Remplir le W-8BEN-E pour une société de capitaux ou une LLC : chaque ligne expliquée

Un jour ou l'autre, un client américain, une plateforme ou un licencié envoie à votre société un formulaire de huit pages et trente parties : le W-8BEN-E. Sans ce formulaire, le payeur peut retenir 30 % sur de nombreux paiements. Correctement rempli, il permet d'appliquer le taux prévu par la convention fiscale, souvent nul pour les redevances et les intérêts versés à une société européenne. Ce guide suit le formulaire et ses instructions dans la version publiée par l'IRS en octobre 2021. Il montre quelles parties une société de capitaux européenne remplit réellement, quel article de convention elle cite et pourquoi une LLC américaine a généralement besoin d'un autre formulaire.

1À quoi sert le formulaire

Son titre complet est Certificate of Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting (Entities). Par ce formulaire, une société étrangère certifie trois choses au payeur : qu'elle n'est pas une US person, qu'elle est le bénéficiaire effectif des revenus et, si elle le revendique, qu'elle réside dans un État signataire d'une convention et en remplit les conditions.

Le contexte figure dans les instructions. Les personnes étrangères paient un impôt de 30 % sur le montant brut de certains revenus de source américaine, retenu par le payeur : intérêts, dividendes, loyers, redevances, primes, rentes, rémunérations de services et autres revenus fixes ou déterminables, annuels ou périodiques. C'est le chapitre 3 de l'Internal Revenue Code qui le prévoit. Le chapitre 4, mieux connu sous le nom de FATCA, exige en outre que le payeur connaisse le statut FATCA de chaque société étrangère à laquelle il verse de tels paiements ; à défaut, une retenue de 30 % s'applique également.

Le formulaire ne s'envoie pas à l'IRS. Vous le remettez à celui qui le demande : le payeur, la plateforme, la banque ou la société de personnes qui vous attribue des revenus, et ce avant le paiement. Chaque payeur a en règle générale besoin de son propre formulaire. Pour distinguer les autres formulaires W-8, consultez notre aperçu des formulaires W-8 de l'IRS.

2Qui remplit le W-8BEN-E, et qui ne le remplit pas

Selon les instructions, toute société étrangère qui reçoit un paiement soumis à retenue, ou qui détient un compte auprès d'un établissement financier étranger qui le demande, doit le remplir. Pour une société européenne, ce qui compte est la façon dont le droit fiscal américain la qualifie, et non le nom que lui donne le droit de son pays.

2.1La LLC américaine

Pour une LLC américaine, le W-8BEN-E n'est presque jamais le bon formulaire. Une LLC à plusieurs associés ou ayant opté pour le régime de corporation est une société constituée aux États-Unis, donc une US person ; elle remet un W-9. Une LLC à associé unique n'est pas distincte de son propriétaire sur le plan fiscal. Selon les instructions, c'est alors le propriétaire qui remplit son formulaire : votre société un W-8BEN-E à son propre nom en ligne 1, vous-même, personne physique, un W-8BEN. Le fait que le compte soit au nom de la LLC peut figurer en ligne de référence 10. Pour créer une telle société sans résider aux États-Unis, consultez notre guide de création d'une LLC américaine.

Si la société exploite elle-même une activité aux États-Unis et en tire des revenus, c'est un W-8ECI qu'il faut pour ces revenus, pas le W-8BEN-E. Les revenus perçus via une société de personnes américaine font exception : pour eux, le W-8BEN-E reste de mise. Les déclarations qu'une LLC dépose elle-même auprès de l'IRS sont présentées dans notre article sur la déclaration fiscale de la LLC américaine.

3Partie I : les informations sur la société

Toute société remplit la partie I. Le tableau présente les dix lignes et ce qu'une société de capitaux y inscrit généralement. Trois lignes méritent qu'on s'y attarde.

La ligne 4 porte sur le statut au regard du chapitre 3. Les instructions exigent une seule case et la qualification selon le droit américain, et non selon celui de l'État de la convention. Pour une société de capitaux, c'est Corporation. Les cases Partnership ou Disregarded entity ne se cochent que si la société est effectivement qualifiée ainsi ; se pose alors la question de savoir si, en tant qu'entité hybride, elle revendique une convention pour elle-même.

La ligne 6 demande l'adresse dans l'État où la société a sa résidence fiscale. Une boîte postale, l'adresse d'une banque ou une simple adresse de domiciliation ne sont pas acceptées, sauf s'il s'agit de l'adresse enregistrée et unique de la société. Si vous revendiquez une convention, la résidence se détermine selon les règles de celle-ci.

Les lignes 8 et 9b vont de pair. Pour revendiquer une convention, la société a besoin soit de son numéro fiscal américain, l'EIN, en ligne 8, soit de son numéro fiscal étranger en ligne 9b. Le numéro étranger suffit ; selon les instructions, un EIN n'est nécessaire que si aucun numéro étranger n'est indiqué. Indépendamment de cela, un numéro fiscal américain est obligatoire si la société est associée d'une société de personnes américaine exerçant une activité. Pour l'obtenir, consultez notre article sur le numéro fiscal américain.

La ligne 5 concerne FATCA. Elle a sa propre section plus bas, car la case cochée en ligne 5 détermine quelle autre partie du formulaire vous remplissez. Pour une société de capitaux, la partie II reste presque toujours vide : elle ne vise qu'une disregarded entity disposant de son propre GIIN ou la succursale d'un établissement financier dans un autre État.

4Partie III : la convention fiscale

Dans la partie III, la société invoque la convention fiscale. Elle comporte trois lignes, dont deux sont généralement remplies par une société européenne.

