Lettera dall'IRS: cosa significa e quale scadenza decorre

Ricevere una lettera dall'IRS non è niente di straordinario. È la stessa IRS a elencare i motivi più comuni: un importo da pagare, un rimborso modificato, una domanda sulla dichiarazione, la verifica dell'identità, una correzione della dichiarazione o un ritardo nella lavorazione. Quasi ogni lettera ha un numero e una scadenza. Se conosci entrambi, sai cosa fare. In questa pagina vedi come inquadrare una lettera, quali lettere ricevono più spesso le aziende, in che ordine arrivano i solleciti di pagamento e come rispondere. Come ragiona e lavora l'autorità fiscale lo trovi nella nostra pagina sulla mentalità e il modo di lavorare dell'IRS.

1Prima di tutto: numero e autenticità

Ogni lettera dell'IRS ha un codice identificativo: un numero CP (Computer Paragraph) oppure un numero LTR per le lettere vere e proprie. Lo trovi nell'angolo in alto a destra. Con questo codice, sulla pagina dell'IRS "Understanding your IRS notice or letter", trovi la spiegazione proprio di quella lettera: di cosa si tratta, cosa devi fare e quali domande hanno avuto altri. Per molte lettere c'è una pagina dedicata.

Il numero è anche il primo test di autenticità. Se lì non trovi la lettera o ti sembra sospetta, l'IRS consiglia di chiamare il 800-829-1040 e seguire le istruzioni. L'IRS descrive anche i segnali di una truffa: minacce di arresto o espulsione, richieste di pagare subito senza poter contestare l'importo o presentare ricorso, e link scritti in modo strano che portano a siti diversi da irs.gov. Una lettera autentica indica sempre un modo per opporsi.

Un consiglio pratico per le aziende con soci all'estero: l'IRS scrive all'indirizzo che ha registrato per la società. Se è quello di un Registered Agent, la posta arriva lì. Per essere sicuro che le lettere ti raggiungano, controlla l'indirizzo registrato e, se serve, modificalo con il Form 8822-B.

2Le regole base per ogni risposta

È l'IRS stessa a indicare le regole nella sua pagina di riepilogo, e sono più semplici di quanto molti pensino.

• Leggi e conserva. Leggi la lettera per intero e tienila. Se l'IRS chiede una risposta, rispondi entro la data indicata.
• Sei d'accordo? Allora fai ciò che ti viene chiesto. Devi rispondere solo se l'IRS lo chiede espressamente.
• Non sei d'accordo? Segui le istruzioni della lettera e allega la documentazione. Per tutelare con certezza il tuo diritto al ricorso, rispondi entro la data indicata nella lettera.
• C'è un importo da pagare? Paga entro la data indicata, anche se non puoi pagare tutto. Così riduci interessi e maggiorazioni.
• L'IRS ha modificato la tua dichiarazione? Confronta i dati con la tua dichiarazione. Se sei d'accordo, annota la correzione sulla tua copia. Devi intervenire solo se l'IRS richiede qualcosa, se c'è un importo da pagare o se non sei d'accordo.

Per molte lettere ci sono più modi per rispondere. A seconda della lettera, l'IRS indica il caricamento tramite il suo Document Upload Tool con il codice di accesso riportato nella lettera, un fax al numero del centro servizi competente o la posta all'indirizzo indicato sulla lettera. Quale vale lo trovi scritto nella lettera stessa.

3Le lettere più frequenti alle aziende

3.1CP575: la conferma dell'EIN

La CP575 conferma l'Employer Identification Number della società. L'IRS mette la versione digitale a disposizione nel Business Tax Account e questa sostituisce la lettera originale della serie da CP575A a J e la Letter 147C, cioè la conferma di un EIN assegnato in precedenza. Secondo l'IRS, banche e altri enti la accettano come prova scritta. La lettera originale non può essere riemessa: conservala con cura. Come la società ottiene il suo EIN lo trovi in Richiedere l'EIN.

3.2CP148A e CP148B: il nuovo indirizzo

Se l'indirizzo della società cambia, l'IRS invia la CP148A al nuovo indirizzo e la CP148B a quello vecchio. Se la modifica è corretta, non devi fare nulla. Se è sbagliata, rispedisci la lettera insieme al Form 8822-B compilato.

