Cómo rellenar el W-8BEN-E para sociedades limitadas, anónimas y LLC: cada línea explicada

Tarde o temprano, un cliente, una plataforma o un licenciatario de EE. UU. le envía a tu sociedad un formulario de ocho páginas y treinta partes: el W-8BEN-E. Sin él, el pagador puede retener un 30 % en muchos pagos. Con el formulario bien rellenado se aplica el tipo del convenio de doble imposición. Esta guía sigue el formulario y sus instrucciones en la versión publicada por el IRS en octubre de 2021. Te muestra qué partes rellena de verdad una sociedad europea, qué artículo del convenio cita y por qué una LLC estadounidense suele necesitar otro formulario.

1Para qué sirve el formulario

El título completo es Certificate of Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting (Entities). Con él, una sociedad extranjera certifica tres cosas al pagador: que no es una persona estadounidense, que es la beneficiaria efectiva de las rentas y, si lo reclama, que reside en un Estado con convenio y cumple sus condiciones.

El contexto está en las instrucciones. Las personas extranjeras pagan un 30 % sobre el importe bruto de ciertas rentas de fuente estadounidense, retenido por el pagador: intereses, dividendos, alquileres, cánones, primas, pensiones, remuneraciones por servicios y otras rentas fijas o determinables, anuales o periódicas. Lo regula el capítulo 3 del Internal Revenue Code. El capítulo 4, más conocido como FATCA, exige además que el pagador conozca el estatus FATCA de cada sociedad extranjera a la que realiza esos pagos; si falta, también puede aplicarse una retención del 30 %.

El formulario no se envía al IRS. Se lo entregas a quien te lo pide, es decir, al pagador, la plataforma, el banco o la sociedad de personas que te asigna rentas, y antes de que se haga el pago. Por lo general, cada pagador necesita su propio formulario. Cómo se diferencian los demás formularios W-8 lo explicamos en nuestra guía sobre los formularios W-8 del IRS.

2Quién rellena el W-8BEN-E y quién no

Según las instrucciones, debe rellenarlo toda sociedad extranjera que reciba un pago sujeto a retención o tenga una cuenta en una entidad financiera extranjera que lo solicite. Lo que cuenta es cómo la clasifica el derecho fiscal estadounidense, no cómo la denomina el derecho de su país.

2.1La LLC estadounidense

Para una LLC estadounidense, el W-8BEN-E casi nunca es el formulario correcto. Una LLC con varios socios o que ha elegido tributar como corporation es una sociedad constituida en EE. UU. y, por tanto, una persona estadounidense; presenta un W-9. Una LLC con un único socio no está separada fiscalmente de su propietario. En ese caso, según las instrucciones, es el propietario quien rellena su formulario: tu sociedad, un W-8BEN-E con su propio nombre en la línea 1; tú como persona física, un W-8BEN. Que la cuenta esté a nombre de la LLC puede indicarse en la línea de referencia 10. Cómo montar una sociedad así sin residir en EE. UU. te lo contamos en nuestra guía para constituir una LLC en EE. UU..

Si la sociedad desarrolla ella misma un negocio en EE. UU. y obtiene rentas de él, para esas rentas corresponde el W-8ECI, no el W-8BEN-E. La excepción son las rentas que recibe a través de una sociedad de personas estadounidense: para ellas se mantiene el W-8BEN-E. Qué declaraciones presenta una LLC ante el IRS lo explicamos en nuestro artículo sobre la declaración de impuestos de la LLC.

3Parte I: los datos de la sociedad

Todas las sociedades rellenan la Parte I. La tabla muestra las diez líneas y lo que una sociedad limitada o anónima suele poner. Tres de ellas merecen una segunda mirada.

La línea 4 pregunta por el estatus según el capítulo 3. Las instrucciones exigen marcar una sola casilla y clasificar según el derecho estadounidense, no según el del Estado del convenio. Para una sociedad limitada o anónima, eso es Corporation. Las casillas Partnership o Disregarded entity solo las marca quien de verdad tenga esa clasificación; luego viene la pregunta de si la sociedad, como entidad híbrida, reclama un convenio para sí misma.

La línea 6 pide la dirección en el Estado donde la sociedad tiene su residencia fiscal. No se admite un apartado de correos, la dirección de un banco ni una simple dirección postal, salvo que sea la dirección registrada y, a la vez, la única de la sociedad. Quien reclama un convenio determina la residencia según las reglas de ese convenio.

Las líneas 8 y 9b van de la mano. Para reclamar un convenio, la sociedad necesita o bien su número fiscal estadounidense, el EIN, en la línea 8, o bien su número fiscal extranjero en la línea 9b. El número extranjero es suficiente; según las instrucciones, el EIN solo hace falta si no se indica un número extranjero. Al margen de esto, el número fiscal estadounidense es obligatorio si la sociedad es socia de una sociedad de personas estadounidense con actividad comercial. Cómo conseguirlo lo explicamos en nuestro artículo sobre el número fiscal estadounidense.

La línea 5 se refiere a FATCA. Tiene su propio apartado más abajo, porque con la casilla de la línea 5 decides qué otra parte del formulario rellenas. En una sociedad limitada o anónima, la Parte II casi siempre queda vacía: solo afecta a una disregarded entity con GIIN propio o a la sucursal de una entidad financiera en otro Estado.

4Parte III: el convenio de doble imposición

En la Parte III la sociedad invoca el convenio. Tiene tres líneas, y una sociedad europea suele rellenar dos de ellas.

