Foreign Qualification: cuando tu LLC opera en un segundo estado

Una LLC es una sociedad del estado en el que se constituyó. Allí figura en el registro, allí tiene su Registered Agent y allí paga sus tasas. Cualquier otro estado la trata como Foreign LLC, es decir, como sociedad de fuera, aunque se haya constituido a solo una frontera estatal de distancia. Si quiere hacer negocios en un segundo estado, tiene que registrarse allí. Los estadounidenses lo llaman Foreign Qualification. En esta página te explicamos cuándo un estado exige el registro, cuánto cuesta en Delaware, Florida, California, Nueva York, Texas y Wyoming, qué pasa si no lo haces y cómo dar de baja un registro.

1Qué significa Foreign Qualification

En EE. UU., el derecho de sociedades es competencia de cada estado. Cada estado lleva su propio registro y, de entrada, solo conoce las sociedades constituidas conforme a su ley. Una sociedad de otro estado es para él una Foreign Entity. Aquí «foreign» no significa extranjera: una Delaware LLC es tan «foreign» en Texas como una sociedad limitada europea.

Cada estado llama al trámite de una forma. Delaware habla de Registration, Florida y Wyoming de Certificate of Authority, Nueva York de Application for Authority y Texas de Application for Registration; allí el formulario se llamaba antes Application for Certificate of Authority. En todos los casos es lo mismo: la sociedad se da de alta en el segundo estado, designa allí un Registered Agent para las notificaciones y obtiene permiso para hacer negocios allí. No se convierte en una sociedad nueva. Sigue siendo una única LLC con un estado de constitución y un Operating Agreement; el segundo estado simplemente la incluye también en su registro.

Para la LLC con establecimiento permanente en EE. UU., que es de lo que trata esta web, es una cuestión muy práctica. Si constituyes en Delaware y abres oficina en Texas, contratas empleados en California desde Florida o tienes una tienda en Nueva York, tarde o temprano te tocará la Foreign Qualification. Cómo montar el establecimiento lo explicamos en nuestra página Constituir una LLC con establecimiento permanente en EE. UU.. Si, en cambio, vives fuera de EE. UU. y tu negocio no se desarrolla allí, la situación es otra; para eso está nuestra web hermana zerotax.llc.

2Cuándo exige un estado el registro

La obligación depende de si la sociedad hace negocios en el estado. Texas y Florida hablan de «transacting business», Delaware de «doing business». Ningún estado da una definición cerrada. El Texas Secretary of State señala expresamente que la ley texana no define el término y ofrece una regla práctica: por lo general, una sociedad hace negocios en Texas si tiene allí una oficina o un empleado, o si persigue allí alguno de sus fines. Si eso se cumple en un caso concreto no lo valora la administración; remite al asesoramiento de un abogado.

Lo que sí enumeran las leyes con precisión son actividades que, por sí solas, no bastan. Delaware cita en 6 Del. C. § 18-912, entre otras, estas:

• iniciar, defender o transigir un procedimiento judicial,
• celebrar reuniones de socios o managers y gestionar otros asuntos internos,
• mantener cuentas bancarias,
• vender a través de intermediarios independientes,
• captar pedidos que se aceptan fuera del estado,
• conceder o pedir préstamos y cobrar deudas,
• una operación aislada que no forme parte de una serie de operaciones similares,
• operaciones de comercio interestatal.

Florida tiene en el § 605.0905 una lista parecida, con dos puntos importantes para empresarios. Una operación aislada solo queda fuera si se completa en 30 días. Y la mera propiedad de terrenos no es hacer negocios, pero sí lo es la propiedad de inmuebles o bienes muebles que generan rendimientos. Así que, si tienes una casa alquilada en Florida a través de una LLC de otro estado, debes registrarte. Texas enumera en el § 9.251 de su Business Organizations Code dieciséis excepciones de este tipo.

Las listas sirven para descartar, no para incluir. Una oficina con empleados fijos, un almacén, una tienda o una obra que dura meses no figuran entre las excepciones. Si planeas algo así, cuenta con el registro antes de abrir la oficina.

3Cuánto cuesta el registro en seis estados

Las tasas estatales varían mucho, y cada registro trae obligaciones periódicas en el segundo estado. La tabla muestra la tasa de alta de una LLC de otro estado y lo que se suma después cada año.