3.3CP259: manca una dichiarazione

Quando assegna l'EIN, l'IRS stabilisce quali dichiarazioni si aspetta dalla società, per esempio il Form 1120 o la dichiarazione delle ritenute sui salari Form 941. Se ne manca una, arriva la CP259: una lettera per ogni modulo e periodo. L'IRS chiede di presentare subito la dichiarazione. Se ritieni di non avere l'obbligo, compila il modulo di risposta allegato e invialo per posta o per fax al 855-800-5944. Se hai presentato la dichiarazione nelle ultime quattro settimane con lo stesso nome e lo stesso EIN, puoi ignorare la lettera. Per le Corporation vale la regola del Form 1120: ogni Corporation statunitense presenta la dichiarazione, che abbia reddito imponibile o no; trovi di più in Form 1120.

3.4CP161 e CP134B: un importo da pagare

La CP161 comunica che sul conto della società c'è un importo da pagare e spiega come è stato calcolato. Confronta le cifre con la dichiarazione e controlla l'elenco dei pagamenti registrati. Se pensi che l'IRS abbia sbagliato, secondo le sue indicazioni devi farti sentire entro dieci giorni dalla data della lettera. La CP134B segnala che i versamenti ricevuti non corrispondono agli importi della dichiarazione; se nel prospetto mancano dei pagamenti, chiama il numero indicato nella lettera.

3.5CP136 e CP162: versamenti e requisiti formali

La CP136 comunica ai datori di lavoro con quale frequenza dovranno versare le ritenute sui salari l'anno successivo: mensilmente, se nei quattro trimestri del periodo di riferimento l'imposta è stata di 50.000 $ o meno, altrimenti due volte a settimana. La CP162 riguarda una sanzione perché una dichiarazione non è stata presentata in via elettronica come previsto o era incompleta; la pagina dell'IRS indica chi può chiamare e quando è possibile l'annullamento per giusta causa.

3.6CP215: una sanzione applicata

La CP215 comunica che l'IRS ha applicato una sanzione civile e ne indica importo, scadenza e modalità di pagamento. Secondo il manuale dell'IRS, la CP215 è anche la lettera con cui viene comunicata la sanzione per un Form 5472 mancante o tardivo. Per questa sanzione valgono regole proprie sull'annullamento, che trovi in Sanzioni e presentazione tardiva.

4Le richieste di pagamento e la loro sequenza

Se c'è un importo aperto e nessuno risponde, le lettere seguono una sequenza fissa. Per le persone fisiche si parte dal CP14, per le società da lettere come il CP161. Seguono il CP501 come primo sollecito e il CP503 come secondo. Con il CP503 l'IRS avverte che può iscrivere un privilegio, la Notice of Federal Tax Lien: una comunicazione pubblica ai creditori che può compromettere il tuo merito creditizio.

Il CP504 è il preavviso di pignoramento ai sensi della Section 6331(d). Se il contribuente non paga, l'IRS può tra l'altro trattenere i rimborsi dei singoli Stati e poi pignorare altri beni. Nella stessa lettera l'IRS ricorda che, in caso di debiti fiscali rilevanti, il Dipartimento di Stato può negare o revocare un passaporto americano; per la maggior parte dei lettori, che non ne hanno uno, la cosa non conta.

L'ultimo stadio è l'LT11 o la Letter 1058, in alcuni casi il CP90 o il CP297. Queste lettere annunciano il pignoramento e indicano il diritto a un'udienza di Collection Due Process davanti all'Independent Office of Appeals. Secondo l'IRS hai 30 giorni dal ricevimento; l'udienza si chiede con il Form 12153. Anche per l'iscrizione di un privilegio, con la Letter 3172, vale un termine di 30 giorni.

4.1Se non puoi pagare tutto in una volta

In ogni fase puoi chiedere una rateizzazione, online, per telefono o con il Form 9465. Per le persone fisiche con un importo aperto inferiore a 50.000 $, l'IRS indica la procedura online come la via più rapida. Chi non rispetta una rateizzazione concordata riceve il CP523, il preavviso di revoca dell'accordo e di pignoramento: a quel punto conviene pagare prima della data indicata e farsi sentire subito.

