Distacco negli USA: tasse, stipendio e perché il giorno 184 fa la differenza

Se distacchi un dipendente negli USA, devi rispondere a tre domande prima del primo stipendio: dove è residente ai fini fiscali? Chi paga il suo stipendio e chi ne sostiene il costo? E in quale Paese versa i contributi pensionistici? Le convenzioni contro le doppie imposizioni e gli accordi di sicurezza sociale danno risposte chiare, se ne conosci le condizioni.

Per il fisco di casa e per l'IRS, un distacco negli USA è la stessa domanda vista da due lati: a chi spetta tassare lo stipendio? Se il tuo dipendente paga le tasse negli USA, a casa o in entrambi i Paesi non lo decide il visto, ma la convenzione contro le doppie imposizioni, e lì contano tre cose: i giorni negli USA, il datore di lavoro che paga lo stipendio e chi alla fine ne sostiene il costo. In parallelo la previdenza sociale segue accordi propri. La panoramica sugli aspetti di diritto del lavoro e di visto la trovi nella guida Distacco di dipendenti negli USA. Questa pagina entra nel merito di tasse e stipendio.

1Due Stati, due domande: residenza e luogo di lavoro

Negli USA, per gli stranieri senza green card decide il Substantial Presence Test. È residente chi nell'anno in corso è stato negli USA almeno 31 giorni e nel triennio arriva ad almeno 183 giorni, contati così: tutti i giorni dell'anno in corso, un terzo dei giorni dell'anno precedente e un sesto di quelli dell'anno ancora prima. L'IRS stessa fa un esempio: chi per tre anni è stato negli USA 120 giorni all'anno arriva a 120 più 40 più 20, cioè 180 giorni, e non è residente.

2La regola dei 183 giorni e le sue tre condizioni

In linea di principio l'articolo 15 delle convenzioni dice: lo stipendio si tassa dove si svolge il lavoro. Se lavori negli USA, gli USA possono tassare il tuo stipendio. L'eccezione pensata per i distacchi brevi richiede tre condizioni, tutte e tre insieme:

• I giorni. Il dipendente resta negli USA al massimo 183 giorni. La convenzione con la Svizzera li conta in ogni periodo di dodici mesi che inizia o termina nell'anno fiscale.
• Il datore di lavoro. Lo stipendio è pagato da un datore di lavoro non residente negli USA, o da qualcuno per suo conto.
• La stabile organizzazione. Lo stipendio non è a carico di una stabile organizzazione del datore di lavoro negli USA.

Se manca una condizione, l'eccezione non vale, e per tutto il periodo. Chi a fine anno ha trascorso 184 giorni negli USA non perde la protezione solo dal giorno 184, ma per tutto lo stipendio legato al lavoro negli USA. In ogni distacco serve quindi un conteggio affidabile dei giorni, con le date di viaggio dal passaporto o dal record I-94.

3Chi paga lo stipendio e chi ne sostiene il costo

Spesso la seconda e la terza condizione decidono prima dei giorni. Se lo stipendio lo paga la controllata USA, il datore di lavoro è residente negli USA e l'eccezione non si applica, anche per una missione di quattro settimane. Lo stesso vale se lo stipendio è a carico di una stabile organizzazione che la società europea ha negli USA, per esempio una filiale. Se il riaddebito dei costi del personale alla controllata USA faccia venir meno le condizioni è una questione di strutturazione del singolo caso: va chiarita prima del distacco, non nella dichiarazione dei redditi dopo.

Spesso è il visto a fissare il quadro:

• B-1 ed ESTA: per i viaggi d'affari il Dipartimento di Stato richiede che il dipendente non riceva uno stipendio da una fonte USA. Lo stipendio continua a passare dalla società di casa.
• H-1B: il datore di lavoro deve essere una società negli USA, che paga lo stipendio secondo la Labor Condition Application. L'eccezione dell'articolo 15 di regola è quindi esclusa.
• L-1 ed E-2: qui dipende dalla struttura se lo stipendio passa dalla società in Europa, dalla società USA o viene suddiviso. In un distacco di più anni i giorni superano comunque i 183, quindi di regola gli USA possono tassare.

Quale visto si adatta a quale distacco lo spiega l'articolo Quale visto per il distacco?. Se il dipendente non lavora negli USA ma da casa per la società americana, valgono altre regole; l'aspetto contrattuale è nell'articolo sul contratto di lavoro senza presenza negli USA.