Llaman la atención tres cosas. California es el más barato para darse de alta, pero según el Franchise Tax Board exige a toda LLC cuya solicitud en el Form LLC-5 haya aceptado el Secretary of State el impuesto anual de 800 $. Nueva York exige también a la Foreign LLC publicar en dos periódicos, en los 120 días siguientes a la solicitud y durante seis semanas, igual que en una constitución en Nueva York; más información en nuestra página sobre la LLC de Nueva York y su obligación de publicación. Y Delaware cobra a una Foreign LLC registrada allí el mismo impuesto anual de 400 $ que a una Delaware LLC.

Las corporations tienen sus propios formularios y tasas. En Delaware, la qualification de una corporation de otro estado cuesta 245 $; la sociedad aporta un certificado de su estado de constitución con una antigüedad máxima de seis meses y una relación de sus activos y pasivos. Lo que cuesta cada año una sociedad en su estado de constitución lo resumimos en nuestra página sobre los costes anuales de una empresa en EE. UU.

4Qué te arriesgas sin registro

Las consecuencias son parecidas en todos los estados. Primero, la sociedad pierde un derecho: no puede demandar en el estado donde opera sin registro hasta que se registre y pague lo pendiente. Para una empresa con clientes allí, es la consecuencia más dura. Si quieres reclamar judicialmente una factura impagada, primero tienes que regularizar el registro para que el tribunal te escuche.

Y luego está el dinero. Delaware fija, según 6 Del. C. § 18-907, una sanción de 200 $ por cada año o fracción de año sin registro. Florida exige, según el § 605.0904, todas las tasas y sanciones que se habrían devengado con una autorización a tiempo y, además, entre 500 y 1.000 dólares por cada año sin autorización. Texas exige una sanción equivalente a todas las tasas e impuestos devengados desde la primera operación y concede un plazo de gracia de 90 días: quien se registra después paga un recargo igual a la tasa de registro por cada año natural iniciado. Con 750 $ al año, un descuido de varios años sale caro. Además, en Texas, igual que en Delaware, el fiscal general puede pedir a los tribunales que prohíban a la sociedad seguir operando allí.

En cambio, hay dos cosas que no se ven afectadas. Los contratos de la sociedad siguen siendo válidos y puede defenderse si la demandan. Y los socios y managers no responden personalmente de las deudas de la LLC solo porque faltara el registro. Así lo establecen en Delaware el § 18-907 y en Florida el § 605.0904. La limitación de responsabilidad, que es el motivo por el que muchos constituyen una LLC, no depende de la Foreign Qualification. Depende de otras cosas, como mantener cuentas separadas y la documentación en orden.

5Así funciona el registro

El proceso es parecido en los seis estados y empieza en el estado de constitución.

5.1El certificado del estado de constitución

Casi todos los estados quieren comprobar que la sociedad existe y está en regla en su estado de constitución. Para ello, ese estado emite un Certificate of Good Standing (en Nueva York se llama Certificate of Existence). El plazo es corto: Nueva York pide un documento con un máximo de un año de antigüedad, y Delaware, en el caso de las corporations, uno de no más de seis meses. Si tu LLC no está en Good Standing en su estado de constitución, por ejemplo porque tiene pendiente un impuesto anual, no obtendrás el certificado. En ese caso, primero hay que ponerlo todo en orden allí.

5.2Un Registered Agent en el segundo estado

Cada solicitud designa a una persona o sociedad con dirección en el segundo estado que recibe las notificaciones. Florida exige además la aceptación por escrito del agente. Nueva York designa al Secretary of State como receptor de notificaciones. Qué hace un Registered Agent y en qué fijarte al elegirlo lo explicamos en nuestra página Registered Agent y dirección comercial.

5.3La solicitud y el nombre

La solicitud indica el nombre de la LLC, el estado de constitución, las direcciones y, en Florida, también al menos una persona autorizada para dirigir la sociedad. Si el nombre ya está ocupado en el segundo estado, la LLC tendrá que operar allí con otro nombre. Texas exige que ese nombre adoptado se use realmente en el tráfico mercantil.