4.1Ligne 14a : l'État conventionnel

On y indique l'État dans lequel la société est résidente au sens de la convention, et la case confirme cette résidence.

4.2Ligne 14b : la clause de limitation des avantages

4.3Ligne 15 : taux et conditions particuliers

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5Le statut FATCA : NFFE active ou passive

La ligne 5 propose plus de trente cases, dont la plupart concernent les institutions financières. Une société commerciale ordinaire n'est pas une institution financière mais une NFFE, une Non-Financial Foreign Entity. Pour elle, deux cases seulement entrent presque toujours en ligne de compte.

Active NFFE signifie, selon la partie XXV, ligne 39 : la société n'est pas une institution financière, moins de la moitié de ses revenus bruts de l'année précédente sont des revenus passifs, et moins de la moitié de ses actifs, mesurés en moyenne pondérée des trimestres, servent à générer des revenus passifs. Sont passifs, selon les instructions, notamment les dividendes, intérêts, loyers, redevances et rentes. Qu'une entreprise commerciale, industrielle ou de services remplisse ces critères dépend de ses propres chiffres : ce sont les revenus et les actifs qui comptent, pas le secteur.

Passive NFFE est le statut de la partie XXVI pour une société qui ne passe pas ce test, typiquement une pure holding dont les revenus sont surtout des dividendes. Elle coche la ligne 40a, puis soit la 40b si elle n'a pas de propriétaires américains importants, soit la 40c ; dans ce second cas, elle indique en partie XXIX le nom, l'adresse et le numéro fiscal de chaque propriétaire américain important. Selon les instructions, une société qui pourrait être active peut aussi choisir le statut passif et déclarer ses propriétaires. Pour une société nouvellement créée, il existe en outre le statut Excepted nonfinancial start-up company, avec la partie XIX, où figure la date de création.

6Partie XXX : signature, validité, modifications

La signature doit être apposée par un représentant habilité ou un Officer de la société, par exemple un gérant ou un administrateur. En cochant la case au-dessus de la signature, il confirme être autorisé à signer pour la société. Si un mandataire signe, la procuration ou sa copie doit être jointe ; le Form 2848 peut servir à cela. La date s'écrit au format mois, jour, année.

De nombreux payeurs acceptent le formulaire sous forme électronique. Selon les instructions, une signature électronique doit montrer qu'une personne habilitée a signé électroniquement, par exemple avec la date, l'heure et une mention en ce sens. Taper simplement son nom dans la ligne ne constitue pas une signature électronique.

Le formulaire est en principe valable du jour de la signature jusqu'au dernier jour de la troisième année civile suivante, pour le chapitre 3 comme pour le chapitre 4. Si une information change, par exemple l'adresse, la classification ou le pourcentage de droits de vote déterminant pour un taux sur dividendes, la société doit en informer le payeur dans les 30 jours et remettre un nouveau formulaire. Si un revenu pour lequel le W-8BEN-E a été remis devient un revenu tiré d'une activité aux États-Unis, le formulaire n'est plus valable pour ce revenu.

7Les erreurs fréquentes

La plupart des questions des payeurs portent sur les mêmes points. Le formulaire est envoyé à l'IRS au lieu du payeur. La ligne 1 indique le nom commercial au lieu de la dénomination enregistrée. La société coche Partnership en ligne 4 parce qu'elle a des associés dans son pays, ou une LLC américaine remplit elle-même le W-8BEN-E alors qu'elle doit remettre un W-9 ou que c'est son propriétaire qui remplit le formulaire.

En partie III, la case de la ligne 14b manque, alors que sans elle aucun taux conventionnel ne s'applique. Pour 5 ou 0 % sur les dividendes, la ligne 15 manque, ou le taux zéro est revendiqué sans que les douze mois et les 80 % soient atteints. Pour invoquer la convention, il manque à la fois l'EIN en ligne 8 et le numéro fiscal étranger en ligne 9b. Enfin, un statut FATCA est coché en ligne 5 sans que la partie correspondante soit remplie.

Dernière erreur : la convention est invoquée pour des revenus attribuables à un établissement stable aux États-Unis. Pour ces revenus, c'est le W-8ECI qui s'applique, et la société dépose elle-même une déclaration américaine. Pour les indépendants et les particuliers, il existe l'équivalent de ce formulaire, le W-8BEN ; notre guide pour remplir le W-8BEN le détaille lui aussi ligne par ligne.

L'essentiel

• Le W-8BEN-E est le formulaire des sociétés étrangères. Il se remet au payeur, pas à l'IRS, et avant le premier paiement.
• Une société de capitaux européenne coche Corporation en ligne 4 ; une LLC américaine ne remplit généralement pas son propre W-8BEN-E : c'est son propriétaire qui le fait, ou elle remet un W-9.
• En partie III, la société invoque la convention et choisit en ligne 14b le test de la clause de limitation des avantages qu'elle remplit ; la ligne 15 sert aux taux particuliers, comme 5 ou 0 % sur les dividendes.
• Pour FATCA, elle choisit son statut, le plus souvent Active NFFE pour une entreprise opérationnelle.
• Le formulaire est valable jusqu'à la fin de la troisième année civile après la signature ; en cas de changement, un nouveau formulaire doit être remis sous 30 jours.

Comment nous vous aidons

• Retenue à la sourceFormulaires W-8, retenue et avantages conventionnels, en bonne et due forme.
• Déclaration fiscale de la CorporationForm 1120 et Form 5472 pour votre Corporation américaine.
• Conseil en fiscalité américaineVotre question fiscale américaine, traitée par des gens qui connaissent les deux côtés de l'Atlantique.