el derecho a un convenio de un nonresident alien o su propia declaración. Por regla general, al Form W-7 se adjunta la declaración federal para la que necesitas el número, es decir, el Form 1040 o el Form 1040-NR; la casilla del número se deja en blanco y el IRS anota la ITIN. Para ciertos casos, las instrucciones prevén excepciones a esta regla, que exigen adjuntar justificantes propios.

Además, tienes que acreditar tu identidad y tu condición de extranjero. El IRS acepta trece documentos. El pasaporte es el único que basta por sí solo. Al menos uno debe llevar foto, y todos deben estar vigentes. Se exigen originales o copias compulsadas por el organismo que los expidió; una simple legalización notarial normalmente no basta. Según las instrucciones, las embajadas y consulados de EE. UU. también ofrecen compulsas.

Puedes presentarla por correo a la oficina de ITIN del IRS en Austin, en persona con cita en un Taxpayer Assistance Center con servicio ITIN en EE. UU., o a través de un Acceptance Agent. Un Certifying Acceptance Agent, que también los hay fuera de EE. UU., puede revisar él mismo la mayoría de los documentos y te los devuelve al momento; los originales enviados por correo, según el IRS, te los devuelven en un plazo de 60 días. Hasta recibir respuesta, el IRS calcula siete semanas; en temporada alta, del 15 de enero al 30 de abril, y para solicitudes desde el extranjero, de nueve a once semanas. El IRS confirma la asignación con la carta CP565.

Si no usas la ITIN en ninguna declaración federal durante tres ejercicios seguidos, caduca el 31 de diciembre del tercer año, y tendrás que renovarla antes de volver a usarla. Más información en nuestros artículos Solicitar la ITIN e ITIN caducada.

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4El SSN: el número con permiso de trabajo

El Social Security Number no lo concede el IRS, sino la Social Security Administration, con el Form SS-5 y acreditando identidad, edad y nacionalidad o derecho de residencia. Quién puede obtenerlo lo regula el 20 CFR 422.104. Tienen derecho los ciudadanos estadounidenses, los extranjeros con green card y los extranjeros autorizados a trabajar en EE. UU. por otra vía legal, por ejemplo con un visado de trabajo.

Sin permiso de trabajo, el organismo solo concede un SSN por un motivo válido que no tenga que ver con el trabajo. La norma cita dos: que una ley federal exija el SSN para una prestación financiada con fondos federales a la que ya tienes derecho, o que una ley estatal lo exija para una ayuda pública. Esa tarjeta lleva la mención «NOT VALID FOR EMPLOYMENT». Una declaración de impuestos, una cuenta personal o una cuenta de empresa no son ninguno de esos motivos. Quien solo necesita un número a efectos fiscales obtiene una ITIN.

La ITIN y el SSN se excluyen. Quien tiene un SSN o derecho a él no obtiene una ITIN, y quien tiene una solicitud de SSN en curso, solo cuando se la hayan denegado. Si después de la ITIN obtienes un SSN, por ejemplo con un visado de trabajo, se lo comunicas al IRS y a partir de entonces usas solo el SSN. Y al revés: un SSN concedido sigue siendo tu número para todo lo fiscal, aunque dejes EE. UU. y pases a ser nonresident alien.

5Qué número para qué

Para emprendedores europeos casi siempre se juntan dos números: el EIN de la sociedad estadounidense y un número personal para el propietario en cuanto él mismo tenga que presentar una declaración en EE. UU. La LLC unipersonal con actividad en Estados Unidos es el ejemplo más habitual. Necesita el EIN para su Form 1120 pro forma, y su propietario necesita un SSN o un ITIN para su Form 1040-NR, porque fiscalmente el beneficio es suyo. Cómo montar una sociedad así sin residir en EE. UU. te lo explicamos en nuestra guía para constituir una LLC en EE. UU.

No todos los números que te piden tienen que ser estadounidenses. Un freelance que trabaja para un cliente de EE. UU. normalmente no necesita número estadounidense en su W-8BEN, siempre que no reclame beneficios del convenio. E incluso reclamándolos, los formularios suelen admitir en su lugar el número fiscal de tu país de residencia. Lo ves en detalle en nuestras guías para rellenar el W-8BEN y el W-8BEN-E.

6Tu número fiscal europeo en los formularios de EE. UU.

Los formularios estadounidenses lo llaman Foreign Tax Identifying Number, o FTIN. Es el número que te ha asignado tu país de residencia para el impuesto sobre la renta; en una sociedad, el número con el que tributa allí. En el W-8BEN va en la línea 6a y en el W-8BEN-E, en la 9b.

Las instrucciones dejan claras dos reglas. Primera: puedes indicar el FTIN en lugar de un número estadounidense para reclamar beneficios del convenio. Si lo haces, para ese fin no necesitas ITIN y la sociedad no necesita EIN. Segunda: el FTIN es obligatorio si con el formulario documentas una cuenta en una sucursal estadounidense de una entidad financiera y recibes en ella rentas de fuente estadounidense declaradas en el Form 1042-S. Hay excepciones, entre otras si tu país figura en la lista del IRS de países que no asignan números fiscales o si la ley de tu país no te obliga a tener uno; para eso está la casilla 6b del W-8BEN.

Eso sí, el número fiscal de tu país solo sustituye al estadounidense en estos certificados. Una declaración propia en EE. UU., sea el Form 1040-NR o el Form 1120-F, exige siempre un número estadounidense.

7Confirmar, modificar, extraviar

Si has perdido la confirmación del EIN, según el IRS puedes pedir un Entity Transcript, descargarla en tu Business Tax Account como carta digital CP575 o solicitar por teléfono la carta 147C. Si vence una declaración antes de tener el EIN, el IRS indica que escribas «Applied For» y la fecha de la solicitud en el campo del número.

En el caso del ITIN, la confirmación es la carta CP565. Si cambias de nombre, por ejemplo al casarte, escribes a la oficina del ITIN en Austin y adjuntas el justificante. Si te mudas antes de que te asignen el ITIN, comunica la nueva dirección al IRS para que te lleguen la resolución y los documentos originales. Quien tiene varios números, como un EIN para el negocio y un ITIN propio, debe indicar según las Regulations el número ya asignado en la otra solicitud, para que el IRS los vincule.

En resumen

• TIN es el término genérico. Los tres números que casi siempre importan son el EIN para sociedades, y el ITIN y el SSN para personas físicas.
• El IRS asigna el EIN gratis; sin SSN o ITIN del responsable, la solicitud no puede hacerse online, sino por fax, por correo o, para solicitantes internacionales, por teléfono.
• El ITIN se solicita con el Form W-7, normalmente junto con una declaración de impuestos; el IRS habla de siete semanas, y de nueve a once desde el extranjero.
• Solo obtiene un SSN quien es ciudadano estadounidense, tiene green card o puede trabajar en EE. UU.; ITIN y SSN son incompatibles.
• En muchos formularios de EE. UU., el número fiscal de tu país de residencia puede sustituir al estadounidense.

Cómo te ayudamos

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• Tu declaración de la renta en EE. UU.Form 1040 o 1040-NR, con atención en inglés.
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