Tre scadenze di gennaio per la tua LLC, e due quasi nessuno le conosce

Se l'anno scorso la tua società americana ha pagato professionisti indipendenti, deve segnalarlo. Il modulo si chiama 1099-NEC e l'IRS indica la scadenza senza giri di parole: sei tenuto a consegnare le ricevute ai destinatari e a depositarle presso l'autorità entro il 31 gennaio.

Nota il doppio invio. Non è solo il fornitore a ricevere il suo modulo: anche l'IRS riceve la sua copia. Tutti e due entro la stessa data.

Chi rientra? I lavoratori autonomi senza rapporto di dipendenza che nel corso dell'anno hanno ricevuto pagamenti oltre una soglia minima. Il web designer che ha costruito il tuo sito. La contabile a parcella. L'artigiano che ha sistemato il magazzino. Il fotografo. Il consulente.

Di norma non rientrano i pagamenti a società di capitali e quelli passati da carta di credito o da una piattaforma di pagamento, perché lì la segnalazione la fa il gestore della piattaforma.

Ed ecco la trappola in cui i fondatori europei cadono di continuo: pagano i fornitori con bonifico, pensano che passi inosservato e non segnalano nulla. Sono proprio questi i pagamenti soggetti a segnalazione.

Se la tua società ha dipendenti, e ci sei anche tu se ti paghi uno stipendio da una società di capitali, scadono le certificazioni salariali. Anche queste entro il 31 gennaio, e anche queste in doppio: al dipendente e all'IRS.

A queste si aggiungono le dichiarazioni del quarto trimestre per le imposte sui salari, sempre a gennaio. Chi ha un servizio paghe lo fa in automatico. Chi si paga uno stipendio e crede che sia una faccenda privata tra sé e la propria società, qui ha un problema.

Il punto merita un paragrafo a sé. Negli Stati Uniti la separazione tra società e socio è formalmente rigorosa, anche nelle società unipersonali. Se prelevi denaro, devi dire cos'è: stipendio, distribuzione di utili, prelievo o prestito. Ogni forma ha i suoi obblighi dichiarativi e le sue conseguenze fiscali. Come gestirlo nel modo giusto lo spieghiamo in Contabilità salariale e payroll.

La terza scadenza non sta in nessuna legge federale, ma nelle regole dello Stato in cui ha sede la società, e cambia parecchio da Stato a Stato.

Alcuni Stati vogliono il rapporto annuale a gennaio, altri a marzo, altri ancora nell'anniversario della costituzione. Alcuni chiedono una tassa fissa, altri un'imposta, altri entrambe. E quasi tutti chiedono che il tuo Registered Agent sia confermato, cioè la persona o società che riceve per te la posta ufficiale.

Il Registered Agent, tra l'altro, è il disastro silenzioso più frequente tra i soci europei. Si paga ogni anno, spesso con una carta di credito che prima o poi scade. L'addebito non va a buon fine, il fornitore disdice, lo Stato perde l'indirizzo di notifica e la società scivola in una situazione che alla fine si sistema con arretrati e tasse di ripristino.

Qui il sistema americano è radicalmente diverso da quello europeo. Non c'è promemoria, non c'è telefonata, non c'è sollecito con un termine. C'è una sanzione, e scatta in automatico.

Per le segnalazioni su fornitori e dipendenti la sanzione si calcola per modulo. Non una cifra unica per il ritardo, ma una per ogni singolo modulo non depositato o depositato in ritardo, crescente in base a quanto sei in ritardo. Chi ha dodici fornitori e dimentica tutte e dodici le segnalazioni paga dodici volte.

Per gli obblighi societari verso lo Stato la conseguenza è più fastidiosa che costosa. La società perde lo status di impresa in regola (good standing). Così non ottieni più il certificato che le banche vogliono vedere per gestire il conto, in alcuni Stati non puoi fare causa, e i partner commerciali che controllano trovano un'annotazione che dovrai spiegare.

31 gennaio: segnalazioni su fornitori e dipendenti, ai destinatari e all'IRS.

Primavera: rapporto annuale e imposta societaria dello Stato di sede. In Delaware il 1 marzo per le corporation, il 1 giugno per LLC e LP. In Texas il 15 maggio.

15 marzo: dichiarazioni dei redditi per le società di persone e per le società di capitali con regime fiscale speciale. Quest'anno la scadenza slitta al 16 marzo 2026, perché il 15 cade di domenica.

15 aprile: dichiarazione dei redditi personale, dichiarazione delle corporation ordinarie, segnalazione dei conti esteri e, per molti soci europei la cosa più importante, l'allegato che dichiara le operazioni tra la società e il suo socio straniero.

Durante l'anno: acconti, dichiarazioni di sales tax negli Stati in cui hai un collegamento fiscale e il rinnovo del tuo Registered Agent.

