Manager, executive o function manager: cosa regge la tua EB-1C?

La domanda da cui dipende la maggior parte delle petition EB-1C sembra innocua: sei un manager? Nella vita di tutti i giorni la risposta è immediata. Chi guida un team, gestisce un budget o risulta amministratore nel registro delle imprese è un manager. Nel diritto dell'immigrazione americano non funziona così. Lì "managerial capacity" è un termine definito per legge, e "executive capacity" un altro. Entrambi sono più stretti dell'uso comune che ne facciamo in Europa.

Questa guida spiega le tre strade per essere considerato in un ruolo direttivo: come personnel manager, come function manager e come executive. Mostra cosa guarda USCIS in ciascun caso, come si costruisce una job description solida e perché le piccole società non partono automaticamente sconfitte. Gli stessi concetti valgono anche per il visto L-1A: chi ci è già passato conosce le domande.

1Tre ruoli, una parola chiave: prevalentemente

La legge definisce il ruolo direttivo in 8 U.S.C. 1101(a)(44). La "managerial capacity" comprende due gruppi: chi guida persone (il personnel manager) e chi dirige una funzione essenziale (il function manager). La "executive capacity" riguarda chi dirige l'organizzazione o una sua parte importante. Le norme di USCIS in 8 CFR 204.5(j)(2) riprendono queste definizioni alla lettera per la EB-1C.

Tutte le definizioni iniziano con la stessa frase: un incarico in cui il dipendente svolge "primarily" determinate attività. È questa la parola chiave. Non devi dirigere e basta. Puoi incontrare clienti, preparare tu stesso una presentazione o rimboccarti le maniche in una crisi. Ma la parte prevalente del tuo lavoro deve essere direttiva. Chi passa la maggior parte del tempo a fare il lavoro che l'azienda vende non è un manager, anche se ne è il titolare.

Il ruolo deve funzionare su entrambi i fronti: nell'attività all'estero, che copre l'anno richiesto nei tre anni precedenti la petition, e nella posizione negli USA. Non serve che il ruolo sia lo stesso. Un responsabile di divisione che nella casa madre europea guida un team di ingegneri può dirigere la controllata americana come executive.

2Il personnel manager: chi guida manager o professionisti

Il personnel manager è quello che tutti immaginano quando pensano a un manager, con un limite importante. Dirige l'organizzazione, un reparto, una sottodivisione o una componente. Supervisiona e coordina il lavoro di altri supervisori, professionisti o manager. Ha il potere di assumere e licenziare i diretti sottoposti o di proporlo, e lo stesso vale per promozioni e ferie. E ha discrezionalità sull'operatività quotidiana della sua area.

Il limite è scritto nella legge stessa: un supervisore di primo livello non è un manager solo perché supervisiona altri, a meno che questi non siano professionals. Nelle stesse norme è considerata professione un'attività per cui il requisito minimo è una laurea triennale (bachelor) o un titolo estero equivalente. Un capoturno di produzione che organizza dodici operai non qualificati, quindi, non è un manager. Una responsabile della progettazione a cui riportano cinque ingegneri può esserlo.

USCIS guarda con attenzione i livelli sotto di te. Il Policy Manual mette espressamente in guardia da gerarchie artificiali e titoli gonfiati: se nell'organigramma compaiono tre "manager" che in realtà sono impiegati, la petition non regge. Le mansioni dei tuoi collaboratori devono corrispondere alla loro posizione nella struttura, e USCIS può esaminare job description, stipendi e buste paga.

3Il function manager: chi guida una funzione invece di persone

Il function manager è il ruolo che nella EB-1C genera più equivoci e più richieste di chiarimenti. Si tratta di chi guida direttamente pochi collaboratori o nessuno, ma è responsabile di una funzione essenziale dell'azienda. Può essere la pianificazione finanziaria, il product management di una linea, il controllo qualità o le vendite di una divisione.

USCIS ha fissato i criteri in una decisione dell'Administrative Appeals Office vincolante per tutto il personale dell'agenzia (Matter of G-, Adopted Decision 2017-05). Devi dimostrare cinque cose. La funzione è un'attività chiaramente definita. È essenziale, cioè parte centrale del business e non un accessorio. La dirigi in prevalenza, invece di svolgerla tu. Lavori ad alto livello, nella gerarchia dell'organizzazione o all'interno della funzione. E hai discrezionalità sull'operatività quotidiana di quella funzione.

Il terzo punto è quello difficile. Chi dirige una funzione ha bisogno di qualcuno che ne svolga il lavoro. Nell'esempio che il Policy Manual riprende dalla decisione, il richiedente guidava un team di pianificazione e analisi finanziaria responsabile della previsione mensile dei ricavi. Sei collaboratori diretti e tre indiretti si occupavano del lavoro di routine, così lui poteva sviluppare linee guida e obiettivi e guidare strategie di lungo periodo. Il fatto che gestisse anche i suoi diretti sottoposti non giocava contro di lui.

Secondo il Policy Manual, gli indizi importanti sono le dimensioni del business, la struttura e l'organico, il valore dei budget, prodotti o servizi che gestisci e soprattutto il tuo potere di impegnare l'azienda su una linea o una spesa. Chi decide da solo su un budget rilevante ha un argomento forte. Chi deve far approvare dalla sede centrale ogni spesa sopra i 500 dollari ne ha uno debole.

Un function manager non deve per forza radicare la sua funzione solo nella società americana. In base a una seconda decisione vincolante (Matter of Z-A-, Adopted Decision 2016-02, emessa per l'L-1A), USCIS considera anche il tuo ruolo nell'intero gruppo internazionale. Se team della casa madre in Italia, in Svizzera o altrove in Europa svolgono lavoro per la tua funzione, questo va inserito nella petition.

