Comprendre les formulaires W-8 de l'IRS

Vous devez remplir et transmettre un formulaire W-8 ? Commençons par la bonne nouvelle : nous pouvons vous accompagner ! Mais d'abord, voici pour vous et pour tous ceux que le sujet intéresse un tour d'horizon : de quoi il s'agit, quels types de formulaires W-8 existent et qui doit remplir lequel.

1Que sont les formulaires W-8 ?

Les formulaires W-8 sont des formulaires de l'administration fiscale américaine, l'Internal Revenue Service (IRS). Les particuliers étrangers non résidents aux États-Unis comme les entreprises étrangères peuvent avoir à les remplir pour justifier de leur résidence fiscale et démontrer qu'ils peuvent bénéficier d'un taux de retenue à la source réduit (voire d'une exonération). Le formulaire W-8 renseigne sur la personne ou l'entreprise, son origine et la nature de ses revenus.

Les formulaires W-8 concernent donc exclusivement les personnes physiques et les entreprises étrangères. À l'inverse, les formulaires W-9 de l'IRS sont réservés aux citoyens américains, aux étrangers résidents et aux entreprises américaines.

Les particuliers et entreprises étrangers qui perçoivent des revenus aux États-Unis sont soumis, sur certains types de revenus, à un impôt de 30 %. Pour réduire cette retenue ou en être totalement exonéré, il faut donc utiliser le formulaire W-8 adapté. Sans lui, le taux plein de 30 % applicable aux entreprises et particuliers étrangers risque d'être retenu.

Les formulaires W-8 sont émis par l'IRS, mais on ne les lui envoie pas ! Ce sont les payeurs, débiteurs ou agents chargés de la retenue à la source qui les demandent et les conservent.

Les formulaires W-8 sont assez complexes. Outre les informations de base (nom, pays d'origine, TIN, c'est-à-dire le numéro d'identification fiscale), ils demandent par exemple qui verse au déclarant les revenus déclarés. Ce n'est donc pas un hasard si l'on fait souvent appel à un expert pour les remplir.

Pour en savoir plus sur le rôle des formulaires W-8, c'est ici.

2Les différents formulaires W-8

Il existe cinq formulaires W-8 différents :

• W-8BEN (W8 BEN)
• W-8BEN-E (W8 BEN-E)
• W-8ECI (W8 ECI)
• W-8EXP (W8 EXP)
• W-8IMY (W8 IMY)

Le bon formulaire dépend de trois choses : s'agit-il d'une personne physique ou morale, quel type de revenu est perçu, et l'organisation peut-elle prétendre à un traitement fiscal particulier ?

Tous les formulaires W-8 sont valables pour l'année de leur signature et pour les trois années civiles complètes suivantes.

Voici en détail les cinq types de formulaires W-8 et les situations dans lesquelles les utiliser.

3Formulaire W-8BEN

Ce formulaire est parfois appelé « certificat de statut étranger ». Il s'adresse aux personnes physiques étrangères qui perçoivent aux États-Unis des revenus non commerciaux versés par des payeurs américains, donc de source américaine.

Le taux d'imposition normal applicable à ces revenus pour les personnes physiques étrangères est de 30 %. Il s'agit par exemple d'intérêts, de dividendes, de loyers, de redevances, de primes, de rentes ou de rémunérations de services.

Ce formulaire prouve que la personne est à la fois étrangère et bénéficiaire effectif (beneficial owner) des revenus concernés. Il permet aussi de demander une réduction ou une exonération de la retenue américaine, à condition que la personne réside dans un pays ayant signé une convention fiscale avec les États-Unis et que le revenu concerné relève de cette convention.

Les personnes étrangères doivent remettre le formulaire W-8BEN à l'agent de retenue ou au payeur lorsqu'elles sont bénéficiaires de revenus soumis à retenue. Il doit être fourni, qu'une retenue réduite soit demandée ou non.

