Assurance d'entreprise aux États-Unis : les polices dont une petite entreprise à capitaux européens a vraiment besoin

L'assurance est l'un des premiers domaines où diriger une entreprise aux États-Unis se révèle différent de l'Europe. Les procès y sont plus fréquents, les dommages et intérêts peuvent être plus élevés, et vos interlocuteurs le savent : un bailleur commercial, un distributeur, un grand client ou une banque vous demandera souvent une attestation d'assurance avant de signer. Une petite entreprise peut couvrir ses principaux risques avec quelques polices seulement.

Pourquoi l'assurance compte davantage ici

Un fondateur européen est habitué à un système juridique où la plupart des litiges se règlent pour des montants modestes et où la responsabilité reste prévisible. Le système américain fonctionne autrement. Chaque partie paie généralement ses propres avocats, des jurys tranchent de nombreuses affaires civiles, et la réclamation d'un client ou d'un salarié blessé peut menacer l'existence même d'une petite société. L'assurance, c'est ce qui permet aux entreprises américaines de toutes tailles de vivre avec cette réalité.

Elle sert aussi de sésame. D'après notre expérience, le certificate of insurance, un document d'une page émis par votre assureur ou votre agent qui récapitule vos polices et vos plafonds, est l'un des papiers les plus demandés dans le commerce américain. Détaillants, distributeurs, organisateurs d'événements, bailleurs commerciaux, entreprises générales et grands comptes l'exigent, souvent en demandant à figurer comme assuré additionnel (additional insured) sur votre police. Une société capable de le fournir en une journée paraît solidement établie ; celle qui n'y parvient pas perd le contrat au profit d'une autre.

L'assurance complète la protection en responsabilité qu'offre la structure de votre société ; elle ne la remplace pas. Une LLC ou une corporation bien gérée tient les dettes de l'entreprise à l'écart de votre patrimoine personnel, et notre guide sur la préservation de la protection en responsabilité d'une LLC américaine vous explique comment la garder intacte. L'assurance, elle, règle la réclamation pour que la société elle-même survive.

Les polices essentielles, et qui en a besoin

La Small Business Administration (SBA, l'agence fédérale des petites entreprises) recense les types d'assurance professionnelle les plus courants. Les voici, avec la question à laquelle chacun répond :

Au-delà de la liste de la SBA, quatre autres polices reviennent souvent dans nos dossiers clients. La cyber-assurance (cyber liability) couvre les fuites de données et les rançongiciels, et les clients professionnels l'exigent de plus en plus. L'assurance responsabilité des dirigeants (D&O) protège les personnes qui dirigent une corporation, et les investisseurs d'une startup l'attendent généralement. L'assurance des pratiques d'emploi (EPLI) couvre les plaintes de salariés pour discrimination, harcèlement ou licenciement abusif. Enfin, la police parapluie (commercial umbrella) ajoute, pour un coût modeste, une couche de plafonds de responsabilité au-dessus de vos autres polices. Les conditions exactes varient d'un assureur à l'autre : lisez les exclusions aussi attentivement que les garanties.

Ce que la loi exige réellement

Bien moins de choses sont obligatoires que ne le laissent entendre de nombreux guides, et l'essentiel dépend de l'État. La page de la SBA elle-même affirme que le gouvernement fédéral impose à toute entreprise employant des salariés de souscrire une assurance accidents du travail, chômage et invalidité. Ce n'est pas ce que disent les textes : l'assurance accidents du travail et l'assurance invalidité relèvent du droit de chaque État, et le Texas montre à quel point les règles peuvent diverger.

L'assurance accidents du travail au Texas

Le Texas suit sa propre voie. Le Texas Department of Insurance (TDI, l'autorité de contrôle des assurances du Texas) indique que les employeurs privés peuvent choisir de souscrire une couverture workers' compensation et que celle-ci n'est pas obligatoire dans la plupart des cas. L'employeur qui y renonce, appelé au Texas non-subscriber, conserve néanmoins des obligations :

• déclarer à la Division of Workers' Compensation qu'il n'a pas de couverture, au moyen du formulaire DWC Form-005 ou du système Employer E-File de l'État ;
• afficher l'avis officiel informant les salariés de sa situation de couverture (Notice 5, en anglais, en espagnol et dans les autres langues courantes parmi le personnel) ;
• déclarer à la Division tout accident du travail entraînant plus d'une journée d'arrêt, toutes les maladies professionnelles et tous les décès.

