Desplazamiento a EE. UU.: impuestos, salario y por qué el día 184 lo decide todo

Si desplazas a un trabajador a EE. UU., tienes que responder tres preguntas antes de la primera nómina: ¿dónde es residente fiscal? ¿Quién paga y quién soporta su salario? ¿Y en qué país cotiza para su jubilación? Los convenios de doble imposición y de seguridad social dan respuestas claras si conoces sus condiciones.

Para Hacienda en tu país y para el IRS, un desplazamiento a EE. UU. es la misma pregunta vista desde dos lados: ¿a quién corresponde gravar el salario? Que tu trabajador pague impuestos en EE. UU., en casa o en ambos países no lo decide el visado, sino el convenio de doble imposición, y ahí cuentan tres cosas: los días en EE. UU., el empleador que paga el salario y quién lo soporta al final. Además, la seguridad social se rige por sus propios convenios. La visión general de las cuestiones laborales y de visado está en la guía Desplazamiento de trabajadores a EE. UU.. Esta página se centra en los impuestos y el salario.

1Dos países, dos preguntas: residencia y lugar de trabajo

En EE. UU., para los extranjeros sin green card decide el Substantial Presence Test. Es residente quien ha estado en EE. UU. al menos 31 días en el año en curso y suma al menos 183 días en el periodo de tres años, contados así: todos los días del año en curso, un tercio de los del año anterior y un sexto de los del año previo a ese. El propio IRS pone un ejemplo: quien ha estado 120 días al año durante tres años suma 120 más 40 más 20, es decir, 180 días, y no es residente.

2La regla de los 183 días y sus tres condiciones

El artículo 15 de los convenios establece la regla general: el salario tributa donde se realiza el trabajo. Si trabajas en EE. UU., EE. UU. puede gravar tu salario. La excepción pensada para desplazamientos cortos exige tres condiciones, y las tres a la vez:

• El empleador. El salario lo paga un empleador que no es residente en EE. UU., o alguien en su nombre.
• El establecimiento permanente. El salario no lo soporta un establecimiento permanente que el empleador tenga en EE. UU.

Si falla una condición, la excepción no se aplica, y además para todo el periodo. Quien a final de año ha pasado 184 días en EE. UU. no pierde la protección a partir del día 184, sino para todo el salario correspondiente al trabajo en EE. UU. Por eso todo desplazamiento necesita un recuento de días fiable, con las fechas de viaje del pasaporte o del registro I-94.

3Quién paga el salario y quién lo soporta

La segunda y la tercera condición suelen decidir antes que los días. Si el salario lo paga la filial estadounidense, el empleador es residente en EE. UU. y la excepción no se aplica, aunque el desplazamiento dure cuatro semanas. Lo mismo ocurre si el salario lo soporta un establecimiento permanente que la empresa europea mantiene en EE. UU., por ejemplo una sucursal. Si repercutir los costes salariales a la filial hace que dejen de cumplirse las condiciones es una cuestión de planificación caso por caso, y debe resolverse antes del desplazamiento, no en la declaración posterior.

El visado suele marcar el marco:

• B-1 y ESTA: el Departamento de Estado exige en los viajes de negocios que el trabajador no cobre salario de una fuente estadounidense. El salario sigue pagándose desde la empresa en casa.
• H-1B: el empleador tiene que ser una empresa en EE. UU. que pague el salario según la Labor Condition Application. Por eso la excepción del artículo 15 queda descartada por regla general.
• L-1 y E-2: aquí depende de la estructura si el salario se paga desde la empresa en Europa, desde la sociedad estadounidense o repartido. En un desplazamiento de varios años, los días superan de todos modos los 183, así que normalmente EE. UU. puede gravarlo.

Qué visado encaja con cada desplazamiento lo explica el artículo ¿Qué visado para el desplazamiento?. Si el trabajador no trabaja en EE. UU., sino desde casa para la sociedad estadounidense, se aplican otras reglas; la parte contractual está en el artículo sobre el contrato de trabajo sin presencia en EE. UU..

