Courrier de l'IRS : ce qu'il signifie et quel délai court

Recevoir un courrier de l'IRS n'a rien d'exceptionnel. L'IRS cite elle-même les motifs habituels : un montant dû, un remboursement modifié, une question sur la déclaration, une vérification d'identité, une correction de la déclaration ou un retard de traitement. Presque chaque courrier porte un numéro et un délai. Si vous connaissez les deux, vous savez quoi faire. Cette page explique comment identifier un courrier, quels courriers les entreprises reçoivent le plus souvent, dans quel ordre arrivent les demandes de paiement et comment répondre. La façon dont l'administration pense et travaille est décrite sur notre page consacrée à la mentalité et aux méthodes de l'IRS.

1D'abord : le numéro et l'authenticité

Chaque courrier de l'IRS porte un identifiant : soit un numéro CP (Computer Paragraph), soit un numéro LTR pour une lettre. Il figure dans le coin supérieur droit. Grâce à lui, vous trouvez sur la page de l'IRS « Understanding your IRS notice or letter » une explication de ce courrier précis : de quoi il s'agit, ce que vous devez faire et quelles questions d'autres se sont posées. Beaucoup de courriers y ont leur propre page.

Le numéro est aussi le premier test d'authenticité. Si vous ne trouvez pas le courrier sur cette page ou s'il vous paraît suspect, l'IRS conseille d'appeler le 800-829-1040 et de suivre les instructions. L'IRS décrit aussi les signes d'une fraude : menaces d'arrestation ou d'expulsion, exigence de payer immédiatement sans pouvoir contester le montant ni faire appel, et liens à l'orthographe étrange menant ailleurs que sur irs.gov. Un vrai courrier indique toujours un moyen de contester.

Un conseil pratique pour les entreprises dont les associés vivent à l'étranger : l'IRS écrit à l'adresse qu'elle a enregistrée pour la société. S'il s'agit de l'adresse d'un Registered Agent, le courrier arrive chez lui. Pour être sûr de recevoir vos courriers, vérifiez l'adresse enregistrée et modifiez-la si besoin avec le Form 8822-B.

2Les règles de base pour toute réponse

L'IRS formule elle-même ces règles sur sa page de synthèse, et elles sont plus simples qu'on ne le pense.

• Lire et conserver. Lisez le courrier en entier et gardez-le. Si l'IRS demande une réaction, réagissez avant la date indiquée.
• Vous êtes d'accord ? Faites ce qui est demandé. Vous ne devez répondre que si l'IRS le demande expressément.
• Vous n'êtes pas d'accord ? Suivez les instructions du courrier et joignez des justificatifs. Pour préserver à coup sûr votre droit de recours, répondez avant la date indiquée dans le courrier.
• Un montant est dû ? Payez avant la date indiquée, même si vous ne pouvez pas tout régler. Cela réduit les intérêts et les majorations.
• L'IRS a modifié votre déclaration ? Comparez les informations avec votre déclaration. Si vous êtes d'accord, notez la correction sur votre propre copie. Vous n'avez à agir que si l'IRS demande quelque chose, si un montant est dû ou si vous contestez.

Pour beaucoup de courriers, il existe plusieurs façons de répondre. Selon le courrier, l'IRS propose le téléversement via son Document Upload Tool avec le code d'accès figurant sur le courrier, un fax au numéro du centre de service compétent ou un envoi postal à l'adresse indiquée. La voie applicable figure dans le courrier lui-même.

3Les courriers les plus fréquents adressés aux entreprises

3.1CP575 : la confirmation de l'EIN

Le CP575 confirme l'Employer Identification Number de la société. L'IRS met la version numérique à disposition dans le Business Tax Account ; elle remplace le courrier d'origine de la série CP575A à J ainsi que la Letter 147C, qui confirme une EIN attribuée antérieurement. Selon l'IRS, les banques et autres organismes l'acceptent comme preuve écrite. Le courrier d'origine ne peut pas être réémis : conservez-le donc précieusement. Pour savoir comment la société obtient son EIN, consultez Demander une EIN.

3.2CP148A et CP148B : la nouvelle adresse

Lorsque l'adresse de la société change, l'IRS envoie le CP148A à la nouvelle adresse et le CP148B à l'ancienne. Si le changement est correct, vous n'avez rien à faire. S'il est erroné, renvoyez le courrier accompagné d'un Form 8822-B rempli.

