L-1 per la tua nuova sede negli USA: tutto si gioca nel primo anno

L'L-1 ti porta negli USA anche quando lì non c'è ancora nulla, a parte una società appena costituita e un contratto d'affitto. Le norme lo chiamano "New Office": una sede che opera negli Stati Uniti da meno di un anno. Partire presto ha un prezzo. La prima approvazione vale al massimo un anno, e poi l'USCIS vuole vedere che il piano è diventato un'attività vera.

Questa guida ti spiega che cos'è una nuova sede ai fini dell'L-1, quali prove servono nella petition, cosa conta nei primi dodici mesi e quali documenti devi avere pronti per il rinnovo. Le condizioni generali, cioè il legame tra le società e l'anno di lavoro all'estero, sono nella guida ai requisiti L-1. La panoramica completa sul visto la trovi nella guida all'L-1.

1Nuova significa: meno di un anno di attività

La definizione è nei regolamenti federali, 8 CFR 214.2(l)(1)(ii)(F). Una nuova sede è un'organizzazione che opera negli USA, tramite una capogruppo, una filiale, una società affiliata o una controllata, da meno di un anno. Quindi non conta la data di registrazione, ma l'inizio dell'attività. Una Corporation registrata due anni fa che non ha mai venduto nulla non svolge ancora attività ai sensi della norma. Una controllata che serve clienti da quattordici mesi, invece, non è più una nuova sede.

Per l'USCIS svolgere attività significa fornire beni o servizi in modo regolare, sistematico e continuativo. Un rappresentante, un indirizzo postale o una sede legale da soli non bastano. La definizione vale per tutte e quattro le forme di legame, e l'organizzazione può essere una società americana o straniera. Secondo il Policy Manual dell'USCIS, anche un'azienda che già opera negli USA e apre un altro ufficio in una nuova località può usare le regole per le nuove sedi, se rientra nella definizione.

C'è una formalità che spesso sfugge. La petition deve chiedere espressamente di essere valutata come New Office e spiegare come la sede soddisfa i requisiti. Senza questa richiesta, l'USCIS applica i criteri di una petition ordinaria. A quel punto una società senza personale e senza fatturato dovrebbe già sostenere una posizione dirigenziale il giorno della domanda, e difficilmente riesce a dimostrarlo. Tra gli elementi che l'USCIS valuta per una nuova sede, il Policy Manual indica l'entità dell'investimento, la struttura del personale prevista, il prodotto o servizio, i locali e la solidità dell'azienda all'estero.

2Controllata o filiale: conta il legame, non l'etichetta

Per l'L-1 conta il rapporto tra la tua azienda a casa e l'entità negli USA. Due forme di base reggono una nuova sede.

2.1La società controllata

Una controllata è una società a sé, di proprietà della tua società italiana, svizzera o comunque europea. La norma richiede che la capogruppo detenga, direttamente o indirettamente, più della metà e controlli la controllata, oppure ne detenga esattamente la metà e la controlli, oppure, in una joint venture, ne detenga una quota paritaria del 50 per cento con pari controllo e diritto di veto, oppure ne detenga meno della metà ma la controlli di fatto. Se costituisci la controllata come Corporation (Inc), la proprietà si dimostra con l'atto costitutivo, i Bylaws, il libro soci, i verbali e le delibere e il bonifico del capitale. Un certificato azionario da solo di solito non basta all'USCIS.

2.2La filiale

Una filiale, in inglese branch, è un'unità operativa della stessa società in un altro luogo. Come prove il Policy Manual cita, per esempio, una licenza commerciale dello Stato per la società straniera, la dichiarazione dei redditi di una corporation straniera sul Form 1120-F, le dichiarazioni delle ritenute sul Form 941, i W-2 con la filiale come datore di lavoro o un contratto d'affitto per uffici negli USA. Cosa significano le due forme per responsabilità e tasse lo confronta la guida Filiale o controllata. Il quadro più ampio, dalle vendite al personale, lo trovi in Entrare nel mercato USA.