Merita una sezione a parte, perché è la più cara. Chi, da non americano, detiene una società americana unipersonale deve dichiarare ogni anno le operazioni avvenute tra sé e la società. Conferimenti, prelievi, prestiti, servizi: tutto.

Vale anche se la società non ha avuto alcun reddito. Vale anche se è inattiva. E la sanzione per la mancata dichiarazione parte da una cifra che ai fondatori europei fa regolarmente sbiancare la faccia.

Lo abbiamo spiegato nel dettaglio perché è la dimenticanza grave più frequente che vediamo. Trovi tutto nella sezione Tasse USA e in Assistenza fiscale per società estere. Come funziona nel complesso la LLC americana senza stabile organizzazione negli USA lo mostra il nostro sito gemello zerotax.llc.

Dopo tante scadenze potresti pensare che una società americana sia burocratica. Non lo è, è solo diversa.

Quello che in Europa passa da notaio, registro delle imprese, pubblicazione e revisori, qui lo fai da solo o tramite un fornitore, a una frazione del costo. Costituire una società richiede giorni, non settimane. Modificare lo statuto è una delibera, non un appuntamento dal notaio. L'elenco dei soci è un file.

Il prezzo di questa libertà è che nessuno ti ricorda i tuoi obblighi. Il sistema si fida che tu sappia cosa stai facendo, e ti punisce se non lo sai. Per gli imprenditori che l'hanno capito, è uno scambio straordinariamente vantaggioso.

Moltissimi soci europei hanno una società americana che al momento non fa nulla. Un progetto mai partito. Un negozio online chiuso. Una struttura tenuta da parte per il futuro.

Una società inattiva è perfettamente ammessa dal diritto americano. Quello che non esiste è un'inattività degli obblighi. Lo Stato vuole il suo rapporto annuale e la sua imposta, anche se non è passato un solo dollaro. L'IRS vuole la sua dichiarazione, anche se è a zero. E la dichiarazione sulle operazioni con il socio straniero è comunque dovuta, anche se non ce ne sono state.

È la brutta sorpresa più frequente che vediamo. Qualcuno si fa vivo dopo quattro anni perché gli serve di nuovo la società, e scopre che non è più in regola, che si sono accumulate imposte più interessi e che ci sono diversi anni di dichiarazioni a zero da recuperare, ognuna con il suo rischio di sanzione.

Se una società non ti serve, scioglila come si deve invece di lasciarla addormentare. Costa una volta sola e chiude gli obblighi. Se vuoi tenerla, gestiscila come una società attiva, solo con meno registrazioni.

Autorità e banche americane non pretendono molto, ma lo pretendono sempre. Un raccoglitore, basta anche digitale, con sei cose dentro.

L'atto costitutivo e il Certificate of Good Standing aggiornato. Le banche chiedono spesso quest'ultimo di nuovo, di frequente ogni anno.

Il contratto sociale. Per una LLC è l'Operating Agreement. Molti fondatori non ce l'hanno, perché nessun ufficio lo chiede. Prima o poi la banca, un investitore o una lite lo chiederanno, e a quel punto è troppo tardi per scriverlo.

Il numero fiscale (EIN) e la relativa lettera di assegnazione.

Le delibere. Anche il socio unico prende delibere, e le mette per iscritto. Sembra burocrazia per una società unipersonale, ed è invece il pilastro più importante della tua protezione patrimoniale.

Gli estratti conto, ben separati dai conti privati. Chi mescola pagamenti aziendali e privati rischia proprio ciò per cui ha costituito la società: la separazione dei patrimoni. Approfondisci in Protezione della responsabilità della LLC americana.

E l'elenco delle scadenze. Con i promemoria. Non è una formalità: è la differenza tra una società che funziona e una da riparare.

Un ultimo consiglio che fa risparmiare: se hai già mancato una scadenza, deposita comunque subito. Le sanzioni sono a scaglioni, crescono con il ritardo e gli scaglioni non finiscono. Due settimane di ritardo sono tutt'altra cosa rispetto a sei mesi.

Prepara un elenco di tutti i pagamenti dell'anno scorso a persone fisiche e ditte individuali. Verifica chi richiede una segnalazione. Procurati il numero fiscale di ciascuno, se non ce l'hai ancora, perché senza non puoi fare la segnalazione.

Verifica che la tua società risulti in regola (good standing) nello Stato in cui ha sede. Ci vogliono due minuti e si fa online.

E riporta il calendario qui sopra nel tuo sistema, con un promemoria due settimane prima di ogni scadenza. È l'assicurazione più economica che la tua società americana avrà mai.

Se non vuoi occupartene da solo, parla con Mount Bonnell Advisors ad Austin, in Texas. Come funziona l'assistenza continuativa lo trovi in Gestione continuativa delle società americane.

Aggiornamento: il seguito lo trovi in: Dal 16 settembre la tua partnership paga 255 dollari per socio per ogni mese o frazione di mese, se la dichiarazione manca.

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