Solicitar el ITIN con el Form W-7: qué documentos exige el IRS

El ITIN, Individual Taxpayer Identification Number, es el número fiscal del IRS para quienes no pueden obtener un Social Security Number. Se solicita con un único formulario, el Form W-7, pero el IRS es estricto con la documentación. Basta un pasaporte caducado, una copia que no haya certificado la autoridad emisora o una declaración de impuestos que falte para que la solicitud no prospere. En esta página repasamos lo que exige el IRS según la ley, 26 U.S.C. § 6109(i), y las instrucciones del Form W-7. Si necesitas el número antes de tu primera declaración, por ejemplo para una cuenta, una tarjeta o un contrato, echa un vistazo a nuestra página ITIN Express.

1Quién necesita un ITIN y quién no

Necesitas un ITIN si tienes un propósito fiscal en EE. UU. y no puedes obtener un Social Security Number. Según el IRS, tienes un propósito fiscal si debes presentar una declaración federal, si quieres reclamar con una declaración una devolución, un beneficio fiscal admisible o declarar ingresos, si se te tiene en cuenta como cónyuge o dependiente para un beneficio, o si por otro motivo fiscal tienes que indicar un número. Los casos típicos entre nuestros lectores en Europa son:

• nonresidents que presentan un Form 1040-NR, por ejemplo por alquileres de un inmueble en EE. UU. o por ingresos de una sociedad de personas estadounidense,
• nonresidents que se acogen a un beneficio del convenio de doble imposición para el que el pagador exige un ITIN,
• cónyuges de un ciudadano o resident de EE. UU. que presentan la declaración conjunta con él,
• residents según el Substantial Presence Test sin permiso de trabajo que presentan un Form 1040.

No obtienen ITIN los ciudadanos estadounidenses, los titulares de green card ni nadie que pueda obtener un SSN, lo que incluye a quien trabaja en EE. UU. con un visado de trabajo. Si tienes en curso una solicitud de SSN, no pidas el ITIN. Quien obtiene un SSN usa a partir de entonces solo ese número.

El ITIN sirve únicamente a efectos fiscales. No autoriza a trabajar, no cambia tu estatus migratorio, no da derecho a prestaciones de la Social Security y fuera del sistema fiscal no sirve como identificación. En qué se diferencian ITIN, EIN y SSN lo explica la guía EIN, ITIN, SSN, TIN: qué número estadounidense sirve para qué.

2La regla general: el Form W-7 va con la declaración

Por lo general, el IRS asigna el ITIN al tramitar una declaración de impuestos. Grapas el Form W-7 delante de la declaración para la que necesitas el número, dejas en blanco la casilla del número fiscal y el IRS anota el ITIN en cuanto lo asigna. Si tu cónyuge o tus hijos también solicitan ITIN, cada persona adjunta su propio Form W-7 a esa misma declaración.

Conviene presentarlo dentro del plazo de la declaración. Si necesitas más tiempo, pides la prórroga con el Form 4868; para eso aún no necesitas el ITIN y escribes «ITIN TO BE REQUESTED» en el formulario. Las declaraciones de años anteriores y las solicitudes al amparo de una excepción puedes presentarlas en cualquier momento. Para algunos créditos fiscales, el ITIN debe estar asignado antes de que venza el plazo de la declaración, prórroga incluida.

Dos consecuencias prácticas: una declaración con un ITIN asignado en el año natural en curso no se puede presentar por vía electrónica. Por eso, la primera declaración con un ITIN nuevo va en papel, y puedes grapar varios años a un mismo Form W-7. Además, el envío no va a la dirección que indican las instrucciones del Form 1040-NR, sino a la oficina de ITIN del IRS en Austin, que reenvía la declaración tras asignar el número.

3Las excepciones sin declaración

Sin declaración solo se puede con una de las cinco excepciones de las instrucciones. Cubren los casos en que un tercero, normalmente un pagador con obligaciones de información o retención, te pide un ITIN: rentas pasivas con retención o beneficio de convenio, salarios u honorarios con beneficio de convenio, intereses hipotecarios de un inmueble en EE. UU., la venta de un inmueble en EE. UU. por una persona extranjera y las obligaciones de información de representantes de sociedades extranjeras. En lugar de la declaración adjuntas un justificante, por ejemplo una carta del pagador en papel con membrete que confirme que necesita el número para pagos del año en curso.

