L-1 pour votre implantation aux États-Unis : tout se joue la première année

Le L-1 vous ouvre les portes des États-Unis même si, sur place, il n'existe encore qu'une société fraîchement créée et un bail. La réglementation parle de « New Office » : une implantation qui exerce une activité aux États-Unis depuis moins d'un an. Ce départ précoce a un prix. La première autorisation vaut au maximum un an, et ensuite l'USCIS veut constater que le plan est devenu une véritable activité.

Ce guide explique ce qu'est une nouvelle implantation au sens du L-1, quelles preuves la pétition exige, ce qui compte pendant les douze premiers mois et quels documents doivent être prêts lors du renouvellement. Les conditions générales, à savoir le lien entre les entreprises et l'année d'emploi à l'étranger, sont détaillées dans le guide sur les conditions du L-1. Pour une vue d'ensemble du visa, consultez le guide du L-1.

1Nouvelle signifie : moins d'un an d'activité

La définition figure dans la réglementation fédérale, 8 CFR 214.2(l)(1)(ii)(F). Une nouvelle implantation est une organisation qui exerce une activité aux États-Unis, via une société mère, une succursale, une société affiliée ou une filiale, depuis moins d'un an. Ce qui compte n'est donc pas la date d'immatriculation, mais le début de l'activité. Une Corporation immatriculée il y a deux ans et qui n'a jamais rien vendu n'exerce pas encore d'activité au sens du texte. À l'inverse, une filiale qui livre des clients depuis quatorze mois n'est plus une nouvelle implantation.

Pour l'USCIS, exercer une activité signifie fournir des biens ou des services de manière régulière, systématique et continue. Un représentant, une adresse postale ou un bureau enregistré ne suffisent pas à eux seuls. La définition s'applique aux quatre formes de lien, et l'organisation peut être une société américaine ou étrangère. Selon le Policy Manual de l'USCIS, une entreprise déjà active aux États-Unis qui ouvre un bureau supplémentaire sur un nouveau site peut aussi bénéficier des règles applicables aux nouvelles implantations, si elle remplit la définition.

Une formalité est souvent oubliée. La pétition doit demander expressément à être examinée en tant que New Office et démontrer comment l'implantation remplit les conditions. Sans cette demande, l'USCIS applique les critères d'une pétition ordinaire. Une société sans personnel ni chiffre d'affaires doit alors justifier un poste de direction dès le jour du dépôt, ce qu'elle peut difficilement prouver. Parmi les éléments que l'USCIS pèse pour une nouvelle implantation, le Policy Manual cite le montant de l'investissement, la structure de personnel prévue, le produit ou le service, les locaux et la solidité de l'entreprise à l'étranger.

2Filiale ou succursale : c'est le lien qui compte, pas l'étiquette

Pour le L-1, tout dépend de la relation entre votre entreprise dans votre pays et l'entité aux États-Unis. Deux formes de base permettent de porter une nouvelle implantation.

2.1La filiale

Une filiale est une société distincte qui appartient à votre société dans votre pays (SAS, SA, SARL ou équivalent). La réglementation exige que la mère détienne, directement ou indirectement, plus de la moitié du capital et contrôle la filiale, ou en détienne exactement la moitié et la contrôle, ou, dans une joint-venture, en détienne 50 % à parts égales avec un contrôle égal et un droit de veto, ou encore en détienne moins de la moitié tout en la contrôlant effectivement. Si vous créez la filiale sous forme de Corporation (Inc), la propriété est prouvée par les statuts constitutifs, les bylaws, le registre des actions, les procès-verbaux et résolutions ainsi que le virement du capital. Un simple certificat d'actions ne suffit généralement pas à l'USCIS.

2.2La succursale

Une succursale, « branch » en anglais, est un établissement de la même société situé ailleurs. Comme preuves, le Policy Manual cite par exemple une autorisation d'exercer de l'État pour la société étrangère, la déclaration fiscale d'une corporation étrangère sur le formulaire 1120-F, les déclarations de charges salariales sur le formulaire 941, des attestations de salaire W-2 mentionnant la succursale comme employeur, ou un bail de bureaux aux États-Unis. Ce que les deux formes impliquent en matière de responsabilité et d'impôts est comparé dans le guide Succursale ou filiale. Pour le cadre plus large, de la distribution au personnel, voyez S'implanter sur le marché américain.

3Trois preuves avant que le premier téléphone ne sonne

Pour un manager ou un dirigeant appelé à ouvrir une nouvelle implantation ou à y travailler, le 8 CFR 214.2(l)(3)(v) exige trois choses. Premièrement : des locaux suffisants pour l'implantation sont sécurisés. Deuxièmement : vous avez travaillé une année continue comme manager ou dirigeant au cours des trois ans précédant la demande, et votre futur poste vous donne autorité de direction sur la nouvelle structure. Troisièmement : dans l'année suivant l'approbation, l'activité aux États-Unis justifiera un poste de manager ou de dirigeant.

