Solicitar el EIN sin SSN: fax, teléfono, correo y el formulario SS-4

El EIN es el número fiscal de tu sociedad estadounidense: sin él no hay cuenta, ni declaración de impuestos, ni Form 5472. Sin SSN ni ITIN, la solicitud no se puede hacer online. Esta guía te enseña las otras tres vías, qué va en cada línea del formulario SS-4 y cuánto tarda el IRS.

La sociedad está constituida, tienes el certificado del estado y la cuenta podría estar abierta mañana. Solo falta un número. El Employer Identification Number, o EIN, es el número fiscal de tu sociedad estadounidense. Sin él, ningún banco abre una cuenta de empresa, ninguna sociedad presenta su declaración de impuestos y ninguna LLC con propietario extranjero puede presentar su Form 5472.

Para un estadounidense, el EIN es cuestión de minutos: rellena la solicitud online y tiene el número al terminar la sesión. Para un emprendedor de España o del resto de Europa el camino es más largo, porque el procedimiento online exige un número personal estadounidense que no tiene. Esta guía te explica qué vías quedan, qué va en el formulario SS-4 y dónde suelen atascarse las solicitudes. Forma parte de la guía sobre las obligaciones fiscales de tu sociedad en EE. UU.

1Qué es el EIN y quién lo necesita

El EIN es un número de nueve cifras con el formato 12-3456789. El IRS lo asigna a sociedades, partnerships, trusts, herencias y empresarios individuales con empleados, y lo utiliza para vincular todas las declaraciones y pagos a una cuenta fiscal. Con la solicitud abres esa cuenta. El EIN pertenece exclusivamente a la actividad empresarial y nunca sustituye el SSN o el ITIN de una persona.

El IRS enumera varios motivos por los que hace falta un EIN: tener empleados, ciertos impuestos especiales y sobre nóminas, y la retención de impuestos en pagos a nonresident aliens. Al margen de eso, lo necesitas para operar una partnership, una LLC o una corporation. Es decir: toda sociedad que constituyas en EE. UU. necesita un EIN, aunque todavía no tenga empleados ni haya ganado un solo dólar.

El caso más claro es el de la LLC con un único propietario extranjero. A efectos del impuesto sobre la renta no está separada de su propietario, pero debe presentar cada año el Form 5472, y para ello necesita su propio EIN. Las instrucciones del SS-4 incluso prevén una denominación específica para este caso. Qué otros números estadounidenses existen y para qué sirven el ITIN, el SSN y el TIN te lo explica la guía sobre el número fiscal estadounidense.

2Primero la sociedad, después el número

El orden no es arbitrario. El IRS exige que una LLC, partnership o corporation esté constituida ante el Secretary of State de su estado antes de solicitar el EIN. Quien lo solicita antes se arriesga a retrasos. El motivo es sencillo: en la línea 1 de la solicitud va el nombre de la sociedad exactamente como figura en el certificado de constitución, con el sufijo LLC, Inc. o Corp. Ese nombre no existe hasta que el estado ha registrado la sociedad.

Con el nombre, el IRS es estricto. Sus sistemas solo admiten letras, cifras, guion y el signo &. Un punto, un más o una @ en el nombre se escriben con letras o se sustituyen por un espacio, una barra se convierte en guion y un apóstrofo desaparece sin dejar espacio. Para la dirección postal dispones de 35 caracteres, con las abreviaturas del servicio postal estadounidense. Si aquí adaptas la grafía del certificado, utilízala luego igual en todas las declaraciones.

Antes de la solicitud conviene tener claro también cómo debe clasificarse fiscalmente la sociedad. Una LLC con un solo miembro es, sin elección, una disregarded entity; con dos o más miembros, una partnership. Si quieres que tribute como corporation, marcas Corporation en el SS-4 y presentas la elección con el Form 8832. La solicitud del EIN no es en sí una elección de clasificación; solo la describe.

3Las cuatro vías para obtener el EIN

El IRS ofrece cuatro vías, y cuál tienes a tu alcance depende de dos preguntas: ¿tiene la sociedad domicilio, sede principal u oficina en EE. UU.? ¿Y tiene la Responsible Party un SSN o un ITIN?

Online, el IRS solo asigna el EIN si se cumplen ambas cosas. La solicitud debe completarse en una sola sesión, caduca tras 15 minutos de inactividad y solo está disponible en horarios fijos. Sin SSN ni ITIN no avanzas por aquí, aunque tu sociedad tenga oficina en Texas.

