Carta del IRS: qué significa y qué plazo corre

Recibir una carta del IRS no tiene nada de extraordinario. El propio IRS enumera los motivos habituales: un importe pendiente, un reembolso modificado, una pregunta sobre la declaración, la verificación de identidad, una corrección de la declaración o un retraso en la tramitación. Casi todas las cartas llevan un número y un plazo. Si conoces ambos, sabes qué hacer. En esta página te explicamos cómo identificar una carta, cuáles reciben con más frecuencia las empresas, en qué orden llegan los requerimientos de pago y cómo responder. Cómo piensa y trabaja la agencia lo encontrarás en nuestra página sobre la mentalidad y forma de trabajar del IRS.

1Lo primero: número y autenticidad

Cada carta del IRS lleva un identificador, ya sea un número CP (Computer Paragraph) o un número LTR si se trata de una carta. Lo encontrarás en la esquina superior derecha. Con él puedes buscar en la página del IRS «Understanding your IRS notice or letter» la explicación de esa carta concreta: de qué trata, qué tienes que hacer y qué preguntas han tenido otros. Muchas cartas tienen allí su propia página.

El número es también la primera prueba de autenticidad. Si no encuentras la carta allí o te parece sospechosa, el IRS recomienda llamar al 800-829-1040 y seguir las instrucciones. El IRS describe además las señales de un fraude: amenazas de detención o deportación, exigencias de pago inmediato sin poder cuestionar el importe ni recurrir, y enlaces con una escritura extraña que llevan a páginas distintas de irs.gov. Una carta auténtica siempre indica una vía para oponerse.

Un consejo práctico para empresas con propietarios en el extranjero: el IRS escribe a la dirección que tiene registrada para la sociedad. Si es la dirección de un Registered Agent, el correo llega allí. Si quieres asegurarte de que las cartas te lleguen, revisa la dirección registrada y cámbiala si hace falta con el Form 8822-B.

2Las reglas básicas para cualquier respuesta

El propio IRS resume las reglas en su página general, y son más sencillas de lo que muchos esperan.

• Léela y guárdala. Lee la carta entera y consérvala. Si el IRS pide una respuesta, responde antes de la fecha indicada.
• ¿Estás de acuerdo? Entonces haz lo que te piden. Solo tienes que responder si el IRS lo solicita expresamente.
• ¿No estás de acuerdo? Sigue las instrucciones de la carta y adjunta documentación. Si quieres preservar con seguridad tu derecho a recurrir, responde antes de la fecha que figura en la carta.
• ¿Hay un importe pendiente? Paga antes de la fecha indicada, aunque no puedas pagarlo todo. Así reduces intereses y recargos.
• ¿El IRS ha modificado tu declaración? Compara los datos con tu declaración. Si estás de acuerdo, anota la corrección en tu propia copia. Solo tienes que actuar si el IRS pide algo, hay un importe pendiente o no estás de acuerdo.

Muchas cartas admiten varias vías de respuesta. Según el caso, el IRS indica la subida a través de su Document Upload Tool con el código de acceso de la carta, un fax al número del centro de servicio correspondiente o el correo postal a la dirección que figura en la carta. Lo que aplica está en la propia carta.

3Las cartas más habituales a empresas

3.1CP575: la confirmación del EIN

La CP575 confirma el Employer Identification Number de la sociedad. El IRS ofrece la versión digital en la Business Tax Account, y sustituye a la carta original de la serie CP575A a J y a la Letter 147C, que confirma un EIN asignado anteriormente. Según el IRS, los bancos y otras entidades la aceptan como prueba escrita. La carta original no se puede volver a emitir, así que guárdala bien. Cómo obtiene la sociedad su EIN lo explicamos en Solicitar el EIN.

3.2CP148A y CP148B: la nueva dirección

Si cambia la dirección de la sociedad, el IRS envía la CP148A a la nueva dirección y la CP148B a la antigua. Si el cambio es correcto, no tienes que hacer nada. Si es erróneo, devuelves la carta junto con el Form 8822-B cumplimentado.

