Capire i moduli W-8 dell'IRS

Devi compilare e consegnare un modulo W-8? Prima la buona notizia: possiamo aiutarti noi! Ma intanto vogliamo darti, a te e a chiunque sia interessato, una panoramica chiara: cosa sono, quali tipi di moduli W-8 esistono e chi deve presentare ciascuno.

1Cosa sono i moduli W-8?

I moduli W-8 sono moduli dell'autorità fiscale americana, l'Internal Revenue Service (IRS). Possono dover essere presentati sia da persone fisiche straniere non residenti negli USA sia da società straniere, per dimostrare la propria residenza fiscale e documentare il diritto a un'aliquota di ritenuta ridotta (o addirittura a un'esenzione). Nel modulo W-8 si indicano i dati della persona o della società, la sua provenienza e i redditi che percepisce.

I moduli W-8 valgono quindi esclusivamente per persone fisiche e società straniere. Al contrario, i moduli W-9 dell'IRS, simili nella funzione, valgono solo per cittadini americani, stranieri residenti e società USA.

Le persone fisiche o le società straniere che producono reddito negli USA devono pagare su determinate tipologie di reddito un'imposta del 30%. Chi vuole ridurre la ritenuta o esserne esentato del tutto deve quindi usare il modulo W-8 giusto. Altrimenti può succedere che venga trattenuta l'aliquota piena del 30% prevista per società e privati stranieri.

I moduli W-8 sono emessi dall'IRS, ma non si consegnano all'IRS! Li richiedono e li conservano i pagatori, i sostituti d'imposta o gli agenti di ritenuta.

I moduli della serie W-8 sono piuttosto complessi. Oltre ai dati di base come nome, paese di provenienza e TIN (numero di identificazione fiscale), chiedono per esempio anche i soggetti da cui il richiedente riceve il reddito dichiarato. Non a caso ci si fa spesso aiutare da un esperto nella compilazione.

Qui trovi altre informazioni sullo scopo dei moduli W-8.

2Tipi di moduli W-8

Esistono cinque diversi moduli W-8:

• W-8BEN (W8 BEN)
• W-8BEN-E (W8 BEN-E)
• W-8ECI (W8 ECI)
• W-8EXP (W8 EXP)
• W-8IMY (W8 IMY)

Quale modulo usare dipende da tre cose: se si tratta di una persona fisica o giuridica, che tipo di reddito si percepisce e se si tratta di un'organizzazione che ha diritto a un trattamento fiscale particolare.

Tutti i moduli W-8 valgono per l'anno in cui vengono firmati e per i tre anni solari completi successivi.

Qui sotto trovi i cinque tipi di moduli W-8 spiegati nel dettaglio, con i casi in cui vanno usati.

3Modulo W-8BEN

Questo modulo è noto anche come "certificato di status estero". È pensato per le persone fisiche straniere che negli USA percepiscono redditi da attività non commerciali da pagatori statunitensi, quindi da fonti USA.

L'aliquota ordinaria applicata alle persone fisiche straniere su questi redditi è normalmente del 30%. Si tratta per esempio di interessi, dividendi, affitti, royalties, premi, rendite o compensi per servizi prestati.

Il modulo serve a dimostrare che la persona è straniera e beneficiario effettivo (beneficial owner) dei redditi in questione. In più permette di chiedere una riduzione o un'esenzione dalla ritenuta USA, a patto che la persona risieda in un paese con cui gli Stati Uniti hanno firmato una convenzione contro le doppie imposizioni e che il reddito rientri nelle regole di quella convenzione.

Le persone straniere devono presentare il modulo W-8BEN all'agente di ritenuta o al pagatore quando sono beneficiarie dei redditi soggetti a ritenuta. Il W-8BEN va presentato sia che si chieda una ritenuta ridotta sia che non la si chieda.

