Demander un ITIN avec le formulaire W-7 : les documents exigés par l'IRS

L'ITIN, l'Individual Taxpayer Identification Number, est le numéro fiscal attribué par l'IRS aux personnes qui ne peuvent pas obtenir de Social Security Number. Un seul formulaire suffit pour le demander, le formulaire W-7, mais l'IRS est intransigeante sur les pièces justificatives. Une pièce d'identité expirée, une copie qui n'a pas été certifiée par l'autorité émettrice ou une déclaration fiscale manquante, et la demande est rejetée. Cette page passe en revue ce qu'exige l'IRS, d'après la loi, 26 U.S.C. § 6109(i), et les instructions du formulaire W-7. Si vous avez besoin du numéro avant votre première déclaration, par exemple pour un compte, une carte ou un contrat, consultez notre page ITIN Express.

1Qui a besoin d'un ITIN, et qui n'en a pas besoin

Vous avez besoin d'un ITIN si vous avez un motif fiscal aux États-Unis et ne pouvez pas obtenir de Social Security Number. Selon l'IRS, vous avez un motif fiscal si vous devez déposer une déclaration fédérale, si vous souhaitez faire valoir par une déclaration un remboursement, un avantage fiscal admis ou des revenus, si vous êtes pris en compte comme conjoint ou personne à charge pour un avantage, ou si vous devez indiquer un numéro pour une autre raison fiscale. Cas typiques pour nos lecteurs européens :

• les nonresidents qui déposent un formulaire 1040-NR, par exemple pour des loyers d'un bien immobilier américain ou des revenus d'une société de personnes américaine,
• les nonresidents qui invoquent un avantage d'une convention fiscale pour lequel le payeur exige un ITIN,
• les conjoints d'un citoyen ou resident américain qui déposent une déclaration commune avec lui,
• les residents au sens du Substantial Presence Test sans autorisation de travail qui déposent un formulaire 1040.

Ne peuvent pas obtenir d'ITIN : les citoyens américains, les titulaires de green card et toute personne pouvant obtenir un SSN, y compris celles qui travaillent aux États-Unis avec un visa de travail. Si une demande de SSN est en cours, vous ne déposez pas de demande d'ITIN. Dès que vous obtenez un SSN, vous n'utilisez plus que lui.

L'ITIN sert uniquement à des fins fiscales. Il n'autorise pas à travailler, ne modifie pas votre statut de séjour, n'ouvre aucun droit aux prestations de la Social Security et ne vaut pas pièce d'identité en dehors du système fiscal. Pour la différence entre ITIN, EIN et SSN, consultez le guide EIN, ITIN, SSN, TIN : quel numéro américain pour quoi.

2Le principe : le formulaire W-7 accompagne la déclaration

En règle générale, l'IRS attribue l'ITIN lors du traitement d'une déclaration fiscale. Vous agrafez le formulaire W-7 en tête de la déclaration pour laquelle vous avez besoin du numéro, vous laissez vide la case du numéro fiscal, et l'IRS y inscrit elle-même l'ITIN une fois attribué. Si votre conjoint ou vos enfants demandent aussi un ITIN, chaque personne joint son propre formulaire W-7 à la même déclaration.

Déposez votre demande avant la date limite de la déclaration. S'il vous faut plus de temps, demandez une prolongation avec le formulaire 4868 ; pas besoin d'ITIN pour cela, inscrivez simplement « ITIN TO BE REQUESTED » sur le formulaire. Les déclarations des années précédentes et les demandes au titre d'une exception peuvent être déposées à tout moment. Pour certains crédits d'impôt, l'ITIN doit déjà être attribué à la date limite de la déclaration, prolongation comprise.

Deux conséquences pratiques. Une déclaration portant un ITIN attribué au cours de l'année civile en cours ne peut pas être déposée en ligne : la première déclaration avec un nouvel ITIN se fait donc sur papier, et vous pouvez joindre plusieurs années à un même formulaire W-7. Et l'envoi ne part pas à l'adresse indiquée dans les instructions du formulaire 1040-NR, mais au service ITIN de l'IRS à Austin, qui transmet la déclaration après l'attribution.

3Les exceptions sans déclaration fiscale

Sans déclaration fiscale, il faut relever de l'une des cinq exceptions prévues par les instructions. Elles couvrent les cas où un tiers, généralement un payeur soumis à des obligations déclaratives ou de retenue, vous demande un ITIN : revenus passifs avec retenue à la source ou avantage conventionnel, salaires ou honoraires avec avantage conventionnel, intérêts hypothécaires sur un bien immobilier américain, vente d'un bien immobilier américain par une personne étrangère et obligations déclaratives des représentants de sociétés étrangères. À la place de la déclaration, vous joignez un justificatif, par exemple une lettre du payeur sur papier à en-tête confirmant qu'il a besoin du numéro pour des paiements de l'année en cours.

