Remplir le W-8BEN : guide pour indépendants et particuliers

Le client américain ne paie qu'une fois le formulaire reçu. La plateforme bloque le versement tant qu'il n'est pas téléversé. La banque le réclame avant d'ouvrir le compte-titres. Le W-8BEN est plus court que sa réputation : une page, trois parties, une signature. Ce guide le passe en revue ligne par ligne, d'après le formulaire et les instructions de l'IRS dans leur version d'octobre 2021. Il vous dit qui remplit ce formulaire et qui en a besoin d'un autre, ce qu'un indépendant indique en partie II et quel article de quelle convention s'applique.

1À quoi sert le W-8BEN

Son titre complet : Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting (Individuals). Avec ce formulaire, vous certifiez au payeur que vous n'êtes pas une US person, que vous êtes le bénéficiaire effectif des revenus et, si vous le revendiquez, que vous résidez dans un État lié aux États-Unis par une convention de non-double imposition.

Selon les instructions, les personnes étrangères paient sur certains revenus de source américaine un impôt de 30 % sur le montant brut, retenu par le payeur : intérêts, dividendes, loyers, redevances, primes, rentes, rémunérations de services et autres revenus périodiques. Avec un W-8BEN valide, le payeur peut appliquer le taux prévu par la convention. Sans formulaire, il peut devoir retenir 30 % ou appliquer le taux du backup withholding prévu à la section 3406. En revanche, il peut se fier à un formulaire correctement rempli et traiter le paiement comme un paiement à une personne étrangère.

Le formulaire ne va pas à l'IRS. Vous le remettez à celui qui le demande (client, plateforme, prestataire de paiement ou établissement financier), et ce avant le paiement. Chaque payeur a en principe besoin de son propre formulaire. Si un même payeur vous verse plusieurs types de revenus soumis à des taux conventionnels différents, il peut, selon les instructions, exiger un formulaire par type. Pour un panorama des cinq formulaires W-8, consultez notre article sur les formulaires W-8 de l'IRS.

2Qui le remplit et qui a besoin d'un autre formulaire

Le W-8BEN est le formulaire des personnes physiques qui ne sont pas citoyennes américaines ni résidentes fiscales aux États-Unis, les nonresident aliens du droit fiscal. Vous le remettez lorsque vous percevez des revenus soumis à retenue, ou lorsqu'un établissement financier étranger s'en sert pour vous identifier comme titulaire de compte. Selon les instructions, vous le remettez aussi si vous ne revendiquez aucun taux réduit.

Si vous êtes l'unique propriétaire d'une LLC américaine qui n'a pas opté pour l'imposition comme corporation, c'est vous, selon les instructions, le bénéficiaire effectif de ses revenus. Vous remplissez donc le W-8BEN à votre propre nom. Si le compte est au nom de la LLC, vous pouvez l'indiquer en ligne 7 avec le nom et le numéro de compte de la LLC.

Il vous faut un autre formulaire si vous êtes citoyen américain, même en vivant hors des États-Unis avec un second passeport, ou résident fiscal américain : dans ce cas, le W-9. Pour une rémunération d'un travail effectué vous-même aux États-Unis et pour laquelle vous revendiquez une exonération, c'est le Form 8233 ou le Form W-4. Les revenus d'une activité commerciale propre aux États-Unis relèvent du W-8ECI, sauf s'ils vous parviennent via une société de personnes. Pour votre société, il existe le W-8BEN-E ; notre guide du W-8BEN-E explique comment le remplir.

3Indépendants : tout dépend de l'endroit où vous travaillez

Pour un indépendant, la question clé n'est pas une ligne du formulaire mais le lieu de travail. Selon la section 862(a)(3) de l'Internal Revenue Code, les rémunérations de travail ou de services personnels fournis hors des États-Unis sont des revenus de source étrangère. Or la retenue de 30 % du chapitre 3 vise les revenus de source américaine. Si vous codez, traduisez, concevez ou conseillez depuis Lyon, Liège ou Lausanne pour un client au Texas, ces honoraires ne sont donc pas des revenus soumis à une telle retenue.

