Richiedere l'ITIN con il Form W-7: quali documenti chiede l'IRS

L'ITIN, Individual Taxpayer Identification Number, è il numero fiscale dell'IRS per chi non può ottenere un Social Security Number. Si richiede con un solo modulo, il Form W-7, ma sui documenti l'IRS è severa. Basta un documento scaduto, una copia non autenticata dall'autorità che l'ha rilasciata o una dichiarazione dei redditi mancante perché la domanda non passi. In questa pagina vediamo cosa chiede l'IRS secondo la legge, 26 U.S.C. § 6109(i), e le istruzioni del Form W-7. Se ti serve il numero prima della tua prima dichiarazione, per esempio per un conto, una carta o un contratto, leggi la nostra pagina ITIN Express.

1Chi ha bisogno dell'ITIN e chi no

Ti serve un'ITIN se hai uno scopo fiscale negli USA e non puoi ottenere un Social Security Number. Per l'IRS hai uno scopo fiscale se devi presentare una dichiarazione federale, se con una dichiarazione vuoi far valere un rimborso, un'agevolazione ammessa o dei redditi, se sei considerato come coniuge o familiare a carico per un'agevolazione, oppure se per un altro motivo fiscale devi indicare un numero. I casi tipici per chi vive in Italia o in Europa sono:

• nonresident che presentano un Form 1040-NR, per esempio per gli affitti di un immobile negli USA o per redditi da una partnership americana,
• nonresident che fanno valere un beneficio della convenzione contro le doppie imposizioni per cui il pagatore chiede un'ITIN,
• coniugi di un cittadino o resident USA che presentano la dichiarazione congiunta,
• resident secondo il Substantial Presence Test senza permesso di lavoro che presentano un Form 1040.

Non possono avere l'ITIN i cittadini USA, i titolari di green card e chiunque possa ottenere un SSN, quindi anche chi lavora negli USA con un visto di lavoro. Se hai una domanda di SSN in corso, non presenti la domanda di ITIN. Chi ottiene un SSN da quel momento usa solo quello.

L'ITIN serve solo a fini fiscali. Non dà diritto a lavorare, non cambia lo status di soggiorno, non dà diritto a prestazioni della Social Security e fuori dal sistema fiscale non vale come documento d'identità. Le differenze tra ITIN, EIN e SSN le trovi nella guida EIN, ITIN, SSN, TIN: quale numero USA serve a cosa.

2La regola: il Form W-7 va allegato alla dichiarazione

Di norma l'IRS assegna l'ITIN mentre elabora una dichiarazione dei redditi. Alleghi il Form W-7 in cima alla dichiarazione per cui ti serve il numero, lasci vuoto il campo del numero fiscale e l'IRS inserisce l'ITIN da sola dopo averla assegnata. Se anche il coniuge o i figli chiedono un'ITIN, per ogni persona si allega un Form W-7 separato alla stessa dichiarazione.

La domanda va presentata entro la scadenza della dichiarazione. Se ti serve più tempo, chiedi la proroga con il Form 4868: per questo non ti serve ancora l'ITIN e sul modulo scrivi "ITIN TO BE REQUESTED". Le dichiarazioni per anni precedenti e le domande basate su un'eccezione puoi presentarle in qualsiasi momento. Per alcuni crediti d'imposta l'ITIN deve essere già assegnata entro la scadenza della dichiarazione, proroga compresa.

Due conseguenze pratiche. Una dichiarazione con un'ITIN assegnata nell'anno solare in corso non si può presentare per via elettronica: la prima dichiarazione con la nuova ITIN va quindi su carta, e puoi allegare più anni a un unico Form W-7. Inoltre la busta non va all'indirizzo indicato nelle istruzioni del Form 1040-NR, ma all'ufficio ITIN dell'IRS ad Austin, che inoltra la dichiarazione dopo l'assegnazione.

3Le eccezioni senza dichiarazione

Senza dichiarazione si può fare solo con una delle cinque eccezioni previste dalle istruzioni. Coprono i casi in cui un terzo, di solito un pagatore con obblighi di comunicazione o di ritenuta, ti chiede un'ITIN: redditi passivi con ritenuta o beneficio convenzionale, stipendi o compensi con beneficio convenzionale, interessi ipotecari su un immobile negli USA, la vendita di un immobile americano da parte di una persona straniera e gli obblighi di comunicazione dei rappresentanti di società estere. Al posto della dichiarazione alleghi una prova, per esempio una lettera del pagatore su carta intestata che confermi che il numero gli serve per pagamenti nell'anno in corso.