Attention aux limites. Si vous devez de toute façon déposer une déclaration, vous ne pouvez pas utiliser la première exception. Si vous êtes rémunéré pour un travail aux États-Unis ou titulaire d'un visa autorisant à travailler, vous devez d'abord demander un SSN et n'obtiendrez un ITIN qu'avec la lettre de refus de la Social Security Administration. L'exception s'indique dans la case h du formulaire W-7 avec son numéro et sa lettre, et pour un avantage conventionnel avec le pays et l'article.

4Le formulaire W-7 ligne par ligne

Le formulaire W-7 tient sur une page. En haut, vous cochez s'il s'agit d'une première demande d'ITIN ou du renouvellement d'un ITIN existant. En dessous, vous choisissez le motif, un seul, celui qui correspond le mieux à votre situation :

• a nonresident ayant besoin d'un ITIN pour un avantage conventionnel, toujours avec h et l'exception,
• b nonresident déposant une déclaration fédérale, même uniquement pour un remboursement,
• c resident au sens du Substantial Presence Test déposant une déclaration,
• d personne à charge d'un citoyen ou resident américain,
• e conjoint d'un citoyen ou resident américain,
• f étudiant, enseignant ou chercheur nonresident,
• g personne à charge ou conjoint d'un nonresident titulaire d'un visa américain,
• h autre, avec description précise, par exemple l'une des exceptions.

Viennent ensuite les informations personnelles. En ligne 1a, votre nom exactement comme sur vos pièces d'identité, en 1b le nom figurant sur votre acte de naissance s'il diffère. La ligne 2 est l'adresse postale à laquelle l'IRS vous renvoie vos originaux et envoie ses courriers. La ligne 3 est votre adresse complète à l'étranger, dans le pays où vous résidez de façon permanente ; pour un avantage conventionnel, ce doit être le pays de la convention. La ligne 4 est la date de naissance au format américain mois, jour, année. En 6a figurent toutes vos nationalités, en toutes lettres. En 6b, vous indiquez le numéro fiscal attribué par votre pays de résidence, en France par exemple le numéro fiscal de référence. La ligne 6c ne concerne qu'un visa américain, la ligne 6d la pièce d'identité avec l'autorité émettrice, le numéro, la date d'expiration et la date d'entrée aux États-Unis ; si vous n'y êtes jamais entré, écrivez « Never entered the United States ». En 6e et 6f, vous indiquez si vous avez déjà eu un ITIN ou un IRSN. Pour les séjours d'affaires, la ligne 6g demande le nom de l'entreprise avec laquelle vous traitez aux États-Unis, sa ville et la durée de votre séjour. Les cases sans objet se remplissent avec « N/A » au lieu d'être laissées vides.

5Les documents : originaux, copies certifiées et passeport

Vos documents prouvent deux choses : votre identité et votre statut d'étranger. Les personnes à charge doivent en plus justifier d'une résidence aux États-Unis, sauf exceptions. L'IRS accepte treize documents. Un seul suffit à lui seul : le passeport. Sans passeport, il vous faut au moins deux documents qui prouvent ensemble les deux points, dont un avec photo. Une carte nationale d'identité européenne ou suisse compte comme pièce d'identité nationale si elle indique le nom, la photo, l'adresse, la date de naissance et la date d'expiration.

Trois règles sont à l'origine de la plupart des demandes de complément :

• Original ou copie certifiée par l'autorité émettrice. Au sens de l'IRS, une copie certifiée est délivrée par l'autorité qui a émis l'original et porte son sceau. Une copie certifiée par quelqu'un d'autre ne répond pas à cette définition. Selon les instructions, les ambassades et consulats américains à l'étranger proposent aussi des certifications ; les services varient selon les pays, et l'IRS conseille de se renseigner au préalable auprès du service des citoyens américains.
• Valide le jour du dépôt. Passeports et pièces d'identité doivent être encore valides au moment du dépôt ; c'est en général le cachet de la poste qui fait foi. Les actes de naissance sont toujours considérés comme valides.
• Les mêmes informations partout. Le nom, la date de naissance et la nationalité figurant sur les documents doivent correspondre aux lignes 1a, 1b, 4 et 6a du formulaire W-7.

L'IRS renvoie les originaux à l'adresse de la ligne 2, selon elle sous 60 jours. Vous pouvez joindre une enveloppe express ou de coursier préaffranchie. Si vous avez besoin de votre passeport pendant ce délai, pour un voyage par exemple, choisissez l'une des voies où les documents sont vérifiés sur place. Les documents en langue étrangère peuvent nécessiter une traduction certifiée si l'IRS l'exige.

