New York LLC: sei settimane su due giornali e il termine di 120 giorni

Costituire una LLC a New York è rapido: gli Articles of Organization si depositano presso il Department of State e, con l'invio online, secondo lo Stato la conferma arriva in pochi minuti. Quello che viene dopo, invece, non esiste in nessun altro dei grandi Stati di costituzione. New York pretende che la nuova LLC compaia per sei settimane su due giornali, e chi manca il termine non può più svolgere attività a New York finché non si mette in regola. Questa pagina spiega nel dettaglio l'obbligo di pubblicazione e le altre particolarità newyorkesi: l'Operating Agreement scritto, il Secretary of State come destinatario delle notifiche, il Biennial Statement e la Filing Fee presso l'ufficio delle imposte. Puoi far costituire la tua LLC dalla nostra pagina New York LLC.

1Cosa fa di diverso New York

La costituzione in sé segue lo schema consueto. La LLC nasce con il deposito degli Articles of Organization presso la Division of Corporations del New York Department of State ad Albany, online o su carta. La tassa statale è di 200 $. Pagando un supplemento, lo Stato lavora più in fretta: 25 $ per 24 ore, 75 $ in giornata e 150 $ in due ore.

Quattro cose distinguono New York da Delaware, Florida, Texas o Wyoming:

• la pubblicazione della costituzione su due giornali entro 120 giorni,
• l'obbligo di un Operating Agreement scritto entro 90 giorni,
• il Secretary of State come destinatario legale delle notifiche,
• una comunicazione al registro solo ogni due anni, ma in compenso una tassa annuale presso l'ufficio delle imposte non appena la LLC ha redditi da New York.

Secondo il § 203(e) i soci non devono comparire negli Articles of Organization; sono obbligatori, tra l'altro, il nome, la county dell'ufficio e la designazione del Secretary of State come destinatario delle notifiche. Anche la comunicazione dei titolari effettivi al Department of State, prevista a New York dal 1 gennaio 2026, secondo la descrizione dello Stato riguarda le LLC costituite secondo il diritto di un altro Paese e autorizzate a New York, non la LLC costituita a New York.

2L'obbligo di pubblicazione secondo il § 206

L'obbligo è sancito dal § 206 della New York Limited Liability Company Law. Entro 120 giorni dall'entrata in vigore dei primi Articles of Organization, la LLC deve pubblicare il testo degli Articles oppure un avviso della sua costituzione, e depositare la prova presso il Department of State.

2.1Quali giornali

La pubblicazione avviene su due giornali della county in cui si trova l'ufficio della LLC indicato negli Articles. Uno deve uscire settimanalmente, l'altro ogni giorno, ed entrambi li designa il County Clerk. Una pubblicazione su un altro giornale non vale. Se la county non ha un giornale designato, se ne può usare uno di una county confinante.

2.2Con quale frequenza e con quale contenuto

L'avviso esce una volta a settimana, per sei settimane consecutive. Riporta il nome della LLC, la data di deposito degli Articles, la county dell'ufficio, l'indirizzo a cui il Secretary of State inoltra le notifiche, l'eventuale Registered Agent, una data fissa di scioglimento se prevista e l'oggetto sociale. Il Department of State sottolinea che i dati dell'avviso, in particolare il nome della LLC, devono coincidere esattamente con gli Articles. Se dopo il primo avviso cambia qualcosa, la LLC può completare la serie avviata; dopo sei avvisi non deve ripubblicare.

2.3La prova

Dopo la sesta settimana ciascun giornale rilascia un Affidavit of Publication, una dichiarazione giurata dell'editore che attesta la pubblicazione. La LLC deposita entrambi insieme al Certificate of Publication presso il Department of State. La tassa è di 50 $. Attenzione ai tempi: entro i 120 giorni non deve arrivare solo la pubblicazione, ma anche la prova allo Stato.

3Quanto costa la pubblicazione e perché conta la county

I 50 $ allo Stato sono la parte minore. I giornali applicano i propri prezzi per sei avvisi, e questi variano parecchio da county a county. Poiché la county indicata negli Articles determina quali giornali entrano in gioco, già il dato fornito alla costituzione decide il costo della pubblicazione. La county deve essere quella in cui si trova davvero l'ufficio della LLC.

Per una LLC con una sede operativa, cioè un vero ufficio, negozio o magazzino a New York, questo dato non è una scelta ma un fatto.

In pratica: programma la pubblicazione subito dopo la costituzione. Sei settimane di avvisi, il rilascio degli affidavit e il deposito richiedono tempo, e 120 giorni passano più in fretta di quanto sembri quando nel frattempo ti occupi di EIN, conto e contratto d'affitto.

Ecco una tabella di marcia che rispetta il termine con sicurezza:

• Alla costituzione: indica correttamente negli Articles la county dell'ufficio e stabilisci l'indirizzo per le notifiche.
• Nella prima settimana successiva: chiedi al County Clerk quali sono i due giornali designati, prepara l'avviso con i dati degli Articles e prenotalo su entrambi.
• Per sei settimane: un avviso a settimana su entrambi i giornali.
• Poi: richiedi gli Affidavits of Publication ai due editori.
• Prima che scadano i 120 giorni: deposita presso il Department of State il Certificate of Publication con entrambi gli affidavit e la tassa, e conserva la conferma tra i documenti della LLC.