Contano i limiti. Chi deve comunque presentare una dichiarazione non può usare la prima eccezione. Chi viene pagato per lavorare negli USA o ha un visto che consente di lavorare deve prima chiedere un SSN e ottiene l'ITIN solo con la lettera di rifiuto della Social Security Administration. L'eccezione va indicata nel campo h del Form W-7 con numero e lettera, e per il beneficio convenzionale con Paese e articolo.

4Il Form W-7 riga per riga

Il Form W-7 è di una sola pagina. In alto indichi se chiedi una nuova ITIN o se ne rinnovi una esistente. Sotto scegli il motivo, uno soltanto, quello che descrive meglio la tua situazione:

• a nonresident a cui serve l'ITIN per un beneficio convenzionale, sempre insieme a h e all'eccezione,
• b nonresident che presenta una dichiarazione federale, anche solo per un rimborso,
• c resident secondo il Substantial Presence Test che presenta una dichiarazione,
• d familiare a carico di un cittadino o resident USA,
• e coniuge di un cittadino o resident USA,
• f studenti, docenti o ricercatori nonresident,
• g familiare a carico o coniuge di un nonresident con visto USA,
• h altro, con descrizione precisa, per esempio una delle eccezioni.

Poi vengono i dati personali. Alla riga 1a scrivi il tuo nome esattamente come nei documenti d'identità, alla 1b il nome dell'atto di nascita, se è diverso. La riga 2 è l'indirizzo postale a cui l'IRS rispedisce gli originali e manda le sue comunicazioni. La riga 3 è il tuo indirizzo completo all'estero, nel Paese in cui risiedi stabilmente; per il beneficio convenzionale deve essere il Paese della convenzione. La riga 4 è la data di nascita nel formato americano mese, giorno, anno. Alla 6a indichi tutte le cittadinanze, per esteso. Alla 6b inserisci il numero fiscale che ti ha assegnato il Paese di residenza, in Italia per esempio il codice fiscale. La riga 6c è solo per un visto USA, la 6d per il documento d'identità con ente emittente, numero, scadenza e data di ingresso negli USA; chi non è mai entrato scrive "Never entered the United States". Alle righe 6e e 6f indichi se hai già avuto un'ITIN o un IRSN. La riga 6g chiede, per i soggiorni d'affari, il nome dell'azienda con cui hai rapporti negli USA, la sua sede e la durata del soggiorno. I campi che non ti riguardano li compili con "N/A" invece di lasciarli vuoti.

5I documenti: originali, copie autenticate e passaporto

Con i documenti provi due cose: la tua identità e il tuo status di straniero. I familiari a carico devono anche dimostrare una residenza negli USA, salvo eccezioni. L'IRS accetta tredici documenti. Solo uno basta da solo: il passaporto. Senza passaporto ti servono almeno due documenti che insieme provino entrambe le cose, uno dei quali con foto. La carta d'identità nazionale conta come documento d'identità nazionale se riporta nome, foto, indirizzo, data di nascita e scadenza.

Tre regole sono la causa più frequente di richieste di chiarimento:

• Originale o copia autenticata dall'autorità che l'ha rilasciato. Per l'IRS una copia autenticata è rilasciata dall'autorità che ha emesso l'originale, con il suo timbro. Una copia autenticata da qualcun altro non rientra in questa definizione. Secondo le istruzioni, anche le ambasciate e i consolati USA all'estero offrono autenticazioni; i servizi variano da Paese a Paese e l'IRS consiglia di informarsi prima presso la sezione per i cittadini americani.
• Validi il giorno della presentazione. Passaporti e documenti d'identità devono essere ancora validi al momento dell'invio; di solito fa fede il timbro postale. Gli atti di nascita sono sempre considerati validi.
• Gli stessi dati ovunque. Nome, data di nascita e cittadinanza nei documenti devono corrispondere alle righe 1a, 1b, 4 e 6a del Form W-7.

L'IRS rispedisce gli originali all'indirizzo della riga 2, secondo quanto dichiara entro 60 giorni. Puoi allegare una busta espresso o da corriere già affrancata. Se in quel periodo ti serve il passaporto, per esempio per un viaggio, scegli una delle strade in cui i documenti vengono verificati sul posto. I documenti in lingua straniera possono richiedere una traduzione certificata, se l'IRS la chiede.

6Come arrivare all'IRS: posta, Taxpayer Assistance Center, Acceptance Agent

Per posta. Invii il Form W-7, la dichiarazione o la prova dell'eccezione e i documenti all'ufficio ITIN dell'IRS ad Austin, Texas: con la posta alla casella postale, con un corriere all'indirizzo stradale indicato nelle istruzioni.

