Foreign Qualification : quand votre LLC travaille dans un deuxième État

Une LLC appartient à l'État dans lequel elle a été créée. C'est là qu'elle est immatriculée, qu'elle a son Registered Agent et qu'elle paie ses frais. Tout autre État la traite comme une Foreign LLC, c'est-à-dire une société venue d'ailleurs, même si elle a été créée juste de l'autre côté de la frontière. Si elle veut exercer une activité dans un deuxième État, elle doit s'y enregistrer. Les Américains appellent cela la Foreign Qualification. Cette page explique quand un État exige l'enregistrement, ce qu'il coûte au Delaware, en Floride, en Californie, à New York, au Texas et dans le Wyoming, ce qui se passe sans lui et comment y mettre fin.

1Ce que signifie la Foreign Qualification

Aux États-Unis, le droit des sociétés relève des États. Chaque État tient son propre registre et ne connaît au départ que les sociétés constituées selon son droit. Une société d'un autre État est pour lui une Foreign Entity. Le mot « foreign » ne désigne pas ici l'étranger : au Texas, une LLC du Delaware est tout aussi « foreign » qu'une SARL européenne.

Les États donnent des noms différents à la procédure. Le Delaware parle de Registration, la Floride et le Wyoming d'un Certificate of Authority, New York d'une Application for Authority et le Texas d'une Application for Registration ; le formulaire s'y appelait autrefois Application for Certificate of Authority. Partout, il s'agit de la même chose : la société se déclare dans le deuxième État, y désigne un Registered Agent pour les significations et obtient l'autorisation d'y exercer son activité. Elle ne devient pas pour autant une nouvelle société. Elle reste une seule LLC, avec un État de constitution et un Operating Agreement ; le deuxième État l'inscrit simplement en plus dans son registre.

Pour la LLC avec établissement aux États-Unis, dont il est question sur ce site, c'est une question très concrète. Créer au Delaware et ouvrir un bureau au Texas, embaucher en Californie depuis la Floride ou tenir une boutique à New York : tôt ou tard, on arrive à la Foreign Qualification. Pour mettre en place l'établissement lui-même, consultez notre page Créer une LLC américaine avec établissement. Si en revanche vous vivez hors des États-Unis et que votre activité ne s'y déroule pas, la situation est différente ; notre site partenaire zerotax.llc est fait pour cela.

2Quand un État exige l'enregistrement

L'obligation dépend de la question de savoir si la société exerce une activité dans l'État. Le Texas et la Floride parlent de « transacting business », le Delaware de « doing business ». Aucun État n'en donne de définition exhaustive. Le Texas Secretary of State écrit expressément que la loi texane ne définit pas la notion et propose une règle empirique : une société exerce en général une activité au Texas si elle y a un bureau ou un salarié, ou si elle y poursuit l'un de ses objets. L'administration ne se prononce pas sur les cas particuliers ; elle renvoie à l'avis d'un avocat.

Ce que les lois énumèrent précisément, ce sont les activités qui, à elles seules, ne suffisent pas. Le Delaware cite notamment, au 6 Del. C. § 18-912 :

• engager, défendre ou transiger une procédure judiciaire,
• tenir des réunions des associés ou des managers et traiter d'autres affaires internes,
• détenir des comptes bancaires,
• vendre par l'intermédiaire de partenaires indépendants,
• solliciter des commandes qui ne sont acceptées qu'en dehors de l'État,
• accorder ou contracter des prêts et recouvrer des créances,
• réaliser une opération isolée qui ne fait pas partie d'une série d'opérations similaires,
• réaliser des opérations de commerce entre États.

La Floride a, au § 605.0905, une liste similaire avec deux points importants pour les entrepreneurs. Une opération isolée n'y est exclue que si elle est achevée en 30 jours. Et la simple propriété foncière n'est pas encore une activité, contrairement à la détention de biens immobiliers ou mobiliers qui génèrent des revenus. Si vous détenez une maison louée en Floride via une LLC d'un autre État, vous devez donc vous enregistrer. Le Texas énumère seize exceptions de ce type au § 9 251 de son Business Organizations Code.

Ces listes servent à exclure, pas à inclure. Un bureau avec des salariés permanents, un entrepôt, une boutique ou un chantier de plusieurs mois ne font pas partie des exceptions. Si vous prévoyez ce genre d'étape, comptez sur l'enregistrement avant l'ouverture du bureau.