4Se i 120 giorni passano

Se dopo 120 giorni la prova non è arrivata al Department of State, secondo il § 206 alla scadenza del termine il diritto della LLC di svolgere attività a New York viene sospeso. Il Department parla di sospensione della sua facoltà di operare.

La legge limita le conseguenze. I contratti e gli atti della LLC restano validi, e soci, manager e rappresentanti non rispondono personalmente dei debiti della società solo per questo motivo. E il blocco si può sanare: se la LLC deposita in seguito una prova che soddisfa tutti i requisiti tranne il termine, la sospensione viene revocata.

Non è però un motivo per lasciar correre. Una LLC che lavora a New York ma non può svolgervi attività ha un problema non appena le serve qualcosa dallo Stato o un partner chiede del suo status. Se hai mancato il termine, recupera la pubblicazione il prima possibile.

5Se la tua LLC viene da un altro Stato

La pubblicazione non riguarda solo le LLC costituite a New York. Una LLC del Delaware, del Texas o di un altro Stato che vuole operare a New York si registra lì secondo il § 802 con una Application for Authority. Il Department of State indica una tassa di 250 $, e alla domanda va allegato un Certificate of Existence dello Stato di costituzione non più vecchio di un anno.

Entro 120 giorni dalla domanda anche questa LLC pubblica, con le stesse regole: due giornali nella county del suo ufficio, uno settimanale e uno quotidiano, per sei settimane consecutive, poi il Certificate of Publication. Chi costituisce in Delaware e lavora a New York, quindi, non sfugge al giornale. Quando serve una registrazione in un secondo Stato lo spiega la nostra pagina Foreign Qualification.

6Operating Agreement e notifiche

New York richiede un Operating Agreement scritto. Secondo il Department of State, i soci devono stipularlo entro 90 giorni dal deposito degli Articles of Organization. Non va depositato: è un documento interno. Cosa deve contenere, dalla ripartizione degli utili alle regole su scioglimento e trasformazione, lo trovi nella nostra pagina Operating Agreement: cosa deve contenere.

Per le notifiche la LLC designa negli Articles il Secretary of State come destinatario e indica un indirizzo a cui lui le inoltra. Un Registered Agent è possibile, ma non obbligatorio. L'indirizzo deve comunque essere affidabile: se lì nessuno legge la posta, rischi di venire a sapere di una causa troppo tardi. Come funzionano Registered Agent e indirizzo aziendale negli altri Stati lo trovi in Registered Agent e indirizzo aziendale.

7Gli obblighi ricorrenti

Ogni due anni la LLC presenta al Department of State un Biennial Statement, la prima volta due anni dopo il deposito degli Articles. Il costo è di 9 $.

All'ufficio delle imposte di New York, il Department of Taxation and Finance, si aggiunge una filing fee annuale sul Form IT-204-LL. Una LLC con un solo proprietario, che ai fini fiscali non conta come società a sé, paga un forfait di 25 $ se nell'anno ha redditi, utili, perdite o deduzioni da fonti di New York. Per una LLC tassata come partnership, l'importo dipende dai redditi lordi da fonti di New York dell'anno precedente e va da 25 a 4.500 $. Scade il giorno 15 del terzo mese dopo la chiusura dell'anno fiscale, e non è prevista alcuna proroga.

A questo si aggiungono le imposte che riguardano qualsiasi società: le dichiarazioni all'IRS, a seconda di come è classificata la LLC, e le imposte di New York sui redditi che passano attraverso la LLC ai suoi soci. Quali imposte applica lo Stato in cui opera la tua società lo trovi nella nostra pagina Imposte nei singoli Stati; quanto costa in tutto la LLC ogni anno, a confronto con altri Stati, lo trovi in Costi annuali di una società americana.

8New York o un altro Stato

New York non si sceglie per le tasse basse. Si sceglie perché il business è lì: il negozio, l'ufficio, i clienti. Allora anche la società deve stare lì, e la pubblicazione è solo uno dei tanti obblighi. Se il tuo business si svolge altrove, la nostra pagina Scegliere lo Stato giusto mette a confronto gli Stati con costi e obblighi. La panoramica su Corporation, LLC e Limited Partnership a New York la trovi nella pagina Costituire una società a New York.

In sintesi

• La New York LLC nasce con il deposito degli Articles of Organization presso il Department of State, tassa statale 200 $.
• Entro 120 giorni deve essere pubblicata per sei settimane su due giornali della sua contea e depositare il Certificate of Publication, costo 50 $.
• Se il termine scade, la LLC perde il diritto di operare a New York; i contratti restano validi e, una volta presentata la prova, il blocco viene revocato.
• Un Operating Agreement scritto è obbligatorio entro 90 giorni dalla costituzione, il Biennial Statement ogni due anni per 9 $.
• Se la LLC ha redditi da New York, paga ogni anno la filing fee all'ufficio delle imposte dello Stato, da 25 a 4.500 $.

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