Richiedere l'EIN senza SSN: fax, telefono, posta e il modulo SS-4

L'EIN è il codice fiscale della tua società americana: senza, niente conto, niente dichiarazione dei redditi e niente Form 5472. Senza SSN o ITIN la richiesta online non è possibile. Questa guida ti mostra le altre tre strade, cosa scrivere in ogni riga del modulo SS-4 e quanto ci mette l'IRS.

La società è costituita, hai in mano il certificato dello Stato e il conto potrebbe essere aperto domani. Manca solo un numero. L'Employer Identification Number, in breve EIN, è il codice fiscale della tua società americana. Senza, nessuna banca apre un conto aziendale, nessuna società presenta la dichiarazione dei redditi e una LLC con proprietario straniero non può depositare il suo Form 5472.

Per un americano l'EIN è questione di minuti: compila la richiesta online e ha il numero a fine sessione. Per chi fonda dall'Italia, dalla Svizzera o dal resto d'Europa la strada è più lunga, perché la procedura online richiede un numero personale americano che non hai. Questa guida ti mostra quali alternative esistono, cosa va nel modulo SS-4 e dove le richieste di solito si bloccano. Fa parte della guida sugli obblighi fiscali della tua società americana.

1Cos'è l'EIN e chi ne ha bisogno

L'EIN è un numero di nove cifre nel formato 12-3456789. L'IRS lo assegna a società, partnership, trust, patrimoni ereditari e ditte individuali con dipendenti, e lo usa per collegare dichiarazioni e pagamenti a un conto fiscale. Con la richiesta apri questo conto. L'EIN riguarda solo l'attività d'impresa e non sostituisce mai l'SSN o l'ITIN di una persona.

L'IRS indica diversi motivi per cui serve un'EIN: dipendenti, alcune imposte sui consumi e sui salari, e la ritenuta d'imposta sui pagamenti a Nonresident Aliens. A prescindere da questi, ti serve per gestire una partnership, una LLC o una corporation. In pratica: ogni società che costituisci negli USA ha bisogno di un'EIN, anche senza dipendenti e senza aver ancora guadagnato un dollaro.

Il caso più evidente è la LLC con un unico proprietario straniero. Ai fini dell'imposta sul reddito non è separata dal suo proprietario, ma ogni anno deve presentare il Form 5472, e per farlo le serve un'EIN propria. Le istruzioni dell'SS-4 prevedono addirittura una dicitura apposita per questo caso. Quali altri numeri fiscali americani esistono e a cosa servono ITIN, SSN e TIN lo spiega la guida sul codice fiscale USA.

2Prima la società, poi il numero

L'ordine non è casuale. L'IRS chiede che LLC, partnership o corporation siano prima costituite presso il Secretary of State del proprio Stato, e solo dopo richiedano l'EIN. Chi anticipa rischia ritardi. Il motivo è semplice: nella riga 1 va il nome della società esattamente come compare nell'atto costitutivo, con LLC, Inc. o Corp. Quel nome esiste solo dopo la registrazione da parte dello Stato.

Sul nome l'IRS è rigido. I suoi sistemi accettano solo lettere, cifre, trattino e il simbolo &. Un punto, un più o una @ nel nome vanno scritti per esteso o sostituiti da uno spazio, una barra diventa un trattino, un apostrofo si elimina senza spazio. Per l'indirizzo hai a disposizione 35 caratteri, con le abbreviazioni delle poste americane. Se adatti la grafia dell'atto, usa poi la stessa forma in tutte le dichiarazioni.

Prima della richiesta dovresti anche aver deciso la classificazione fiscale della società. Senza un'elezione, una LLC con un solo membro è una disregarded entity, con due o più membri una partnership. Se vuoi che sia tassata come corporation, nell'SS-4 barri Corporation e presenti l'elezione con il Form 8832. La richiesta dell'EIN in sé non è un'elezione: si limita a descrivere la classificazione.

3Le quattro strade per ottenere l'EIN

L'IRS prevede quattro strade, e quale puoi usare dipende da due domande: la società ha residenza, sede principale o un ufficio negli USA? E la Responsible Party ha un SSN o un ITIN?

Online l'IRS rilascia l'EIN solo se valgono entrambe le condizioni. La richiesta va compilata in un'unica sessione, scade dopo 15 minuti di inattività ed è disponibile solo in orari fissi. Senza SSN o ITIN qui ti fermi, anche se la tua società ha un ufficio in Texas.

Per telefono l'IRS rilascia l'EIN ormai solo a chi non ha residenza, sede principale o ufficio negli USA. Per i richiedenti americani questa strada è chiusa. Fax e posta sono aperti a tutti. Per le società con sede principale in uno dei cinquanta Stati o a Washington, D.C. valgono numeri di fax e indirizzi postali diversi da quelli per le società senza sede negli USA. La tabella ti mostra quali.