Por teléfono, el IRS ya solo asigna el EIN a solicitantes sin domicilio, sede principal ni oficina en EE. UU. Para los solicitantes nacionales ha cerrado esta vía. El fax y el correo están abiertos a todos. Para sociedades con sede principal en uno de los cincuenta estados o en Washington, D.C. rigen otros números de fax y direcciones postales que para sociedades sin sede en EE. UU. La tabla muestra cuáles.

Todas las vías tienen el mismo límite: el IRS asigna como máximo un EIN al día por Responsible Party, ya sea online, por teléfono, por fax o por correo. Y para cada sociedad debes elegir una sola vía. Si envías un fax y una carta a la vez, en el peor de los casos recibes dos números, y una sociedad solo debe tener uno.

4La Responsible Party: quién figura en la solicitud en nombre de la sociedad

Las líneas 7a y 7b son el motivo por el que los emprendedores europeos no pueden solicitarlo online. Ahí figura la Responsible Party: la persona que, en última instancia, posee o controla la sociedad o ejerce su control efectivo. El IRS la describe como la persona que puede disponer de los fondos y los bienes de la sociedad de forma que, en la práctica, la dirige.

Esta persona siempre debe ser una persona física. Si la filial estadounidense pertenece a tu sociedad europea, en la solicitud no figura esa sociedad, sino la persona que dirige realmente la filial. Se indica su SSN o ITIN. Si no tiene ninguno y no puede obtenerlo, escribes en la línea 7b «foreign» o N/A. Dejar el campo vacío no está permitido.

Un testaferro queda expresamente excluido. El IRS deja claro que los nominees no están autorizados a solicitar un EIN y que una solicitud así pone en riesgo los datos y la privacidad de la sociedad. Quien pone por delante a alguien con SSN solo para solicitarlo online genera un dato falso en la cuenta fiscal de la sociedad. Si más adelante cambia la Responsible Party, la sociedad lo comunica en un plazo de 60 días con el Form 8822-B.

5El formulario SS-4 línea a línea

El SS-4 tiene dieciocho líneas, y el IRS pide rellenar con N/A las que no procedan en lugar de dejarlas vacías. La tabla muestra las líneas que importan en una sociedad con propietarios extranjeros. Tres merecen una segunda mirada.

La línea 4 es la dirección postal, y es más importante de lo que parece: a esa dirección envía el IRS la confirmación del EIN y todas las cartas posteriores. Si está en el extranjero, escribes la ciudad, la región, el código postal y el país completos, sin abreviar. La línea 5 es la dirección física, si es distinta, y ahí no se admite un apartado de correos.

La línea 9a describe el tipo de entidad. Una LLC con un solo miembro que tenga la consideración de disregarded entity marca Other. Si necesita el EIN porque, como LLC de un propietario extranjero, debe presentar el Form 5472, añade «Foreign-owned U.S. disregarded entity-Form 5472». Una LLC con dos o más miembros marca Partnership, y una corporation marca Corporation con el número de la declaración que presentará, normalmente la 1120.

La línea 11 pregunta por el inicio de la actividad. Para solicitantes extranjeros, el IRS se refiere al día en que se inició o adquirió el negocio en EE. UU. Y la línea 17 exige una descripción concreta de la actividad principal: «consultoría» vale menos que «venta de bombas industriales a distribuidores en Texas». Firma, en una corporation, un officer; en una LLC, un miembro autorizado; en solicitantes extranjeros, cualquier persona debidamente autorizada.

6La solicitud por teléfono

Si tu sociedad no tiene residencia, sede principal ni oficina en EE. UU., puedes solicitar el EIN por teléfono. El número es 267-941-1099. No es gratuito, así que llamar desde Europa tiene coste. El IRS atiende de lunes a viernes entre las 6 y las 23 h, hora de la costa este; en España suele ser desde el mediodía hasta la madrugada del día siguiente.

Solo puede llamar quien esté autorizado a recibir el EIN y a responder preguntas sobre el SS-4. El IRS recomienda rellenar antes el formulario completo: con esos datos, el agente abre la cuenta fiscal y te da el número. Lo anotas arriba a la derecha de tu SS-4, lo firmas, le pones fecha y lo guardas. Si el agente te pide el formulario firmado, tienes que enviarlo por fax o correo en un plazo de 24 horas.

La vía telefónica es rápida, pero solo está abierta si la sociedad de verdad no tiene sede en EE. UU. Una sociedad con oficina o establecimiento en EE. UU., como las que constituye Mount Bonnell Advisors, cuenta como solicitante nacional y usa el fax o el correo.

7La solicitud por fax y por correo

Para quien funda sin SSN, el fax es la vía habitual. El IRS lo llama Fax-TIN: envías por fax el SS-4 relleno y firmado, y el IRS te devuelve por fax una portada con el EIN, normalmente en cuatro días hábiles. Para ello debes indicar en el formulario un número de fax al que enviar la respuesta. El IRS ya no devuelve el SS-4 relleno. Los números de fax funcionan las 24 horas y solo aceptan solicitudes de EIN; el IRS advierte de que pueden cambiar sin previo aviso.

