ITIN scaduto: quando devi rinnovarlo con il Form W-7

Molti europei, italiani e ticinesi compresi, hanno ottenuto a un certo punto un ITIN, per un appartamento in affitto negli USA, una partecipazione, una dichiarazione congiunta con un coniuge americano, e poi se ne sono dimenticati. Per un po' va tutto bene. Poi arriva una nuova dichiarazione, una vendita o un rimborso, e l'IRS ti comunica che il numero non è più valido. L'ITIN non è un numero a vita: resta attivo solo finché lo usi. Qui trovi quando scade, come verificarne lo stato, quando devi rinnovarlo e quando no, e come funziona il rinnovo con il Form W-7. Come richiedere un ITIN per la prima volta lo spiega la guida Form W-7 e i documenti per l'ITIN.

1Cosa dice la legge

La regola è nel 26 U.S.C. § 6109(i)(3), introdotta a dicembre 2015. Un ITIN rilasciato dopo il 31 dicembre 2012 resta valido finché, in tre anni fiscali consecutivi dopo il rilascio, presenti almeno una volta una dichiarazione dei redditi o compari come familiare a carico nella dichiarazione di qualcun altro. Se per tre anni manca l'una e l'altra cosa, scade. La legge lega la fine al termine della dichiarazione per il terzo anno; nei suoi documenti l'IRS indica come data di scadenza il 31 dicembre.

La parola decisiva è usato. Non conta se sei stato negli USA, se hai avuto redditi o se hai comunicato il numero a una banca. Conta solo se è comparso su una dichiarazione dei redditi federale. Chi ha venduto il suo appartamento in affitto e poi non ha più dovuto presentare dichiarazioni perde l'ITIN dopo tre anni, anche se più tardi gli serve di nuovo. Al contrario, ogni dichiarazione su cui compare tiene vivo il numero.

Coniuge e figli contano anche loro: se il loro ITIN compare come familiare a carico sulla tua dichiarazione, vale come utilizzo. Dall'anno fiscale 2018, però, coniugi e familiari a carico ottengono e mantengono un ITIN solo se compaiono sulla dichiarazione per un'agevolazione fiscale ammessa o se presentano una propria dichiarazione. Rientrano qui la dichiarazione congiunta con il coniuge, lo status di Head of Household o Qualifying Surviving Spouse e alcuni crediti d'imposta per istruzione, assicurazione sanitaria, assistenza all'infanzia e altri familiari a carico.

2ITIN rilasciati prima del 2013

Per i numeri più vecchi la legge ha previsto un piano a scaglioni. Gli ITIN rilasciati prima del 2013 restavano validi al massimo fino a una data fissa, a seconda dell'anno di rilascio tra il 1 gennaio 2017 e il 1 gennaio 2020, e prima ancora in caso di mancato utilizzo. L'IRS riassume chiaramente il risultato: tutti gli ITIN anteriori al 2013 mai rinnovati sono scaduti. Se hai un numero così e vuoi indicarlo su una nuova dichiarazione, presenti il rinnovo insieme a quella dichiarazione.

Riguarda molte persone che hanno ottenuto l'ITIN tanto tempo fa per l'acquisto di un immobile, un'eredità o una partecipazione. Il vecchio numero non è perso: con il rinnovo viene riattivato e, in caso di rinnovo, come data di rilascio vale quella originaria, il giorno in cui fu assegnato per la prima volta.

3Come verificare se il tuo ITIN è ancora valido

Per la verifica l'IRS rimanda ai tuoi dati fiscali nel conto online presso l'IRS. Lì vedi per quali anni sono arrivate dichiarazioni con il tuo numero. Se non hai accesso, ricostruisci la situazione dai tuoi documenti: per quale anno fiscale hai presentato l'ultima volta un Form 1040 o 1040-NR con il tuo ITIN? Per quale anno qualcuno ti ha indicato come familiare a carico? Se dopo ci sono tre anni fiscali senza una dichiarazione del genere, secondo la regola IRS il numero è scaduto.

Non contare sul fatto che qualcuno ti avvisi della scadenza. Verifica lo stato prima di presentare la prossima dichiarazione. Se hai dubbi, è più semplice presentare subito il rinnovo insieme a quella dichiarazione che aspettare il ritardo causato da un numero scaduto.

4Quando devi rinnovarlo e quando no

Devi rinnovare un ITIN scaduto solo se deve comparire di nuovo su una dichiarazione dei redditi federale. Per tutto il resto vale quanto segue:

• Comunicazioni di terzi. Se il tuo ITIN viene usato solo nelle comunicazioni informative che altri presentano sui pagamenti a te, per esempio il Form 1099 o il Form 1042-S, non devi rinnovarlo. Lì gli ITIN scaduti possono continuare a essere usati. Se più avanti ti serve per una tua dichiarazione, lo rinnovi allora.
• Proroga e acconti. Per il Form 4868 e per gli acconti con il Form 1040-ES o 1040-ES (NR) non ti serve un ITIN valido. Come funzionano gli acconti lo spiega la guida Estimated Tax USA.
• Social Security Number. Se nel frattempo hai un SSN, per esempio perché vivi negli USA con la green card o un visto di lavoro, non rinnovi l'ITIN. Usi solo l'SSN e l'IRS non ti assegna più un ITIN.

Di regola il rinnovo è legato a una dichiarazione. Senza dichiarazione è possibile solo con una delle eccezioni previste dall'IRS, per esempio quando un soggetto pagatore chiede il numero per pagamenti con ritenuta nell'anno in corso e lo conferma per iscritto.