3.3CP259: falta una declaración

Al asignar el EIN, el IRS determina qué declaraciones espera de la sociedad, por ejemplo el Form 1120 o la declaración de retenciones salariales Form 941. Si falta alguna, llega la CP259, una carta por cada formulario y periodo. El IRS exige presentar la declaración de inmediato. Si crees que no existe esa obligación, rellenas el formulario de respuesta adjunto y lo envías por correo o por fax al 855-800-5944. Si has presentado la declaración en las últimas cuatro semanas con el mismo nombre y el mismo EIN, puedes ignorar la carta. Para las Corporations rige la regla del Form 1120: toda Corporation estadounidense presenta declaración, tenga o no ingresos imponibles; más información en Form 1120.

3.4CP161 y CP134B: un importe pendiente

La CP161 comunica que hay un importe pendiente en la cuenta de la sociedad y explica cómo se ha calculado. Compara las cifras con la declaración y revisa la lista de pagos registrados. Si crees que el IRS se ha equivocado, ponte en contacto, según sus indicaciones, en un plazo de diez días desde la fecha de la carta. La CP134B avisa de que los ingresos recibidos no cuadran con los importes de la declaración; si faltan pagos en el detalle, llama al número que figura en la carta.

3.5CP136 y CP162: ingresos y requisitos formales

La CP136 indica a los empleadores con qué frecuencia deben ingresar las retenciones salariales el año siguiente: mensualmente si el impuesto de los cuatro trimestres del periodo de referencia fue de 50.000 $ o menos, y quincenalmente en caso contrario (semi-weekly). La CP162 se refiere a una sanción porque una declaración no se presentó electrónicamente como se exige o estaba incompleta; la página del IRS indica quién puede llamar y cuándo es posible la condonación por causa justificada.

3.6CP215: una sanción impuesta

La CP215 comunica que el IRS ha impuesto una sanción civil e indica el importe, el vencimiento y las formas de pago. Según el manual del IRS, la CP215 es también la carta con la que se notifica la sanción por un Form 5472 no presentado o presentado tarde. Para ella rigen reglas propias de condonación, que encontrarás en Sanciones y presentación tardía.

4Requerimientos de pago y su orden

Si hay un importe pendiente y nadie responde, las cartas siguen un orden fijo. En personas físicas empieza con el CP14; en empresas, con cartas como el CP161. Después llegan el CP501 como primer recordatorio y el CP503 como segundo. Con el CP503, el IRS avisa de que puede inscribir un gravamen, la Notice of Federal Tax Lien: una comunicación pública a los acreedores que puede perjudicar tu solvencia crediticia.

El CP504 es el aviso de embargo según la Section 6331(d). Si el contribuyente no paga, el IRS puede, entre otras cosas, retener las devoluciones de los estados y después embargar otros bienes. En esta carta el IRS también advierte de que, ante deudas fiscales importantes, el Departamento de Estado puede denegar o retirar un pasaporte estadounidense; para la mayoría de lectores sin pasaporte de EE. UU. esto no importa.

La última fase es el LT11 o la Letter 1058, y en ciertos casos el CP90 o el CP297. Estas cartas anuncian el embargo e indican el derecho a una audiencia de Collection Due Process ante el Independent Office of Appeals. Según el IRS, tienes 30 días desde la recepción, y la audiencia se solicita con el Form 12153. Para la inscripción de un gravamen, con la Letter 3172, rige también un plazo de 30 días.

4.1Si no puedes pagarlo todo de una vez

En cualquier fase puedes solicitar un plan de pagos a plazos, por internet, por teléfono o con el Form 9465. Para personas físicas con un importe pendiente inferior a 50.000 $, el IRS señala la solicitud online como la vía más rápida. Si no cumples un plan de pagos acordado, recibes el CP523, el aviso de que se cancelará el acuerdo y se procederá al embargo; en ese caso conviene pagar antes de la fecha indicada y ponerte en contacto de inmediato.

5Cuando el IRS quiere cambiar algo de tu declaración

Un segundo grupo de cartas no trata del pago, sino del contenido de la declaración. El CP11 y el CP22A comunican que el IRS ha corregido errores o hecho cambios y que de ello resulta un importe; el CP12 informa de una corrección que genera una devolución o la modifica. Con el CP102, una corrección por un error de cálculo, el IRS revierte el cambio si te opones por escrito en un plazo de diez días desde la fecha de la carta; si no puede justificar la reversión con información adicional, remite el caso a inspección.