Vous prouvez ce troisième point par des informations sur la nature et l'ampleur de l'implantation, sa structure organisationnelle et ses objectifs financiers, sur le montant de l'investissement aux États-Unis, sur la capacité de l'entreprise à l'étranger à payer votre salaire et à lancer l'activité, ainsi que sur la structure organisationnelle de l'entreprise à l'étranger. Le Policy Manual mentionne expressément une particularité : pour un L-1A dans une nouvelle implantation, votre année à l'étranger doit avoir été une fonction de manager ou de dirigeant. Une année comme spécialiste ne suffit pas ici, même si elle peut suffire pour d'autres pétitions L-1. Ce que signifient manager et dirigeant au sens de la loi est expliqué dans le guide sur les conditions du L-1.

Pour les spécialistes, c'est le 8 CFR 214.2(l)(3)(vi) qui s'applique. Là aussi, les locaux doivent être sécurisés ; s'y ajoutent deux conditions : l'entité américaine est ou deviendra une organisation qualifiante, et l'entreprise peut payer votre salaire et lancer l'activité. Le spécialiste doit lui-même disposer de connaissances spécialisées comme pour tout L-1B, c'est-à-dire d'une connaissance particulière des produits ou des procédés de l'entreprise. On ne lui demande pas de plan prévoyant qu'il encadre du personnel dans l'année.

4Des locaux crédibles aux yeux de l'USCIS

La réglementation parle de « sufficient physical premises », des locaux suffisants et sécurisés. Comme l'USCIS examine les conditions à la date du dépôt, les locaux doivent être sécurisés ce jour-là. Une lettre d'intention du bailleur ne suffit pas, un bail signé, si. Une simple adresse postale cadre mal avec un texte selon lequel la seule présence d'un bureau ne constitue pas encore une activité.

Le caractère suffisant dépend du plan. Si votre business plan décrit une force de vente de trois personnes, un entrepôt et des visites clients, il vous faut des locaux à la hauteur. Si vous fournissez des prestations d'ingénierie à deux grands clients, moins d'espace suffit. Rendez les locaux concrets : un bail précisant la durée, la surface et l'usage, accompagné de photos et d'un plan. Le loyer doit figurer dans le plan financier que vous présentez de toute façon.

5Le plan sur douze mois : de l'opérationnel au management

Au début, vous faites beaucoup de choses vous-même. Le State Department s'y attend aussi : selon le Foreign Affairs Manual, un manager dans une nouvelle implantation est davantage impliqué dans les opérations quotidiennes au démarrage, mais il doit avoir le pouvoir et l'intention de recruter, ainsi qu'une large latitude sur les objectifs et la direction de l'entreprise. Le plan montre comment, en un an, cette phase de lancement devient une structure où d'autres assurent le travail opérationnel pendant que vous dirigez.

La loi ne fixe aucun nombre minimum de salariés. Si l'USCIS tient compte des effectifs, il doit, selon l'INA 101(a)(44)(C), prendre en considération les besoins raisonnables de l'organisation au regard de son objet et de son stade de développement. Selon le Foreign Affairs Manual, même l'unique salarié d'une société peut être considéré comme manager si sa mission principale consiste à planifier, organiser et piloter les fonctions essentielles de l'entreprise par l'intermédiaire d'autres personnes. Ces personnes n'ont pas besoin d'être salariées : le Policy Manual reconnaît que les petites sociétés confient la comptabilité, la vente, l'entreposage ou la gestion du personnel à des prestataires. L'USCIS demande alors qui accomplit réellement les tâches non dirigeantes.

Un plan solide pour la première année comprend donc :

• un organigramme au démarrage et un autre pour la fin de la première année, avec les postes qui vous rendent compte,
• les recrutements ou prestataires, avec calendrier, mission et budget,
• des prévisions de chiffre d'affaires et de coûts pour les premières années, cohérentes avec l'investissement et le plan de recrutement,
• vos tâches avec leur part de votre temps de travail, aujourd'hui et après douze mois,
• les preuves que la société mère dispose des fonds : comptes annuels, relevés bancaires, une décision sur la dotation en capital de la filiale.

Le soutien de l'équipe restée au pays compte, à condition d'être prouvé. Selon le Policy Manual, une simple déclaration affirmant que des collaborateurs à l'étranger appuieront le poste aux États-Unis ne suffit généralement pas. Organigrammes, listes du personnel, documents de paie et factures entre les sociétés permettent de le vérifier.