Di persona negli USA. Alcuni Taxpayer Assistance Center dell'IRS verificano gratis il Form W-7 e la maggior parte dei documenti, e te li restituiscono a fine appuntamento. Si riceve solo su appuntamento e per ottenerne uno possono servire alcune settimane.

Tramite un Acceptance Agent. L'IRS autorizza due tipi di agent, negli USA e all'estero, e li elenca per Stato e per Paese. Un Acceptance Agent ti aiuta a compilare, controlla che i documenti siano completi e spedisce il pacchetto all'IRS, originali o copie autenticate compresi. Un Certifying Acceptance Agent può inoltre autenticare lui stesso i documenti del richiedente e del coniuge, per i familiari a carico passaporto e certificato di nascita, e restituisce subito gli originali; non può però verificare i documenti militari esteri. Entrambi possono chiarire eventuali richieste con l'IRS, e il Certifying Acceptance Agent riceve copia delle comunicazioni. Le tariffe le fissano gli agent stessi.

La legge, 26 U.S.C. § 6109(i)(1), prevede espressamente per chi risiede fuori dagli USA la via postale e quella di persona presso funzionari IRS, un Certifying Acceptance Agent autorizzato o un ufficio designato dall'IRS in un'ambasciata o un consolato USA. Se e quando l'ambasciata nel tuo Paese offre questi appuntamenti, te lo dicono lì.

7Tempi, comunicazioni e costi

L'IRS indica sette settimane prima che tu riceva notizie sulla domanda. In alta stagione, dal 15 gennaio al 30 aprile, e per le domande dall'estero si sale a nove-undici settimane; secondo la Pub. 1915 la posta dall'estero può impiegare anche molto di più. Se in questo periodo non senti nulla, puoi chiedere all'IRS: dall'estero al numero +1 267 941 1000, che non è gratuito.

La risposta arriva con una comunicazione ufficiale. CP565 significa che l'ITIN è stato assegnato. CP566 vuol dire che l'IRS ha bisogno di altre informazioni. CP567 significa che la domanda è stata respinta e va ripresentata. Come data di assegnazione vale di norma il giorno in cui la domanda completa è arrivata all'IRS.

Le istruzioni non prevedono alcuna tassa IRS per la domanda, e l'appuntamento in un Taxpayer Assistance Center è gratuito. Acceptance Agent e Certifying Acceptance Agent fissano da sé le proprie tariffe. A questo si aggiungono le spese postali ed eventualmente il costo della copia autenticata presso l'ente che l'ha rilasciata.

L'ITIN non vale per sempre. Se non lo usi in nessuna dichiarazione per tre anni fiscali di fila, scade; come rinnovarlo lo spiega la guida Rinnovare l'ITIN e ITIN scaduto.

8Se il numero ti serve prima

La via della dichiarazione dei redditi va bene se una dichiarazione devi presentarla comunque. Molti però hanno bisogno dell'ITIN prima, perché lo chiede una banca, una richiesta di carta, un contratto di acquisto o un partner d'affari, e non hanno né una dichiarazione in scadenza né una delle cinque eccezioni. Per questa situazione abbiamo ITIN Express: una procedura speciale sviluppata con gli avvocati del team, che non richiede una dichiarazione precedente. I tempi dell'IRS restano gli stessi, e sul rilascio decide solo l'IRS. Se puoi aspettare, richiediamo l'ITIN insieme alla tua dichiarazione dei redditi USA. Come ITIN e dichiarazione si inseriscono nei tuoi altri obblighi fiscali negli USA lo trovi nella guida Obblighi fiscali negli USA per chi vive in Europa.

In sintesi

• L'ITIN serve a chi ha bisogno di un numero ai fini fiscali USA e non può ottenere un Social Security Number; vale solo per scopi fiscali.
• Il Form W-7 va di regola allegato alla dichiarazione per cui ti serve il numero; senza dichiarazione è possibile solo con una delle cinque eccezioni dell'IRS.
• Il passaporto, in originale o in copia autenticata dall'ente che l'ha rilasciato, è l'unico documento che basta da solo; tutti i documenti devono essere validi.
• Puoi presentare la domanda per posta, in un Taxpayer Assistance Center negli USA o tramite un Acceptance Agent; un Certifying Acceptance Agent verifica direttamente la maggior parte dei documenti e te li restituisce subito.
• L'IRS indica sette settimane, nove-undici in alta stagione o per le domande dall'estero.

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