Renoncer à cette couverture est une décision à prendre avec soin. Selon le TDI, un employeur couvert voit sa responsabilité limitée lorsqu'un salarié l'attaque en justice ; un non-subscriber affronte ces procès sans cette limite. Certains non-subscribers souscrivent à la place un régime privé d'indemnisation des accidents du travail. Si vous recrutez dans d'autres États, vérifiez les règles de chacun avant la première embauche, car elles peuvent être très différentes de celles du Texas.

L'assurance chômage

Aux États-Unis, l'assurance chômage est une taxe sur les salaires, versée à l'État et, via la FUTA, au gouvernement fédéral, et non une police que l'on souscrit. Elle accompagne la gestion de la paie ; notre page sur la paie américaine pour les sociétés étrangères en traite.

L'assurance automobile professionnelle

Si la société possède ou utilise des véhicules, le Texas impose une couverture de responsabilité d'au moins 30 000 $ pour les dommages corporels causés à une personne, 60 000 $ par accident et 25 000 $ pour les dommages matériels, plafonds en vigueur depuis le 1er janvier 2011 (Transportation Code 601.072). Ce sont des minima légaux. Pour un usage professionnel, nous recommandons des plafonds bien plus élevés, et les polices auto des particuliers excluent souvent l'usage professionnel : indiquez donc à l'assureur comment le véhicule est utilisé. Notre guide pour acheter, immatriculer et assurer une voiture couvre le volet privé.

L'assurance santé de votre équipe

Les États-Unis n'ont pas de système public de santé universel pour les personnes en âge de travailler : la couverture santé est donc l'un des avantages les plus importants qu'offre un employeur. L'obligation de la proposer dépend de la taille de l'entreprise. Selon l'Affordable Care Act, un employeur est un applicable large employer pour une année donnée s'il a employé en moyenne au moins 50 salariés à temps plein, équivalents temps plein compris, au cours de l'année précédente. Le temps plein correspond à au moins 30 heures de service par semaine, ou 130 heures par mois. En dessous de ce seuil, les dispositions sur la responsabilité partagée de l'employeur ne s'appliquent pas, et proposer une assurance santé relève d'un choix.

Pour une petite société à capitaux européens, ce choix reste déterminant. Les bons candidats attendent une couverture santé, et sans elle vous recrutez avec un bras attaché dans le dos. Notre présentation de l'assurance santé américaine détaille les types de contrats, les franchises et les primes du point de vue du salarié, c'est-à-dire celui sur lequel vos candidats vous interrogeront.

Inondations, tempêtes et ce que les polices multirisques excluent

Les polices multirisques commerciales standard excluent couramment les dégâts des eaux dus aux inondations, et au Texas, en Floride et dans les États du golfe du Mexique, l'inondation est un risque bien réel. Pour la plupart des petites entreprises, la couverture inondation provient du programme fédéral National Flood Insurance Program (NFIP) ou d'assureurs privés. Les plafonds du NFIP pour les biens professionnels sont les suivants :

• jusqu'à 500 000 $ pour le bâtiment ;
• jusqu'à 500 000 $ pour le contenu (biens mobiliers de l'entreprise).

Deux règles surprennent les nouveaux venus. Premièrement, une nouvelle police inondation ne prend généralement effet qu'après un délai de carence de 30 jours (42 U.S.C. 4013(c)), sauf exceptions, par exemple une souscription liée à un prêt. Impossible de s'assurer quand un ouragan est déjà annoncé. Deuxièmement, le NFIP ne couvre pas la perte d'exploitation (business interruption), c'est-à-dire le chiffre d'affaires perdu pendant que vous ne pouvez pas travailler, ni les espèces, les documents de valeur ou les biens situés hors du bâtiment. Une garantie perte d'exploitation souscrite auprès d'un assureur privé comble cette lacune, et pour une entreprise qui dépend d'un seul site, c'est souvent la police qui sauve la société après une tempête.

Trois exemples d'entreprises

La combinaison idéale dépend de votre activité. Voici trois cas de figure que nous rencontrons souvent chez nos clients européens :

Une société de conseil ou d'édition de logiciels

Une LLC de deux personnes à Austin qui vend des prestations à des entreprises américaines. Couverture de base : responsabilité civile professionnelle (le principal risque est qu'un client prétende que vos conseils ou votre code lui ont fait perdre de l'argent), responsabilité civile générale et cyber-assurance. De nombreux contrats de grands comptes fixent des plafonds minimaux pour chacune : lisez la clause d'assurance avant de signer le contrat-cadre de services (master services agreement).

