Foreign Qualification: quando la tua LLC lavora in un secondo Stato

Una LLC è una società dello Stato in cui è stata costituita. Lì è iscritta nel registro, lì ha il suo Registered Agent, lì paga le sue tasse. Ogni altro Stato la considera una Foreign LLC, cioè una società di fuori, anche se è nata appena oltre il confine. Se vuole fare affari in un secondo Stato, deve registrarsi anche lì. Gli americani la chiamano Foreign Qualification. In questa pagina scopri quando uno Stato richiede la registrazione, quanto costa in Delaware, Florida, California, New York, Texas e Wyoming, cosa succede se non la fai e come chiudere una registrazione.

1Cosa significa Foreign Qualification

Negli USA il diritto societario è competenza dei singoli Stati. Ogni Stato tiene il proprio registro e conosce in partenza solo le società costituite secondo le sue leggi. Una società di un altro Stato è per lui una Foreign Entity. Qui "foreign" non significa estero: in Texas una Delaware LLC è "foreign" esattamente come una S.r.l. italiana.

Ogni Stato chiama la procedura a modo suo. Il Delaware parla di Registration, Florida e Wyoming di Certificate of Authority, New York di Application for Authority e il Texas di Application for Registration (lì il modulo si chiamava un tempo Application for Certificate of Authority). Il senso è ovunque lo stesso: la società si registra nel secondo Stato, nomina lì un Registered Agent per le notifiche e ottiene il permesso di operarvi. Non diventa una nuova società. Resta un'unica LLC, con un solo Stato di costituzione e un solo Operating Agreement; il secondo Stato la iscrive semplicemente anche nel proprio registro.

Per la LLC con sede operativa negli USA, di cui parliamo su questo sito, è una questione molto concreta. Se costituisci in Delaware e apri un ufficio in Texas, se dalla Florida assumi dipendenti in California o se gestisci un negozio a New York, prima o poi arrivi alla Foreign Qualification. Come creare la sede operativa lo spieghiamo nella pagina Costituire una LLC USA con sede operativa. Se invece vivi fuori dagli USA e la tua attività non si svolge negli USA, la situazione è diversa: per questo c'è il nostro sito gemello zerotax.llc.

2Quando uno Stato richiede la registrazione

L'obbligo dipende dal fatto che la società faccia affari nello Stato. Texas e Florida parlano di "transacting business", il Delaware di "doing business". Nessuno Stato dà una definizione esaustiva. Il Texas Secretary of State scrive espressamente che la legge texana non definisce il termine e offre una regola pratica: di norma una società fa affari in Texas se lì ha un ufficio o un dipendente o vi persegue uno dei suoi scopi. Se ciò valga nel singolo caso, l'ufficio non lo valuta e rimanda al parere di un avvocato.

Le leggi elencano invece con precisione le attività che da sole non bastano. Il Delaware, in 6 Del. C. § 18-912, cita tra le altre queste:

• avviare, difendere o transigere una causa,
• tenere assemblee dei soci o dei manager e sbrigare altri affari interni,
• mantenere conti bancari,
• vendere tramite contraenti indipendenti,
• raccogliere ordini che vengono accettati solo fuori dallo Stato,
• concedere o ricevere prestiti e riscuotere crediti,
• un'operazione isolata, non parte di una serie di operazioni simili,
• operazioni di commercio interstatale.

La Florida ha nel § 605.0905 una lista simile, con due punti importanti per chi fa impresa. Un'operazione isolata non conta solo se si conclude entro 30 giorni. E possedere un terreno di per sé non è fare affari, mentre lo è possedere immobili o beni mobili che producono reddito. Se con una LLC di un altro Stato detieni una casa in affitto in Florida, quindi, devi registrarti. Il Texas elenca nel § 9.251 del suo Business Organizations Code sedici eccezioni di questo tipo.

Queste liste servono a escludere, non a includere. Un ufficio con dipendenti fissi, un magazzino, un negozio o un cantiere che dura mesi non rientrano tra le eccezioni. Se pianifichi passi del genere, metti in conto la registrazione prima di aprire l'ufficio.

3Quanto costa la registrazione in sei Stati

Le tasse statali variano molto, e a ogni registrazione si aggiungono obblighi ricorrenti nel secondo Stato. La tabella mostra la tassa per registrare una LLC di un altro Stato e ciò che si aggiunge ogni anno.

