Entender los formularios W-8 del IRS

¿Tienes que rellenar y presentar un formulario W-8? Primero, la buena noticia: ¡podemos ayudarte! Pero antes queremos darte, a ti y a cualquiera que tenga interés, una visión general de qué son, qué tipos de formularios W-8 existen y quién debe presentar cada uno.

1¿Qué son los formularios W-8?

Los formularios W-8 son formularios de la Agencia Tributaria estadounidense, el Internal Revenue Service (IRS). Pueden tener que presentarlos tanto particulares extranjeros no residentes en EE. UU. como empresas extranjeras, para acreditar su residencia fiscal y documentar que tienen derecho a un tipo de retención reducido (o incluso a una exención). En el formulario W-8 se indican los datos de la persona o de la empresa, su procedencia y qué ingresos obtiene.

Por tanto, los formularios W-8 se aplican exclusivamente a personas físicas y empresas extranjeras. En cambio, los formularios W-9 equivalentes del IRS son exclusivamente para ciudadanos estadounidenses, extranjeros residentes y empresas de EE. UU.

Las personas o empresas extranjeras que obtienen ingresos en EE. UU. tienen que pagar un impuesto del 30 % sobre determinados tipos de renta. Así que, si quieres reducir la retención o quedar exento, conviene usar el formulario W-8 correspondiente. Si no lo haces, es posible que te retengan el tipo completo del 30 % aplicable a empresas y particulares extranjeros.

Los formularios W-8 los emite el IRS, ¡pero no se presentan allí! Los solicitan y conservan los pagadores, los agentes de retención o las entidades retenedoras.

Los formularios W-8 son bastante complejos. Además de datos básicos como el nombre, el país de origen y el TIN (número de identificación fiscal), piden, por ejemplo, información sobre los contactos de los que el solicitante recibe los ingresos declarados. Por eso no es casualidad que a menudo se recurra a un experto para rellenarlos.

Aquí tienes más información sobre la finalidad de los formularios W-8.

2Tipos de formularios W-8

Existen cinco formularios W-8 distintos:

• W-8BEN (W8 BEN)
• W-8BEN-E (W8 BEN-E)
• W-8ECI (W8 ECI)
• W-8EXP (W8 EXP)
• W-8IMY (W8 IMY)

Qué formulario usar depende de si se trata de una persona física o jurídica, del tipo de ingresos que se obtienen y de si es una organización con derecho a un tratamiento fiscal especial.

Todos los formularios W-8 son válidos durante el año en que se firman y los tres años naturales completos siguientes.

A continuación te explicamos en detalle los cinco tipos de formularios W-8 y en qué circunstancias debe usarse cada uno.

3Formulario W-8BEN

Este formulario también se conoce como "certificado de condición de extranjero". Está pensado para personas físicas extranjeras que perciben en EE. UU. ingresos de actividades no empresariales de pagadores estadounidenses, es decir, de fuente estadounidense.

El tipo general al que están sujetas las personas físicas extranjeras por este tipo de ingresos es normalmente del 30 %. Son, por ejemplo, intereses, dividendos, alquileres, cánones, primas, rentas vitalicias o remuneraciones por servicios prestados.

Además de acreditar que la persona es extranjera y beneficiaria efectiva (beneficial owner) de los ingresos, este formulario sirve para solicitar una reducción o exención de la retención estadounidense, siempre que la persona resida en un país con el que Estados Unidos tenga un convenio para evitar la doble imposición (CDI) y los ingresos en cuestión estén cubiertos por dicho convenio.

Las personas extranjeras deben entregar el formulario W-8BEN a la entidad retenedora o al pagador cuando sean beneficiarias de ingresos sujetos a retención. El W-8BEN se presenta tanto si se solicita una retención reducida como si no.

El formulario se entrega al pagador o a la entidad retenedora antes de recibir de ellos ingresos o abonos. Si rellenas el W-8BEN en PDF, lo devuelves al pagador o a la entidad retenedora, no al IRS, que solo emite el formulario. Si no presentas el W-8BEN, puede que tengas que pagar el tipo completo del 30 % o la retención prevista en la sección 3406.

Igual que el W-8BEN lo usan los particulares extranjeros que perciben en EE. UU. ingresos de actividades no empresariales, existe también un formulario para las empresas extranjeras que obtienen este tipo de ingresos:

4Formulario W-8BEN-E

El formulario W-8BEN-E lleva, traducido, el aparatoso título de "Certificado de condición de extranjero del beneficiario efectivo a efectos de retención e información fiscal en Estados Unidos". Como acabamos de mencionar, lo presentan empresas extranjeras y no personas físicas.

Los ingresos no empresariales que obtienen empresas extranjeras también suelen estar sujetos en EE. UU. a una retención del 30 %, que practica el pagador o la entidad retenedora estadounidense. Con el W-8BEN-E, sin embargo, las empresas extranjeras pueden solicitar una reducción si el país donde tienen su sede ha firmado un CDI con Estados Unidos.

Lo que el W-8BEN es para las personas físicas, el W-8BEN-E lo es para las personas jurídicas, y se aplica a las mismas fuentes de ingresos. Si una empresa extranjera no presenta un W-8BEN-E correctamente cumplimentado, normalmente tendrá que pagar el tipo completo del 30 %.

5Formulario W-8ECI

Pasamos de los ingresos no empresariales a los empresariales. Para ellos existe el formulario W-8ECI, que deben presentar las personas extranjeras (físicas o jurídicas) que ejercen una actividad empresarial en EE. UU. y obtienen con ella ingresos de fuente estadounidense.