6Les voies vers l'IRS : courrier, Taxpayer Assistance Center, Acceptance Agent

Par courrier. Vous envoyez le formulaire W-7, la déclaration ou le justificatif de l'exception et les pièces au service ITIN de l'IRS à Austin, au Texas : par la poste à la boîte postale, par coursier à l'adresse indiquée dans les instructions.

En personne aux États-Unis. Certains Taxpayer Assistance Centers de l'IRS vérifient gratuitement le formulaire W-7 et la plupart des pièces, puis vous les rendent à la fin du rendez-vous. Uniquement sur rendez-vous, et il faut parfois plusieurs semaines pour en obtenir un.

Par un Acceptance Agent. L'IRS agrée deux types d'agents, aux États-Unis comme à l'étranger, et les répertorie par État et par pays. Un Acceptance Agent vous aide à remplir le formulaire, vérifie que le dossier est complet et l'envoie à l'IRS, originaux ou copies certifiées compris. Un Certifying Acceptance Agent peut en plus certifier lui-même les pièces du demandeur et de son conjoint (pour les personnes à charge, le passeport et l'acte de naissance) et rend aussitôt les originaux ; il ne peut pas vérifier les cartes militaires étrangères. Tous deux peuvent traiter les questions avec l'IRS, et le Certifying Acceptance Agent reçoit une copie des avis. Les agents fixent librement leurs honoraires.

La loi, 26 U.S.C. § 6109(i)(1), prévoit expressément pour les demandeurs résidant hors des États-Unis l'envoi par courrier et le dépôt en personne auprès d'agents de l'IRS, d'un Certifying Acceptance Agent agréé ou d'un service désigné par l'IRS dans une ambassade ou un consulat américain. Renseignez-vous auprès de l'ambassade de votre pays pour savoir si et quand elle propose ces rendez-vous.

7Délais, avis et coûts

L'IRS annonce sept semaines avant d'avoir des nouvelles de votre demande. En haute saison, du 15 janvier au 30 avril, et pour les demandes depuis l'étranger, comptez neuf à onze semaines ; selon la Pub. 1915, le courrier international peut prendre nettement plus longtemps. Sans nouvelles passé ce délai, vous pouvez contacter l'IRS, depuis l'étranger au +1 267 941 1000 (numéro payant).

La réponse arrive sous forme d'avis. CP565 : l'ITIN est attribué. CP566 : l'IRS a besoin d'informations complémentaires. CP567 : la demande est rejetée et doit être refaite. La date d'attribution est en général celle à laquelle l'IRS a reçu le dossier complet.

Les instructions ne mentionnent aucun frais de l'IRS pour la demande, et le rendez-vous dans un Taxpayer Assistance Center est gratuit. Les Acceptance Agents et Certifying Acceptance Agents fixent leurs propres tarifs. S'y ajoutent les frais d'envoi et, le cas échéant, les frais de l'administration pour une copie certifiée.

Un ITIN n'est pas valable indéfiniment. S'il n'est utilisé sur aucune déclaration pendant trois années fiscales consécutives, il expire ; le guide Renouveler un ITIN et ITIN expiré explique comment le renouveler.

8Si vous avez besoin du numéro plus tôt

Passer par la déclaration d'impôt convient si vous devez de toute façon en déposer une. Mais beaucoup ont besoin de l'ITIN avant, parce qu'une banque, une demande de carte, un contrat d'achat ou un partenaire l'exige, sans avoir ni déclaration à déposer ni l'une des cinq exceptions. Pour cette situation, nous proposons ITIN Express : une procédure spéciale mise au point avec les avocats de l'équipe, qui ne suppose aucune déclaration préalable. Le délai de traitement de l'IRS reste le même, et seule l'IRS décide de l'attribution. Si vous pouvez attendre, nous demandons l'ITIN avec votre déclaration d'impôt américaine. Pour voir comment l'ITIN et la déclaration s'inscrivent dans vos autres obligations fiscales américaines, consultez le guide Obligations fiscales américaines pour les Européens.

L'essentiel

• Un ITIN est nécessaire à quiconque a besoin d'un numéro à des fins fiscales américaines sans pouvoir obtenir de Social Security Number ; il sert uniquement à des fins fiscales.
• Le formulaire W-7 est en principe joint à la déclaration pour laquelle vous avez besoin du numéro ; sans déclaration, ce n'est possible qu'avec l'une des cinq exceptions de l'IRS.
• Le passeport, en original ou en copie certifiée par l'autorité qui l'a délivré, est le seul document suffisant à lui seul ; toutes les pièces doivent être en cours de validité.
• Vous pouvez déposer votre demande par courrier, dans un Taxpayer Assistance Center aux États-Unis ou par un Acceptance Agent ; un Certifying Acceptance Agent vérifie lui-même la plupart des pièces et vous les rend aussitôt.
• L'IRS annonce sept semaines, neuf à onze semaines en haute saison ou pour les demandes depuis l'étranger.

Comment nous vous aidons

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