Saltano all'occhio tre cose. La California è la più economica per la registrazione, ma secondo il Franchise Tax Board chiede l'imposta annuale di 800 $ a ogni LLC la cui domanda sul Form LLC-5 sia stata accettata dal Secretary of State. New York impone anche alla Foreign LLC la pubblicazione su due giornali, entro 120 giorni dalla domanda e per sei settimane, come per una costituzione a New York; trovi i dettagli nella pagina sulla New York LLC e il suo obbligo di pubblicazione. E il Delaware applica a una Foreign LLC registrata lì la stessa imposta annuale di 400 $ di una Delaware LLC.

Per le Corporation valgono moduli e tasse propri. In Delaware la qualification di una Corporation di un altro Stato costa 245 $; la società presenta un certificato del suo Stato di costituzione non più vecchio di sei mesi e un prospetto di attività e passività. Quanto costa ogni anno una società nel suo Stato di costituzione lo riassume la nostra pagina sui costi annuali di una società USA.

4Cosa rischi senza registrazione

Le conseguenze sono simili da Stato a Stato. Prima di tutto la società perde un diritto: nello Stato in cui opera senza registrazione non può agire in giudizio finché non si registra e non salda gli arretrati. Per un'azienda che lì ha clienti è la conseguenza più pesante. Se vuoi recuperare una fattura non pagata, devi prima metterti in regola con la registrazione, e solo dopo il tribunale ti ascolta.

Poi ci sono i soldi. Il Delaware, secondo 6 Del. C. § 18-907, fissa una sanzione di 200 $ per ogni anno o frazione di anno senza registrazione. La Florida, secondo il § 605.0904, chiede tutte le tasse e sanzioni che sarebbero maturate con una registrazione puntuale, più da 500 a 1.000 dollari per ogni anno senza autorizzazione. Il Texas chiede una sanzione pari a tutte le tasse e imposte maturate dalla prima operazione e concede un periodo di tolleranza di 90 giorni: chi si registra dopo paga un sovrapprezzo pari alla tassa di registrazione per ogni anno solare iniziato. A 750 $ l'anno, una dimenticanza di più anni diventa cara. Inoltre, in Texas come in Delaware, il procuratore generale può far vietare dal tribunale alla società di continuare a operare lì.

Due cose invece restano intatte. I contratti della società restano validi e la società può difendersi in giudizio. E soci e manager non rispondono personalmente dei debiti della LLC solo perché mancava la registrazione. Lo stabiliscono il § 18-907 in Delaware e il § 605.0904 in Florida. La responsabilità limitata, il motivo per cui molti scelgono una LLC, non dipende quindi dalla Foreign Qualification. Dipende da altro, per esempio da conti separati e documentazione in ordine.

5Come funziona la registrazione

La procedura è simile in tutti e sei gli Stati e parte dallo Stato di costituzione.

5.1Il certificato dello Stato di costituzione

Quasi ogni Stato vuole la prova che la società esiste ed è in regola nello Stato di costituzione. Per questo lo Stato di costituzione rilascia un Certificate of Good Standing, a New York chiamato Certificate of Existence. I tempi sono stretti: New York chiede un documento di non più di un anno, il Delaware per le Corporation uno di non più di sei mesi. Se la tua LLC non è in Good Standing nello Stato di costituzione, per esempio perché c'è un'imposta annuale non pagata, il certificato non viene rilasciato. In quel caso si sistema prima tutto lì.

5.2Un Registered Agent nel secondo Stato

Ogni domanda indica una persona o una società con indirizzo nel secondo Stato che riceve le notifiche. La Florida chiede inoltre l'accettazione scritta da parte dell'agent. New York designa il Secretary of State come destinatario delle notifiche. Cosa fa un Registered Agent e cosa valutare nella scelta lo trovi nella nostra pagina Registered Agent e indirizzo aziendale.

5.3La domanda e il nome

La domanda indica il nome della LLC, lo Stato di costituzione, gli indirizzi e, in Florida, anche almeno una persona autorizzata a gestire la società. Se nel secondo Stato il nome è già in uso, la LLC deve operare lì con un altro nome. Il Texas richiede che questo nome alternativo venga poi effettivamente usato nei rapporti commerciali.