El número depende de la sede. Con residencia, sede principal u oficina en un estado o en Washington, D.C., envías el fax al 855-641-6935. Sin esa sede, al 855-215-1627 desde EE. UU. o al 304-707-9471 desde el extranjero.

Por correo tarda más. El IRS recomienda enviar el SS-4 entre cuatro y cinco semanas antes del día en que necesites el EIN, y calcula unas cuatro semanas hasta la respuesta. La dirección es Internal Revenue Service, Cincinnati, OH 45999, con la indicación Attn: EIN Operation para sociedades con sede en EE. UU. y Attn: EIN International Operation para las demás. Puedes consultar el estado de una solicitud por correo en el 800-829-4933. Cuando hay mucho volumen, el propio IRS avisa de plazos más largos.

8El Third Party Designee: cuando otra persona lo solicita por ti

En la parte inferior del SS-4 puedes autorizar a otra persona a responder preguntas sobre la solicitud y a recibir el nuevo EIN. El IRS la llama Third Party Designee. Para que la autorización sea válida, tienes que rellenar la zona de firma del formulario. Termina en el momento en que el IRS asigna el EIN y se lo comunica al designee.

El designee recibe el número por la misma vía por la que lo solicitó: online, por teléfono o por fax. Aun así, la confirmación escrita del IRS se envía a la sociedad. Hay una restricción importante: si la dirección o el teléfono del designee coinciden con los de la sociedad, la solicitud debe presentarse por correo o por fax.

Este papel no equivale a un poder sobre la cuenta fiscal. El designee puede acompañar la solicitud, pero no tratar después con el IRS en nombre de la sociedad. Para eso existen poderes específicos que no tienen nada que ver con el SS-4.

9Después de la asignación: qué puedes hacer con el EIN y qué no

Para casi todo puedes usar el EIN de inmediato: abrir una cuenta bancaria, pedir una licencia de actividad o presentar una declaración en papel. Pueden pasar hasta dos semanas hasta que el número aparezca en el TIN Matching Program del IRS y puedas presentar declaraciones o pagar impuestos por vía electrónica. Si una declaración vence antes de tener el EIN, la sociedad escribe en la casilla «Applied For» y la fecha de la solicitud.

Guarda bien la confirmación. Si la pierdes, puedes pedir una confirmación, la Letter 147C, o un extracto de la cuenta fiscal en la Business and Specialty Tax Line, en el 800-829-4933. Normalmente necesitas un EIN nuevo cuando cambian la propiedad o la estructura de la sociedad, por ejemplo si una LLC de un solo miembro pasa a ser Partnership al entrar un segundo socio. Cambiar el nombre, la dirección o la Responsible Party no requiere un número nuevo.

El IRS no puede borrar un EIN. Si la sociedad ya no lo necesita, puede desactivarlo. Y si una sociedad tiene por error dos números, la Business and Specialty Tax Line te dice cuál vale. Con el EIN en la mano llegan las siguientes obligaciones: el BE-13 ante el Bureau of Economic Analysis en los 45 días siguientes a la constitución, el Form 5472 o el Form 1065 al cierre del primer ejercicio y el calendario de todas las demás obligaciones, que resume la guía de obligaciones anuales.

En resumen

• Toda LLC, Corporation y Partnership necesita un EIN; la tasa es cero. Primero se constituye la sociedad en el estado y después se solicita el EIN.
• Online solo es posible con sede principal en EE. UU. y una Responsible Party con SSN o ITIN. Los demás lo solicitan por fax, por correo o, sin sede en EE. UU., por teléfono.
• Por fax, el EIN suele llegar en cuatro días hábiles; por correo, en unas cuatro semanas. El IRS asigna como máximo un EIN al día por Responsible Party.
• La Responsible Party es siempre una persona física que controla de verdad la sociedad; sin SSN ni ITIN, en la línea 7b se pone «foreign» o N/A.

Cómo te ayudamos

• Solicitar el EINEl número fiscal estadounidense de tu sociedad, solicitado por nosotros.
• Constituir una LLCLa LLC estadounidense con establecimiento, llave en mano en seis estados.
• Constituir una CorporationLa Corporation estadounidense (Inc) para crecer, atraer inversores y obtener visado.
• Declaración de impuestos de la CorporationForm 1120 y Form 5472 para tu Corporation estadounidense.
• Declaración de impuestos de LLC y LPForm 1065 y K-1 para tu LLC o LP.