3Tre prove prima che squilli il primo telefono

Per un manager o un dirigente che deve aprire una nuova sede o lavorarci, il 8 CFR 214.2(l)(3)(v) richiede tre cose. Primo: sono stati assicurati locali adeguati per la sede. Secondo: nei tre anni prima della domanda hai lavorato per un anno continuativo come manager o dirigente, e il tuo futuro ruolo ti dà potere direttivo sulla nuova attività. Terzo: entro un anno dall'approvazione l'attività negli USA sosterrà una posizione da manager o dirigente.

Il terzo punto lo dimostri con informazioni su natura e dimensioni della sede, sulla sua struttura organizzativa e sui suoi obiettivi finanziari, sull'entità dell'investimento negli USA, sulla capacità dell'azienda all'estero di pagare il tuo stipendio e di avviare l'attività, e sulla struttura organizzativa dell'azienda all'estero. Il Policy Manual sottolinea una particolarità: per un L-1A in una nuova sede, il tuo anno all'estero deve essere stato da manager o dirigente. Un anno da specialista qui non basta, anche se in altre petition L-1 può essere sufficiente. Cosa intende la legge per manager e dirigente lo spiega la guida ai requisiti L-1.

Per gli specialisti vale il 8 CFR 214.2(l)(3)(vi). Anche qui i locali devono essere assicurati; in più l'entità USA deve essere o diventare un'organizzazione qualificata e l'azienda deve poter pagare il tuo stipendio e avviare l'attività. Lo specialista deve avere conoscenze specialistiche come in ogni L-1B, cioè una conoscenza particolare dei prodotti o dei processi dell'azienda. Non gli si chiede un piano per guidare personale entro un anno.

4Locali credibili agli occhi dell'USCIS

La norma parla di "sufficient physical premises", locali adeguati e assicurati. Poiché l'USCIS verifica i requisiti alla data della domanda, i locali devono essere assicurati quel giorno. Una lettera d'intenti del proprietario non basta, un contratto d'affitto firmato sì. Un semplice indirizzo postale si sposa male con una norma secondo cui la sola presenza di un ufficio non è ancora attività.

Adeguato dipende dal piano. Se nel business plan descrivi una rete vendita con tre dipendenti, un magazzino e visite ai clienti, ti servono locali coerenti. Se fornisci servizi di ingegneria a due grandi clienti, ti basta meno. Rendi i locali concreti: contratto d'affitto con durata, superficie e destinazione d'uso, più foto e una planimetria. Il costo dell'affitto va nel piano finanziario che presenti comunque.

5Il piano per dodici mesi: da chi fa tutto a chi dirige

All'inizio fai molto da solo. Se lo aspetta anche lo State Department: secondo il Foreign Affairs Manual, in una nuova sede il manager nella fase iniziale è più coinvolto nell'operatività, ma deve avere il potere e l'intenzione di assumere personale e un ampio margine su obiettivi e gestione dell'azienda. Il piano mostra come, entro un anno, questa fase iniziale diventi una struttura in cui altri svolgono il lavoro operativo e tu dirigi.

La legge non fissa un numero minimo di dipendenti. Se l'USCIS considera l'organico, secondo l'INA 101(a)(44)(C) deve tenere conto delle ragionevoli esigenze dell'organizzazione alla luce del suo scopo e della sua fase di sviluppo. Secondo il Foreign Affairs Manual, perfino l'unico dipendente di una società può essere considerato manager, se il suo compito principale è pianificare, organizzare e guidare le funzioni essenziali dell'azienda attraverso altri. Questi altri non devono essere per forza dipendenti: il Policy Manual riconosce che le piccole società affidano a fornitori esterni contabilità, vendite, magazzino o gestione del personale. L'USCIS chiede allora chi svolge davvero i compiti non direttivi.

Un piano solido per il primo anno contiene quindi:

• un organigramma per la partenza e uno per la fine del primo anno, con i ruoli che riportano a te,
• assunzioni o fornitori con tempi, compiti e budget,
• previsioni di ricavi e costi per i primi anni, coerenti con l'investimento e con il piano del personale,
• i tuoi compiti con le quote di tempo, oggi e dopo dodici mesi,
• le prove che la capogruppo ha i fondi: bilanci, estratti conto, una delibera sulla capitalizzazione della controllata.

Il supporto del team in patria conta, ma solo se è documentato. Secondo il Policy Manual, una semplice dichiarazione che i collaboratori all'estero sosterranno la posizione negli USA di norma non basta. Organigrammi, elenchi del personale, buste paga e fatture tra le società lo rendono verificabile.