6L'entreprise d'origine doit continuer à tourner

Le L-1 est un visa pour les entreprises qui ont deux points d'ancrage. Une entreprise qualifiante à l'étranger doit continuer à fournir régulièrement des biens ou des services pendant toute la durée de votre séjour. Selon le Policy Manual, une société dormante, un simple représentant ou une pure holding à l'étranger ne suffit pas. Le Foreign Affairs Manual est encore plus clair : le L-1 n'est conçu ni pour permettre à des indépendants de poursuivre leur activité aux États-Unis, ni pour transférer entièrement une entreprise étrangère vers les États-Unis. Si vous voulez déplacer toute votre activité, il vous faut une autre voie ; la feuille de route visa détermine laquelle vous convient.

En tant que propriétaire, vous avez une obligation supplémentaire. Si le bénéficiaire est propriétaire ou associé principal de l'entreprise, la pétition doit démontrer, selon le 8 CFR 214.2(l)(3)(vii), que sa mission aux États-Unis est temporaire et qu'il reprendra ensuite un poste à l'étranger. Cela vaut pour l'associé-gérant d'une société en Europe comme pour l'actionnaire majoritaire d'une SA suisse. Ce n'est pas incompatible avec la green card : selon le 8 CFR 214.2(l)(16), vous pouvez, en tant que titulaire d'un L-1, viser en parallèle la résidence permanente, tant que vous êtes prêt à quitter volontairement le pays à la fin de votre droit de séjour.

Concrètement : au pays, quelqu'un continue de diriger l'activité, et la pétition montre de qui il s'agit. Les contrats entre la société mère et la filiale, les prix de transfert et la question de savoir où vous payez vos impôts relèvent du concept fiscal. Les questions de droit du travail et de sécurité sociale liées au détachement sont traitées dans le guide Détacher des collaborateurs aux États-Unis.

7Au bout de douze mois, l'USCIS revient

Une pétition L ordinaire peut être approuvée pour trois ans maximum, une pétition New Office pour un an au plus. Ensuite, la société doit démontrer, selon le 8 CFR 214.2(l)(7)(i)(A)(3), qu'elle exerce une activité. Selon le 8 CFR 214.2(l)(14)(ii), la prolongation exige : la preuve que les deux entreprises restent des organisations qualifiantes, que la société américaine a exercé une activité au cours de l'année écoulée, une description de vos fonctions sur l'année écoulée et sur la période de prolongation, un état du personnel avec le nombre de salariés, la nature des postes et, pour le L-1A, les justificatifs des salaires versés, ainsi que des preuves de la situation financière de la société américaine.

Cette liste constitue le véritable examen du New Office. La première approbation repose sur un plan, la prolongation sur des chiffres. Publier la première offre d'emploi au onzième mois, c'est arriver à la prolongation les mains presque vides. Planifiez donc à rebours : au neuvième mois, les embauches, la paie via un service de Payroll et les premières déclarations trimestrielles doivent être en place, pour que le dossier soit complet au moment de l'envoi.

Trois règles sur les délais. La prolongation de la pétition ne peut en principe être demandée que tant que la pétition initiale est valable. La prolongation de la pétition et celle de votre séjour se demandent ensemble sur le formulaire I-129, et vous devez vous trouver aux États-Unis au moment du dépôt. Enfin, selon le Foreign Affairs Manual, le visa dans votre passeport peut être valable plus longtemps que la pétition ; vous ne pouvez pourtant entrer que pour la durée de validité de la pétition, avec jusqu'à dix jours avant et après.

Après la première année, l'USCIS prolonge la pétition New Office de deux ans au maximum. Chaque prolongation suivante est ensuite traitée comme une prolongation L ordinaire, là encore par tranches de deux ans maximum, jusqu'à la durée maximale de sept ans en L-1A et de cinq ans en L-1B. Le détail des délais figure dans le guide L-1 : validité, prolongation et durée maximale. Les écueils typiques des prolongations sont expliqués dans L-1 refusé ou RFE.

8Ce que coûte la pétition en frais

Les frais de pétition sont payés par l'entreprise qui la dépose. Pour une nouvelle implantation, une ligne du barème est particulièrement intéressante : selon le 8 CFR 106.1(f)(1), est considéré comme petit employeur celui qui emploie au plus 25 équivalents temps plein aux États-Unis, sociétés affiliées et filiales comprises. Seuls les salariés aux États-Unis comptent. Une nouvelle filiale qui n'a encore embauché personne en Amérique, et dont le groupe n'y a pas d'effectif important par ailleurs, paie donc le tarif de base réduit et la moitié de l'Asylum Program Fee.

