Codice fiscale USA: EIN, ITIN o SSN, quale ti serve

«Hai un codice fiscale americano?» Te lo chiede il cliente USA, la piattaforma, la banca o il commercialista, ed è una domanda meno precisa di quanto sembri. Il diritto americano non conosce un unico codice fiscale. Conosce diversi numeri, rilasciati da due autorità diverse, per scopi diversi e a soggetti diversi. Questo articolo spiega i tre che ti riguardano quasi sempre, l'EIN, l'ITIN e l'SSN, ti mostra quale numero va su quale modulo e quando il codice fiscale del tuo Paese europeo sostituisce quello americano.

1Cosa si nasconde dietro il termine codice fiscale USA

Il termine generale è Taxpayer Identification Number, in breve TIN. Secondo i regolamenti della sezione 6109 dell'Internal Revenue Code ne esistono diversi tipi: il Social Security Number, l'Individual Taxpayer Identification Number, l'Adoption Taxpayer Identification Number e l'Employer Identification Number. I primi tre identificano persone fisiche, l'EIN identifica i datori di lavoro e tutti i soggetti che non sono persone fisiche: società di capitali, società di persone, trust ed eredità.

L'SSN lo rilascia la Social Security Administration, tutti gli altri numeri l'IRS. A vista si distinguono appena. SSN e ITIN hanno il formato 000-00-0000 e, secondo l'IRS, l'ITIN inizia sempre con un 9. L'EIN ha il formato 00-0000000. Se vedi il trattino dopo la seconda cifra, quindi, sai che si tratta di una società.

Quando serve un numero lo stabiliscono i moduli. Secondo l'IRS, un TIN va indicato sulle dichiarazioni dei redditi, sulle comunicazioni e su molte certificazioni. Su un modulo come il W-8BEN è richiesto se rivendichi i benefici di una convenzione (salvo per i redditi da titoli negoziati in borsa), se dichiari redditi effettivamente connessi a un'attività negli USA o se chiedi un'esenzione per determinate rendite.

2L'EIN: il numero della tua società

L'EIN è il codice fiscale federale di un'impresa. Secondo l'IRS ne ha bisogno ogni società di persone, ogni LLC e ogni corporation, così come chiunque abbia dipendenti o trattenga imposte sui pagamenti a nonresident alien. La LLC unipersonale ha bisogno dell'EIN, tra l'altro, per il 1120 pro forma con il Form 5472, la LLC con più soci per il Form 1065. Quale dichiarazione presenta la tua LLC lo trovi nel nostro articolo sulla dichiarazione dei redditi della LLC americana.

Presso l'IRS il numero non costa nulla, e l'IRS mette espressamente in guardia dai siti che chiedono soldi per un EIN. Puoi richiederlo in quattro modi. Online si può solo se la società è costituita negli USA, ha la sede principale negli USA e il responsabile possiede un SSN o un ITIN. Senza questo numero restano fax e posta: via fax l'IRS indica circa quattro giorni lavorativi, per posta circa quattro settimane. Se la sede principale è fuori dagli USA, puoi richiedere l'EIN anche per telefono al 267-941-1099, dal lunedì al venerdì dalle 6 alle 23, ora della costa orientale.

Nella domanda, il Form SS-4, va indicata la Responsible Party: la persona fisica che in ultima istanza possiede o controlla la società. Se non ha né SSN né ITIN e non può ottenerli, alla riga 7b scrive «foreign» o N/A. Secondo l'IRS un prestanome non può presentare la domanda. L'IRS rilascia un solo EIN al giorno per ogni responsabile. Costituisci prima la società presso lo Stato e poi richiedi il numero; altrimenti, secondo l'IRS, la domanda può subire ritardi.

L'EIN puoi usarlo subito, per esempio per aprire un conto o per una licenza commerciale. Per la presentazione elettronica di una dichiarazione e per il controllo nel sistema TIN Matching l'IRS calcola fino a due settimane. Un EIN non si può cancellare, l'IRS può solo disattivarlo. Se cambiano la compagine proprietaria o la forma giuridica, di regola te ne serve uno nuovo; per un nuovo nome, un nuovo indirizzo o una nuova Responsible Party no.

2.1L'EIN solo per la convenzione

Anche una società estera senza obbligo di dichiarazione negli USA può avere bisogno di un EIN, per esempio una società europea che sul suo W-8BEN-E rivendica una convenzione contro le doppie imposizioni e non indica un codice fiscale estero. L'IRS prevede una procedura apposita: sul Form SS-4 si riporta una dicitura come «For W-8BEN Purposes Only» e l'IRS registra la società senza obbligo di dichiarazione. Se in seguito la contatta comunque per una dichiarazione, la società deve rispondere subito che non è tenuta a presentarla.