6L'azienda nel tuo paese deve continuare a operare

L'L-1 è un visto per aziende con due gambe. Un'azienda qualificata all'estero deve continuare a fornire regolarmente beni o servizi per tutta la durata del tuo soggiorno. Secondo il Policy Manual non bastano una società dormiente, un semplice rappresentante o una pura holding all'estero. Il Foreign Affairs Manual è ancora più chiaro: l'L-1 non è pensato per permettere ai lavoratori autonomi di proseguire la propria attività negli USA, né per trasferire interamente un'azienda straniera negli Stati Uniti. Se vuoi spostare tutta la tua attività ti serve un'altra strada; quale sia quella giusta lo chiarisce il piano visti.

Per te come titolare si aggiunge un altro obbligo. Se il beneficiario è proprietario o socio di maggioranza dell'azienda, la petition deve dimostrare secondo 8 CFR 214.2(l)(3)(vii) che il suo incarico negli USA è temporaneo e che poi passerà a un ruolo all'estero. Questo vale per il socio amministratore di una società italiana come per l'azionista di maggioranza di una SA svizzera. Non è in contrasto con la green card: secondo 8 CFR 214.2(l)(16), come titolare di L-1 puoi puntare allo stesso tempo alla residenza permanente, purché tu sia disposto a lasciare volontariamente il Paese alla scadenza del tuo diritto di soggiorno.

In pratica: in patria qualcuno continua a gestire l'attività, e la petition indica chi è. I contratti tra capogruppo e controllata, i prezzi di trasferimento e la questione di dove paghi le tasse rientrano nel piano fiscale. Le questioni di diritto del lavoro e previdenziale legate al distacco sono trattate nella guida Distacco di collaboratori negli USA.

7Dopo dodici mesi USCIS torna a bussare

Una normale L petition può essere approvata fino a tre anni, una new office petition al massimo per un anno. Dopo, secondo 8 CFR 214.2(l)(7)(i)(A)(3), la società deve dimostrare di essere operativa. Il rinnovo richiede, secondo 8 CFR 214.2(l)(14)(ii): prove che entrambe le aziende restano organizzazioni qualificate, che la società americana ha svolto attività nell'ultimo anno, una descrizione delle tue mansioni nell'ultimo anno e nel periodo di rinnovo, un quadro del personale con numero di dipendenti, tipo di posizioni e, per l'L-1A, prove degli stipendi pagati, oltre a documenti sulla situazione finanziaria della società americana.

Questo elenco è il vero esame del new office. La prima approvazione si basa su un piano, il rinnovo sui numeri. Chi pubblica la prima offerta di lavoro all'undicesimo mese avrà poco da mostrare al rinnovo. Pianifica quindi a ritroso: entro il nono mese dovrebbero essere a posto assunzioni, buste paga tramite un servizio di payroll e le prime dichiarazioni trimestrali, così che la documentazione sia completa quando parte la domanda.

Tre regole sulle scadenze. Il rinnovo della petition di norma si può chiedere solo finché la petition originale è valida. Rinnovo della petition e proroga del soggiorno si chiedono insieme con il modulo I-129, e al momento della presentazione devi trovarti negli USA. Infine, secondo il Foreign Affairs Manual il visto sul passaporto può durare più della petition; puoi comunque entrare solo per il periodo di validità della petition, con un margine fino a dieci giorni prima e dopo.

Dopo il primo anno USCIS rinnova la new office petition fino a due anni. In seguito ogni ulteriore rinnovo è un normale rinnovo L, sempre a blocchi fino a due anni, fino alla durata massima di sette anni con l'L-1A e cinque con l'L-1B. Come funzionano le scadenze nel dettaglio lo spiega la guida L-1: validità, rinnovo e durata massima. Dove i rinnovi si inceppano più spesso lo trovi in L-1 respinto o RFE.

8Quanto costa la petition in tasse

Le tasse della petition le paga l'azienda che la presenta. Per una nuova sede c'è una voce del tariffario particolarmente interessante: secondo 8 CFR 106.1(f)(1) è considerato piccolo datore di lavoro chi impiega negli USA al massimo 25 equivalenti a tempo pieno, comprese società collegate e controllate. Contano i dipendenti negli USA. Una nuova controllata che in America non ha ancora assunto nessuno, e il cui gruppo non ha lì altro personale rilevante, paga quindi la tassa base ridotta e metà della Asylum Program Fee.

