Checklist para tu viaje de negocios a EE. UU.: lo que tiene que ir en tu maleta

Un viaje de negocios a EE. UU. rara vez se tuerce por un gran error. Se tuerce por un pasaporte caducado, por un vuelo de vuelta que termina en Toronto, por una frase en el control que suena a trabajo o por una carta de invitación que promete más de lo que el viaje permite. Esta checklist recorre el viaje en el orden en que lo vives: antes de reservar, al solicitar, al hacer la maleta, en el control, durante la estancia y después.

1Antes de reservar: ¿encaja tu viaje en el ESTA?

La primera pregunta no es qué documentos necesitas, sino si tu viaje es un viaje de negocios según el Visa Waiver Program. Con el ESTA entras como visitante, durante un máximo de 90 días, por negocios o por turismo. Reuniones, negociaciones, ferias, congresos y reuniones del consejo están incluidos. El trabajo productivo, cobrar una remuneración de EE. UU. y montar una filial en EE. UU., no. La línea exacta, con todos los casos habituales, la tienes en ESTA para viajes de negocios. Si vas a montar o mantener maquinaria o a formar a personal, lee primero B-1 para montaje, servicio técnico y formación.

Después compruebas los requisitos formales:

• Pasaporte electrónico propio. Cada viajero, también cada niño, necesita su propio pasaporte electrónico. Un pasaporte provisional no sirve.
• Máximo 90 días. Planifica el viaje para quedarte por debajo con margen.
• Vuelo de vuelta o de continuación. El billete no puede terminar en Canadá, México o el Caribe, salvo que vivas allí.
• Vuelo regular o crucero. Tienes que entrar con una compañía que participe en el programa. En avión privado o en yate necesitas visado.
• Sin motivos de exclusión. Quien haya estado desde el 1 de marzo de 2011 en Irán, Irak, Libia, Corea del Norte, Somalia, Sudán, Siria o Yemen, o tenga además la nacionalidad de Irán, Irak, Corea del Norte, Sudán o Siria, necesita visado. Lo mismo vale tras una visita a Cuba desde el 12 de enero de 2021. Hay excepciones muy limitadas para viajes oficiales en nombre del propio gobierno o del ejército.
• Sin infracciones anteriores. Quien haya incumplido las condiciones del programa en una entrada anterior, por ejemplo pasándose de los 90 días, no puede volver a usarlo.

Si alguno de estos puntos no se cumple, necesitas visado. Para viajes de negocios suele ser el B-1 o el combinado B-1/B-2. La solicitud se hace con el formulario DS-160 y una cita en el consulado. La Embajada en Berna atiende prioritariamente a solicitantes con residencia o nacionalidad en Suiza y Liechtenstein. Como regla general, reservas la cita en el país donde vives o del que tienes la nacionalidad. La tasa del visado de visitante es de 185 $.

Con el visado, lo normal es una entrevista en persona. Sin cita solo es posible al renovar un visado B-1, B-2 o B-1/B-2 plenamente válido dentro de los doce meses siguientes a su caducidad, si tenías al menos 18 años cuando te lo expidieron, lo solicitas en el país de tu nacionalidad o residencia, nunca te lo han denegado y no se aprecia ningún motivo de exclusión. Incluso así, el consulado puede pedirte una entrevista. Así que planifícalo con antelación.

2Cómo solicitar el ESTA

Solicita el ESTA en la web oficial de CBP. Hay muchas webs privadas que presentan la misma solicitud cobrando un recargo. CBP deja claro que no tienen relación con el gobierno y que no aceleran nada. La tasa oficial es de 40,62 $: 10,62 $ de tramitación, que se pagan siempre, y 30 $ que solo se añaden si te lo aprueban. Si te deniegan la solicitud, pagas solo los 10,62 $. Todo sobre la tasa lo tienes en Cuarenta dólares por un ESTA.

El momento lo dice la propia CBP: lo ideal es cuando reservas el viaje o ya cuando empiezas a planificarlo. Si el sistema no puede decidir al instante, aparece el estado Authorization Pending; según CBP no es mala señal, pero cuesta tiempo. Si te deniegan el ESTA, necesitas visado, y el Departamento de Estado no puede garantizar citas para el día siguiente. Quien presenta la solicitud dos días antes de una negociación importante, se juega esa negociación.