Il modulo va consegnato al pagatore o all'agente di ritenuta prima di ricevere da loro redditi o accrediti. Se compili il W-8BEN in PDF, quindi, lo rimandi al pagatore o all'agente di ritenuta, non all'IRS, che si limita a emetterlo. Se non presenti il W-8BEN, rischi di pagare l'aliquota piena del 30% oppure la ritenuta prevista dalla sezione 3406.

Come esiste il W-8BEN per i privati stranieri che percepiscono negli USA redditi da attività non commerciali, esiste anche un modulo per le società straniere che percepiscono questo tipo di redditi, ovvero

4Modulo W-8BEN-E

Il modulo W-8BEN-E ha un titolo ingombrante: "Certificato di status estero del beneficiario effettivo ai fini della ritenuta e della comunicazione fiscale negli Stati Uniti". Come appena detto, però, lo presentano le società straniere e non le persone fisiche.

Anche i redditi non commerciali prodotti da società straniere sono di norma soggetti negli USA a una ritenuta alla fonte del 30%, trattenuta dal pagatore o dall'agente di ritenuta americano. Con il W-8BEN-E, però, la società straniera può chiedere una riduzione se il paese in cui ha sede ha firmato una convenzione contro le doppie imposizioni con gli Stati Uniti.

In pratica, il W-8BEN-E è per le persone giuridiche quello che il W-8BEN è per le persone fisiche, e vale per le stesse fonti di reddito. Se una società straniera non presenta un W-8BEN-E compilato correttamente, di regola paga l'aliquota piena del 30%.

5Modulo W-8ECI

Passiamo dai redditi non commerciali a quelli commerciali. Per questi c'è il modulo W-8ECI. Lo devono presentare le persone straniere (fisiche e giuridiche) che svolgono un'attività d'impresa negli USA e ne ricavano redditi da fonti statunitensi.

Questi redditi sono in genere considerati "redditi effettivamente connessi" (Effectively Connected Income), indipendentemente dal fatto che in un determinato anno ci sia stato o meno un legame tra il reddito e l'attività svolta negli Stati Uniti.

Il punto chiave: questi redditi non sono soggetti alla stessa ritenuta del 30% che vale per i redditi non commerciali. Vengono invece tassati, al netto delle deduzioni applicabili, con le aliquote progressive pagate dai cittadini americani e dagli stranieri residenti.

Perché i tuoi redditi siano classificati come redditi effettivamente connessi, in breve ECI, di regola nel corso dell'anno fiscale deve essere stata svolta un'attività d'impresa negli USA.

6Modulo W-8EXP

Il modulo W-8EXP è pensato per esempio per governi stranieri, fondazioni e organizzazioni esenti da imposta, oltre che per i governi dei possedimenti USA o le banche centrali straniere. Il suo nome ufficiale infatti è "Certificate of Foreign Government or Other Foreign Organization for United States Tax Withholding and Reporting", cioè "Certificato di governo straniero o altra organizzazione straniera ai fini della ritenuta e della comunicazione fiscale negli Stati Uniti". Lo usano i beneficiari di pagamenti di questa categoria per chiedere una riduzione o un'esclusione dalla ritenuta alla fonte.

Per ottenere una riduzione o un'esenzione dalla ritenuta, l'organizzazione deve averne diritto secondo le sezioni 115(2), 501(c), 892, 895 o 1443(b) del codice fiscale USA.

Se nessuna di queste esenzioni si applica, l'ente deve presentare il modulo W-8BEN oppure, se ha percepito ECI, il modulo W-8ECI.

Come tutti i moduli W-8, anche il W-8EXP va inviato al pagatore o al sostituto d'imposta prima che il reddito venga pagato. Altrimenti si rischia una ritenuta al 30 %, un'aliquota sostitutiva o l'aliquota prevista per l'ECI.

7Modulo W-8IMY

Questo modulo serve a certificare che una persona o una società ha ricevuto pagamenti soggetti a ritenuta per conto di uno straniero o in qualità di entità flow-through. È pensato per gli intermediari e non va usato dai beneficiari effettivi di una società. Al momento della presentazione vanno allegate copie delle dichiarazioni di ritenuta e gli altri documenti giustificativi.

