Compilare il W-8BEN-E per Srl, SpA e LLC: ogni riga spiegata

Prima o poi un cliente americano, una piattaforma o un licenziatario manda alla tua società un modulo di otto pagine e trenta parti: il W-8BEN-E. Senza questo modulo, su molti pagamenti chi paga può trattenere il 30 percento. Con il modulo compilato correttamente si applica l'aliquota prevista dalla convenzione contro le doppie imposizioni. Questa guida segue il modulo e le sue istruzioni nella versione pubblicata dall'IRS a ottobre 2021. Ti mostra quali parti compila davvero una società di capitali europea (italiana o svizzera, per esempio), quale articolo della convenzione indicare e perché una LLC americana di solito ha bisogno di un altro modulo.

1A cosa serve il modulo

Il titolo completo è Certificate of Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting (Entities). Con questo modulo una società estera certifica a chi paga tre cose: che non è una US person, che è la beneficiaria effettiva dei redditi e, se lo richiede, che è residente in uno Stato convenzionato e soddisfa le condizioni della convenzione.

Il contesto è spiegato nelle istruzioni. Su determinati redditi di fonte americana i soggetti esteri pagano un'imposta del 30 percento sull'importo lordo, trattenuta da chi paga: su interessi, dividendi, affitti, royalty, premi, rendite, compensi per servizi e altri redditi fissi o determinabili, annuali o periodici. Lo stabilisce il capitolo 3 dell'Internal Revenue Code. Il capitolo 4, meglio noto come FATCA, richiede inoltre che chi paga conosca lo status FATCA di ogni società estera a cui effettua questi pagamenti; se manca, scatta anche qui una ritenuta del 30 percento.

Il modulo non va all'IRS. Lo consegni a chi te lo chiede, cioè a chi paga, alla piattaforma, alla banca o alla società di persone che ti attribuisce i redditi, e prima che il pagamento parta. Di norma ogni pagatore vuole un modulo tutto suo. Come si distinguono gli altri moduli W-8 lo spiega la nostra panoramica sui moduli W-8 dell'IRS.

2Chi compila il W-8BEN-E e chi no

Secondo le istruzioni deve compilarlo ogni società estera che riceve un pagamento soggetto a ritenuta o ha un conto presso un istituto finanziario estero che richiede il modulo. Per le società europee conta come le classifica il diritto tributario americano, non come le chiama il diritto di casa.

La società per azioni (per esempio la SpA italiana o l'AG svizzera) compare nell'elenco dei Regulations delle società estere considerate sempre Corporation. La società a responsabilità limitata (Srl, GmbH) non è in quell'elenco, ma arriva allo stesso punto: una società estera i cui soci rispondono tutti in modo limitato è considerata, senza bisogno di opzione, una association e quindi una Corporation. Una società in accomandita, invece, ha almeno un socio a responsabilità illimitata e perciò, senza opzione, è considerata una società di persone. Secondo le istruzioni le società di persone estere di norma non presentano il W-8BEN-E, ma un W-8IMY con i moduli dei loro soci.

2.1La LLC americana

Per una LLC americana il W-8BEN-E non è quasi mai il modulo giusto. Una LLC con più soci o con opzione per la tassazione come corporation è una società costituita negli USA e quindi una US person: presenta un W-9. Una LLC con un solo socio, fiscalmente, non è separata dal suo proprietario. In questo caso, secondo le istruzioni, è il proprietario a compilare il proprio modulo: la tua società un W-8BEN-E con il proprio nome alla riga 1, tu come persona fisica un W-8BEN. Il fatto che il conto sia intestato alla LLC si può indicare nella riga di riferimento 10. Come costituire una società così senza residenza negli USA lo spiega la nostra guida alla costituzione di una LLC americana.

