A cosa serve il modulo W 8 e chi deve compilarlo?

Il modulo W 8 è un documento con cui persone fisiche e giuridiche straniere certificano il proprio status di soggetto estero ai fini fiscali statunitensi.

Si chiama anche "Certificate of Foreign Status", perché dimostra all'IRS che sei un soggetto estero.

A cosa serve il modulo W 8?

Il modulo serve a certificare:

• lo status di soggetto estero
• il paese di residenza
• il tipo di reddito e se su quel reddito sono state pagate imposte. 

Quali moduli esistono?

Esistono cinque diversi moduli W 8: il W 8BEN per le persone fisiche, il W 8BEN-E per le società, il W 8ECI, il W 8EXP e il W 8IMY. Il W-9 è invece il suo equivalente per i soggetti statunitensi. 

In generale, il modulo W 8BEN va compilato da un soggetto non statunitense che percepisce redditi soggetti a ritenuta o da dichiarare in una dichiarazione dei redditi USA all'Internal Revenue Service (IRS).

I moduli W-8BEN servono a dimostrare lo status di soggetto estero per ottenere l'esenzione dalla ritenuta alla fonte: in pratica non paghi imposte sul tuo reddito se proviene da fuori degli USA.

Quanto dura la validità del modulo W 8BEN?

Per essere valido, il modulo va consegnato al soggetto che effettua il pagamento (il Withholding Agent) prima del pagamento stesso.

È valido dalla data della firma fino alla fine del terzo anno solare successivo, oppure fino a quando cambia la tua situazione, se ciò avviene prima.

A chi si consegna il modulo?

Di solito il modulo W-8BEN va consegnato al tuo fornitore di servizi di pagamento o al tuo istituto finanziario (per esempio una banca o una società di carte di credito).

Quando e perché le società devono presentare il modulo W-8BEN?

Per le società il modulo prova lo status di soggetto estero e aiuta a determinare e calcolare le aliquote della ritenuta alla fonte.

Le società devono compilarlo se non hanno sede negli USA e ricevono pagamenti da fonti statunitensi, come royalties o interessi.

Il modulo W 8IMY è usato da intermediari (Intermediaries) ed entità trasparenti come le società di persone che non sono soggetti statunitensi e ricevono pagamenti da fonti USA per conto di terzi.

È simile al W 8BEN, perché certifica anch'esso lo status di soggetto estero, il paese di residenza, il tipo di reddito e se su quel reddito sono state pagate imposte.

Il modulo W-9 invece è usato da cittadini e residenti statunitensi per comunicare al pagatore il proprio codice fiscale USA (TIN), così che questi possa segnalare correttamente i pagamenti all'IRS.

Lo usano anche le imprese con sede negli Stati Uniti (comprese ditte individuali, società di persone e società di capitali) per fornire informazioni su sé stesse e sui propri dipendenti a fini fiscali.

Quanto è valido il modulo fiscale USA W-9?

Tieni presente che il modulo va ripresentato ogni volta che i tuoi dati cambiano, così i tuoi dati fiscali restano corretti e aggiornati.

Se negli Stati Uniti devi pagare l'imposta sul reddito, devi compilare e presentare i relativi moduli per la ritenuta. A seconda della tua situazione potresti dover compilare moduli come W-8BEN, W-9 e/o 1099. Potresti anche essere tenuto a versare imposte stimate.

In sintesi: i moduli W 8 servono a persone fisiche e giuridiche straniere per certificare il proprio status estero ai fini fiscali USA, mentre il modulo W-9 è usato dai soggetti statunitensi solo a fini dichiarativi e non dà diritto né all'esenzione dalla ritenuta né ai benefici dei trattati.

Le società estere fanno valere i benefici dei trattati o le aliquote ridotte di ritenuta con il modulo W 8BEN-E; il W 8IMY resta riservato agli intermediari.

Qui trovi tutto sul sistema fiscale USA, sulle aliquote e sui tipi di imposta.

Il W-8BEN-E conta otto pagine e trenta parti, ma una società europea ne compila solo quattro: la Parte I (chi sei), la Parte III (il tuo diritto in base alla convenzione contro le doppie imposizioni), una delle due parti FATCA XXV o XXVI e la Parte XXX (firma). Questa guida segue il modulo e le istruzioni IRS nella versione di ottobre 2021 (Rev. 10-2021); secondo la pagina IRS dedicata, al 30 marzo 2026 non esiste una versione più recente. Il modulo compilato va al tuo cliente, broker o licenziatario USA (il Withholding Agent), mai all'IRS.