4L'executive: chi fissa gli obiettivi e risponde solo al board

Nella gerarchia l'executive sta sopra il manager. Dirige l'organizzazione o una sua parte o funzione importante, fissa obiettivi e linee guida, ha ampia discrezionalità e riceve solo indicazioni generali da dirigenti superiori, dal board o dai soci. Per l'amministratore di una controllata americana che riporta ai vertici della casa madre europea, spesso è l'inquadramento più naturale.

Anche qui il titolo non salva nessuno. USCIS dice chiaramente che nessuno è executive solo perché ha il titolo giusto o perché dedica parte del suo tempo a guidare l'azienda come titolare o unico dirigente. Serve personale sufficiente, dipendenti propri, collaboratori esterni o altri, che si occupi dell'operatività quotidiana. Solo così puoi lavorare in prevalenza nel ruolo direttivo.

Ne deriva una regola pratica: più alto è il ruolo, più struttura deve esserci sotto. Un executive senza manager sotto di sé è difficile da giustificare. Chi guida una controllata americana con tre dipendenti spesso fa meglio a inquadrarsi come personnel manager o function manager.

5Cosa significa prevalentemente: la job description con le quote di tempo

Il documento più importante della petition è la job description. La legge richiede che l'offerta di lavoro descriva chiaramente le mansioni. Il Policy Manual è più esplicito: i dettagli concreti sono un indizio essenziale per capire se le mansioni sono direttive. Chi si limita a ripetere o parafrasare il testo di legge non soddisfa l'onere della prova. Se svolgi anche compiti operativi o amministrativi, la descrizione deve mostrare quale quota è direttiva e quale no. Per il function manager USCIS chiede espressamente le quote di tempo per ogni mansione.

Una frase come "guida lo sviluppo del business e prende decisioni strategiche" quindi serve a poco. Meglio: quali decisioni, su quale budget, concordate con chi, con quale quota della settimana. La tabella mostra come può essere strutturata. È un esempio, non un modello: le percentuali devono corrispondere al tuo lavoro reale, perché USCIS può verificarle confrontandole con organigramma, stipendi e numeri dell'azienda.

Alla job description si aggiungono un organigramma con nomi, titoli e mansioni dei collaboratori sotto di te, le prove che queste persone sono effettivamente assunte e una descrizione analoga della tua attività all'estero. Quali altri documenti vanno nella petition lo trovi nella guida Procedura e documenti.

6Piccole organizzazioni e fabbisogno ragionevole

Per le società piccole la legge prevede una clausola di tutela importante. Se USCIS usa l'organico come criterio, deve tenere conto delle esigenze ragionevoli dell'organizzazione, valutate in base al suo scopo e alla sua fase di sviluppo (8 U.S.C. 1101(a)(44)(C)). Nessuno è considerato dirigente solo per il numero di persone che guida. Vale anche il contrario: una piccola filiale commerciale con quattro dipendenti può aver bisogno di un manager, mentre un grande stabilimento produttivo con quaranta dipendenti e senza un secondo livello di gestione forse no.

Le esigenze ragionevoli, però, deve dimostrarle chi presenta la domanda. Il Policy Manual dice che USCIS non deve basarsi su idee non documentate sulla prassi commerciale abituale, ma nemmeno su affermazioni non documentate dell'azienda. Aiutano i dati su fatturato, clienti, servizi esternalizzati e ruolo della casa madre. Anche un ufficio con una sola persona non è escluso, ma secondo l'esperienza dell'autorità chi lavora da solo di solito si occupa anche dell'operatività quotidiana. Come le società piccole e nuove superano questo ostacolo lo spiega la guida EB-1C per filiali USA piccole e nuove.

7Quale ruolo fa per te?

Tre domande ti aiutano a inquadrarti. Primo: guidi persone che a loro volta gestiscono altri o che per il loro lavoro hanno bisogno di una laurea, e decidi tu se assumerle? Allora il profilo più vicino è il Personnel Manager. Secondo: sei responsabile di una funzione essenziale per l'azienda, con un budget e un potere decisionale propri, mentre altri svolgono il lavoro corrente? Allora la strada giusta è il Function Manager. Terzo: fissi gli obiettivi dell'intera società o di una grande divisione e rispondi solo ai soci o al board? Allora sei un Executive, a condizione che sotto di te ci sia una struttura che regge l'operatività quotidiana.

Se nessuna delle tre risposte calza, forse l'EB-1C non è la strada giusta, o non lo è ancora. Secondo il Policy Manual, chi lavora come specialista senza funzioni direttive, per esempio con un L-1B, non può accedere all'EB-1C soltanto grazie alle sue conoscenze specialistiche. Può però arrivarci col tempo, se all'estero ha svolto un ruolo direttivo e il gruppo vuole impiegarlo stabilmente negli USA in una posizione dirigenziale. Quali errori di inquadramento portano a richieste di chiarimento lo trovi nella guida EB-1C respinta o RFE, mentre tutti gli altri requisiti della categoria sono in Requisiti EB-1C.

In sintesi

• Per l'EB-1C devi svolgere in prevalenza un ruolo direttivo: come Personnel Manager, come Function Manager o come Executive. Il titolo da solo non dimostra nulla.
• Il Function Manager dirige ad alto livello una funzione essenziale e ben definita e la governa, invece di svolgerne lui stesso il lavoro.
• USCIS si aspetta una descrizione del ruolo concreta, con le percentuali di tempo, e un organigramma coerente.
• Nelle società piccole contano le esigenze ragionevoli dell'organizzazione, non il semplice numero di dipendenti.

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