Assicurazioni aziendali negli USA: le polizze che servono davvero a una piccola impresa di proprietà europea

L'assicurazione è uno dei primi ambiti in cui gestire un'impresa negli Stati Uniti si rivela diverso rispetto all'Europa. Le cause sono più frequenti, i risarcimenti possono essere più alti e chi tratta con te lo sa bene: un locatore commerciale, un distributore, un grande cliente o una banca ti chiederanno spesso un certificate of insurance prima di firmare. Una piccola impresa copre i rischi principali con poche polizze.

Perché qui l'assicurazione conta di più

Un imprenditore europeo è abituato a un sistema giuridico in cui la maggior parte delle controversie si chiude con importi contenuti e la responsabilità è prevedibile. Il sistema americano funziona in modo diverso. Di norma ogni parte paga i propri avvocati, molte cause civili sono decise da una giuria e la richiesta di risarcimento di un cliente o di un dipendente infortunato può mettere a rischio l'esistenza stessa di una piccola società. Le imprese americane di ogni dimensione convivono con questa realtà grazie all'assicurazione.

L'assicurazione è anche una chiave che apre porte. Per la nostra esperienza, il certificate of insurance, un documento di una pagina rilasciato dal tuo assicuratore o agente che riporta le tue polizze e i massimali, è uno dei documenti più richiesti nel commercio americano. Lo chiedono rivenditori, distributori, organizzatori di eventi, locatori commerciali, general contractor e clienti corporate, spesso con l'obbligo di inserirli come additional insured, cioè assicurati aggiuntivi, nella tua polizza. Una società che lo presenta entro un giorno appare solida; una che non ci riesce perde l'affare a favore di chi ce la fa.

L'assicurazione completa la protezione patrimoniale offerta dalla struttura societaria, non la sostituisce. Una LLC o una corporation gestita correttamente tiene i debiti dell'impresa lontani dal tuo patrimonio personale, e la nostra guida su come proteggere lo scudo di responsabilità di una LLC americana spiega come mantenerlo intatto. L'assicurazione paga il sinistro, così la società stessa sopravvive.

Le polizze fondamentali e a chi servono

La Small Business Administration (SBA) elenca le tipologie più comuni di assicurazione aziendale. Eccole, ciascuna con la domanda a cui risponde:

Oltre all'elenco della SBA, nel lavoro con i nostri clienti ricorrono spesso altre quattro polizze. La cyber liability copre violazioni dei dati e ransomware, ed è sempre più richiesta dai clienti aziendali. La directors and officers (D&O) tutela chi amministra una corporation, e gli investitori di una startup di solito se la aspettano. La employment practices liability (EPLI) copre le contestazioni dei dipendenti per discriminazione, molestie o licenziamento illegittimo. La commercial umbrella aggiunge, a un costo contenuto, un ulteriore livello di massimali di responsabilità sopra le altre polizze. Le condizioni esatte di queste polizze variano da un assicuratore all'altro, quindi leggi le esclusioni con la stessa attenzione che dedichi alle coperture.

Cosa impone davvero la legge

Gli obblighi sono molti meno di quanto lascino intendere tante guide, e in gran parte dipendono dallo Stato. La stessa pagina della SBA afferma che il governo federale impone a ogni impresa con dipendenti di avere un'assicurazione workers' compensation, contro la disoccupazione e per l'invalidità. Le leggi però non funzionano così: workers' compensation e assicurazione per l'invalidità sono regolate dalla legge statale, e il Texas mostra quanto le regole possano divergere.

Workers' compensation in Texas

Il Texas segue una strada tutta sua. Il Texas Department of Insurance (TDI) precisa che i datori di lavoro privati possono scegliere se sottoscrivere la copertura workers' compensation, cioè l'assicurazione contro gli infortuni sul lavoro, e che nella maggior parte dei casi non è obbligatoria. Il datore di lavoro che rinuncia, chiamato in Texas non-subscriber, ha comunque degli obblighi:

• comunicare alla Division of Workers' Compensation di non avere copertura, tramite il DWC Form-005 o il sistema statale Employer E-File;
• affiggere l'avviso statale ai dipendenti sul proprio stato di copertura (Notice 5, in inglese, spagnolo e nelle altre lingue diffuse tra il personale);
• segnalare alla Division ogni infortunio sul lavoro con più di un giorno di assenza, tutte le malattie professionali e tutti i decessi.

Rinunciare è una decisione da prendere con cautela. Secondo il TDI, il datore di lavoro assicurato vede limitata la propria responsabilità quando un dipendente gli fa causa; il non-subscriber affronta queste cause senza tale limite. Alcuni non-subscriber sottoscrivono in alternativa un piano privato di indennizzo per gli infortuni sul lavoro. Se assumi in altri Stati, verifica le regole di ciascuno prima della prima assunzione, perché possono differire molto da quelle del Texas.

Assicurazione contro la disoccupazione

Negli Stati Uniti l'assicurazione contro la disoccupazione è un'imposta sulle retribuzioni, versata allo Stato e, tramite il FUTA, al governo federale, non una polizza da acquistare. Arriva insieme alla gestione delle buste paga; la nostra pagina sul payroll americano per società estere te la spiega.

