ITIN caducado: cuándo tienes que renovarlo con el Form W-7

Muchos europeos obtuvieron en su día un ITIN, por un piso de alquiler en EE. UU., una participación o una declaración conjunta con un cónyuge estadounidense, y luego se olvidaron de él. Durante un tiempo no pasa nada. Pero llega una nueva declaración, una venta o una devolución, y el IRS avisa de que el número ya no es válido. Un ITIN no es un número de por vida: solo vive mientras lo usas. En esta página te explicamos cuándo caduca, cómo comprobar su estado, cuándo hay que renovarlo y cuándo no, y cómo funciona la renovación con el Form W-7. Si vas a solicitar un ITIN por primera vez, consulta la guía Form W-7 y la documentación para el ITIN.

1Qué dice la ley

La regla está en el 26 U.S.C. § 6109(i)(3), introducida en diciembre de 2015. Un ITIN asignado después del 31 de diciembre de 2012 sigue vigente siempre que, en tres ejercicios fiscales consecutivos tras su asignación, presentes al menos una declaración o figures como dependiente en la declaración de otra persona. Si no se da ninguna de las dos cosas durante tres años, caduca. La ley vincula el fin al plazo de la declaración del tercer año; en sus documentos, el IRS fija como fecha de caducidad el 31 de diciembre.

La palabra clave es «usado». Da igual si estuviste en EE. UU., si tuviste ingresos o si diste el número a un banco. Lo único que cuenta es si apareció en una declaración federal. Quien vendió su piso de alquiler y después ya no tuvo que declarar pierde el ITIN a los tres años, aunque más adelante vuelva a necesitarlo. Y al revés: cada declaración en la que figure mantiene vivo el número.

El cónyuge y los hijos también cuentan: si su ITIN figura en tu declaración como dependiente, eso se considera uso. Eso sí, desde el ejercicio fiscal 2018 el cónyuge y los dependientes solo obtienen y conservan un ITIN si figuran en la declaración por un beneficio fiscal admisible o si presentan su propia declaración. Entre esos beneficios están la declaración conjunta con el cónyuge, la tributación como Head of Household o Qualifying Surviving Spouse y determinados créditos por formación, seguro médico, cuidado de hijos y otros dependientes.

2ITIN anteriores a 2013

Para los números antiguos, la ley estableció un calendario escalonado. Los ITIN asignados antes de 2013 siguieron siendo válidos como máximo hasta una fecha fija, que según el año de asignación iba del 1 de enero de 2017 al 1 de enero de 2020, y antes si no se usaban. El IRS lo resume con claridad: todos los ITIN anteriores a 2013 que nunca se renovaron están caducados. Si tienes uno y quieres usarlo en una nueva declaración, presentas la renovación junto con esa declaración.

Esto afecta a mucha gente que obtuvo su ITIN hace años por la compra de un inmueble, una herencia o una participación. El número antiguo no se pierde: se reactiva con la renovación, y como fecha de asignación cuenta la original, el día en que se asignó por primera vez.

3Cómo comprobar si tu ITIN sigue vigente

Para comprobarlo, el IRS te remite a tus datos fiscales en tu cuenta online del IRS. Allí ves en qué años se recibieron declaraciones con tu número. Si no tienes acceso, reconstruye la situación con tus propios papeles: ¿en qué ejercicio presentaste por última vez un Form 1040 o 1040-NR con tu ITIN? ¿En qué año te incluyó alguien como dependiente? Si desde entonces han pasado tres ejercicios sin una declaración así, el número ha caducado según la regla del IRS.

No esperes a que nadie te avise de la caducidad. Comprueba el estado antes de presentar la próxima declaración. Si tienes dudas, es más sencillo presentar la renovación junto con esa declaración que esperar el retraso que provoca un número caducado.

4Cuándo hay que renovar y cuándo no

Solo tienes que renovar un ITIN caducado si va a figurar de nuevo en una declaración federal. Para todo lo demás:

• Declaraciones informativas de terceros. Si tu ITIN solo aparece en declaraciones informativas que otros presentan sobre pagos que te hacen, como el Form 1099 o el Form 1042-S, no tienes que renovarlo. Ahí se pueden seguir usando ITIN caducados. Si más adelante necesitas el número para una declaración propia, lo renuevas entonces.
• Prórroga y pagos a cuenta. Para el Form 4868 y para los pagos a cuenta con el Form 1040-ES o 1040-ES (NR) no necesitas un ITIN vigente. Cómo funcionan los pagos a cuenta te lo explicamos en la guía Estimated Tax en EE. UU..
• Social Security Number. Si ya tienes un SSN, por ejemplo porque vives en EE. UU. con green card o visado de trabajo, no renuevas el ITIN. Usas solo el SSN y el IRS ya no te asigna un ITIN.

En principio, la renovación va ligada a una declaración. Sin declaración solo es posible con una de las excepciones del IRS, por ejemplo si un pagador necesita el número para pagos con retención en el año en curso y lo confirma por escrito.