Continua a leggere →

3L'ITIN: il codice fiscale per chi non ha l'SSN

L'ITIN è il numero per le persone fisiche che hanno uno scopo fiscale ma non possono ottenere l'SSN. Lo dicono sia i regolamenti della sezione 6109 sia il sito dell'IRS. Secondo l'IRS hai uno scopo fiscale se devi presentare una dichiarazione federale negli USA, se chiedi un rimborso o un beneficio fiscale con una dichiarazione, se vieni considerato come coniuge o familiare a carico per un beneficio o se devi indicare un numero per un altro motivo fiscale. Una dichiarazione composta solo da zeri, secondo l'IRS, di regola non dimostra uno scopo del genere.

L'ITIN è solo un codice fiscale. Non ti autorizza a lavorare negli USA, non cambia il tuo status di soggiorno, non dà diritto alle prestazioni della Social Security e, al di fuori del diritto tributario federale, non vale come documento d'identità.

3.1Cosa chiede l'IRS per la domanda

L'ITIN si richiede con il Form W-7. Nel Form W-7 indichi perché ti serve il numero; le istruzioni elencano i motivi dalla a alla h, per esempio la richiesta dei benefici di una convenzione da parte di un nonresident alien o la sua dichiarazione dei redditi. Di norma al Form W-7 si allega la dichiarazione federale per cui ti serve il numero, cioè il Form 1040 o il Form 1040-NR; il campo del numero resta vuoto, l'ITIN lo inserisce l'IRS. Per alcuni casi le istruzioni prevedono eccezioni a questa regola, con documentazione specifica da allegare.

Servono poi documenti che provino la tua identità e il tuo status di straniero. L'IRS accetta tredici documenti. Il passaporto è l'unico che basta da solo. Almeno un documento deve avere una foto e tutti devono essere validi. Si richiedono originali o copie autenticate dall'autorità che li ha rilasciati; una semplice autenticazione notarile di regola non basta. Secondo le istruzioni, anche ambasciate e consolati USA offrono le autenticazioni.

Puoi presentare la domanda per posta all'ufficio ITIN dell'IRS ad Austin, di persona su appuntamento in un Taxpayer Assistance Center con servizio ITIN negli USA, oppure tramite un Acceptance Agent. Un Certifying Acceptance Agent, presente anche fuori dagli USA, può verificare lui stesso la maggior parte dei documenti e te li restituisce subito; gli originali spediti per posta, secondo l'IRS, ti tornano entro 60 giorni. Per la risposta sulla tua domanda l'IRS indica sette settimane, che diventano da nove a undici nell'alta stagione dal 15 gennaio al 30 aprile e per le domande dall'estero. L'assegnazione l'IRS la conferma con la lettera CP565.

Se non usi l'ITIN su nessuna dichiarazione federale per tre anni fiscali consecutivi, scade il 31 dicembre del terzo anno. Prima di usarla di nuovo dovrai rinnovarla. Trovi di più nei nostri articoli Richiedere l'ITIN e ITIN scaduta.

Continua a leggere →

4L'SSN: il numero con permesso di lavoro

Il Social Security Number non lo rilascia l'IRS ma la Social Security Administration, con il Form SS-5 e dietro prova di identità, età e cittadinanza o diritto di soggiorno. Chi può ottenerlo lo stabilisce il 20 CFR 422.104. Ne hanno diritto i cittadini USA, gli stranieri con green card e gli stranieri autorizzati a lavorare negli USA su un'altra base legale, per esempio con un visto di lavoro.

Senza permesso di lavoro l'autorità rilascia un SSN solo per un motivo valido che non abbia a che fare con il lavoro. La norma ne prevede due: una legge federale richiede l'SSN per una prestazione finanziata con fondi federali a cui hai già diritto, oppure una legge statale lo richiede per un sussidio pubblico. Una tessera di questo tipo riporta la dicitura «NOT VALID FOR EMPLOYMENT». Una dichiarazione dei redditi, un conto personale o un conto aziendale non rientrano in questi motivi. Chi ha bisogno di un numero solo a fini fiscali riceve un ITIN.

ITIN e SSN si escludono a vicenda. Chi ha un SSN o ne ha diritto non riceve un ITIN, e chi ha una domanda di SSN in corso lo riceve solo dopo che l'autorità l'ha respinta. Se dopo l'ITIN ottieni un SSN, per esempio con un visto di lavoro, lo comunichi all'IRS e da quel momento usi solo l'SSN. Al contrario, un SSN rilasciato resta il tuo numero per tutti gli scopi fiscali, anche se lasci gli USA e torni a essere nonresident alien.