3.3CP259 : une déclaration manque

En attribuant l'EIN, l'IRS fixe les déclarations qu'elle attend de la société, par exemple le Form 1120 ou la déclaration de retenues sur salaires Form 941. Si l'une d'elles manque, vous recevez un CP259, à raison d'un courrier par formulaire et par période. L'IRS demande de déposer la déclaration immédiatement. Si vous estimez ne pas y être tenu, remplissez le formulaire de réponse joint et envoyez-le par courrier ou par fax au 855-800-5944. Si vous avez déposé au cours des quatre dernières semaines sous le même nom et la même EIN, vous pouvez ignorer le courrier. Pour les corporations, la règle du Form 1120 s'applique : toute corporation domestique dépose une déclaration, qu'elle ait ou non un revenu imposable ; plus d'informations sous Form 1120.

3.4CP161 et CP134B : un montant dû

Le CP161 indique qu'un montant reste dû sur le compte de la société et explique comment il a été calculé. Comparez les chiffres avec la déclaration et vérifiez la liste des paiements enregistrés. Si vous pensez que l'IRS s'est trompée, manifestez-vous selon ses indications dans les dix jours suivant la date du courrier. Le CP134B signale que les versements reçus ne correspondent pas aux montants de la déclaration ; si des paiements manquent dans le relevé, appelez le numéro figurant sur le courrier.

3.5CP136 et CP162 : versements et obligations de forme

Le CP136 indique aux employeurs à quel rythme ils verseront les retenues sur salaires l'année suivante : mensuellement si l'impôt sur les quatre trimestres de la période de référence s'est élevé à 50 000 $ ou moins, sinon deux fois par semaine. Le CP162 concerne une pénalité parce qu'une déclaration n'a pas été déposée par voie électronique comme exigé ou était incomplète ; la page de l'IRS précise qui peut appeler et quand une remise pour motif raisonnable est possible.

3.6CP215 : une pénalité fixée

Le CP215 indique que l'IRS a fixé une pénalité civile et précise le montant, l'échéance et les moyens de paiement. Selon le manuel de l'IRS, c'est aussi le courrier qui notifie la pénalité pour un Form 5472 manquant ou tardif. Des règles de remise spécifiques s'y appliquent, que vous trouverez sous Pénalités et dépôt tardif.

4Les demandes de paiement et leur enchaînement

Lorsqu'un montant reste impayé et que personne ne réagit, les courriers suivent un ordre précis. Pour les particuliers, tout commence par le CP14 ; pour les entreprises, par des courriers comme le CP161. Viennent ensuite le CP501, premier rappel, puis le CP503, second rappel. Avec le CP503, l'IRS signale qu'elle peut inscrire une sûreté, la Notice of Federal Tax Lien : un avis public adressé aux créanciers, qui peut nuire à votre solvabilité.

Le CP504 annonce la saisie au titre de la Section 6331(d). Si le contribuable ne paie pas, l'IRS peut notamment retenir les remboursements des États, puis saisir d'autres biens. Dans ce courrier, l'IRS rappelle aussi qu'en cas de dette fiscale importante, le Département d'État peut refuser ou retirer un passeport américain ; pour la plupart de nos lecteurs, qui n'en ont pas, cela ne change rien.

Dernière étape : le LT11 ou Letter 1058, dans certains cas le CP90 ou le CP297. Ces courriers annoncent la saisie et mentionnent le droit à une audience Collection Due Process devant l'Independent Office of Appeals. Selon l'IRS, vous disposez pour cela de 30 jours à compter de la réception ; la demande se fait avec le Form 12153. Pour l'inscription d'une sûreté, le Letter 3172 ouvre lui aussi un délai de 30 jours.

4.1Si vous ne pouvez pas tout payer d'un coup

À chaque étape, vous pouvez demander un échéancier, en ligne, par téléphone ou avec le Form 9465. Pour les particuliers dont la dette est inférieure à 50 000 $, l'IRS présente la démarche en ligne comme la plus rapide. Si vous ne respectez pas un échéancier convenu, vous recevez le CP523, qui annonce la fin de l'accord et la saisie : payez alors avant la date indiquée et manifestez-vous immédiatement.