4.1Línea 14a: el país del convenio

Aquí va el país en el que la sociedad es residente a efectos del convenio, y la casilla confirma esa residencia.

4.2Línea 14b: la cláusula de limitación de beneficios

Las instrucciones dejan claro que su resumen de las pruebas no sirve de base para la decisión final. Lo que cuenta es el texto de la cláusula en el propio convenio. La línea 14c solo afecta a convenios que entraron en vigor antes de 1987.

5El estatus FATCA: NFFE activa o pasiva

La línea 5 ofrece más de treinta casillas, y la mayoría son para entidades financieras. Una sociedad limitada o anónima corriente no es una entidad financiera, sino una NFFE, una Non-Financial Foreign Entity. Para ella casi siempre solo entran en juego dos casillas.

Active NFFE significa, según la Parte XXV, línea 39: la sociedad no es una entidad financiera, menos de la mitad de sus ingresos brutos del año anterior son rentas pasivas y menos de la mitad de sus activos, medidos como media ponderada de los trimestres, se destinan a generar rentas pasivas. Según las instrucciones, son pasivos, entre otros, los dividendos, intereses, alquileres, cánones y rentas vitalicias. Si una empresa comercial, industrial o de servicios cumple la prueba depende de sus propias cifras: cuentan los ingresos y los activos, no el sector.

Passive NFFE es el estatus de la Parte XXVI para una sociedad que no supera la prueba, normalmente una holding pura cuyos ingresos son sobre todo dividendos. Marca la línea 40a y después la 40b, si no tiene propietarios estadounidenses sustanciales, o la 40c; en este segundo caso indica en la Parte XXIX el nombre, la dirección y el número fiscal de cada propietario estadounidense sustancial. Según las instrucciones, una sociedad que podría ser activa también puede elegir el estatus pasivo y revelar a sus propietarios. Para una sociedad de nueva creación existe además el estatus Excepted nonfinancial start-up company, con la Parte XIX, donde figura la fecha de constitución.

6Parte XXX: firma, validez y cambios

Debe firmar un representante con poder suficiente o un officer de la sociedad, por ejemplo un administrador. Con la casilla sobre la firma confirma que puede firmar en nombre de la sociedad. Si firma un apoderado, hay que adjuntar el poder o una copia; para ello puede servir el Form 2848. La fecha se escribe en formato mes, día, año.

Muchos pagadores aceptan el formulario en formato electrónico. Según las instrucciones, una firma electrónica debe dejar claro que una persona autorizada ha firmado electrónicamente, por ejemplo con fecha, hora y una anotación al efecto. Teclear el nombre sin más en la línea no es una firma electrónica.

Por regla general, el formulario es válido desde el día de la firma hasta el último día del tercer año natural siguiente, tanto para el capítulo 3 como para el capítulo 4. Si cambia algún dato, como la dirección, la clasificación o el porcentaje de derechos de voto que cuenta para un tipo sobre dividendos, la sociedad debe informar al pagador en un plazo de 30 días y entregar un formulario nuevo. Si una renta para la que se entregó el W-8BEN-E pasa a ser renta de una actividad empresarial en EE. UU., el formulario deja de ser válido para esa renta.

7Errores frecuentes

La mayoría de las consultas de los pagadores surgen en los mismos puntos. El formulario se envía al IRS en lugar de al pagador. En la línea 1 aparece el nombre comercial en vez del nombre registrado. La sociedad marca Partnership en la línea 4 porque en su país tiene socios, o una LLC estadounidense rellena el W-8BEN-E para sí misma cuando lo que le toca es entregar un W-9 o que su propietario rellene el formulario.

En la Parte III falta la casilla de la línea 14b, sin la cual no se aplica ningún tipo del convenio. Para el 5 o el 0 por ciento sobre dividendos falta la línea 15, o se reclama el tipo cero sin haber alcanzado los doce meses y el 80 por ciento. Para reclamar el convenio faltan tanto el EIN en la línea 8 como el número fiscal extranjero en la línea 9b. Y en la línea 5 se marca un estatus FATCA sin rellenar la parte correspondiente.

Por último, se invoca el convenio para rentas atribuibles a un establecimiento permanente en EE. UU. Para esas rentas se usa el W-8ECI, y la sociedad presenta su propia declaración en Estados Unidos. Para autónomos y particulares existe el formulario equivalente, el W-8BEN; nuestra guía para rellenar el W-8BEN también lo recorre línea a línea.

En resumen

• El W-8BEN-E es el formulario para sociedades extranjeras. Se entrega al pagador, no al IRS, y debe estar antes del primer pago.
• Una sociedad limitada o anónima europea marca Corporation en la línea 4; una LLC estadounidense normalmente no rellena su propio W-8BEN-E: lo hace su propietario, o ella entrega un W-9.
• En la Parte III la sociedad invoca el convenio y, en la línea 14b, elige la prueba de la cláusula de limitación de beneficios que cumple; la línea 15 la necesita para tipos especiales, como el 5 o el 0 por ciento sobre dividendos.
• Para FATCA elige su estatus, que en una empresa operativa suele ser Active NFFE.
• El formulario es válido hasta el final del tercer año natural posterior a la firma; si algo cambia, hay que entregar uno nuevo en 30 días.

Cómo te ayudamos

• RetencionesFormularios W-8, retención y beneficios de convenio, bien hechos.
• Declaración de impuestos de la CorporationForm 1120 y Form 5472 para tu Corporation estadounidense.
• Consulta sobre impuestos en EE. UU.Tu duda fiscal en EE. UU., resuelta por gente que conoce ambos lados.