Les frais prévus par la Pub. L. 114-113 ne concernent que les employeurs comptant au moins 50 salariés aux États-Unis, dont plus de la moitié en statut H-1B ou L. Pour une nouvelle implantation, ils ne jouent pratiquement aucun rôle. Le Premium Processing est facultatif et payant en sus ; l'USCIS s'engage alors à rendre une décision ou à demander des compléments sous 15 jours ouvrés. Au consulat s'ajoutent les frais de demande du State Department pour le visa lui-même. Tous les frais de pétition et de visa, y compris pour la famille, figurent dans le guide L-1 : coûts et frais.

9Dès la première année : le chemin vers la green card

Le L-1 autorise la double intention : vouloir rester durablement n'est pas un obstacle au visa. Pour les managers et dirigeants, le chemin vers la green card passe souvent par la catégorie EB-1C, réservée aux managers et dirigeants de groupes multinationaux. Pour une nouvelle implantation, une condition est décisive : selon le 8 CFR 204.5(j)(3)(i)(D), le futur employeur aux États-Unis doit y exercer une activité depuis au moins un an. La première année du New Office n'est donc pas seulement la période d'essai du visa, c'est aussi le délai d'attente pour la green card.

La planification en découle simplement. Ce dont vous avez besoin pour prolonger le L-1 (du personnel, des salaires, du chiffre d'affaires et un rôle de direction démontrable) constitue aussi le socle de la pétition EB-1C. Le guide EB-1C pour les petites et nouvelles filiales américaines explique comment les jeunes filiales franchissent cet obstacle. Vue d'ensemble de toutes les options : Du L-1 à la green card.

10Le bon ordre des étapes

Une nouvelle implantation est un projet à deux volets : la société et le visa. Ils s'imbriquent, et c'est l'ordre des étapes qui décide si tout est prêt le jour de la demande.

1. Clarifier la situation au pays. Qui continue de diriger l'activité, qui part aux États-Unis, et cette personne remplit-elle l'année requise comme manager ou dirigeant ? L'assemblée des associés décide de la création de la filiale et de sa dotation en capital.
2. Créer la société américaine. Choisir la forme juridique et l'État, demander l'EIN et ouvrir un compte aux États-Unis sur lequel le capital sera versé.
3. Sécuriser des locaux. Signer le bail avant de déposer la pétition.
4. Rédiger le plan. Organigrammes, plan d'embauche, prévisionnel financier et vos fonctions, appuyés par les comptes annuels de la société mère.
5. Déposer la pétition. Formulaire I-129 avec la demande expresse d'examen en tant que New Office, avec Premium Processing si vous le souhaitez.
6. Demander le visa. Avec l'approbation sur formulaire I-797, vous demandez le visa au consulat américain compétent ; la procédure et l'entretien sont décrits dans le guide Demander le L-1.
7. Documenter la première année. Classer au fil de l'eau embauches, salaires, contrats, factures et comptes, pour que la prolongation se construise à partir d'un dossier déjà prêt.
8. Déposer la prolongation à temps. Tant que la première pétition est valable et pendant que vous êtes aux États-Unis.

Le L-1 est-il la bonne voie pour vous et votre famille, ou le visa investisseur E-2 vous convient-il mieux ? Tout dépend surtout de l'existence, au pays, d'une entreprise capable de vous détacher. Si c'est le cas, le L-1 est la voie la plus rapide et la plus simple, et la nouvelle implantation en est le point de départ naturel.

L'essentiel

• Au sens du L-1, une nouvelle implantation est une organisation qui exerce une activité aux États-Unis depuis moins d'un an ; la pétition doit demander expressément l'examen en tant que New Office.
• Pour le L-1A, il vous faut des locaux sécurisés, un an d'expérience comme manager ou dirigeant à l'étranger et un plan selon lequel l'activité justifiera un véritable poste de direction en moins d'un an.
• La première approbation vaut un an au maximum. Pour la prolongation, vous démontrez l'activité, le personnel, les salaires versés et la situation financière de la société américaine.
• L'entreprise au pays doit poursuivre son activité pendant toute la durée de votre séjour. En tant que propriétaire, vous prouvez en plus que votre mission aux États-Unis est temporaire.
• Après un an d'activité de la société américaine, la voie vers la green card EB-1C s'ouvre aussi.

Comment nous vous aidons

• Feuille de route visa et créationCréation et visa dans un seul plan, pour que la société porte le visa.
• Créer une CorporationLa Corporation américaine (Inc) pour la croissance, les investisseurs et le visa.
• Feuille de route visaPar écrit : le visa qui convient à vous et à votre famille, établi avec l'avocat en immigration de l'équipe.
• Stratégie fiscaleUne structure claire entre la société mère et sa filiale américaine, ou entre vous et votre société américaine, définie en accord avec votre expert-comptable.
• PayrollPaie, retenues fiscales et déclarations pour vos salariés aux États-Unis.
• Consultation visa et green cardLa voie vers les États-Unis qui vous correspond, clarifiée en un entretien.