Tres plazos de enero para tu LLC, y dos de ellos casi nadie los conoce
El 31 de enero es una de las fechas más duras del año fiscal estadounidense. Quien se lo salta paga por cada formulario, no una cantidad fija. Un calendario de plazos para socios europeos.
En Europa sigue muy extendido un malentendido sobre las sociedades estadounidenses. Viene a decir algo así: una LLC es sencilla, se constituye online y después te olvidas.
Lo primero es verdad. Lo segundo le cuesta dinero a mucha gente cada año.
Una sociedad estadounidense es más ligera de gestionar que una sociedad europea, sin duda. No hay notario para cada cambio ni publicación de cuentas. A cambio tiene un calendario de plazos, y ese calendario no perdona: las sanciones se aplican de forma automática y nadie te llama antes.
Enero es el mes más cargado de ese calendario. Tres plazos, y la mayoría de los socios europeos conoce como mucho uno.
Primer plazo: las declaraciones de pagos a tus proveedores
Si tu sociedad estadounidense pagó el año pasado a proveedores autónomos, tiene que declararlo. El formulario se llama 1099-NEC y el IRS lo dice sin rodeos: debes emitir los justificantes para los perceptores y presentarlos ante la administración antes del 31 de enero.
Fíjate en que es doble. El proveedor recibe su justificante, y la administración también recibe su copia. Las dos cosas en la misma fecha.
¿A quién afecta? A autónomos sin relación laboral a los que pagaste durante el año natural por encima de un umbral mínimo. El diseñador que hizo tu web. La contable que factura por horas. El operario que acondicionó el almacén. El fotógrafo. El consultor.
Por regla general no entran los pagos a sociedades de capital ni los pagos hechos con tarjeta de crédito o a través de una plataforma de pagos, porque en esos casos declara la plataforma.
Y aquí está la trampa en la que caen una y otra vez los fundadores europeos: pagan a sus proveedores por transferencia bancaria, creen que pasa desapercibido y no declaran nada. Justo esos pagos son los que hay que declarar.
Segundo plazo: las declaraciones de nóminas
Si tu sociedad tiene empleados (y tú cuentas como tal si te pagas un salario desde una sociedad de capital), toca presentar los certificados de retenciones salariales. También antes del 31 de enero, y también por duplicado: al empleado y a la administración.
A esto se suman las declaraciones del cuarto trimestre de las cotizaciones sobre nóminas, también en enero. Si tienes un servicio de nóminas, se hace solo. Si te pagas un salario y crees que es un asunto privado entre tú y tu sociedad, aquí tienes un problema.
Esto merece un párrafo propio. En Estados Unidos la separación entre sociedad y socio es formalmente estricta, también en las sociedades unipersonales. Si sacas dinero, tienes que decir qué es: salario, distribución, retirada o préstamo. Cada forma tiene sus propias obligaciones de declaración y sus propias consecuencias fiscales. Cómo hacerlo bien lo explicamos en Nóminas y payroll.
Tercer plazo: lo que exige tu estado
El tercer plazo no está en ninguna ley federal, sino en las normas del estado donde tiene su sede tu sociedad, y varía muchísimo de un estado a otro.
Algunos estados piden el informe anual en enero, otros en marzo y otros en el aniversario de la constitución. Unos cobran una tasa, otros un impuesto, otros ambas cosas. Y casi todos exigen que tu Registered Agent esté confirmado, es decir, la persona o empresa que recibe en tu nombre las notificaciones oficiales.
Por cierto, el Registered Agent es la catástrofe silenciosa más frecuente entre los socios europeos. Se paga cada año, a menudo con una tarjeta de crédito que acaba caducando. El cargo falla, el proveedor da de baja el servicio, el estado pierde la dirección de notificaciones y la sociedad cae en una situación que al final se arregla con pagos atrasados y tasas de reactivación.
Qué pasa si se te pasa un plazo
Aquí el sistema estadounidense es radicalmente distinto del europeo. No hay recordatorio, ni llamada, ni requerimiento con plazo. Hay una sanción, y se aplica automáticamente.
En las declaraciones a proveedores y empleados, la multa se calcula por formulario. No es una cantidad fija por el retraso, sino por cada formulario no presentado o presentado tarde, escalonada según lo tarde que llegues. Si tienes doce proveedores y olvidas las doce declaraciones, pagas doce veces.
Con las obligaciones societarias del estado, la consecuencia es más molesta que cara. La sociedad pierde su condición de empresa en regla (good standing). Ya no obtienes el certificado que los bancos quieren ver para mantener la cuenta, en algunos estados no puedes demandar, y las contrapartes que lo consulten encontrarán una anotación que tendrás que explicar.
El calendario que toda sociedad estadounidense debería tener
31 de enero: declaraciones de pagos a proveedores y empleados, a los perceptores y a la administración.
Primavera: informe anual y tasa societaria del estado de la sede. En Delaware, el 1 de marzo para las corporations y el 1 de junio para LLC y LP. En Texas, el 15 de mayo.
15 de marzo: declaraciones de las sociedades de personas y de las corporations con régimen fiscal especial. Este año el plazo pasa al 16 de marzo de 2026, porque el 15 cae en domingo.
15 de abril: declaración de la renta, declaración de las corporations ordinarias, la declaración de cuentas en el extranjero y, lo más importante para muchos socios europeos, el anexo que declara las operaciones entre la sociedad y su socio extranjero.