La tassa prevista dalla Pub. L. 114-113 riguarda solo datori di lavoro con almeno 50 dipendenti negli USA, di cui più della metà con status H-1B o L. Per una nuova sede in pratica non conta. Il premium processing è facoltativo e si paga a parte; in cambio USCIS garantisce una decisione o una richiesta di chiarimenti entro 15 giorni lavorativi. Al consolato si aggiunge, per il visto vero e proprio, la tassa di domanda del State Department. Tutte le tasse per petition e visto, anche per la famiglia, sono nella guida L-1: costi e tasse.

9Dal primo anno: la strada verso la green card

L'L-1 ammette il dual intent: l'intenzione di restare per sempre non è un ostacolo al visto. Per manager e dirigenti la strada verso la green card passa spesso dalla categoria EB-1C per manager e dirigenti di multinazionali. Per la nuova sede è decisiva una condizione: secondo 8 CFR 204.5(j)(3)(i)(D) il futuro datore di lavoro negli USA deve essere operativo da almeno un anno. Il primo anno del new office è quindi non solo il periodo di prova per il visto, ma anche l'attesa per la green card.

Ne nasce una pianificazione semplice. Ciò che ti serve per il rinnovo dell'L-1, cioè personale, stipendi, fatturato e un ruolo direttivo documentabile, è anche la base della petition EB-1C. Come le controllate piccole e giovani superano questo ostacolo lo spiega la guida EB-1C per controllate americane piccole e nuove. La panoramica su tutte le strade la trovi in Dall'L-1 alla green card.

10L'ordine giusto per costruire

Una nuova sede è un progetto su due binari: la società e il visto. Si incastrano tra loro, e l'ordine decide se il giorno della domanda è tutto pronto.

1. Chiarire la situazione in patria. Chi continua a gestire l'attività, chi va negli USA, e questa persona ha l'anno richiesto come manager o dirigente? L'assemblea dei soci delibera sulla costituzione della controllata e sulla sua capitalizzazione.
2. Costituire la società americana. Scegliere forma giuridica e Stato, richiedere l'EIN e aprire un conto negli USA su cui versare il capitale.
3. Assicurarsi gli uffici. Firmare il contratto d'affitto prima di presentare la petition.
4. Scrivere il piano. Organigrammi, piano assunzioni, piano finanziario e le tue mansioni, supportati dai bilanci della capogruppo.
5. Presentare la petition. Modulo I-129 con la richiesta esplicita di esame come new office, su richiesta con premium processing.
6. Richiedere il visto. Con l'approvazione sul modulo I-797 richiedi il visto al consolato americano competente; procedura e colloquio sono descritti nella guida Richiedere l'L-1.
7. Documentare il primo anno. Archiviare man mano assunzioni, stipendi, contratti, fatture e bilanci, così il rinnovo nasce da documenti già pronti.
8. Presentare il rinnovo per tempo. Finché la prima petition è valida e mentre ti trovi negli USA.

Se l'L-1 sia la strada giusta per te e la tua famiglia, o se ti convenga di più il visto investitori E-2, dipende soprattutto da una cosa: se in patria c'è un'azienda che può distaccarti. Se c'è, l'L-1 è la via più rapida e semplice, e la nuova sede ne è il punto di partenza naturale.

In sintesi

• Ai fini dell'L-1, una nuova sede è un'organizzazione operativa negli USA da meno di un anno; la petition deve chiedere esplicitamente l'esame come new office.
• Per l'L-1A ti servono uffici già assicurati, un anno come manager o dirigente all'estero e un piano secondo cui entro un anno l'attività sostiene una vera posizione direttiva.
• La prima approvazione vale al massimo un anno. Per il rinnovo dimostri attività, personale, stipendi pagati e finanze della società americana.
• L'azienda in patria deve restare operativa per tutto il tuo soggiorno. Come titolare dimostri inoltre che il tuo incarico negli USA è temporaneo.
• Dopo un anno di attività della società americana si apre anche la strada verso la green card EB-1C.

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