3Ce que coûte l'enregistrement dans six États

Les frais publics varient fortement, et chaque enregistrement entraîne des obligations récurrentes dans le deuxième État. Le tableau indique les frais d'enregistrement d'une LLC d'un autre État et ce qui s'y ajoute chaque année.

Trois points ressortent. La Californie est la moins chère à l'enregistrement, mais selon le Franchise Tax Board, elle exige de toute LLC dont le Secretary of State a accepté la demande sur le Form LLC-5 la taxe annuelle de 800 $. New York impose aussi à la Foreign LLC une publication dans deux journaux, dans les 120 jours suivant la demande et pendant six semaines, comme pour une création à New York ; plus de détails sur notre page consacrée à la LLC de New York et son obligation de publication. Enfin, le Delaware prélève sur une Foreign LLC qui y est enregistrée la même taxe annuelle de 400 $ que sur une LLC du Delaware.

Les corporations ont leurs propres formulaires et frais. Au Delaware, la qualification d'une corporation d'un autre État coûte 245 $ ; la société fournit une attestation de son État de constitution datant de six mois au plus, ainsi qu'un état de ses actifs et passifs. Ce que coûte chaque année une société dans son État de constitution est résumé sur notre page consacrée aux coûts annuels d'une société américaine.

4Les risques sans enregistrement

Les conséquences se ressemblent d'un État à l'autre. La société perd d'abord un droit : dans l'État où elle exerce sans enregistrement, elle ne peut pas agir en justice tant qu'elle ne s'est pas enregistrée et n'a pas réglé les arriérés. Pour une entreprise qui y a des clients, c'est la conséquence la plus lourde. Pour réclamer une facture impayée devant le tribunal, il faut d'abord régulariser l'enregistrement avant d'être entendu.

S'y ajoute l'argent. Le Delaware fixe, au 6 Del. C. § 18-907, une pénalité de 200 $ par année ou année entamée sans enregistrement. La Floride exige, selon le § 605.0904, tous les frais et pénalités qui auraient été dus en cas d'autorisation en temps voulu, plus 500 à 1 000 dollars par année sans autorisation. Le Texas exige une pénalité égale à tous les frais et impôts qui auraient été dus depuis la première opération et accorde un délai de grâce de 90 jours : au-delà, l'enregistrement entraîne une majoration égale aux frais d'enregistrement pour chaque année civile entamée. À 750 $ par an, un oubli de plusieurs années coûte cher. En outre, au Texas comme au Delaware, le procureur général peut faire interdire en justice à la société de poursuivre son activité dans l'État.

Deux choses, en revanche, ne sont pas touchées. Les contrats de la société restent valables, et elle peut se défendre contre une action en justice. Et les associés et managers ne deviennent pas personnellement responsables des dettes de la LLC du seul fait de l'absence d'enregistrement. C'est ce que prévoient le § 18-907 au Delaware et le § 605.0904 en Floride. La limitation de responsabilité, raison pour laquelle beaucoup créent une LLC, ne dépend donc pas de la Foreign Qualification. Elle dépend d'autres éléments, comme des comptes séparés et une documentation en ordre.

5Comment se déroule l'enregistrement

La procédure est similaire dans les six États, et elle commence dans l'État de constitution.

5.1Le justificatif de l'État de constitution

Presque tous les États veulent la preuve que la société existe dans son État de constitution et qu'elle y est en règle. Cet État délivre pour cela un Certificate of Good Standing, appelé Certificate of Existence à New York. Le délai est court : New York exige un document de moins d'un an, le Delaware, pour les Corporations, un document de moins de six mois. Si votre LLC n'est pas en Good Standing dans son État de constitution, par exemple parce qu'une taxe annuelle reste impayée, vous n'obtiendrez pas ce justificatif. Il faut alors d'abord régulariser la situation là-bas.

5.2Un Registered Agent dans le second État

Chaque demande désigne une personne ou une société ayant une adresse dans le second État, chargée de recevoir les actes officiels. La Floride exige en plus l'acceptation écrite de l'agent. New York désigne le Secretary of State comme destinataire des significations. Le rôle d'un Registered Agent et les critères pour bien le choisir sont expliqués sur notre page Registered Agent et adresse professionnelle.

5.3La demande et le nom

La demande indique le nom de la LLC, son État de constitution, les adresses et, en Floride, au moins une personne habilitée à diriger la société. Si le nom est déjà pris dans le second État, la LLC doit y opérer sous un autre nom. Le Texas exige qu'elle utilise alors réellement ce nom d'emprunt dans ses relations d'affaires.