Ojo con los límites. Quien de todos modos tiene que presentar declaración no puede usar la primera excepción. Quien cobra por trabajar en EE. UU. o tiene un visado que le permite trabajar debe solicitar primero un SSN y solo obtiene un ITIN con la carta de denegación de la Social Security Administration. La excepción se indica en la casilla h del Form W-7 con número y letra; si es un beneficio de convenio, con el país y el artículo.

4El Form W-7 línea a línea

El Form W-7 tiene una sola página. Arriba marcas si solicitas un ITIN nuevo o renuevas uno existente. Debajo eliges el motivo, solo uno: el que mejor encaje con tu situación.

• a nonresident que necesita un ITIN para un beneficio de convenio, siempre junto con h y la excepción,
• b nonresident que presenta una declaración federal, aunque sea solo para una devolución,
• c resident según el Substantial Presence Test que presenta una declaración,
• d dependiente de un ciudadano o resident de EE. UU.,
• e cónyuge de un ciudadano o resident de EE. UU.,
• f estudiantes, profesores o investigadores como nonresident,
• g dependiente o cónyuge de un nonresident con visado estadounidense,
• h otros, con una descripción precisa, por ejemplo una de las excepciones.

A continuación vienen los datos personales. En la línea 1a pones tu nombre exactamente como figura en tus documentos de identidad y en la 1b el nombre de tu partida de nacimiento, si es distinto. La línea 2 es la dirección postal a la que el IRS te devuelve los originales y envía sus notificaciones. La línea 3 es tu dirección completa en el extranjero, en el país donde resides de forma permanente; si te acoges a un convenio, tiene que ser el país del convenio. La línea 4 es la fecha de nacimiento en formato estadounidense: mes, día, año. En la 6a pones todas tus nacionalidades, escritas completas. En la 6b indicas el número fiscal que te ha asignado tu país de residencia, en España por ejemplo el NIF. La línea 6c es solo para un visado estadounidense y la 6d para el documento de identidad, con emisor, número, fecha de caducidad y fecha de entrada en EE. UU.; si nunca has entrado, escribe «Never entered the United States». En la 6e y la 6f indicas si ya has tenido alguna vez un ITIN o un IRSN. La línea 6g pide, en estancias de negocios, el nombre de la empresa con la que tratas en EE. UU., su ubicación y la duración de tu estancia. Las casillas que no procedan se rellenan con «N/A» en lugar de dejarlas en blanco.

5Los documentos: originales, copias certificadas y el pasaporte

Con los documentos acreditas dos cosas: tu identidad y tu condición de extranjero. Los dependientes deben acreditar además una residencia en EE. UU., salvo excepciones. El IRS acepta trece documentos. Solo uno basta por sí solo: el pasaporte. Sin pasaporte necesitas al menos dos documentos que, juntos, acrediten ambas cosas, y uno de ellos con foto. Un documento nacional de identidad europeo cuenta como tal si muestra nombre, foto, dirección, fecha de nacimiento y fecha de caducidad.

Estas tres reglas son las que más requerimientos provocan:

• Original o copia certificada por la autoridad emisora. Para el IRS, una copia certificada es la que emite la misma autoridad que expidió el original, con su sello. Una copia certificada por otra persona no cumple esta definición. Según las instrucciones, las embajadas y consulados de EE. UU. en el extranjero también ofrecen certificaciones; los servicios varían según el país y el IRS recomienda consultar antes con la sección de ciudadanos estadounidenses.
• Vigente el día de la presentación. Pasaportes y documentos de identidad deben seguir vigentes al presentarlos; por lo general cuenta el matasellos. Las partidas de nacimiento se consideran siempre vigentes.
• Los mismos datos en todas partes. Nombre, fecha de nacimiento y nacionalidad de los documentos deben coincidir con las líneas 1a, 1b, 4 y 6a del Form W-7.

El IRS devuelve los originales a la dirección de la línea 2, según indica, en un plazo de 60 días. Puedes adjuntar un sobre prefranqueado de envío urgente o mensajería. Si necesitas el pasaporte durante ese tiempo, por ejemplo para viajar, elige una de las vías en las que los documentos se revisan en persona. Los documentos en otro idioma pueden requerir una traducción certificada si el IRS la pide.

6Cómo llegar al IRS: por correo, en un Taxpayer Assistance Center o con un Acceptance Agent

Por correo. Envías el Form W-7, la declaración o la prueba de la excepción y los documentos a la oficina de ITIN del IRS en Austin, Texas: por correo postal al apartado de correos y por mensajería a la dirección postal que indican las instrucciones.