Le formulaire doit être remis au payeur ou à l'agent de retenue avant de percevoir des revenus ou des crédits de sa part. Si vous remplissez le W-8BEN en PDF, vous le renvoyez donc au payeur ou à l'agent de retenue, et non à l'IRS, qui se contente de l'émettre. Sans W-8BEN, vous risquez de payer soit le taux plein de 30 %, soit la retenue prévue à la section 3406.

Pendant du W-8BEN, destiné aux particuliers étrangers percevant des revenus non commerciaux aux États-Unis, il existe un formulaire pour les entreprises étrangères qui perçoivent ce type de revenus :

4Formulaire W-8BEN-E

Le formulaire W-8BEN-E porte un titre à rallonge : « certificat de statut étranger du bénéficiaire effectif aux fins de la retenue et de la déclaration fiscales aux États-Unis ». Comme indiqué, il est rempli par des entreprises étrangères et non par des personnes physiques.

Les revenus non commerciaux des entreprises étrangères sont eux aussi soumis en principe à une retenue à la source de 30 %, prélevée par le payeur ou l'agent de retenue américain. Le W-8BEN-E permet toutefois aux entreprises étrangères de demander une réduction si leur pays de résidence a signé une convention fiscale adaptée avec les États-Unis.

Le W-8BEN-E est donc aux personnes morales ce que le W-8BEN est aux personnes physiques, pour les mêmes sources de revenus. Une entreprise étrangère qui ne fournit pas de W-8BEN-E correctement rempli paie en général le taux plein de 30 %.

5Formulaire W-8ECI

Passons des revenus non commerciaux aux revenus commerciaux. Pour ceux-ci, il existe le formulaire W-8ECI. Il doit être rempli par les personnes étrangères (physiques ou morales) qui exercent une activité commerciale aux États-Unis et en tirent des revenus de source américaine.

Ces revenus sont généralement considérés comme « effectivement liés » (Effectively Connected Income), qu'il y ait eu ou non, une année donnée, un lien entre le revenu et l'activité exercée aux États-Unis.

Point essentiel : ces revenus ne subissent pas la retenue de 30 % applicable aux revenus non commerciaux. Après déduction des charges admises, ils sont imposés au barème progressif appliqué aux citoyens américains et aux étrangers résidents.

Pour que vos revenus soient qualifiés d'ECI, une activité commerciale doit en règle générale avoir été exercée aux États-Unis au cours de l'année fiscale.

6Formulaire W-8EXP

Le formulaire W-8EXP s'adresse par exemple aux gouvernements étrangers, aux fondations et organisations exonérées d'impôt, aux gouvernements des possessions américaines ou aux banques centrales étrangères. D'où son intitulé, « Certificate of Foreign Government or Other Foreign Organization for United States Tax Withholding and Reporting », soit « certificat de gouvernement étranger ou d'autre organisation étrangère aux fins de la retenue et de la déclaration fiscales aux États-Unis ». Ces bénéficiaires l'utilisent pour demander une réduction ou une exclusion de la retenue à la source.

Pour obtenir une réduction ou une exonération de retenue, l'organisation doit y être éligible au titre des sections 115(2), 501(c), 892, 895 ou 1443(b) du code fiscal américain.

Si aucune de ces exonérations ne s'applique, l'entité doit déposer soit un formulaire W-8BEN, soit, si elle a perçu des revenus ECI, un formulaire W-8ECI.

Comme tous les formulaires W-8, le W-8EXP doit être transmis au payeur ou à l'agent chargé de la retenue avant le versement des revenus. À défaut, vous vous exposez à une retenue à la source au taux de 30 %, à un taux de retenue de remplacement (backup withholding) ou au taux applicable aux revenus ECI.

7Formulaire W-8IMY

Ce formulaire sert à attester qu'une personne ou une entreprise a perçu des paiements soumis à retenue pour le compte d'un non-résident ou en tant qu'entité transparente (flow-through). Il est destiné aux intermédiaires et ne doit pas être utilisé par les bénéficiaires effectifs d'une entreprise. Joignez-y les copies des déclarations de retenue à la source et les autres justificatifs lors du dépôt.