Pourquoi le client réclame-t-il malgré tout un W-8BEN ? Parce qu'il doit prouver qu'il paie une personne étrangère. Selon les instructions, le formulaire sert aussi à justifier une exemption des obligations déclaratives américaines et du backup withholding. Les prestataires de paiement qui déclarent les paiements par carte et via plateformes au titre de la section 6050W peuvent également vous le demander.

Selon la section 861(a)(4), les redevances pour l'usage de droits d'auteur, de brevets ou de marques aux États-Unis sont aussi de source américaine. Auteur, photographe, musicien ou développeur qui concède des licences aux États-Unis, vous revendiquez pour cela la convention en partie II.

4Partie I : vos informations personnelles

La partie I se remplit toujours. Le tableau présente ses huit lignes. Trois d'entre elles suscitent le plus de questions.

La ligne 2 demande la nationalité. Si vous en avez deux, indiquez selon les instructions celle de l'État dont vous êtes citoyen et où vous vivez au moment de remplir le formulaire. Si vous ne vivez dans aucun de ces États, indiquez celui où vous avez vécu en dernier. Si l'une de vos nationalités est américaine, le W-8BEN n'est pas le bon formulaire.

La ligne 3 demande votre adresse dans l'État où vous êtes résident au regard de son impôt sur le revenu. Boîte postale, adresse bancaire ou simple adresse de correspondance ne sont pas admises. Si vous revendiquez une convention, la résidence se détermine selon celle-ci. Si vous n'êtes résident fiscal nulle part, c'est le lieu où vous vivez habituellement qui compte.

Les lignes 5 et 6a vont de pair. Un numéro fiscal américain (SSN ou ITIN) ne figure en ligne 5 que s'il est requis. Selon les instructions, il est obligatoire si vous êtes associé d'une société de personnes américaine exerçant une activité, si vous revendiquez une exonération pour certaines rentes au titre de la section 871(f), ou si vous revendiquez une convention sans indiquer en ligne 6a de numéro fiscal de votre État de résidence. Pour les dividendes et intérêts d'actions et obligations cotées, et pour les parts de fonds d'investissement enregistrés, aucun numéro n'est nécessaire pour revendiquer la convention. Pour vous y retrouver, consultez notre article sur le numéro fiscal américain.

5Partie II : la convention fiscale

Vous remplissez la partie II si vous revendiquez les avantages d'une convention pour des paiements soumis à la retenue du chapitre 3 ou de la section 1446. Elle compte deux lignes.

5.1Ligne 9 : votre État de résidence

En ligne 9, indiquez l'État dont vous êtes résident au sens de la convention, par exemple la France, la Belgique, le Luxembourg ou la Suisse. Votre signature en partie III confirme cette résidence.

5.2Ligne 10 : taux et conditions particuliers

La ligne 10 ne vous concerne que si le taux dépend de conditions que ni la ligne 9 ni la partie III ne couvrent. Pour les intérêts et les dividendes ordinaires, les instructions indiquent qu'elle n'est généralement pas nécessaire : les 15 % sur les dividendes et le taux zéro sur les intérêts s'appliquent sans autre précision. Les instructions citent trois cas où la ligne 10 doit être remplie, et ils comptent pour les lecteurs européens.

Premier cas : les redevances, lorsque la convention prévoit des taux différents selon leur nature. Une convention peut par exemple autoriser jusqu'à 10 % sur les droits de films et de télévision et zéro sur les autres redevances ; vous indiquez alors l'article, le paragraphe, le taux et la nature du revenu. Deuxième cas : les bénéfices d'entreprise qui ne sont rattachés à aucun établissement stable aux États-Unis. Vous inscrivez l'article et déclarez que ces bénéfices ne relèvent d'aucun établissement stable américain. Troisième cas : les étudiants et chercheurs qui veulent faire exonérer leurs bourses en vertu d'un article de la convention.

Si vous êtes lié au payeur au sens du § 267(b) ou du § 707(b) et que les paiements dépassent 500 000 $ sur l'année civile, les instructions prévoient en général le dépôt supplémentaire du Form 8833, la déclaration d'une position conventionnelle. Les taux prévus par les conventions fiscales sont détaillés dans notre article sur la retenue à la source américaine.