A lo largo del año: pagos a cuenta, declaraciones de sales tax en los estados donde tengas presencia fiscal y la renovación de tu Registered Agent.
La declaración que más pasan por alto los socios europeos
Merece un apartado propio porque es la más cara. Si no eres estadounidense y tienes una sociedad unipersonal en EE. UU., debes declarar cada año qué operaciones ha habido entre tú y esa sociedad. Aportaciones, retiradas, préstamos, servicios, todo.
Se aplica aunque la sociedad no haya tenido ningún ingreso. Se aplica aunque esté inactiva. Y la sanción por no presentarla empieza en una cifra que deja pálidos a los fundadores europeos.
Lo hemos explicado en detalle porque es el descuido grave más habitual que vemos. Puedes leerlo en la sección Impuestos en EE. UU. y en Asesoramiento fiscal para empresas extranjeras. Cómo funciona el modelo completo de la LLC sin establecimiento permanente en EE. UU. lo explica nuestra web hermana zerotax.llc.
Por qué, aun así, es más sencillo que una sociedad europea
Con tantos plazos podrías pensar que una sociedad estadounidense es burocrática. No lo es, simplemente funciona de otra manera.
Lo que en Europa resuelven el notario, el registro mercantil, la publicación de cuentas y los auditores, aquí lo haces tú mismo o a través de un proveedor, por una fracción del coste. Constituir una sociedad lleva días, no semanas. Modificar los estatutos es un acuerdo, no una cita en la notaría. La lista de socios es un archivo.
El precio de esta libertad es que nadie te recuerda tus obligaciones. El sistema confía en que sabes lo que haces y te sanciona si no lo sabes. Para el empresario que lo ha entendido, es un trato extraordinariamente cómodo.
La diferencia entre inactiva y olvidada
Muchísimos socios europeos tienen una sociedad estadounidense que ahora mismo no hace nada. Un proyecto que no arrancó. Una tienda que cerró. Una estructura que se guardaron para más adelante.
Una sociedad inactiva es perfectamente legal en EE. UU. Lo que no existe es la inactividad de las obligaciones. El estado quiere su informe anual y su tasa aunque no se haya movido ni un dólar. El IRS quiere su declaración aunque sea a cero. Y la declaración de operaciones con el socio extranjero también hay que presentarla, aunque no haya habido ninguna.
Es la sorpresa desagradable más frecuente que vemos. Alguien nos escribe al cabo de cuatro años porque vuelve a necesitar la sociedad y descubre que ya no está en regla, que se han acumulado tasas más intereses y que hay que presentar con retraso varios años de declaraciones a cero, cada una con su propio riesgo de sanción.
Si no necesitas la sociedad, disuélvela como es debido en lugar de dejarla morir. Cuesta dinero una vez y pone fin a las obligaciones. Si quieres conservarla, gestiónala como una sociedad activa, solo que con menos movimientos.
Qué significa en la práctica llevar bien la documentación
Las autoridades y los bancos estadounidenses no piden mucho, pero lo piden siempre. Una carpeta, basta con que sea digital, con seis cosas dentro.
La escritura de constitución y el Certificate of Good Standing actualizado. Los bancos piden este último con regularidad, a menudo cada año.
El contrato social. En una LLC, el Operating Agreement. Muchos fundadores no lo tienen porque ninguna administración lo pide. Tarde o temprano lo pide el banco, un inversor o un conflicto, y entonces ya es tarde para redactarlo.
El número fiscal (EIN) y la carta de asignación correspondiente.
Los acuerdos. El socio único también adopta acuerdos, y los deja por escrito. Suena burocrático para una sociedad unipersonal, y es la pieza más importante de tu protección de responsabilidad.
Los extractos bancarios, bien separados de tus cuentas personales. Quien mezcla pagos profesionales y privados arriesga justo aquello para lo que creó la sociedad: la separación de patrimonios. Más en Protección de responsabilidad de la LLC estadounidense.
Y la lista de plazos. Con recordatorios. No es un trámite: es la diferencia entre una sociedad que funciona y una que hay que reparar.
Y un último consejo que ahorra dinero: si ya se te ha pasado un plazo, presenta igualmente cuanto antes. Las sanciones son escalonadas, suben con el retraso y la escala no tiene tope. Dos semanas tarde es algo muy distinto a seis meses tarde.
Lo que deberías hacer esta semana
Haz una lista de todos los pagos del año pasado a personas físicas y empresarios individuales. Comprueba quién necesita declaración. Consigue el número fiscal de cada uno si aún no lo tienes, porque sin él no puedes declarar.
Comprueba que tu sociedad figura en regla (in good standing) en su estado de constitución. Son dos minutos y se hace online.
Y pasa el calendario de arriba a tu agenda, con avisos dos semanas antes de cada fecha. Es el seguro más barato que va a tener nunca tu sociedad americana.
Si no quieres llevarlo tú, habla con Mount Bonnell Advisors en Austin, Texas. Cómo funciona la gestión continua lo tienes en Gestión continua de sociedades en EE. UU..
Actualización: Cómo sigue la historia, en: A partir del 16 de septiembre, tu partnership paga 255 $ por socio y por cada mes o fracción si falta la declaración.
Consulta y puesta en marcha
Si quieres ver qué significa esto en tu situación personal, lo mejor es que reserves una consulta.