Se la società svolge direttamente un'attività negli USA e ne ricava redditi, per quei redditi serve un W-8ECI, non il W-8BEN-E. Fanno eccezione i redditi che le arrivano tramite una società di persone americana: in quel caso si resta al W-8BEN-E. Quali dichiarazioni presenta la LLC stessa all'IRS lo trovi nel nostro articolo sulla dichiarazione dei redditi della LLC americana.

3Parte I: i dati della società

La Parte I la compila ogni società. La tabella mostra le dieci righe e cosa ci scrive di solito una Srl o una SpA. Tre righe meritano un'occhiata in più.

La riga 4 chiede lo status ai sensi del capitolo 3. Le istruzioni vogliono una sola casella e la classificazione secondo il diritto americano, non secondo quello dello Stato convenzionato. Per Srl e SpA è Corporation. La casella Partnership o Disregarded entity la barra solo chi è davvero classificato così; poi arriva la domanda se la società, come società ibrida, rivendica una convenzione per sé.

La riga 6 chiede l'indirizzo nello Stato in cui la società ha la residenza fiscale. Casella postale, indirizzo di una banca o semplice recapito postale non sono ammessi, a meno che non siano l'indirizzo registrato e anche l'unico della società. Chi rivendica una convenzione determina la residenza secondo le regole della convenzione.

Le righe 8 e 9b vanno insieme. Per rivendicare la convenzione la società ha bisogno del suo numero fiscale americano, l'EIN, alla riga 8 oppure del suo numero fiscale estero alla riga 9b. Il numero estero basta: secondo le istruzioni l'EIN serve solo se non è indicato un numero estero. A prescindere da questo, il numero fiscale americano è obbligatorio se la società è socia di una società di persone americana che svolge un'attività. Come ottenerlo lo spiega il nostro articolo sul numero fiscale americano.

La riga 5 riguarda il FATCA. Ha una sezione dedicata più avanti, perché con la casella della riga 5 decidi quale altra parte del modulo compilare. Per una Srl o una SpA la Parte II resta quasi sempre vuota: riguarda solo una disregarded entity con un proprio GIIN o la filiale di un istituto finanziario in un altro Stato.

4Parte III: il trattato contro le doppie imposizioni

Nella Parte III la società rivendica i benefici del trattato. È composta da tre righe, di cui di norma se ne compilano due.

4.1Riga 14a: lo Stato del trattato

Qui indichi lo Stato in cui la società è residente ai sensi del trattato, e la casella conferma questa residenza.

4.2Riga 14b: la clausola sul diritto ai benefici

Le istruzioni precisano che il loro riepilogo dei test non basta per la decisione finale: conta il testo della clausola nel trattato. La riga 14c riguarda solo trattati entrati in vigore prima del 1987.

4.3Riga 15: aliquote e condizioni particolari

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5Lo status FATCA: NFFE attiva o passiva

La riga 5 offre più di trenta caselle, quasi tutte pensate per gli istituti finanziari. Una normale società di capitali non è un istituto finanziario ma una NFFE, una Non-Financial Foreign Entity. Per lei entrano quasi sempre in gioco solo due caselle.

Active NFFE significa, secondo la Parte XXV, riga 39: la società non è un istituto finanziario, meno della metà dei suoi redditi lordi dell'anno precedente sono redditi passivi e meno della metà del suo patrimonio, misurato come media ponderata dei trimestri, serve a produrre redditi passivi. Secondo le istruzioni sono passivi, tra gli altri, dividendi, interessi, affitti, royalty e rendite. Se un'impresa commerciale, produttiva o di servizi soddisfa questi requisiti lo dicono i suoi numeri: contano redditi e patrimonio, non il settore.

Passive NFFE è lo status della Parte XXVI per la società che non supera il test, tipicamente una pura holding con redditi composti per lo più da dividendi. Spunta la riga 40a e poi la 40b, se non ha sostanziali proprietari USA, oppure la 40c; in quest'ultimo caso indica nella Parte XXIX nome, indirizzo e codice fiscale di ciascun sostanziale proprietario USA. Secondo le istruzioni anche una società che potrebbe essere attiva può scegliere lo status passivo e dichiarare i propri proprietari. Per una società appena costituita esiste inoltre lo status Excepted nonfinancial start-up company, con la Parte XIX in cui si indica la data di costituzione.

