ITIN expirée : quand la renouveler avec le formulaire W-7

Beaucoup d'Européens ont obtenu un jour une ITIN, pour un appartement loué aux États-Unis, une participation, une déclaration commune avec un conjoint américain, puis l'ont oubliée. Tout va bien un moment. Puis arrive une nouvelle déclaration, une vente ou un remboursement, et l'IRS vous signale que le numéro n'est plus valable. Une ITIN n'est pas un numéro à vie : elle ne vit que tant que vous l'utilisez. Cette page explique quand elle expire, comment vérifier son statut, quand la renouveler (et quand ce n'est pas nécessaire) et comment se passe le renouvellement avec le formulaire W-7. Pour une première demande, consultez le guide Formulaire W-7 et pièces pour l'ITIN.

1Ce que dit la loi

La règle figure à l'26 U.S.C. § 6109(i)(3), introduite en décembre 2015. Une ITIN attribuée après le 31 décembre 2012 reste en vigueur tant que, sur trois années fiscales consécutives suivant son attribution, vous déposez au moins une fois une déclaration ou figurez comme personne à charge sur la déclaration de quelqu'un d'autre. Sans l'un ni l'autre pendant trois ans, elle expire. La loi rattache la fin au délai de déclaration de la troisième année ; dans ses documents, l'IRS retient le 31 décembre comme date d'expiration.

Le mot clé est « utilisée ». Peu importe que vous soyez allé aux États-Unis, que vous ayez eu des revenus ou communiqué le numéro à une banque. Seule compte sa présence sur une déclaration fiscale fédérale. Celui qui a vendu son appartement locatif et n'a plus eu de déclaration à déposer perd son ITIN au bout de trois ans, même s'il en a besoin plus tard. À l'inverse, chaque déclaration qui la mentionne la maintient en vie.

Le conjoint et les enfants comptent aussi : si leur ITIN figure sur votre déclaration comme personne à charge, cela vaut utilisation. Depuis l'année fiscale 2018, toutefois, conjoints et personnes à charge n'obtiennent et ne conservent une ITIN que s'ils figurent sur la déclaration pour un avantage fiscal admis ou déposent leur propre déclaration. Cela inclut la déclaration commune avec le conjoint, l'imposition en tant que Head of Household ou Qualifying Surviving Spouse et certains crédits pour la formation, l'assurance maladie, la garde d'enfants et les autres personnes à charge.

2Les ITIN antérieures à 2013

Pour les numéros plus anciens, la loi a prévu un calendrier progressif. Les ITIN attribuées avant 2013 sont restées valables au plus tard jusqu'à une date fixe, selon l'année d'attribution entre le 1 janvier 2017 et le 1 janvier 2020, et plus tôt en cas de non-utilisation. L'IRS résume clairement le résultat : toutes les ITIN antérieures à 2013 jamais renouvelées ont expiré. Si vous avez un tel numéro et voulez l'inscrire sur une nouvelle déclaration, joignez une demande de renouvellement à cette déclaration.

Cela concerne beaucoup de personnes qui ont obtenu leur ITIN il y a longtemps pour un achat immobilier, une succession ou une participation. L'ancien numéro n'est pas perdu : le renouvellement le réactive, et la date d'attribution retenue reste celle de sa toute première attribution.

3Vérifier si votre ITIN est encore valable

Pour vérifier, l'IRS renvoie à vos données fiscales dans votre compte en ligne IRS. Vous y voyez pour quelles années des déclarations ont été reçues sous votre numéro. Sans accès, reconstituez la situation à partir de vos propres documents : pour quelle année fiscale avez-vous déposé en dernier un formulaire 1040 ou 1040-NR portant votre ITIN ? Pour quelle année quelqu'un vous a-t-il déclaré comme personne à charge ? Si trois années fiscales se sont écoulées depuis sans déclaration de ce type, le numéro a expiré selon la règle de l'IRS.

Ne comptez pas sur un rappel. Vérifiez le statut avant votre prochaine déclaration. En cas de doute, il est plus simple de joindre directement le renouvellement à cette déclaration que de subir le retard qu'entraîne un numéro expiré.

4Quand renouveler, et quand ce n'est pas nécessaire

Vous ne devez renouveler une ITIN expirée que si elle doit de nouveau figurer sur une déclaration fiscale fédérale. Pour le reste :

• Déclarations de tiers. Si votre ITIN n'apparaît que sur des déclarations d'information que d'autres déposent au sujet de paiements qu'ils vous versent, par exemple le formulaire 1099 ou 1042-S, inutile de la renouveler. Les ITIN expirées peuvent continuer à y être utilisées. Si vous avez besoin du numéro plus tard pour votre propre déclaration, vous le renouvellerez à ce moment-là.
• Prolongation de délai et acomptes. Pour le formulaire 4868 et pour les acomptes avec le formulaire 1040-ES ou 1040-ES (NR), une ITIN valable n'est pas nécessaire. Le fonctionnement des acomptes est expliqué dans le guide Estimated Tax aux États-Unis.
• Social Security Number. Si vous avez désormais un SSN, par exemple parce que vous vivez aux États-Unis avec une green card ou un visa de travail, vous ne renouvelez pas l'ITIN. Vous utilisez uniquement le SSN, et l'IRS ne vous attribuera plus d'ITIN.

Le renouvellement est en principe lié à une déclaration. Sans déclaration, il n'est possible qu'au titre d'une des exceptions de l'IRS, par exemple lorsqu'un payeur exige le numéro pour des paiements soumis à retenue à la source dans l'année en cours et le confirme par écrit.