Estos ingresos se consideran en general "ingresos efectivamente vinculados" (Effectively Connected Income), con independencia de que en un año concreto hubiera o no relación entre los ingresos y la actividad ejercida en Estados Unidos.

Lo decisivo es que estos ingresos no están sujetos a la misma retención del 30 % que se aplica a los ingresos no empresariales. En su lugar, tras las deducciones aplicables, tributan al tipo progresivo que pagan los ciudadanos estadounidenses y los extranjeros residentes.

Para que tus ingresos puedan calificarse como ingresos efectivamente vinculados (ECI), por lo general debes haber ejercido una actividad empresarial en EE. UU. durante el ejercicio fiscal.

6Formulario W-8EXP

El formulario W-8EXP está pensado, por ejemplo, para gobiernos extranjeros, fundaciones y organizaciones exentas, así como para los gobiernos de posesiones estadounidenses o bancos centrales extranjeros. De ahí su nombre: "Certificate of Foreign Government or Other Foreign Organization for United States Tax Withholding and Reporting", es decir, "Certificado de gobierno extranjero u otra organización extranjera a efectos de retención e información fiscal en Estados Unidos". Lo usan los perceptores de esta categoría para solicitar una reducción o exclusión de la retención.

Para obtener una reducción o exención de la retención, la organización debe cumplir los requisitos de las secciones 115(2), 501(c), 892, 895 o 1443(b) del código del IRS.

Si no se aplica ninguna de estas exenciones, la entidad debe presentar un formulario W-8BEN o, si ha percibido ECI, un formulario W-8ECI.

Como todos los formularios W-8, el W-8EXP debe enviarse al pagador o al agente de retención antes de que se abonen los ingresos. Si no se hace, puede aplicarse una retención del 30 %, un tipo de retención de reserva o el tipo impositivo de ECI.

7Formulario W-8IMY

Este formulario sirve para certificar que una persona o empresa ha recibido pagos sujetos a retención en nombre de un extranjero o como entidad transparente (flow-through). Está pensado para intermediarios y no deben usarlo los beneficiarios efectivos de una empresa. Al presentarlo, conviene adjuntar copias de los certificados de retención y demás justificantes.

Tienes la lista completa de personas y entidades que deben presentar el W-8IMY en las instrucciones del IRS para el formulario W-8IMY.

8Cómo se presentan los formularios W-8

Los formularios W-8 los envía la empresa que realiza pagos a la persona o empresa extranjera. El formulario se devuelve a la empresa o entidad que envió el W-8, no al IRS, y normalmente debe presentarse antes del primer pago.

Por cierto, los formularios W-8 tampoco se presentan junto con una declaración de la renta.

9Algunos ejemplos

• Un extranjero no residente en EE. UU. que cobra intereses o dividendos de valores emitidos en Estados Unidos presentaría, probablemente, el formulario W-8BEN;
• Quien cobra una pensión o trabaja de vez en cuando como autónomo para clientes estadounidenses también puede tener que presentar el W-8BEN si quiere reducir sus retenciones;
• Una organización benéfica extranjera que opera en EE. UU. posiblemente tenga que presentar el formulario W-8ECI;
• Lo que gana un extranjero invirtiendo en una sociedad de personas que comercia o hace negocios en Estados Unidos probablemente también se trataría como ECI;
• Y por último: ni los ciudadanos estadounidenses ni los extranjeros residentes en EE. UU. tienen que rellenar un formulario W-8.

10Lo esencial, de un vistazo

Hay, por tanto, un formulario para personas físicas extranjeras con ingresos no empresariales en EE. UU. y otro para empresas y personas jurídicas en la misma situación. Además, en igualdad de condiciones, uno para personas físicas con actividad empresarial y otro para gobiernos extranjeros y otras organizaciones extranjeras. Y, por último, un quinto formulario W-8 para intermediarios que reciben pagos sujetos a retención en nombre de un extranjero o como entidad "flow-through".

Los formularios se entregan al pagador o al agente de retención, no al IRS. Cada uno es distinto, pero los datos clave que piden todos son el nombre de la persona, empresa u organización, la dirección y el TIN. Para los negocios online pasa lo mismo: antes de devolver un formulario W del IRS a un pagador estadounidense, ten a mano esos datos (nombre, dirección y TIN), porque sin un formulario válido el pagador retiene el 30 % de muchos ingresos.

Aquí tienes más información sobre el formulario W-8.

11Lo que esto significa para ti

Como te adelantábamos al principio, elegir el formulario correcto y, sobre todo, rellenar bien los W-8 no es tan sencillo. Para eso estamos nosotros. Te ayudamos encantados: nuestro servicio W-8 se encarga de todo. Escríbenos. Todos los temas fiscales los tienes reunidos en nuestra sección Impuestos.

En resumen

• Hay cinco formularios W-8: W-8BEN para particulares, W-8BEN-E para sociedades, W-8ECI para ingresos de una actividad empresarial en EE. UU., W-8EXP para gobiernos y determinadas organizaciones y W-8IMY para intermediarios.
• El formulario se entrega al pagador que lo ha pedido, no al IRS.
• Sin un formulario válido, el pagador retiene el 30 % de muchos ingresos. Con el formulario correcto, un convenio de doble imposición puede reducir ese tipo.
• Un W-8 suele ser válido hasta el final del tercer año natural posterior a su firma.

Cómo te ayudamos

• RetencionesFormularios W-8, retención y beneficios de convenio, bien hechos.
• Declaración de impuestos de la CorporationForm 1120 y Form 5472 para tu Corporation estadounidense.
• Declaración de impuestos de LLC y LPForm 1065 y K-1 para tu LLC o LP.
• Tu declaración de la renta en EE. UU.Form 1040 o 1040-NR, con atención en inglés.
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