5Come rinnovarlo con il Form W-7

Il rinnovo è una domanda con il Form W-7, come la prima, con alcune particolarità:

1. In alto a destra spunti «Renew an existing ITIN».
2. Nella sezione sul motivo della domanda spunti comunque il motivo che ti riguarda, per esempio b se sei nonresident con dichiarazione. La scelta è obbligatoria.
3. Alla riga 6e spunti «Yes» se conosci il tuo ITIN e alla riga 6f indichi il numero e il nome con cui è stato rilasciato. Se non lo conosci, spunti «No/Don’t know». Senza numero la pratica richiede più tempo.
4. Se hai cambiato nome, alleghi la prova, per esempio un certificato di matrimonio o un provvedimento del tribunale.
5. Alleghi gli stessi documenti della prima domanda: il passaporto valido da solo oppure due documenti riconosciuti, in originale o in copia autenticata dall'autorità che li ha rilasciati.
6. Fissi il Form W-7 davanti alla dichiarazione federale su cui deve comparire l'ITIN e spedisci tutto all'ufficio ITIN dell'IRS ad Austin, salvo che si applichi una delle eccezioni dell'IRS.

Invece che per posta, puoi presentare il rinnovo anche tramite un Acceptance Agent o un Certifying Acceptance Agent, oppure in un Taxpayer Assistance Center negli USA. Un Certifying Acceptance Agent verifica da sé la maggior parte dei documenti e ti restituisce subito il passaporto. Come per la prima domanda, secondo l'IRS la pratica richiede sette settimane, da nove a undici in alta stagione e per le domande dall'estero.

6Cosa succede se dichiari con un ITIN scaduto

L'IRS lavora una dichiarazione con ITIN scaduto, ma più lentamente, e alcuni vantaggi mancano finché il numero non viene rinnovato. L'IRS indica tre conseguenze: la pratica può subire ritardi, certi crediti d'imposta non li puoi far valere senza rinnovo, e ne può derivare un rimborso più basso o un saldo da pagare con sanzioni e interessi.

Per i nonresident c'è un'altra regola. Deduzioni e crediti spettano solo con una dichiarazione presentata nei termini. Chi rimanda il rinnovo e per questo dichiara in ritardo rischia più di un semplice ritardo. Come si combinano termini e proroghe lo spiega la guida Scadenza della dichiarazione dei redditi USA. Se hai già saltato diversi anni, trovi le strade per rimetterti in regola nella guida Presentare in ritardo la dichiarazione USA.

7Tre situazioni tipiche

L'appartamento in affitto venduto. Un cliente tedesco ha ottenuto l'ITIN per un appartamento affittato negli USA e ha presentato ogni anno un Form 1040-NR. Dopo la vendita la dichiarazione non serve più e tre anni fiscali dopo il numero è scaduto. Se poi eredita titoli USA e vuole recuperare la ritenuta trattenuta in eccesso, gli serve una dichiarazione, e insieme a quella presenta il rinnovo.

Il vecchio numero dell'acquisto immobiliare. Una cliente svizzera ha ottenuto l'ITIN molto prima del 2013 per l'acquisto di una casa vacanze e non l'ha mai rinnovato. Il numero è scaduto. Se vende la casa, per chi partecipa alla vendita di un immobile USA da parte di una persona straniera l'IRS prevede un'eccezione apposita, con cui il Form W-7 si può presentare senza dichiarazione, documentato con i moduli della ritenuta sulla vendita e il contratto di compravendita. Per la dichiarazione sulla plusvalenza il numero le serve comunque di nuovo.

Il coniuge nella dichiarazione congiunta. Un cliente austriaco è sposato con un'americana e i due presentano la dichiarazione congiunta. Finché lui compare sulla dichiarazione congiunta, il suo ITIN conta come usato. Se per qualche anno dichiarano separatamente e lui non compare su nessuna dichiarazione, può scadere. Quando tornano alla dichiarazione congiunta, lui presenta il rinnovo insieme a quella.

I tre casi sono esempi per spiegare le regole, non casi reali dei nostri clienti.

8Come mantenere vivo l'ITIN

Il rinnovo più semplice è quello che non ti serve. Se sai che avrai di nuovo bisogno del numero, per esempio per un immobile, una partecipazione o futuri redditi da capitale dagli USA, fai in modo che compaia almeno una volta ogni tre anni su una dichiarazione federale, la tua oppure quella del coniuge come familiare a carico. Presentare una dichiarazione solo a questo scopo, però, non sempre funziona: secondo l'IRS, una dichiarazione con tutti gli importi a zero di norma non ha alcuna finalità fiscale.

Come l'ITIN si inserisce nei tuoi altri obblighi fiscali negli USA, dalla questione se sei resident o nonresident fino alle scadenze, lo trovi nella guida Obblighi fiscali negli USA per chi vive in Europa. Se non vuoi occuparti tu della dichiarazione e del rinnovo, prepariamo entrambi per te: la tua dichiarazione dei redditi americana.

In sintesi

• Un ITIN rilasciato dopo il 2012 scade se non compare su alcuna dichiarazione federale per tre anni fiscali consecutivi; gli ITIN rilasciati prima del 2013 e mai rinnovati sono già scaduti.
• Devi rinnovarlo solo se il numero deve comparire di nuovo su una dichiarazione dei redditi; sulle comunicazioni di terzi come il Form 1099 o 1042-S può continuare a essere usato anche se scaduto.
• Il rinnovo si fa con il Form W-7, barrando la casella "Renew an existing ITIN", indicando il numero attuale, con gli stessi documenti della prima richiesta e, di norma, la dichiarazione dei redditi.
• Chi presenta la dichiarazione con un ITIN scaduto deve mettere in conto ritardi, e alcuni crediti d'imposta restano bloccati fino al rinnovo.

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