4El lado estadounidense: resident o nonresident

Si EE. UU. puede gravar, importa cómo se considera allí al trabajador. Un resident alien tributa como un estadounidense por su renta mundial y presenta el formulario 1040. Un nonresident alien solo tributa por las rentas de fuente estadounidense y por las de una actividad en EE. UU., y presenta el formulario 1040-NR. El salario por trabajo realizado en EE. UU. es, en principio, renta de fuente estadounidense. Solo hay una excepción estrecha para estancias de hasta 90 días con un salario máximo de 3.000 $ de un empleador sin actividad comercial en EE. UU.

En los desplazamientos se dan con frecuencia tres situaciones:

• Menos de 183 días al año, pero se cumple el test. Quien se queda por debajo de 183 días en el año en curso, mantiene todo el tiempo un domicilio fiscal en el extranjero, tiene allí vínculos más estrechos y no ha dado pasos hacia la green card puede seguir siendo nonresident gracias a la Closer Connection Exception. Para ello existe el formulario 8840.
• El año de llegada y el año de regreso. Quien se convierte en resident a lo largo de un año, o deja de serlo, tiene un año de doble estatus: una parte como nonresident y otra como resident, con reglas propias para la declaración.
• Residencia en el país de origen según el convenio. Quien, según las reglas del convenio, es residente en su país de origen se trata como nonresident a efectos del impuesto sobre la renta de EE. UU. y lo declara con el formulario 8833.

Nos encargamos de la declaración de impuestos en EE. UU. de tu trabajador, en inglés y teniendo en cuenta los dos países.

5Retenciones, FICA y nóminas en EE. UU.

Si el salario lo paga una sociedad estadounidense, esta retiene el impuesto federal sobre la renta y lo ingresa. A ello se suman las cotizaciones de la Federal Insurance Contributions Act, FICA: un 6,2 % para Social Security y un 1,45 % para Medicare, a cargo del trabajador y otra vez del empleador. En 2026, Social Security se aplica a salarios de hasta 184.500 $; Medicare, sin límite. Sobre salarios de más de 200.000 $ en el año natural, el empleador retiene además un 0,9 % de Additional Medicare Tax, sin aportación propia.

FICA no depende de la nacionalidad ni de la residencia: según el IRS, las cotizaciones se aplican en principio al salario por trabajo en EE. UU., sea cual sea el origen del trabajador y del empleador. Solo exime de ellas el convenio de seguridad social, si se presenta el certificado del país de origen; lo vemos en el siguiente apartado.

El nivel federal es solo una parte de la nómina. Los estados y municipios tienen sus propios impuestos y cotizaciones sobre el salario, y cuáles se aplican depende del lugar de trabajo. Para la sociedad estadounidense esto significa: alta como empleador, nóminas periódicas, declaraciones y, a final de año, el formulario W-2. Cómo funcionan las nóminas en EE. UU. lo explica nuestro artículo Nóminas en EE. UU..

8Qué debe regular el contrato de desplazamiento sobre el salario

De las reglas anteriores se deduce qué debe incluir el contrato de desplazamiento o un acuerdo complementario antes de que el empleado coja el avión:

• Quién es el empleador y quién paga: la empresa en tu país, la sociedad estadounidense o ambas con partes del salario separadas, en qué moneda y a qué cuenta.
• Quién asume los costes: si se repercuten los costes salariales a la sociedad estadounidense y cómo, en línea con la estructura fiscal entre matriz y filial.
• La duración: los días previstos en EE. UU. por año natural y por cada periodo de doce meses, y el límite de cinco años para la seguridad social.
• Las declaraciones de impuestos: quién prepara y paga las declaraciones en ambos países, y quién asume los impuestos adicionales que genere el desplazamiento.
• El regreso: qué pasa con el salario, el seguro y la vivienda en tu país si el desplazamiento termina antes.

Nuestro concepto fiscal define la estructura entre la matriz europea y la filial estadounidense, incluida la repercusión de los costes de personal. Los costes del propio visado los tienes en la página H-1B: costes y tasas para el H-1B, y en L-1: costes y tasas para el L-1.

En resumen

• En EE. UU., el Substantial Presence Test decide la residencia fiscal; el FICA es del 6,2 y el 1,45 % por cada parte.

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