Per tutte le strade vale lo stesso limite: l'IRS rilascia al massimo un'EIN al giorno per ogni Responsible Party, che sia online, per telefono, fax o posta. E per ogni società devi scegliere una sola strada. Chi manda un fax e intanto spedisce per posta rischia di ricevere due numeri, e una società deve averne uno solo.

4La Responsible Party: chi risponde per la società nella richiesta

Le righe 7a e 7b sono il motivo per cui chi fonda dall'Europa non può fare la richiesta online. Lì va la Responsible Party: la persona che in ultima istanza possiede o controlla la società, o che ne esercita il controllo effettivo. L'IRS la descrive come chi può disporre dei fondi e del patrimonio della società in modo da dirigerla di fatto.

Deve sempre essere una persona fisica. Se la controllata americana appartiene alla tua società europea, nella richiesta non va la società, ma la persona che dirige davvero la controllata. Si indica il suo SSN o ITIN. Se non ne ha e non può ottenerne uno, nella riga 7b scrivi "foreign" o N/A. Il campo non può restare vuoto.

Un prestanome è espressamente escluso. L'IRS chiarisce che i nominee non sono autorizzati a richiedere un'EIN e che una richiesta del genere mette a rischio i dati e la privacy della società. Chi fa figurare qualcuno con SSN solo per fare la richiesta online crea un dato falso nel conto fiscale della società. Se in seguito la Responsible Party cambia, la società lo comunica entro 60 giorni con il Form 8822-B.

5Il modulo SS-4 riga per riga

L'SS-4 ha diciotto righe, e l'IRS chiede di scrivere N/A in quelle che non si applicano invece di lasciarle vuote. La tabella mostra le righe che contano per una società con proprietari stranieri. Tre meritano un'attenzione in più.

La riga 4 è l'indirizzo postale, ed è più importante di quanto sembri: lì l'IRS invia la conferma dell'EIN e tutta la corrispondenza successiva. Se è all'estero, scrivi città, regione, codice postale e Paese per esteso, senza abbreviazioni. La riga 5 è l'indirizzo fisico, se diverso, e lì una casella postale non è ammessa.

La riga 9a descrive il tipo di entità. Una LLC con un solo membro, considerata disregarded entity, barra Other. Se le serve l'EIN perché, come LLC di un proprietario straniero, deve presentare il Form 5472, aggiunge "Foreign-owned U.S. disregarded entity-Form 5472". Una LLC con due o più membri barra Partnership, una corporation barra Corporation indicando il numero della dichiarazione che presenterà, di solito 1120.

La riga 11 chiede la data di inizio dell'attività. Per i richiedenti stranieri l'IRS intende il giorno in cui l'attività negli USA è stata avviata o acquisita. La riga 17 chiede una descrizione concreta dell'attività principale: "consulenza" vale meno di "vendita di pompe industriali a rivenditori in Texas". Firma un officer per una corporation, un membro autorizzato per una LLC e, per i richiedenti stranieri, qualsiasi persona debitamente autorizzata.

6La richiesta per telefono

Se la tua società non ha residenza, sede principale né ufficio negli USA, puoi richiedere l'EIN per telefono. Il numero è 267-941-1099. Non è un numero verde, quindi una chiamata dall'Europa ha un costo. L'IRS risponde dal lunedì al venerdì tra le 6 e le 23, ora della costa est; in Italia e in Ticino corrisponde di solito alla fascia tra mezzogiorno e le prime ore del mattino seguente.

Può chiamare solo chi è autorizzato a ricevere l'EIN e a rispondere alle domande sul SS-4. L'IRS consiglia di compilare prima il modulo per intero: con quei dati l'operatore apre il conto fiscale e ti comunica il numero. Tu lo scrivi in alto a destra sul tuo SS-4, lo firmi, lo dati e lo conservi. Se l'operatore chiede il modulo firmato, devi inviarlo via fax o per posta entro 24 ore.

La via telefonica è rapida, ma è aperta solo se la società non ha davvero alcuna sede negli USA. Una società con ufficio o stabile organizzazione negli USA, come quelle che costituisce Mount Bonnell Advisors, rientra tra i richiedenti nazionali e usa fax o posta.

7La richiesta via fax e per posta

Per chi fonda senza SSN, il fax è la strada abituale. L'IRS chiama questa procedura Fax-TIN: invii via fax il SS-4 compilato e firmato, e l'IRS ti rimanda via fax una pagina di copertina con l'EIN, di norma entro quattro giorni lavorativi. Per questo nel modulo devi indicare un numero di fax a cui inviare la risposta. Il SS-4 compilato, invece, l'IRS non lo restituisce più. I numeri di fax sono attivi 24 ore su 24 e accettano solo richieste di EIN; l'IRS avverte che possono cambiare senza preavviso.