5.4Las obligaciones posteriores

Con el registro empiezan las obligaciones periódicas en el segundo estado. En Texas, una Foreign LLC sujeta a la Franchise Tax presenta cada año su informe de Franchise Tax ante el Comptroller, junto con el Public Information Report con los nombres de sus directivos. En Delaware paga el impuesto anual antes del 1 de junio. En California paga el impuesto anual al Franchise Tax Board. A partir de ahí tendrás dos calendarios: el del estado de constitución y el del segundo estado.

6Registrarse no es lo mismo que tributar

Si una sociedad debe registrarse y si debe impuestos en un estado son dos cuestiones distintas. Florida incluso lo recoge en la ley: la lista de actividades que no constituyen hacer negocios no se aplica a la cuestión de si el estado puede gravar a la sociedad. Así que un estado puede exigir impuestos aunque no hiciera falta registrarse, y al revés.

California lo deja muy claro. Según el Franchise Tax Board, una LLC ya está «doing business» allí si uno de sus socios, managers u otros representantes actúa en su nombre en California, o si sus ventas, su patrimonio o su masa salarial en California superan determinados umbrales que se actualizan cada año. Desde ese momento debe el impuesto, esté o no registrada ante el Secretary of State.

Con el impuesto federal pasa lo mismo, pero a mayor escala. Lo que exige el IRS depende de cómo tribute la LLC, no de en qué estados esté registrada. Cómo tributa la LLC en EE. UU. te lo explicamos en nuestra página sobre la fiscalidad de la LLC estadounidense; qué impuestos cobra un estado en el que opera tu empresa lo encontrarás en Impuestos estatales.

7Constituye directamente en el estado correcto

La Foreign Qualification no es un error, es una herramienta. Es el camino adecuado cuando una sociedad debe tener su sede en Delaware a propósito y opera en otro estado, por ejemplo porque los inversores esperan el derecho de Delaware o porque una holding dirige varias sociedades en distintos estados. También es el camino cuando una empresa crece y se expande a otro estado.

Ahora bien, si tu LLC opera desde el principio en un único estado y no es el de constitución, pagas por partida doble: dos registros, dos Registered Agents, dos juegos de tasas e informes. En ese caso, constituir en el estado donde está el negocio suele ser lo más sencillo. Qué estado encaja con cada proyecto lo comparamos en nuestra página Elegir el estado adecuado. Lo esencial sobre Delaware está en Constituir una LLC en Delaware, y sobre Texas, en Constituir una LLC en Texas.

8Cuando tu LLC deja un estado

Un registro no termina solo porque cierres la oficina. Mientras exista, las obligaciones en el segundo estado siguen corriendo. Por eso, quien sale de un estado da de baja el registro de forma expresa.

En Texas, una sociedad que sigue existiendo y solo abandona Texas presenta un Certificate of Withdrawal mediante el Form 608. Debe acompañarlo un Certificate of Account Status del Comptroller que confirme que los impuestos texanos están pagados. Si la sociedad ha dejado de existir en su estado de constitución, el registro en Texas termina con un certificado de ese estado; el Form 612 sirve como carta de presentación y la tasa es de 15 $. Una Foreign LLC en Delaware presenta un Certificate of Cancellation, con una tasa de 200 $, y antes paga el impuesto anual de todo el año en curso. Si la sociedad se disuelve por completo, los registros en los demás estados forman parte del cierre; cómo funciona la disolución en su conjunto lo explicamos en nuestra página Disolver una LLC estadounidense.

En resumen

• Una LLC solo está en casa en su estado de constitución. Si hace negocios en otro estado, debe registrarse allí como Foreign LLC.
• Ningún estado define de forma exhaustiva qué significa hacer negocios. Pero las leyes enumeran actividades que no bastan, como tener una cuenta bancaria o vender a través de distribuidores independientes.
• La tasa estatal va, en los seis estados, de 70 $ en California a 750 $ en Texas, a lo que se suman las obligaciones periódicas en el segundo estado.
• Sin registro, la LLC no puede demandar en el segundo estado y se expone a sanciones y pagos atrasados. Sus contratos siguen siendo válidos.
• Si tu LLC solo opera en otro estado, constituirla directamente allí suele ser lo más sencillo.

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