L'elenco completo delle persone e degli enti che devono presentare il W-8IMY lo trovi nelle istruzioni IRS per il modulo W-8IMY.

8Come si presentano i moduli W-8

I moduli W-8 vengono inviati dalla società che effettua i pagamenti alla persona o alla società straniera. Il modulo va restituito alla società o all'ente che ha inviato il W-8, non all'IRS, e di norma va presentato prima del primo pagamento.

Tra l'altro, i moduli W-8 non vanno nemmeno allegati alla dichiarazione dei redditi!

9Qualche esempio…

• Uno straniero non residente negli USA che riceve interessi o dividendi da titoli emessi negli Stati Uniti presenterà probabilmente il modulo W-8BEN;
• Anche chi percepisce redditi da pensione o lavora occasionalmente come freelance per clienti americani potrebbe dover presentare il W-8BEN, se vuole ridurre le ritenute;
• Un'organizzazione non profit straniera attiva negli USA potrebbe dover presentare il modulo W-8ECI;
• Anche i guadagni che uno straniero ottiene investendo in una società di persone che svolge attività commerciale negli Stati Uniti sarebbero con ogni probabilità trattati come ECI;
• E infine: né i cittadini americani né gli stranieri residenti negli USA devono compilare un modulo W-8!

10Riepilogo

Esiste quindi un modulo per le persone fisiche straniere che percepiscono redditi non commerciali negli USA e uno per le società e persone giuridiche nella stessa situazione. A questi si aggiungono, ceteris paribus, un modulo per le persone fisiche con attività commerciale e uno per i governi stranieri e altre organizzazioni estere. Infine c'è un quinto modulo W-8, usato dagli intermediari che ricevono pagamenti soggetti a ritenuta per conto di uno straniero o come entità "flow-through".

I moduli vanno inviati al pagatore o al sostituto d'imposta, non all'IRS. Sono diversi tra loro, ma i dati principali richiesti ovunque sono il nome della persona, società o organizzazione, l'indirizzo e il TIN. Lo stesso vale per il business online: prima di restituire un modulo W dell'IRS a un pagatore americano, tieni pronti questi dati (nome, indirizzo e TIN), perché senza un modulo valido il pagatore trattiene il 30 % su molti tipi di reddito.

Scopri di più sul modulo W-8.

11Cosa significa per te

Come accennato all'inizio, scegliere il modulo giusto e soprattutto compilare correttamente i moduli W-8 non è così semplice. Ma per questo ci sono professionisti come noi. Ti aiutiamo volentieri: il nostro servizio W-8 se ne occupa per te. Contattaci. Tutti i temi fiscali li trovi nella nostra sezione Tasse.

In sintesi

• I moduli W-8 sono cinque: W-8BEN per le persone fisiche, W-8BEN-E per le società, W-8ECI per i redditi da un'attività commerciale negli USA, W-8EXP per governi e determinate organizzazioni, W-8IMY per gli intermediari.
• Il modulo va al pagatore che lo ha richiesto, non all'IRS.
• Senza un modulo valido il pagatore trattiene il 30 % su molti tipi di reddito. Con il modulo giusto, una convenzione contro le doppie imposizioni può ridurre l'aliquota.
• Di norma un W-8 resta valido fino alla fine del terzo anno solare successivo alla firma.

Come ti aiutiamo

• Ritenuta alla fonteModuli W-8, ritenuta e benefici convenzionali, fatti bene.
• Dichiarazione dei redditi CorporationForm 1120 e Form 5472 per la tua Corporation americana.
• Dichiarazione dei redditi LLC e LPForm 1065 e K-1 per la tua LLC o LP.
• La tua dichiarazione dei redditi USAForm 1040 o 1040-NR, con assistenza in inglese.
• Consulenza sulle tasse USALa tua domanda sul fisco americano, con risposte da chi conosce entrambe le sponde dell'Atlantico.