5Quand l'IRS veut modifier votre déclaration

Un second groupe de courriers ne porte pas sur le paiement, mais sur le contenu de la déclaration. Les CP11 et CP22A vous informent que l'IRS a corrigé des erreurs ou apporté des modifications qui font apparaître un montant dû ; le CP12 signale une correction qui donne lieu à un remboursement ou en modifie le montant. Avec le CP102, une correction pour erreur de calcul, l'IRS annule la modification si vous contestez par écrit dans les dix jours suivant la date du courrier ; si elle ne peut justifier l'annulation par des informations complémentaires, elle transmet le dossier au contrôle.

Le CP2000 n'est pas un avis d'imposition. L'IRS y propose des modifications parce que des informations de tiers, par exemple d'employeurs ou d'établissements financiers, ne concordent pas avec votre déclaration. L'impôt peut augmenter, baisser ou rester inchangé. Vous répondez avant la date indiquée, avec le formulaire joint et vos justificatifs. Sans réponse, vous pouvez recevoir un nouveau courrier et une facture.

5.1CP3219A : l'avis de redressement avec délai de recours

Une Notice of Deficiency comme le CP3219A est plus sérieuse, et c'est ici que le délai compte le plus. Le courrier annonce un redressement et explique comment le contester devant le US Tax Court. La loi prévoit 90 jours à compter de l'envoi, 150 jours si le courrier est adressé hors des États-Unis. L'IRS souligne qu'elle ne peut pas prolonger ce délai et qu'un recours tardif ne sera pas examiné. Échanger avec l'IRS pendant cette période ne prolonge pas le délai.

6Répondre depuis l'étranger

Si vous vivez en Europe, trois points pratiques s'ajoutent. D'abord le temps : un courrier part souvent à une adresse aux États-Unis, d'où il vous est réexpédié. Or beaucoup de délais courent à partir de la date du courrier ou de son envoi, pas du jour où il vous parvient. Si vous avez une société aux États-Unis, veillez à ce que le courrier reçu par le Registered Agent soit scanné et transmis sans attendre.

Ensuite le canal : lorsque l'IRS propose le téléversement ou le fax, c'est généralement le moyen le plus rapide depuis l'Europe. Par la poste, privilégiez un envoi avec preuve de dépôt. Conservez une copie complète et datée de tout ce que vous envoyez.

Enfin la représentation : avec le Form 2848, vous donnez à un conseiller le pouvoir de vous représenter devant l'IRS. Il peut alors échanger avec l'IRS, consulter vos documents et déposer des demandes. Si vous êtes bloqué, l'IRS indique que vous pouvez vous adresser au Taxpayer Advocate Service, un service indépendant au sein de l'IRS.

7Quand un courrier appelle une demande

Beaucoup de courriers se règlent par un paiement, une confirmation ou une déclaration envoyée après coup. C'est différent lorsqu'une pénalité vous paraît injustifiée. Deux voies existent alors : la règle de clémence de l'IRS pour les majorations de dépôt ou de paiement tardif en cas d'historique irréprochable, et la demande pour motif légitime. L'IRS accorde certaines remises par téléphone, au numéro indiqué dans le courrier ; si cela ne suffit pas, vous demandez la remise par écrit, au besoin avec le Form 843. En cas de refus, reste le recours devant Appeals, en général dans les 30 jours suivant le courrier de refus.

La pénalité liée au Form 5472 obéit à des règles plus strictes, détaillées sous Pénalités et dépôts tardifs. Le calendrier de conformité annuel montre ce que votre société doit déposer tout au long de l'année pour que ces courriers n'arrivent jamais, et le glossaire de la fiscalité américaine des entreprises explique tous les termes de cette page.

L'essentiel

• Le numéro du courrier figure en haut à droite ; il vous permet de trouver sur irs.gov de quoi il s'agit et de repérer les faux.
• Si vous êtes d'accord, faites ce qui est demandé ; si vous contestez, répondez avec justificatifs avant la date du courrier pour préserver vos droits.
• Pour les entreprises, les courriers les plus fréquents sont les CP575, CP259, CP161 et CP215.
• Les demandes de paiement suivent un ordre précis jusqu'à l'annonce de saisie ; après le LT11 ou le Letter 1058, vous avez 30 jours pour demander une audience.
• Contre une Notice of Deficiency comme le CP3219A, vous pouvez saisir le Tax Court dans les 90 jours, ou 150 jours si votre adresse est hors des États-Unis.

Comment nous vous aidons

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