Ten a mano para la solicitud:

• tu pasaporte y los datos de otros pasaportes y nacionalidades,
• los nombres de tus padres, tu lugar de nacimiento y un correo electrónico que tendrás que confirmar,
• tu empleador actual o anterior con su dirección, que CBP usa como prueba de que no quieres inmigrar,
• tu dirección y una persona de contacto en EE. UU., además de un contacto de emergencia,
• datos de tus redes sociales, que tienen su propio apartado en el formulario,
• una tarjeta de crédito u otro medio de pago admitido.

La autorización vale dos años o hasta que caduque tu pasaporte, lo que ocurra antes, y permite varias entradas. Necesitas una nueva solicitud si te sacas un pasaporte nuevo, cambias de nombre, adquieres otra nacionalidad o cambia la respuesta a alguna de las preguntas de sí o no. Si el ESTA caduca durante tu estancia, no pasa nada: solo tiene que ser válido a la llegada. No es obligatorio llevarlo impreso, porque la aerolínea consulta el estado electrónicamente; aun así, CBP recomienda apuntar el número de solicitud.

3Documentos para el viaje

Los documentos obligatorios son pocos: pasaporte, ESTA o visado y billete de vuelta. Todo lo demás es prueba. Y las pruebas importan, por una razón sencilla: la ley pone la carga de la prueba sobre ti. Quien solicita un visado o pide entrar debe demostrar, según la INA 291, que cumple los requisitos. Y la INA 214(b) presume de entrada que todo visitante quiere inmigrar, hasta que convenza al agente de lo contrario. Una agenda, una invitación y una confirmación de tu empleador te ahorran tener que demostrarlo solo con palabras.

Organiza los documentos en una carpeta que lleves en el equipaje de mano, no en la maleta facturada. Añade copias digitales, pero no te fíes solo del móvil. La tabla de abajo muestra lo que tiene que ir.

4La carta de invitación

Para la carta de invitación no hay formulario oficial ni norma que la exija. Es una prueba con la que tu socio estadounidense confirma por qué vienes. Una buena carta es breve, va en papel con membrete de la empresa que invita y la firma alguien que pueda responder de la invitación. Debería incluir seis cosas:

1. A quién se invita: tu nombre, tu cargo y tu empleador fuera de EE. UU.
2. Por qué: el motivo de negocio en una frase, por ejemplo negociar un contrato de suministro, asistir a una feria o a la reunión del consejo.
3. Cuándo y dónde: las fechas de las citas y las direcciones, a ser posible con un breve programa.
4. Quién paga: que te paga tu empleador y que la empresa que invita, como mucho, te reembolsa los gastos de viaje y estancia. No puede poner nada más, porque un visitante no puede cobrar una remuneración de una fuente estadounidense.
5. Cuánto tiempo: una fecha fija de fin del viaje que cuadre con el vuelo de vuelta.
6. Contacto: nombre, teléfono y correo electrónico de tu persona de contacto en EE. UU.

Cuida las palabras. Una frase como «El Sr. García apoyará a nuestro equipo durante tres semanas en la implantación del software» describe trabajo, por muy amable que suene. «El Sr. García participará en reuniones sobre la implantación del software» describe una reunión. No hagas que la carta suene mejor de lo que es el viaje. Si el objetivo real es trabajar, ninguna carta te salva: solo te sirve el estatus adecuado.

Como complemento, conviene llevar una breve confirmación de tu empresa en tu país: que trabajas allí, que cobras tu sueldo de allí, que viajas por encargo suyo y que volverás a tu puesto después. Si eres empresario, esa función la cumple un certificado del registro mercantil o una confirmación de tu asesor fiscal.

5En la frontera

Al llegar pasas por el control, la llamada primary inspection. Allí el agente comprueba tu identidad, tu nacionalidad y si puedes entrar. Las preguntas son breves: por qué vienes, cuánto tiempo te quedas, dónde te alojas, para quién trabajas. Responde de forma breve, veraz y coherente con lo que dicen tu ESTA y tus documentos. Si tienes citas de negocios, dilo, explica el motivo y, si te lo piden, enseña la agenda. Si dudas de que alguna parte del viaje esté permitida, resuélvelo antes de volar, no en la ventanilla.