5Cómo renovar con el Form W-7

La renovación es una solicitud con el Form W-7, igual que la primera, con algunas particularidades:

1. Arriba a la derecha marcas «Renew an existing ITIN».
2. En el apartado del motivo de la solicitud marcas igualmente el que te corresponda, por ejemplo la b si eres nonresident y presentas declaración. Es obligatorio elegir uno.
3. En la línea 6e marcas «Yes» si conoces tu ITIN, y en la línea 6f indicas el número y el nombre con el que se asignó. Si no lo conoces, marcas «No/Don’t know». Si falta el número, la tramitación se retrasa.
4. Si has cambiado de nombre, adjuntas el justificante, por ejemplo el certificado de matrimonio o una resolución judicial.
5. Adjuntas la misma documentación que en la primera solicitud: el pasaporte vigente por sí solo o dos documentos reconocidos, en original o en copia compulsada por la autoridad que los expidió.
6. Grapas el Form W-7 delante de la declaración federal en la que debe figurar el ITIN y lo envías todo a la oficina de ITIN del IRS en Austin, salvo que se aplique una de las excepciones del IRS.

En lugar de por correo, también puedes presentar la renovación a través de un Acceptance Agent o un Certifying Acceptance Agent, o en un Taxpayer Assistance Center en EE. UU. Un Certifying Acceptance Agent revisa él mismo la mayoría de los documentos y te devuelve el pasaporte en el acto. Según el IRS, la tramitación tarda, como en la primera solicitud, siete semanas, y de nueve a once en temporada alta y para solicitudes desde el extranjero.

6Qué pasa si declaras con un ITIN caducado

El IRS tramita una declaración con un ITIN caducado, pero más despacio, y algunas ventajas no se aplican hasta que el número se renueva. El IRS cita tres consecuencias: la tramitación puede retrasarse, sin renovación no puedes aplicar determinados créditos y eso puede traducirse en una devolución menor o en un pago adicional con sanciones e intereses.

Para los nonresidents hay una regla más: las deducciones y los créditos solo se conceden con una declaración presentada a tiempo. Quien aplaza la renovación y por eso presenta tarde la declaración arriesga algo más que un retraso. Cómo encajan plazos y prórrogas te lo explicamos en la guía Plazo de la declaración de impuestos en EE. UU.. Si ya te has saltado varios años, en la guía Presentar declaraciones atrasadas en EE. UU. encontrarás cómo ponerte al día.

7Tres casos habituales

El piso de alquiler vendido. Un cliente alemán obtuvo su ITIN por un piso alquilado en EE. UU. y presentó año tras año un Form 1040-NR. Tras la venta deja de declarar, y tres ejercicios después el número ha caducado. Si luego hereda valores estadounidenses y quiere recuperar retenciones practicadas de más, necesita una declaración, y con ella presenta la renovación.

El número antiguo de la compra de un inmueble. Una clienta suiza obtuvo su ITIN mucho antes de 2013 para comprar una casa de vacaciones y nunca lo renovó. El número ha caducado. Si vende la casa, el IRS prevé una excepción propia para las partes en la venta de un inmueble estadounidense por una persona extranjera, que permite presentar el Form W-7 sin declaración, acreditándolo con los formularios de retención de la venta y el contrato de compraventa. Para declarar la ganancia de la venta necesitará el número de todos modos.

El cónyuge en la declaración conjunta. Un austriaco está casado con una estadounidense y ambos declaran conjuntamente. Mientras él figure en la declaración conjunta, su ITIN se considera usado. Si durante varios años declaran por separado y él no aparece en ninguna declaración, puede caducar. Cuando vuelvan a la declaración conjunta, él presenta la renovación junto con ella.

Los tres casos son ejemplos para explicar las reglas, no casos reales de nuestros clientes.

8Cómo mantener vivo tu ITIN

La renovación más sencilla es la que no necesitas. Si sabes que volverás a usar el número, por ejemplo por un inmueble, una participación o futuras rentas de capital en EE. UU., asegúrate de que aparezca al menos una vez cada tres años en una declaración federal, en la tuya o como dependiente en la de tu cónyuge. Eso sí, presentar una declaración solo con este fin no siempre sirve: según el IRS, una declaración con todos los importes a cero no suele tener un propósito fiscal.

Cómo encaja el ITIN en el resto de tus obligaciones fiscales en EE. UU., desde si eres resident o nonresident hasta los plazos, lo explicamos en la guía Obligaciones fiscales en EE. UU. para europeos. Si no quieres encargarte tú de la declaración y la renovación, nosotros lo preparamos todo: tu declaración de impuestos en EE. UU..

En resumen

• Un ITIN emitido después de 2012 caduca si no aparece en ninguna declaración federal durante tres años fiscales seguidos; los ITIN anteriores a 2013 que nunca se renovaron ya han caducado.
• Solo tienes que renovarlo si el número va a volver a figurar en una declaración; en informes de terceros como el Form 1099 o el 1042-S puede seguir usándose aunque esté caducado.
• La renovación se hace con el Form W-7, marcando la casilla «Renew an existing ITIN», indicando el número actual, con la misma documentación que en la primera solicitud y, por lo general, junto con la declaración.
• Si declaras con un ITIN caducado, cuenta con retrasos, y algunos créditos fiscales no se aplican hasta que lo renueves.

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