Un importateur de produits européens

Une société qui importe des marchandises, stocke dans un entrepôt américain et vend aux détaillants et en ligne. Couverture de base : responsabilité du fait des produits (souvent la prime la plus élevée), responsabilité civile générale, multirisque pour le stock et assurance marchandises transportées. Si vous préparez ce type d'activité, notre guide pour lancer un produit aux États-Unis couvre le volet réglementaire, et notre page sur la responsabilité du fait des produits et les rappels explique pourquoi cette police compte autant.

Un restaurant, une boutique ou une franchise dirigés par un investisseur E-2

Une entreprise avec des locaux, des salariés et des clients sur place. Couverture de base : une business owner's policy ou des polices séparées de responsabilité civile générale et de dommages aux biens, une assurance accidents du travail ou un régime d'indemnisation de non-subscriber, une assurance des pratiques d'emploi et, si vous servez de l'alcool, une assurance responsabilité liée à l'alcool (liquor liability). Le bail impose généralement des plafonds minimaux et exige que le bailleur figure comme assuré additionnel.

S'assurer en tant que société à capitaux étrangers

Le conseil de la SBA est simple : évaluez vos risques, trouvez un agent agréé et réputé, et comparez les tarifs et les conditions auprès de plusieurs sources. Pour une société détenue depuis l'Europe, quelques points facilitent la démarche :

1. Souscrivez au nom de la société américaine. Le titulaire de la police doit être l'entité qui porte le risque, avec son EIN, son adresse américaine et son compte bancaire américain pour le paiement des primes.
2. Passez par un agent indépendant ou un courtier. Un agent qui travaille avec plusieurs assureurs saura trouver une couverture pour une société nouvellement créée détenue par un étranger, profil que certains assureurs tarifent comme un risque inconnu.
3. Décrivez votre activité avec exactitude. Une police fondée sur une description erronée de vos activités, de votre chiffre d'affaires ou de vos sites risque de ne pas jouer le jour où vous en avez besoin.
4. Vérifiez où s'arrête votre police européenne. Le programme de responsabilité européen de votre groupe peut exclure les États-Unis et le Canada, ou ne les couvrir qu'avec des plafonds plus bas et des exclusions propres aux États-Unis. Interrogez votre assureur européen par écrit.
5. Faites le point chaque année. Chiffre d'affaires, effectifs, produits et États d'implantation évoluent vite les premières années, tout comme les plafonds exigés par vos clients.

Si vous n'avez pas encore choisi l'État et la forme de votre société, cette décision pèse moins sur l'assurance que sur la fiscalité, mais elle détermine où vous aurez besoin d'une assurance accidents du travail et quelles règles d'État s'appliquent à vos véhicules et à vos locaux.

Le traitement fiscal des primes

Pour l'impôt fédéral sur le revenu, la Publication 334 de l'IRS énumère les primes d'assurance professionnelle généralement déductibles, parmi lesquelles l'assurance incendie, vol et inondation, l'assurance responsabilité civile, l'assurance faute professionnelle, l'assurance accidents du travail fixée par la loi de l'État et l'assurance santé collective des salariés. Les cotisations à un fonds de chômage d'État sont déductibles au titre des impôts lorsque la loi de l'État les traite comme tels.

Trois limites méritent d'être connues :

• Pas de déduction pour une réserve d'auto-assurance. Les sommes mises de côté pour couvrir vos propres risques ne sont pas déductibles, même si vous ne pouviez pas les assurer. Les pertes effectives peuvent l'être.
• Pas de déduction anticipée. Si vous payez d'avance une police de trois ans, vous déduisez chaque année la part correspondante, selon l'exemple de l'IRS.
• Certaines polices ne sont pas déductibles du tout, par exemple celle qui compense la perte de vos propres revenus en cas de maladie ou d'invalidité.

Si votre société est une LLC unipersonnelle transparente (disregarded entity), la déduction se reporte sur votre propre déclaration américaine ; s'il s'agit d'une corporation, c'est la société qui la déduit. Notre équipe gère les deux cas dans le cadre de nos services fiscaux annuels pour entreprises.