5Quando l'IRS vuole modificare la dichiarazione

Un secondo gruppo di lettere non riguarda il pagamento, ma il contenuto della dichiarazione. Il CP11 e il CP22A comunicano che l'IRS ha corretto errori o apportato modifiche da cui risulta un importo dovuto; il CP12 segnala una correzione che porta a un rimborso o lo modifica. Con il CP102, una correzione per errore di calcolo, l'IRS annulla la modifica se ti opponi per iscritto entro dieci giorni dalla data; se non riesce a motivare con informazioni aggiuntive il mancato annullamento, passa il caso alla verifica.

Il CP2000 non è un accertamento. Con questa lettera l'IRS propone modifiche perché i dati di terzi, ad esempio datori di lavoro o istituti finanziari, non coincidono con la tua dichiarazione. L'imposta può salire, scendere o restare invariata. Rispondi entro la data indicata con il modulo allegato e la documentazione. Chi non risponde può ricevere un'altra lettera e una fattura.

5.1CP3219A: l'accertamento con termine per il ricorso

Una Notice of Deficiency come il CP3219A è più seria, e qui la scadenza conta più che mai. La lettera annuncia un'imposta aggiuntiva e spiega come contestarla davanti allo US Tax Court. La legge concede 90 giorni dalla spedizione, 150 giorni se la lettera è indirizzata fuori dagli USA. L'IRS sottolinea che non può prorogare questo termine e che un ricorso tardivo non viene esaminato. Anche parlare con l'IRS in questo periodo non sposta la scadenza.

6Rispondere dall'estero

Per chi vive in Italia, in Ticino o altrove in Europa ci sono tre aspetti pratici in più. Primo, i tempi: spesso la lettera arriva a un indirizzo negli USA e da lì viene inoltrata. Molte scadenze decorrono dalla data della lettera o dalla spedizione, non dal giorno in cui ti arriva. Se hai una società negli USA, assicurati che la posta del Registered Agent venga scansionata e inoltrata subito.

Secondo, il canale: dove l'IRS permette il caricamento online o il fax, dall'Europa è quasi sempre la via più rapida. Per posta conviene una spedizione tracciabile. Conserva una copia completa e datata di tutto ciò che invii.

Terzo, la rappresentanza: con il Form 2848 dai a un consulente la delega a rappresentarti davanti all'IRS. Potrà parlare con l'IRS, consultare i documenti e presentare richieste. Se resti bloccato, secondo l'IRS puoi rivolgerti al Taxpayer Advocate Service, un ufficio indipendente all'interno dell'IRS.

7Quando una lettera diventa una richiesta

Molte lettere si chiudono con un pagamento, una conferma o una dichiarazione presentata in ritardo. Diverso è il caso di una sanzione che ritieni ingiustificata. Allora hai due strade: la regola di clemenza dell'IRS per le maggiorazioni da presentazione o pagamento tardivi in caso di precedenti puliti, e la richiesta per giustificato motivo. L'IRS annulla alcune maggiorazioni per telefono, al numero indicato nella lettera; se non basta, chiedi l'annullamento per iscritto, se serve con il Form 843. Se l'IRS rifiuta, resta il ricorso ad Appeals, di norma entro 30 giorni dalla lettera di rifiuto.

Per la sanzione legata al Form 5472 valgono regole più strette, spiegate in Sanzioni e presentazione tardiva. Cosa deve depositare la società durante l'anno perché lettere simili non arrivino proprio lo trovi nel calendario annuale degli adempimenti, e tutti i termini di questa pagina sono spiegati nel glossario delle imposte societarie USA.

In sintesi

• Il numero della lettera è nell'angolo in alto a destra: con quello trovi su irs.gov di cosa si tratta e riconosci i falsi.
• Se sei d'accordo, fai quanto richiesto; se non lo sei, rispondi con la documentazione entro la data della lettera per tutelare i tuoi diritti.
• Per le società le lettere più frequenti sono CP575, CP259, CP161 e CP215.
• Le richieste di pagamento seguono una sequenza fissa fino al preavviso di pignoramento; dopo l'LT11 o la Letter 1058 restano 30 giorni per chiedere l'udienza.
• Contro una Notice of Deficiency come il CP3219A puoi ricorrere al Tax Court entro 90 giorni, entro 150 giorni con indirizzo fuori dagli USA.

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