5Renouveler avec le formulaire W-7

Le renouvellement est une demande avec le formulaire W-7, comme la première, avec quelques particularités :

1. En haut à droite, cochez « Renew an existing ITIN ».
2. Dans la section sur le motif de la demande, cochez quand même le motif qui vous concerne, par exemple b pour un non-résident qui dépose une déclaration. Ce choix est obligatoire.
3. À la ligne 6e, cochez « Yes » si vous connaissez votre ITIN et inscrivez à la ligne 6f le numéro et le nom sous lequel il a été attribué. Sinon, cochez « No/Don’t know ». Sans le numéro, le traitement prend plus de temps.
4. Si votre nom a changé, joignez un justificatif, par exemple un acte de mariage ou une décision de justice.
5. Joignez les mêmes pièces que pour la première demande : le passeport en cours de validité seul ou deux documents reconnus, en original ou en copie certifiée par l'autorité émettrice.
6. Agrafez le formulaire W-7 en tête de la déclaration fiscale fédérale sur laquelle l'ITIN doit figurer et envoyez le tout au service ITIN de l'IRS à Austin, sauf si une exception de l'IRS s'applique.

Au lieu de la poste, vous pouvez aussi passer par un Acceptance Agent ou un Certifying Acceptance Agent, ou par un Taxpayer Assistance Center aux États-Unis. Un Certifying Acceptance Agent vérifie lui-même la plupart des pièces et vous rend aussitôt votre passeport. Selon l'IRS, le traitement prend, comme pour la première demande, sept semaines, et neuf à onze semaines en haute saison et pour les demandes venant de l'étranger.

6Déclarer avec une ITIN expirée : les conséquences

L'IRS traite une déclaration portant une ITIN expirée, mais plus lentement, et certains avantages manquent tant que le numéro n'est pas renouvelé. L'IRS cite trois conséquences : le traitement peut être retardé, certains crédits ne peuvent pas être demandés sans renouvellement, et il peut en résulter un remboursement réduit ou un solde à payer avec pénalités et intérêts.

Pour les non-résidents, une règle s'ajoute : déductions et crédits ne sont accordés qu'avec une déclaration déposée dans les délais. Repousser le renouvellement et déposer en retard pour cette raison, c'est risquer bien plus qu'un simple retard. L'articulation entre délais et prolongations est expliquée dans le guide Délai de la déclaration fiscale américaine. Si vous avez déjà sauté plusieurs années, le guide Régulariser ses déclarations fiscales américaines vous montre comment vous remettre en règle.

7Trois situations typiques

L'appartement locatif vendu. Un Allemand a obtenu son ITIN pour un appartement loué aux États-Unis et a déposé chaque année un formulaire 1040-NR. Après la vente, plus de déclaration, et trois années fiscales plus tard le numéro a expiré. S'il hérite ensuite de titres américains et veut récupérer une retenue à la source prélevée en trop, il lui faut une déclaration, à laquelle il joint le renouvellement.

L'ancien numéro de l'achat immobilier. Une Suissesse a obtenu son ITIN bien avant 2013 pour l'achat d'une maison de vacances et ne l'a jamais renouvelée. Le numéro a expiré. Si elle vend la maison, l'IRS prévoit pour les parties à la vente d'un bien immobilier américain par une personne étrangère une exception propre, qui permet de déposer le formulaire W-7 sans déclaration, justifiée par les formulaires de retenue à la source sur la vente et le contrat de vente. Pour déclarer la plus-value, elle aura de toute façon de nouveau besoin du numéro.

Le conjoint sur la déclaration commune. Un Autrichien est marié à une Américaine, et tous deux déclarent ensemble. Tant qu'il figure sur la déclaration commune, son ITIN est considérée comme utilisée. Si le couple déclare séparément pendant quelques années et qu'il n'apparaît sur aucune déclaration, elle peut expirer. S'ils reviennent à la déclaration commune, il y joint le renouvellement.

Ces trois cas sont des exemples destinés à illustrer les règles, et non des dossiers réels de nos clients.

8Garder votre ITIN active

Le renouvellement le plus simple, c'est celui dont vous n'avez pas besoin. Si vous savez que vous aurez de nouveau besoin de ce numéro, par exemple pour un bien immobilier, une participation ou de futurs revenus de capitaux américains, veillez à ce qu'il figure au moins une fois tous les trois ans sur une déclaration fédérale, la vôtre ou celle de votre conjoint en tant que personne à charge. Déposer une déclaration uniquement dans ce but ne suffit pas toujours : selon l'IRS, une déclaration dont tous les montants sont à zéro ne répond en général à aucun objectif fiscal.

Pour savoir comment l'ITIN s'inscrit dans vos autres obligations fiscales américaines, du statut de resident ou nonresident jusqu'aux échéances, consultez notre guide Obligations fiscales aux États-Unis pour les Européens. Si vous ne souhaitez pas gérer vous-même la déclaration et le renouvellement, nous nous occupons des deux : votre déclaration d'impôts américaine.

L'essentiel

• Une ITIN attribuée après 2012 expire si elle ne figure sur aucune déclaration fédérale pendant trois années fiscales consécutives ; les ITIN antérieures à 2013 jamais renouvelées ont déjà expiré.
• Le renouvellement n'est nécessaire que si le numéro doit de nouveau figurer sur une déclaration ; sur les formulaires émis par des tiers, comme le Form 1099 ou 1042-S, une ITIN expirée peut continuer à être utilisée.
• Le renouvellement passe par le Form W-7, case « Renew an existing ITIN » cochée, avec l'ancien numéro, les mêmes justificatifs que pour la première demande et, en général, la déclaration d'impôts.
• Déclarer avec une ITIN expirée expose à des retards, et certains crédits d'impôt restent bloqués jusqu'au renouvellement.

Comment nous vous aidons

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