Parte I: chi sei (righe da 1 a 10)

• Riga 1: la denominazione della società, esattamente come risulta dal registro delle imprese.
• Riga 2: il Paese di costituzione in inglese, ad esempio Italy o Switzerland.
• Riga 3: solo per una Disregarded Entity che riceve direttamente il pagamento. Per la stragrande maggioranza delle società resta vuota.
• Riga 4, Chapter 3 Status: la tua forma giuridica dal punto di vista USA, una sola crocetta. Le società di capitali (S.r.l., S.p.A., SA o Ltd.) barrano Corporation. Le società di persone (s.n.c., s.a.s., società in nome collettivo) di solito vanno sul modulo W-8IMY: fallo verificare prima di barrare Partnership. Alla domanda sottostante, se la società è un ibrido con diritto ai benefici del trattato, una normale società di capitali risponde No.
• Riga 5, Chapter 4 Status (FATCA): un'impresa operativa con meno della metà dei redditi e del patrimonio da fonti passive come interessi, dividendi o affitti barra Active NFFE e lo conferma poi nella Parte XXV. Una holding o una società di gestione patrimoniale è di norma una Passive NFFE e passa alla Parte XXVI. Le tante caselle FFI sopra riguardano banche, fondi e assicurazioni, non te.
• Riga 6: l'indirizzo della sede legale. Qui l'IRS non accetta caselle postali né indirizzi c/o.
• Riga 7: da compilare solo se l'indirizzo postale è diverso da quello della sede.
• Riga 8: il codice fiscale USA (EIN), se la società ne ha uno. Per il solo beneficio del trattato su dividendi, interessi o royalties non serve.
• Righe da 9a a 9c: la 9a (GIIN) riguarda solo gli istituti finanziari. Nella 9b inserisci il codice fiscale della tua società nel paese d'origine. La 9c si barra solo se la società ha sede in un paese che non rilascia codici fiscali.
• Riga 10: riferimento facoltativo, per esempio il tuo numero cliente presso il pagatore. Può restare vuota.

La Parte II riguarda solo le succursali di istituti finanziari e le Disregarded Entity con un proprio GIIN. Puoi saltarla.

Parte III: il tuo diritto in base alla convenzione contro le doppie imposizioni (righe 14 e 15)

Senza questa parte il pagatore trattiene il 30 per cento di ritenuta alla fonte; con questa parte applica l'aliquota del trattato. Per questo la Parte III è quella su cui inciampa la maggior parte dei moduli.

• Riga 14a: metti la crocetta e indica il paese di residenza. Così dichiari che la società è residente in quel paese ai sensi del trattato applicabile.
• Riga 14c: riguarda casi particolari di dividendi di società estere da fonti USA. Di norma resta vuota.
• Riga 15, Special rates and conditions: chi richiede l'aliquota ordinaria del trattato su dividendi, interessi o royalties, secondo le istruzioni IRS, la lascia vuota. Ti serve se il diritto dipende da condizioni che la riga 14 non copre: per esempio l'aliquota ridotta sui dividendi da partecipazioni rilevanti oltre una certa soglia, oppure gli utili d'impresa ai sensi dell'articolo 7, per i quali dichiari che la tua società non ha una stabile organizzazione negli USA. In quel caso indichi articolo e paragrafo, l'aliquota richiesta (per l'articolo 7 è il 0 per cento) e il tipo di reddito, e descrivi in una frase quale condizione dell'articolo soddisfi.

Parte XXV o XXVI: la conferma FATCA

Come Active NFFE barri la riga 39 nella Parte XXV. Così confermi che la società non è un istituto finanziario e che nell'anno precedente meno del 50 per cento dei suoi ricavi lordi era passivo e meno del 50 per cento del suo patrimonio generava redditi passivi. Come Passive NFFE barri nella Parte XXVI la riga 40a e in più la 40b (la società non ha titolari effettivi statunitensi rilevanti) oppure la 40c: in tal caso elenchi questi titolari con nome, indirizzo e codice fiscale USA nella Parte XXIX.

Parte XXX: firma

Firma una persona con potere di firma per la società, cioè l'amministratore, un membro del consiglio o un procuratore autorizzato. La casella I certify that I have the capacity to sign for the entity identified on line 1 of this form deve essere spuntata, altrimenti il modulo non è valido. Poi servono firma, nome in stampatello e data nel formato americano (MM-DD-YYYY). Firmando dichiari, sotto pena delle sanzioni previste, che la società è il beneficiario effettivo dei redditi e non è una US person, e ti impegni a presentare un nuovo modulo entro 30 giorni se un dato non è più corretto. Il modulo vale fino alla fine del terzo anno solare successivo alla firma. Conservane una copia e annota la data di scadenza.

Se non vuoi compilare il modulo da solo o il tuo caso esce dallo schema standard (società di persone, holding con soci americani, questione della stabile organizzazione), ce ne occupiamo noi: prenota il servizio W8.

È importante capire quale modulo serve per l'esenzione dalla ritenuta alla fonte americana e assicurarsi che sia compilato correttamente.

Se ti serve aiuto per compilare il modulo giusto, il team di Mount Bonnell Advisors è al tuo fianco. Per chi possiede una LLC americana senza stabile organizzazione negli USA il W-8BEN-E è una procedura standard; su questo ti assiste anche il nostro sito gemello zerotax.llc.

Mount Bonnell Advisors è il tuo punto di riferimento per un'assistenza fiscale competente per persone fisiche residenti negli USA e all'estero, l'assistenza fiscale continuativa per aziende americane, la costituzione di società negli USA e molto altro. 

Consulenza e attuazione

Se vuoi capire cosa significa per la tua situazione personale, prenota una consulenza.