4Il lato americano: resident o nonresident

Se gli USA possono tassare, conta come viene considerato lì il dipendente. Un resident alien è tassato come un americano sul reddito mondiale e presenta il Form 1040. Un nonresident alien è tassato solo sui redditi di fonte USA e su quelli da un'attività negli USA, e presenta il Form 1040-NR. Lo stipendio per lavoro svolto negli USA è in linea di principio reddito di fonte USA. Un'eccezione ristretta vale solo per soggiorni di al massimo 90 giorni con al massimo 3.000 $ di stipendio da un datore di lavoro senza attività negli USA.

Nei distacchi capitano spesso tre situazioni:

• Meno di 183 giorni all'anno, ma il test è soddisfatto. Chi nell'anno in corso resta sotto i 183 giorni, ha sempre un domicilio fiscale all'estero, lì ha legami più stretti e non ha avviato passi verso la green card, può restare nonresident con la Closer Connection Exception. Per questo c'è il Form 8840.
• L'anno dell'arrivo e l'anno del rientro. Chi nel corso dell'anno diventa resident o smette di esserlo ha un anno dual-status: in parte nonresident, in parte resident, con regole proprie per la dichiarazione.
• Residenza a casa secondo la convenzione. Chi secondo la convenzione è residente nel Paese d'origine è trattato come nonresident ai fini dell'imposta sul reddito USA e lo dichiara con il Form 8833.

La dichiarazione del tuo dipendente la prepariamo noi come dichiarazione dei redditi USA, in inglese e tenendo d'occhio entrambi i Paesi.

5Ritenute, FICA e buste paga negli USA

Se lo stipendio lo paga una società USA, è lei a trattenere e versare l'imposta federale sul reddito. A questa si aggiungono i contributi del Federal Insurance Contributions Act, in breve FICA: 6,2 per cento per Social Security e 1,45 per cento per Medicare, a carico del dipendente e di nuovo del datore di lavoro. Nel 2026 la Social Security si applica agli stipendi fino a 184.500 $, Medicare senza tetto. Sugli stipendi oltre 200.000 $ nell'anno solare il datore di lavoro trattiene in più lo 0,9 per cento di Additional Medicare Tax, senza quota propria.

La FICA non dipende da cittadinanza né da residenza: secondo l'IRS i contributi si applicano in linea di principio allo stipendio per lavoro negli USA, ovunque abbiano origine dipendente e datore di lavoro. Esonera solo l'accordo di sicurezza sociale, se c'è il certificato del Paese d'origine; ne parliamo nella prossima sezione.

Il livello federale è solo una parte. Stati e comuni hanno ritenute e contributi propri, e quali si applicano dipende dal luogo di lavoro. Per la società USA significa: registrazione come datore di lavoro, buste paga regolari, dichiarazioni e a fine anno il Form W-2. Come funziona la gestione delle paghe negli USA lo spiega il nostro articolo Buste paga negli USA.

8Cosa deve prevedere il contratto di distacco sullo stipendio

Dalle regole viste sopra si capisce cosa va messo nero su bianco in un contratto di distacco o in un accordo integrativo, prima che il collaboratore parta:

• Chi è il datore di lavoro e chi paga: l'azienda nel Paese d'origine, la società USA o entrambe con quote di stipendio separate, in quale valuta e su quale conto.
• Chi sostiene i costi: se e come il costo del lavoro viene riaddebitato alla società USA, in linea con la struttura fiscale tra capogruppo e controllata.
• La durata: i giorni previsti negli USA per anno solare e per ogni periodo di dodici mesi, e il limite di cinque anni per la previdenza sociale.
• Le dichiarazioni dei redditi: chi prepara e paga le dichiarazioni nei due Paesi, e chi si fa carico delle imposte aggiuntive causate dal distacco.
• Il rientro: cosa succede a stipendio, assicurazione e casa nel Paese d'origine se il distacco finisce prima del previsto.

La struttura tra la capogruppo europea e la controllata USA, compreso il riaddebito dei costi del personale, la definisce il nostro piano fiscale. I costi del visto li trovi, per l'H-1B, nella pagina H-1B: costi e tasse e, per l'L-1, nella pagina L-1: costi e tasse.

In sintesi

• Negli USA è il Substantial Presence Test a stabilire la residenza fiscale; la FICA è pari al 6,2 e all'1,45 per cento per ciascuna parte.

Come ti aiutiamo

• Piano vistiPer iscritto, quale visto fa per te e per la tua famiglia, preparato con gli avvocati del team specializzati in immigrazione.
• PayrollBuste paga, ritenute e adempimenti per i tuoi dipendenti negli USA.
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