5.4Gli obblighi successivi

Con la registrazione partono gli obblighi ricorrenti nel secondo Stato. In Texas una Foreign LLC soggetta alla franchise tax presenta ogni anno il suo report al Comptroller, insieme al Public Information Report con i nomi dei suoi dirigenti. In Delaware paga l'imposta annuale entro il 1 giugno. In California paga l'imposta annuale al Franchise Tax Board. Da quel momento hai quindi due calendari: quello dello Stato di costituzione e quello del secondo Stato.

6Registrazione non significa tasse

Se una società debba registrarsi e se debba pagare imposte in uno Stato sono due questioni separate. La Florida lo scrive perfino nella legge: l'elenco delle attività che non costituiscono business non vale per stabilire se lo Stato può tassare la società. Uno Stato può quindi chiedere imposte anche se la registrazione non era necessaria, e viceversa.

La California lo mostra bene. Secondo il Franchise Tax Board, lì una LLC è già considerata "doing business" se uno dei suoi soci, manager o altri rappresentanti opera per lei in California, oppure se fatturato, patrimonio o monte salari in California superano determinate soglie, aggiornate ogni anno. Da quel momento deve l'imposta, che sia registrata presso il Secretary of State o no.

Per le imposte federali vale lo stesso principio, su scala più ampia. Quello che chiede l'IRS dipende dalla classificazione fiscale della LLC, non dalle sue registrazioni nei singoli Stati. Come viene tassata la LLC negli USA lo spieghiamo nella pagina sulla tassazione della LLC americana; quali imposte applica uno Stato in cui opera la tua società lo trovi alla voce Imposte statali.

7Costituire subito nello Stato giusto

La Foreign Qualification non è un errore, è uno strumento. È la strada giusta quando una società deve avere sede in Delaware per scelta e lavora in un altro Stato, per esempio perché gli investitori si aspettano il diritto del Delaware o perché una holding gestisce più società in Stati diversi. Ed è la strada anche quando un'azienda cresce e si espande in un nuovo Stato.

Se invece la tua LLC lavora fin dall'inizio in un solo Stato, e non è quello di costituzione, paghi doppio: due registri, due Registered Agent, due serie di tasse e report. In quel caso costituire la società nello Stato in cui si svolge l'attività è spesso la via più semplice. Quale Stato si adatta a quale progetto lo confronta la nostra pagina Scegliere lo Stato giusto. Le informazioni essenziali sul Delaware sono nella pagina Costituire una LLC in Delaware, quelle sul Texas nella pagina Costituire una LLC in Texas.

8Quando la tua LLC lascia uno Stato

Una registrazione non si chiude da sola quando chiude l'ufficio. Finché resta attiva, gli obblighi nel secondo Stato continuano. Chi lascia uno Stato deve quindi chiudere la registrazione in modo esplicito.

In Texas una società che continua a esistere e lascia solo il Texas presenta un Certificate of Withdrawal con il Form 608. Serve anche un Certificate of Account Status del Comptroller che confermi il pagamento delle imposte texane. Se la società ha cessato di esistere nel suo Stato di costituzione, la registrazione in Texas si chiude con un certificato di quello Stato; il Form 612 funge da lettera di accompagnamento e la tassa è di 15 $. Una Foreign LLC in Delaware presenta un Certificate of Cancellation, tassa 200 $, e prima paga l'imposta annuale per l'intero anno in corso. Se la società viene sciolta del tutto, anche le registrazioni negli altri Stati fanno parte della chiusura; come funziona lo scioglimento nel complesso lo trovi nella nostra pagina Sciogliere una LLC americana.

In sintesi

• Una LLC è di casa solo nel suo Stato di costituzione. Se fa affari in un altro Stato, deve registrarsi lì come Foreign LLC.
• Nessuno Stato definisce in modo esaustivo cosa significhi fare affari. Le leggi però elencano attività che non bastano, come un conto bancario o le vendite tramite rivenditori indipendenti.
• Nei sei Stati la tassa statale va da 70 $ in California a 750 $ in Texas, a cui si aggiungono gli obblighi ricorrenti nel secondo Stato.
• Senza registrazione la LLC non può agire in giudizio nel secondo Stato e rischia sanzioni e pagamenti arretrati. I suoi contratti restano validi.
• Se la tua LLC lavora solo in un altro Stato, costituirla direttamente lì è spesso la via più semplice.

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