En persona en EE. UU. Algunos Taxpayer Assistance Centers del IRS revisan gratis el Form W-7 y la mayoría de los documentos, y te los devuelven al final de la cita. Solo atienden con cita previa, y conseguir una puede llevar varias semanas.

Con un Acceptance Agent. El IRS autoriza dos tipos de agents, dentro y fuera de EE. UU., y los publica en una lista por estados y países. Un Acceptance Agent te ayuda a rellenar el formulario, comprueba que la documentación esté completa y envía el paquete al IRS, incluidos los originales o las copias compulsadas. Un Certifying Acceptance Agent puede además certificar él mismo los documentos del solicitante y de su cónyuge (en el caso de dependientes, el pasaporte y el certificado de nacimiento) y te devuelve los originales en el acto; eso sí, no puede revisar documentos de identidad militares extranjeros. Ambos pueden resolver consultas con el IRS, y el Certifying Acceptance Agent recibe copia de las notificaciones. Cada agent fija sus propias tarifas.

La ley, 26 U.S.C. § 6109(i)(1), prevé expresamente para los solicitantes que residen fuera de EE. UU. la vía postal y la presentación en persona ante personal del IRS, ante un Certifying Acceptance Agent autorizado o en una oficina designada por el IRS en una embajada o consulado de EE. UU. Si la embajada de tu país ofrece estas citas, y cuándo, te lo dirán allí.

7Plazos, notificaciones y costes

El IRS habla de siete semanas hasta que recibes noticias de tu solicitud. En temporada alta, del 15 de enero al 30 de abril, y en solicitudes desde el extranjero, son de nueve a once semanas; según la Pub. 1915, el correo desde el extranjero puede tardar bastante más. Si en ese tiempo no sabes nada, puedes llamar al IRS; desde fuera de EE. UU., al +1 267 941 1000, que no es gratuito.

La respuesta llega como notificación. CP565 significa que ya tienes asignado el ITIN. CP566, que el IRS necesita más información. CP567, que la solicitud se ha denegado y hay que presentarla de nuevo. Como fecha de asignación suele contar el día en que el IRS recibió la solicitud completa.

Las instrucciones no mencionan ninguna tasa del IRS por la solicitud, y la cita en un Taxpayer Assistance Center es gratuita. Los Acceptance Agents y Certifying Acceptance Agents cobran sus propios honorarios. A eso se suman el franqueo y, si procede, la tasa del organismo por una copia compulsada.

Un ITIN no es para siempre. Si no lo usas en ninguna declaración durante tres ejercicios fiscales seguidos, caduca; cómo renovarlo te lo explica la guía Renovar el ITIN y qué hacer si ha caducado.

8Si necesitas el número antes

Ir por la vía de la declaración tiene sentido si de todos modos tienes que presentar una. Pero mucha gente necesita el ITIN antes, porque se lo pide un banco, una solicitud de tarjeta, un contrato de compraventa o un socio comercial, y no tiene ni una declaración pendiente ni ninguna de las cinco excepciones. Para eso tenemos ITIN Express: un procedimiento especial que hemos desarrollado con los abogados del equipo y que no exige presentar antes una declaración. El plazo de tramitación del IRS es el mismo, y la decisión de concederlo corresponde solo al IRS. Si puedes esperar, solicitamos el ITIN junto con tu declaración de impuestos en EE. UU.. Cómo encajan el ITIN y la declaración en el resto de tus obligaciones fiscales en EE. UU. te lo cuenta la guía Obligaciones fiscales en EE. UU. para europeos.

En resumen

• Necesitas un ITIN si te hace falta un número a efectos fiscales en EE. UU. y no puedes obtener un Social Security Number; solo sirve para fines fiscales.
• El Form W-7 se adjunta, por norma general, a la declaración para la que necesitas el número; sin declaración solo es posible con una de las cinco excepciones del IRS.
• El pasaporte original, o una copia compulsada por el organismo que lo expidió, es el único documento que basta por sí solo; todos los documentos deben estar en vigor.
• Puedes presentarlo por correo, en un Taxpayer Assistance Center en EE. UU. o a través de un Acceptance Agent; un Certifying Acceptance Agent revisa él mismo la mayoría de los documentos y te los devuelve en el acto.
• El IRS habla de siete semanas, y de nueve a once en temporada alta o si solicitas desde el extranjero.

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