5Quale numero per cosa

Per chi fa impresa dall'Italia, dal Ticino o dal resto d'Europa, i numeri sono quasi sempre due: l'EIN per la società americana e un numero personale per il titolare, non appena deve presentare lui stesso una dichiarazione negli USA. L'esempio più comune è la LLC unipersonale con attività negli Stati Uniti. La società ha bisogno dell'EIN per il suo Form 1120 pro forma, mentre il titolare ha bisogno di un SSN o di un ITIN per il suo Form 1040-NR, perché fiscalmente l'utile è suo. Come costituire una società così senza residenza negli USA te lo spieghiamo nella nostra guida alla costituzione di una LLC americana.

Non tutti i numeri richiesti devono essere americani. Un libero professionista che lavora per un cliente USA di norma non ha bisogno di un numero americano sul suo W-8BEN, finché non chiede benefici previsti da una convenzione. E anche quando li chiede, i moduli spesso accettano al suo posto il codice fiscale del Paese di residenza. Tutti i dettagli li trovi nelle nostre guide alla compilazione del W-8BEN e del W-8BEN-E.

6Il tuo codice fiscale europeo sui moduli americani

I moduli americani lo chiamano Foreign Tax Identifying Number, in breve FTIN. È il numero che il tuo Paese di residenza ti ha assegnato per l'imposta sul reddito; per una società, il numero con cui lì viene tassata. Sul W-8BEN va alla riga 6a, sul W-8BEN-E alla riga 9b.

Dalle istruzioni emergono due regole importanti. Primo: puoi indicare l'FTIN al posto di un numero americano per chiedere i benefici della convenzione. In questo caso, a quello scopo, non ti serve un ITIN e alla società non serve un EIN. Secondo: l'FTIN diventa obbligatorio se con il modulo documenti un conto presso una sede americana di un istituto finanziario e su quel conto ricevi redditi di fonte USA dichiarati sul Form 1042-S. Le eccezioni valgono, tra l'altro, se il tuo Paese di residenza figura nell'elenco IRS dei Paesi che non rilasciano codici fiscali, o se la legge del tuo Paese non ti obbliga ad averne uno; per questo sul W-8BEN c'è la casella 6b.

Attenzione però: il codice fiscale del tuo Paese di residenza sostituisce il numero americano solo su queste certificazioni. Una dichiarazione americana vera e propria, Form 1040-NR o Form 1120-F, richiede sempre un numero USA.

7Conferma, modifiche, smarrimento

Hai perso la conferma dell'EIN? Secondo l'IRS puoi richiedere un Entity Transcript, scaricarla dal Business Tax Account come lettera digitale CP575 oppure chiedere per telefono la lettera 147C. Se una dichiarazione scade prima che l'EIN arrivi, l'IRS indica di scrivere "Applied For" e la data della domanda nel campo del numero.

Per l'ITIN la conferma è la lettera CP565. Se cambi nome, ad esempio con il matrimonio, scrivi all'ufficio ITIN di Austin allegando la documentazione. Se traslochi prima che l'ITIN venga rilasciato, comunica all'IRS il nuovo indirizzo, così notifica e documenti originali ti arrivano. Chi ha più numeri, ad esempio un EIN per l'attività e un ITIN per sé, secondo le Regulations indica il numero già ottenuto nell'altra domanda, così l'IRS può collegarli.

In sintesi

• TIN è il termine generale. I tre numeri di cui si parla quasi sempre sono l'EIN per le società, l'ITIN e l'SSN per le persone fisiche.
• L'EIN viene rilasciato gratuitamente dall'IRS; senza SSN o ITIN del responsabile la domanda non si fa online, ma via fax, per posta o, per chi la presenta dall'estero, per telefono.
• L'ITIN si richiede con il Form W-7, di solito insieme a una dichiarazione dei redditi; l'IRS indica sette settimane, dall'estero da nove a undici.
• L'SSN spetta solo a chi è cittadino americano, ha la green card o è autorizzato a lavorare negli USA; ITIN e SSN si escludono a vicenda.
• Su molti moduli americani il codice fiscale del tuo Paese di residenza può sostituire il numero USA.

Come ti aiutiamo

• ITIN ExpressIl tuo ITIN con la nostra procedura speciale, senza dichiarazione dei redditi.
• Richiedi l'EINIl codice fiscale americano della tua società, richiesto da noi.
• La tua dichiarazione dei redditi USAForm 1040 o 1040-NR, con assistenza in inglese.
• Consulenza sulle tasse USALa tua domanda sul fisco americano, con risposte da chi conosce entrambe le sponde dell'Atlantico.