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6Partie III : la signature

La signature revient à vous-même, en tant que bénéficiaire effectif, ou à un mandataire. Si un mandataire signe, il joint la procuration ou une copie (le Form 2848 peut servir) et coche la case confirmant qu'il est habilité à signer pour vous. La date s'écrit au format mois, jour, année : 10-24-2026 pour le 24 octobre 2026.

En signant, vous certifiez sous peine de sanctions plusieurs points : que les revenus vous reviennent, que vous n'êtes pas une US person, que les revenus ne sont pas effectivement liés à une activité commerciale aux États-Unis ou n'y sont pas imposables en vertu de la convention, et que vous résidez dans l'État indiqué à la ligne 9. Beaucoup de payeurs acceptent le formulaire en ligne. Selon les instructions, une signature électronique doit montrer qu'une personne habilitée a signé électroniquement, par exemple avec la date, l'heure et une mention. Taper simplement votre nom sur la ligne ne suffit pas.

7Validité et changements

Le W-8BEN est en principe valable du jour de la signature jusqu'au dernier jour de la troisième année civile suivante. Un formulaire signé le 30 septembre 2026 reste donc valable jusqu'au 31 décembre 2029. Sous certaines conditions, les instructions prévoient aussi une validité illimitée tant que rien ne change ; le détail figure dans les Regulations relatives aux § 1441 et § 1471.

Si une information devient inexacte, vous devez prévenir le payeur dans les 30 jours et lui remettre un nouveau formulaire. Selon les instructions, un déménagement aux États-Unis constitue toujours un tel changement. Si vous invoquez une convention, cela vaut aussi pour un déménagement dans un autre État ; un déménagement à l'intérieur du même État, en revanche, généralement pas. Si vous devenez citoyen américain ou résident fiscal aux États-Unis, par exemple parce que vous atteignez le nombre de jours du Substantial Presence Test, vous prévenez également le payeur sous 30 jours et lui fournissez le cas échéant un W-9.

8Cas particuliers : LLC, compte joint, société de personnes

Pour votre LLC à associé unique, vous remplissez le formulaire comme décrit, à votre nom. Si la LLC veut, en tant qu'entité hybride, invoquer elle-même une convention, le bon formulaire est le W-8BEN-E. Les déclarations que votre LLC dépose auprès de l'IRS sont présentées dans notre article sur la déclaration fiscale de la LLC américaine.

Lorsque des revenus ou un compte appartiennent à plusieurs personnes, les instructions prévoient que le payeur ne les traite comme étrangers que si tous les titulaires remettent un W-8BEN ou un W-8BEN-E. Si l'un d'eux remet un W-9, le paiement est considéré comme versé à une US person.

Si vous êtes associé d'une société de personnes américaine exerçant une activité aux États-Unis, par exemple une LLC à plusieurs associés, les instructions indiquent qu'en règle générale une part du bénéfice de cette activité vous est attribuée. Vous êtes alors vous-même considéré comme exerçant une activité aux États-Unis, devez déposer une déclaration américaine et avez besoin d'un numéro fiscal américain, à porter à la ligne 5. La société retient l'impôt sur votre quote-part en vertu du § 1446, et vous l'imputez dans votre déclaration.

L'essentiel

• Le W-8BEN certifie au payeur que vous n'êtes pas une US person et que les revenus vous reviennent ; il s'adresse au payeur, pas à l'IRS.
• Si vous travaillez en indépendant hors des États-Unis, vos honoraires ne sont pas des revenus de source américaine et ne subissent donc aucune retenue au titre du chapitre 3 ; le formulaire sert alors à documenter votre statut.
• Un numéro fiscal américain n'est nécessaire que dans certains cas ; pour bénéficier d'une convention, le numéro fiscal de votre État de résidence à la ligne 6a suffit souvent.
• La partie II indique l'État de résidence ; la ligne 10 ne sert qu'aux taux soumis à des conditions particulières, comme des taux différents selon les redevances.
• Le formulaire est valable jusqu'à la fin de la troisième année civile suivant la signature ; en cas de changement, y compris un déménagement aux États-Unis, un nouveau formulaire s'impose sous 30 jours.

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