Si el agente tiene dudas, te envía a una segunda inspección. No es una condena, pero lleva tiempo. Allí también pueden revisar tus dispositivos electrónicos. En el año fiscal 2025, CBP revisó los dispositivos de 55.318 viajeros, alrededor del 0,47 % de las segundas inspecciones y menos del 0,01 % de todos los viajeros internacionales que llegaron; en el 92 % de esos casos fue una simple revisión sin equipos conectados. Es raro, pero puede pasar. Si llevas en el portátil documentos que parecen de un encargo de trabajo, debes saber explicar por qué los llevas. Qué ocurre si te deniegan la entrada y cómo actuar lo explicamos en Por qué se deniega la entrada a viajeros europeos en la frontera de EE. UU..

Dos puntos más sobre la frontera. Si llevas efectivo y otros medios de pago por un total superior a 10.000 dólares, debes declararlo al entrar y al salir, también de forma electrónica mediante el FinCEN Form 105. Y tu registro de entrada, el I-94, ya no se entrega en papel. Tras la entrada puedes consultarlo en la página del I-94 de CBP o en la app CBP Link. Comprueba que la fecha y el estatus son correctos antes de salir del aeropuerto.

6Durante la estancia

Los 90 días empiezan a contar desde la entrada y siguen corriendo si entretanto viajas a Canadá, México o una isla del Caribe. Al volver desde allí, solo te admiten por el resto de los 90 días originales. Con el ESTA no hay prórroga ni cambio a otro estatus. Solo si una emergencia te impide salir, la autoridad puede concederte un plazo de hasta 30 días. Quien se pasa del plazo pierde el programa para futuros viajes.

Cíñete al motivo con el que entraste. Tres días de negociación se convierten fácilmente en dos semanas echando una mano en casa del cliente porque justo falta alguien. Ese es exactamente el momento en que un viaje de negocios se convierte en trabajo. Si cambia el motivo, habla con tu empresa y, si hace falta, con nosotros antes de empezar.

En avión y barco, la salida se registra electrónicamente a través de los datos de pasajeros de la compañía. No tienes que entregar nada. Si en una frontera terrestre te dieron un formulario en papel, lo entregas al salir.

7Seguridad social e impuestos en viajes de negocios

En un viaje de negocios con simples reuniones, esto rara vez es un problema. En cuanto trabajas en EE. UU. para tu empresa, por ejemplo en un montaje, un proyecto o una atención prolongada a un cliente, sí lo es. En ese caso tienes que aclarar dos cuestiones antes de viajar.

8Después del viaje

Guarda tus documentos: invitación, agenda, billetes y la confirmación de tu empresa. En la próxima solicitud, en una segunda inspección o en una solicitud de visado dentro de unos años, alguien te preguntará qué hiciste en viajes anteriores. Si puedes demostrarlo, no tendrás que reconstruir nada de memoria. La página del I-94 de CBP te muestra tus entradas y salidas; merece la pena echarle un vistazo tras cada viaje para que no quede ningún error en tu historial.

Comprueba también cuándo caducan tu ESTA y tu pasaporte. CBP envía un aviso al correo electrónico de la solicitud cuando el ESTA vence en los próximos 30 días. No se puede renovar; simplemente presentas una nueva solicitud.

Y si tras el tercer o cuarto viaje notas que tus estancias se alargan y tus tareas en EE. UU. crecen, tómatelo en serio. Un estatus acorde con tu proyecto casi siempre sale más barato que una denegación de entrada. Qué opciones hay lo explica la guía ESTA y visado B-1 y, para empresarios que montan su propia presencia, el visado L-1 y el visado de inversor E-2.

En resumen

• Antes de reservar, comprueba si tu viaje encaja en el Visa Waiver Program: pasaporte electrónico, billete de vuelta, ningún motivo de exclusión y objetivo de negocios, no de trabajo.
• Solicita el ESTA solo en la web oficial de CBP, mejor en cuanto el viaje esté decidido.
• La carta de invitación, la agenda y una confirmación de tu empresa no son obligatorias, pero son las pruebas con las que demuestras en la frontera que eres visitante.
• Los 90 días siguen corriendo aunque hagas escapadas a Canadá o México, y si vas a trabajar allí, aclara la seguridad social y los impuestos sobre el sueldo antes de viajar.

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