El CP2000 no es una liquidación. En él, el IRS propone cambios porque los datos de terceros, como empleadores o entidades financieras, no cuadran con tu declaración. Eso puede subir el impuesto, bajarlo o dejarlo igual. Respondes antes de la fecha indicada con el formulario adjunto y la documentación. Si no respondes, puedes recibir otra carta y una factura.

5.1CP3219A: la liquidación con plazo para recurrir

Una Notice of Deficiency como el CP3219A es más seria, y aquí el plazo es lo que más cuenta. La carta anuncia una cantidad adicional y explica cómo impugnarla ante el US Tax Court. La ley da 90 días desde el envío, o 150 días si la carta va dirigida a una dirección fuera de EE. UU. El IRS subraya que no puede ampliar este plazo y que un recurso presentado fuera de plazo ya no se examina. Hablar con el IRS durante ese periodo no amplía el plazo.

6Responder desde el extranjero

Si vives en Europa, hay tres puntos prácticos más. Primero, el tiempo: a menudo la carta llega a una dirección en EE. UU. y se reenvía desde allí. Muchos plazos cuentan desde la fecha de la carta o su envío, no desde el día en que te llega. Si tienes una sociedad en EE. UU., asegúrate de que el Registered Agent escanee y reenvíe el correo al instante.

Segundo, la vía: cuando el IRS permite subir documentos o enviar un fax, desde Europa suele ser lo más rápido. Si envías por correo, mejor con acuse de recibo. Guarda una copia completa y fechada de todo lo que envíes.

Tercero, la representación: con el Form 2848 autorizas a un asesor a representarte ante el IRS. Así puede hablar con el IRS, consultar documentación y presentar solicitudes. Si no avanzas, según el IRS puedes acudir al Taxpayer Advocate Service, un organismo independiente dentro del IRS.

7Cuándo una carta se convierte en una solicitud

Muchas cartas se resuelven con un pago, una confirmación o una declaración presentada a posteriori. Es distinto cuando te han impuesto una sanción que consideras injustificada. Entonces hay dos vías: la regla de clemencia del IRS para recargos por presentación o pago tardíos con un historial limpio, y la solicitud por causa justificada. El IRS condona algunos recargos por teléfono, en el número que figura en la carta; si no basta, pides la condonación por escrito, si hace falta con el Form 843. Si el IRS la deniega, queda el recurso ante Appeals, normalmente en 30 días desde la carta de denegación.

Para la sanción del Form 5472 rigen normas más estrictas; las encontrarás en Sanciones y presentación tardía. Lo que tu sociedad debe presentar a lo largo del año para que estas cartas ni lleguen lo tienes en el calendario anual de cumplimiento, y todos los términos de esta página se explican en el glosario de impuestos de empresas en EE. UU..

En resumen

• El número de la carta está en la esquina superior derecha; con él encuentras en irs.gov de qué se trata y detectas falsificaciones.
• Si estás de acuerdo, haz lo que se pide; si no, responde con documentación antes de la fecha de la carta para proteger tus derechos.
• Para empresas, las cartas más habituales son CP575, CP259, CP161 y CP215.
• Los requerimientos de pago siguen un orden fijo hasta el aviso de embargo; tras el LT11 o la Letter 1058 tienes 30 días para solicitar la audiencia.
• Contra una Notice of Deficiency como el CP3219A puedes recurrir ante el Tax Court en 90 días, o en 150 días con dirección fuera de EE. UU.

Cómo te ayudamos

• Cartas y sanciones del IRS¿Te ha escrito el IRS? Respondemos, solicitamos la condonación y lo dejamos todo en orden.
• Consulta sobre impuestos en EE. UU.Tu duda fiscal en EE. UU., resuelta por gente que conoce ambos lados.
• Declaración cero de la LLCForm 1120 pro forma y Form 5472 para la LLC unipersonal.
• Declaración de impuestos de la CorporationForm 1120 y Form 5472 para tu Corporation estadounidense.