Vous trouverez la liste complète des personnes et entités tenues de déposer le formulaire W-8IMY dans les instructions de l'IRS pour le formulaire W-8IMY.

8Comment déposer les formulaires W-8

Les formulaires W-8 sont envoyés par l'entreprise qui effectue les paiements à la personne ou à la société étrangère. Vous renvoyez le formulaire à l'entreprise ou à l'entité qui vous a adressé le W-8, et non à l'IRS, en principe avant le premier paiement.

À noter : les formulaires W-8 ne se joignent pas non plus à une déclaration d'impôt !

9Quelques exemples

• Un non-résident qui perçoit des intérêts ou des dividendes sur des titres émis aux États-Unis déposera probablement le formulaire W-8BEN ;
• Les personnes qui perçoivent une retraite ou travaillent ponctuellement en freelance pour des clients américains peuvent elles aussi devoir déposer le W-8BEN pour réduire leurs retenues à la source ;
• Une organisation étrangère à but non lucratif active aux États-Unis devra sans doute déposer le formulaire W-8ECI ;
• Les revenus qu'un non-résident tire d'un investissement dans une société de personnes exerçant une activité commerciale aux États-Unis seraient eux aussi, en principe, traités comme des ECI ;
• Enfin, ni les citoyens américains ni les étrangers résidents aux États-Unis n'ont à remplir de formulaire W-8 !

10L'essentiel en bref

Il existe donc un formulaire pour les personnes physiques étrangères qui perçoivent des revenus non commerciaux aux États-Unis, et un autre pour les sociétés et personnes morales dans la même situation. S'y ajoutent, toutes choses égales par ailleurs, un formulaire pour les personnes physiques exerçant une activité commerciale et un autre pour les gouvernements étrangers et certaines organisations étrangères. Enfin, un cinquième formulaire W-8 est utilisé par les intermédiaires qui reçoivent des paiements soumis à retenue pour le compte d'un non-résident ou en tant qu'entité « flow-through ».

Les formulaires sont transmis au payeur ou à l'agent chargé de la retenue, et non à l'IRS. Ils diffèrent, mais les informations essentielles demandées partout sont le nom de la personne, de la société ou de l'organisation, l'adresse et le TIN. Il en va de même pour vos activités en ligne : avant de renvoyer un formulaire W de l'IRS à un payeur américain, ayez ces informations (nom, adresse et TIN) sous la main, car sans formulaire valide, le payeur retient 30 % sur de nombreux revenus.

En savoir plus sur le formulaire W-8.

11Ce qu'il faut retenir

Comme évoqué en introduction, choisir le bon formulaire et surtout remplir correctement les formulaires W-8 n'est pas si simple. C'est précisément notre métier. Nous vous aidons volontiers : notre service W-8 s'en charge pour vous. Contactez-nous. Tous les sujets fiscaux sont réunis dans notre rubrique Fiscalité.

L'essentiel

• Il existe cinq formulaires W-8 : W-8BEN pour les particuliers, W-8BEN-E pour les sociétés, W-8ECI pour les revenus liés à une activité commerciale aux États-Unis, W-8EXP pour les gouvernements et certaines organisations, W-8IMY pour les intermédiaires.
• Le formulaire est remis au payeur qui l'a demandé, pas à l'IRS.
• Sans formulaire valide, le payeur retient 30 % sur de nombreux revenus. Avec le bon formulaire, une convention fiscale peut réduire ce taux.
• Un W-8 reste en principe valable jusqu'à la fin de la troisième année civile suivant sa signature.

Comment nous vous aidons

• Retenue à la sourceFormulaires W-8, retenue et avantages conventionnels, en bonne et due forme.
• Déclaration fiscale de la CorporationForm 1120 et Form 5472 pour votre Corporation américaine.
• Déclaration fiscale LLC et LPForm 1065 et K-1 pour votre LLC ou votre LP.
• Votre déclaration d'impôts américaineForm 1040 ou 1040-NR, avec un interlocuteur anglophone.
• Conseil en fiscalité américaineVotre question fiscale américaine, traitée par des gens qui connaissent les deux côtés de l'Atlantique.