6Parte XXX: firma, validità, modifiche

Deve firmare un rappresentante o officer della società con poteri di firma, ad esempio un amministratore. Con la casella sopra la firma conferma di poter firmare per la società. Se firma un procuratore, va allegata la procura o una sua copia; a questo scopo può servire il Form 2848. La data va nel formato mese, giorno, anno.

Molti pagatori accettano il modulo in formato elettronico. Secondo le istruzioni, una firma elettronica deve mostrare che una persona autorizzata ha firmato elettronicamente, ad esempio con data, ora e una relativa annotazione. Digitare solo il nome nella riga non è una firma elettronica.

Di norma il modulo vale dal giorno della firma fino all'ultimo giorno del terzo anno solare successivo, sia per il Capitolo 3 sia per il Capitolo 4. Se cambia un dato, come l'indirizzo, la classificazione o la quota di diritti di voto rilevante per un'aliquota sui dividendi, la società deve informare il pagatore entro 30 giorni e consegnare un nuovo modulo. Se un reddito per cui è stato presentato il W-8BEN-E diventa reddito da un'attività commerciale negli USA, il modulo non vale più per quel reddito.

7Errori frequenti

Quasi tutte le richieste di chiarimento dei pagatori nascono negli stessi punti. Il modulo viene spedito all'IRS invece che al pagatore. Alla riga 1 compare il marchio invece della denominazione registrata. La società spunta Partnership alla riga 4 perché in patria ha dei soci, oppure una LLC USA compila il W-8BEN-E per sé, anche se dovrebbe fornire un W-9 o dovrebbe compilarlo il suo proprietario.

Nella Parte III manca la casella della riga 14b, senza la quale non si applica nessuna aliquota del trattato. Per il 5 o lo 0 percento sui dividendi manca la riga 15, oppure si rivendica l'aliquota zero senza aver raggiunto i dodici mesi e l'80 percento. Per i benefici del trattato mancano sia l'EIN alla riga 8 sia il codice fiscale estero alla riga 9b. E alla riga 5 è spuntato uno status FATCA senza compilare la parte corrispondente.

Infine si rivendica il trattato per redditi attribuibili a una stabile organizzazione negli USA. Per questi redditi vale il W-8ECI, e la società presenta lei stessa una dichiarazione USA. Per freelance e persone fisiche esiste l'equivalente di questo modulo, il W-8BEN: la nostra guida alla compilazione del W-8BEN lo spiega anch'essa riga per riga.

In sintesi

• Il W-8BEN-E è il modulo per le società estere. Va al pagatore, non all'IRS, e va consegnato prima del primo pagamento.
• Una società di capitali europea spunta Corporation alla riga 4; una LLC USA di solito non compila un proprio W-8BEN-E: lo fa il suo proprietario, oppure lei fornisce un W-9.
• Nella Parte III la società rivendica il trattato e sceglie alla riga 14b il test della clausola sul diritto ai benefici che soddisfa; la riga 15 serve per aliquote particolari come il 5 o lo 0 percento sui dividendi.
• Per il FATCA sceglie il proprio status, che per un'impresa operativa è quasi sempre Active NFFE.
• Il modulo vale fino alla fine del terzo anno solare dopo la firma; se cambia qualcosa, entro 30 giorni ne serve uno nuovo.

Come ti aiutiamo

• Ritenuta alla fonteModuli W-8, ritenuta e benefici convenzionali, fatti bene.
• Dichiarazione dei redditi CorporationForm 1120 e Form 5472 per la tua Corporation americana.
• Consulenza sulle tasse USALa tua domanda sul fisco americano, con risposte da chi conosce entrambe le sponde dell'Atlantico.