Il numero giusto dipende dalla sede. Con residenza, sede principale o ufficio in uno Stato o a Washington, D.C. invii il fax al 855-641-6935. Senza una sede del genere invii al 855-215-1627 dagli USA oppure al 304-707-9471 dall'estero.

Per posta ci vuole di più. L'IRS consiglia di spedire il SS-4 da quattro a cinque settimane prima del giorno in cui ti serve l'EIN e indica circa quattro settimane per la risposta. L'indirizzo è Internal Revenue Service, Cincinnati, OH 45999, con l'aggiunta Attn: EIN Operation per le società con sede negli USA e Attn: EIN International Operation per tutte le altre. Per sapere a che punto è una richiesta inviata per posta puoi chiamare il 800-829-4933. Nei periodi di forte afflusso è l'IRS stesso a segnalare tempi più lunghi.

8Il Third Party Designee: quando qualcun altro fa la richiesta per te

Nella parte bassa del SS-4 puoi autorizzare un'altra persona a rispondere alle domande sulla richiesta e a ricevere la nuova EIN. L'IRS la chiama Third Party Designee. Perché l'autorizzazione sia valida devi compilare la sezione della firma. L'autorizzazione termina nel momento in cui l'IRS assegna l'EIN e la comunica al designee.

Il designee riceve il numero tramite il canale con cui ha fatto la richiesta: online, per telefono o via fax. La conferma scritta dell'IRS va comunque alla società. Un limite importante: se indirizzo o numero di telefono del designee coincidono con quelli della società, la richiesta deve arrivare per posta o via fax.

Questo ruolo non equivale a una delega sul conto fiscale. Il designee può seguire la richiesta, ma non può in seguito trattare con l'IRS a nome della società. Per questo esistono deleghe apposite, che non hanno nulla a che fare con il SS-4.

9Dopo l'assegnazione: cosa puoi fare con l'EIN e cosa no

Per la maggior parte degli scopi puoi usare l'EIN subito, per esempio per un conto bancario, una licenza commerciale o una dichiarazione cartacea. Possono servire fino a due settimane prima che il numero compaia nel TIN Matching Program dell'IRS e prima che tu possa presentare dichiarazioni e pagare imposte per via elettronica. Se una dichiarazione scade prima che arrivi l'EIN, la società scrive nel campo «Applied For» e la data della richiesta.

Conserva bene la conferma. Se la perdi, puoi chiedere una conferma, la Letter 147C, oppure un estratto del conto fiscale alla Business and Specialty Tax Line al 800-829-4933. Di norma ti serve una nuova EIN quando cambiano la proprietà o la struttura della società, per esempio quando una LLC con un solo membro diventa una Partnership con l'ingresso di un secondo socio. Per cambiare nome, indirizzo o Responsible Party non serve un nuovo numero.

L'IRS non può cancellare un'EIN. Se la società non ne ha più bisogno, può disattivarla. E se una società ha per errore due numeri, la Business and Specialty Tax Line ti dice quale vale. Con l'EIN in mano arrivano gli obblighi successivi: il BE-13 presso il Bureau of Economic Analysis entro 45 giorni dalla costituzione, la Form 5472 o la Form 1065 alla fine del primo anno e il calendario di tutti gli altri adempimenti, riassunto nella guida agli obblighi annuali.

In sintesi

• Ogni LLC, Corporation e Partnership ha bisogno di un'EIN, ed è gratuita. Prima si costituisce la società nello Stato, poi si richiede l'EIN.
• Online si può fare solo con sede principale negli USA e una Responsible Party con SSN o ITIN. Tutti gli altri presentano la richiesta via fax, per posta oppure, senza sede negli USA, per telefono.
• Via fax l'EIN arriva di norma entro quattro giorni lavorativi, per posta dopo circa quattro settimane. L'IRS assegna al massimo un'EIN al giorno per ogni Responsible Party.
• La Responsible Party è sempre una persona fisica che controlla davvero la società; senza SSN o ITIN, alla riga 7b si scrive «foreign» o N/A.

Come ti aiutiamo

• Richiedi l'EINIl codice fiscale americano della tua società, richiesto da noi.
• Costituire una LLCLa LLC USA con stabile organizzazione, chiavi in mano in sei Stati.
• Costituire una CorporationLa Corporation USA (Inc) per crescita, investitori e visto.
• Dichiarazione dei redditi CorporationForm 1120 e Form 5472 per la tua Corporation americana.
• Dichiarazione dei redditi LLC e LPForm 1065 e K-1 per la tua LLC o LP.