5.4Les obligations qui suivent

L'enregistrement marque le début des obligations courantes dans le second État. Au Texas, une Foreign LLC soumise à la franchise tax dépose chaque année sa déclaration auprès du Comptroller, accompagnée du Public Information Report listant ses dirigeants. Au Delaware, elle paie la taxe annuelle au 1er juin. En Californie, elle verse la taxe annuelle au Franchise Tax Board. Vous avez donc ensuite deux calendriers : celui de l'État de constitution et celui du second État.

6Enregistrement ne veut pas dire imposition

Savoir si une société doit s'enregistrer et savoir si elle doit des impôts dans un État sont deux questions distinctes. La Floride l'inscrit même dans la loi : la liste des activités qui ne constituent pas une activité commerciale ne s'applique pas à la question de savoir si l'État peut imposer la société. Un État peut donc réclamer des impôts sans qu'un enregistrement ait été nécessaire, et inversement.

La Californie l'illustre clairement. Selon le Franchise Tax Board, une LLC y est considérée comme « doing business » dès qu'un de ses associés, managers ou autres représentants agit pour elle en Californie, ou dès que son chiffre d'affaires, ses actifs ou sa masse salariale en Californie dépassent certains seuils, ajustés chaque année. Elle doit alors la taxe, qu'elle soit enregistrée ou non auprès du Secretary of State.

Pour l'impôt fédéral, c'est la même chose à plus grande échelle. Ce que l'IRS exige dépend du traitement fiscal de la LLC, et non de ses enregistrements dans les différents États. Notre page sur l'imposition de la LLC américaine explique comment la LLC est imposée aux États-Unis ; les impôts prélevés par un État dans lequel votre société exerce son activité sont présentés sous Impôts au niveau des États.

7Créer d'emblée dans le bon État

La Foreign Qualification n'est pas une erreur, c'est un outil. C'est la bonne voie quand une société doit délibérément avoir son siège au Delaware tout en travaillant dans un autre État, par exemple parce que des investisseurs attendent le droit du Delaware ou parce qu'une holding pilote plusieurs sociétés dans différents États. C'est aussi la voie à suivre quand une entreprise grandit et s'étend à un nouvel État.

Si en revanche votre LLC ne travaille dès le départ que dans un seul État, et que ce n'est pas son État de constitution, vous payez deux fois : deux registres, deux Registered Agents, deux séries de frais et de rapports. Créer la société directement dans l'État où se fait l'activité est alors souvent plus simple. Notre page Choisir le bon État compare les États selon les projets. Pour le Delaware, l'essentiel se trouve sur la page Créer une LLC au Delaware, pour le Texas sur la page Créer une LLC au Texas.

8Quand votre LLC quitte un État

Un enregistrement ne prend pas fin tout seul quand le bureau ferme. Tant qu'il existe, les obligations dans le second État continuent. Quiconque quitte un État doit donc mettre fin expressément à l'enregistrement.

Au Texas, une société qui continue d'exister et quitte seulement le Texas dépose un Certificate of Withdrawal sur le formulaire 608, accompagné d'un Certificate of Account Status du Comptroller confirmant que les impôts texans sont payés. Si la société a cessé d'exister dans son État de constitution, l'enregistrement texan prend fin sur présentation d'un justificatif de cet État ; le formulaire 612 sert alors de lettre d'accompagnement, pour des frais de 15 $. Une Foreign LLC au Delaware dépose un Certificate of Cancellation, pour des frais de 200 $, après avoir payé la taxe annuelle de toute l'année en cours. Si la société est entièrement dissoute, la clôture des enregistrements dans les autres États fait partie de la procédure ; le déroulement complet est décrit sur notre page Dissoudre une LLC américaine.

L'essentiel

• Une LLC n'est chez elle que dans son État de constitution. Si elle exerce une activité dans un autre État, elle doit s'y enregistrer comme Foreign LLC.
• Aucun État ne définit de façon exhaustive ce qu'est exercer une activité. Les lois citent toutefois des activités qui ne suffisent pas, comme un compte bancaire ou des ventes via des revendeurs indépendants.
• Dans les six États, les frais publics vont de 70 $ en Californie à 750 $ au Texas, auxquels s'ajoutent les obligations courantes dans le second État.
• Sans enregistrement, la LLC ne peut pas agir elle-même en justice dans le second État, et elle s'expose à des pénalités et à des rappels. Ses contrats restent valables.
• Si votre LLC ne travaille que dans un autre État, la créer directement dans cet État est souvent plus simple.

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