Auto aziendali

Se la società possiede o utilizza veicoli, il Texas impone una copertura di responsabilità civile di almeno 30.000 $ per lesioni a una persona, 60.000 $ per sinistro e 25.000 $ per danni a cose, massimali in vigore dal 1° gennaio 2011 (Transportation Code 601.072). Sono il minimo di legge. Per l'uso aziendale ti consigliamo massimali molto più alti; inoltre le polizze auto personali spesso escludono l'uso aziendale, quindi spiega all'assicuratore come viene usato il veicolo. La nostra guida su come acquistare, immatricolare e assicurare un'auto copre il lato privato.

L'assicurazione sanitaria per il tuo team

Negli Stati Uniti non esiste un sistema sanitario pubblico universale per chi è in età lavorativa, quindi la copertura sanitaria è uno dei benefit più importanti che un datore di lavoro offre. Se sei obbligato a offrirla dipende dalle dimensioni. In base all'Affordable Care Act, un datore di lavoro è un applicable large employer per un determinato anno se nell'anno precedente ha avuto in media almeno 50 dipendenti a tempo pieno, inclusi gli equivalenti a tempo pieno. Tempo pieno significa almeno 30 ore di servizio a settimana, oppure 130 ore in un mese. Sotto questa soglia le disposizioni sulla employer shared responsibility, cioè la responsabilità condivisa del datore di lavoro, non si applicano, e offrire l'assicurazione sanitaria è una scelta.

Per una piccola società di proprietà europea questa scelta resta comunque importante. I candidati validi si aspettano una copertura sanitaria, e senza di essa competi per il personale con una mano legata dietro la schiena. La nostra panoramica sull'assicurazione sanitaria negli USA spiega tipologie di piano, franchigie e premi dal punto di vista del dipendente, che è proprio quello su cui ti faranno domande i candidati.

Alluvioni, tempeste e cosa escludono le polizze sui beni

Le polizze standard sui beni aziendali escludono di solito i danni da alluvione, e in Texas, in Florida e negli Stati del Golfo l'alluvione è un rischio concreto. Per la maggior parte delle piccole imprese la copertura contro le alluvioni arriva dal programma federale National Flood Insurance Program (NFIP) o da assicuratori privati. I massimali dell'NFIP per gli immobili commerciali sono:

• fino a 500.000 $ per l'edificio;
• fino a 500.000 $ per il contenuto (beni mobili aziendali).

Due regole sorprendono chi arriva da fuori. Primo, una nuova polizza alluvione di norma entra in vigore solo dopo un periodo di attesa di 30 giorni (42 U.S.C. 4013(c)), con eccezioni come l'acquisto legato a un finanziamento. Non puoi comprare la copertura quando un uragano è già nelle previsioni. Secondo, l'NFIP non paga l'interruzione dell'attività (business interruption), cioè il reddito perso mentre non puoi operare, né il contante, i documenti di valore o i beni fuori dall'edificio. La copertura business interruption di un assicuratore privato colma questa lacuna e, per un'impresa che dipende da un'unica sede, è spesso la polizza che salva la società dopo una tempesta.

Tre imprese di esempio

Come si combinano i vari tasselli dipende da cosa fai. Ecco tre casi che vediamo spesso tra i nostri clienti europei:

Una società di consulenza o di software

Una LLC di due persone ad Austin che vende servizi a clienti aziendali americani. Coperture fondamentali: responsabilità professionale (il rischio principale è un cliente che sostiene che la tua consulenza o il tuo codice gli abbiano fatto perdere denaro), responsabilità civile generale e cyber liability. Molti contratti corporate fissano massimali minimi per ciascuna, quindi leggi la clausola assicurativa prima di firmare il master services agreement.

Un importatore di prodotti europei

Una società che importa merci, tiene le scorte in un magazzino negli USA e vende a rivenditori e online. Coperture fondamentali: responsabilità civile prodotto (spesso il premio più alto), responsabilità civile generale, copertura dei beni aziendali per il magazzino e copertura cargo per le merci in transito. Se stai progettando un'attività di questo tipo, la nostra guida al lancio di un prodotto negli USA copre gli aspetti normativi, e la nostra pagina su responsabilità da prodotto e richiami spiega perché questa polizza conta così tanto.

Un ristorante, un negozio o un franchising gestito da un investitore E-2

Un'attività con locali, dipendenti e clienti in sede. Coperture fondamentali: una business owner's policy oppure polizze separate di responsabilità civile generale e sui beni, workers' compensation o un piano di indennizzo da non-subscriber, employment practices liability e, se servi alcolici, la liquor liability. Il contratto di locazione di solito prescrive massimali minimi e richiede che il locatore sia inserito come additional insured.

Acquistare un'assicurazione come società di proprietà estera

Il consiglio della SBA è semplice: valuta i tuoi rischi, trova un agente abilitato e affidabile e confronta tariffe e condizioni di più fonti. Per una società controllata dall'Europa, alcuni accorgimenti rendono il percorso più agevole:

1. Acquista tramite la società americana. Il contraente deve essere l'entità che sostiene il rischio, con il suo EIN, il suo indirizzo negli USA e il suo conto bancario americano per pagare i premi.
2. Affidati a un agente o broker indipendente. Un agente che lavora con più assicuratori riesce a trovare copertura per una società appena costituita con un socio estero, che alcuni assicuratori prezzano come un rischio sconosciuto.
3. Descrivi l'attività con precisione. Una polizza basata su una descrizione errata delle tue attività, dei ricavi o delle sedi potrebbe non pagare proprio quando ti serve.
4. Verifica dove si ferma la polizza europea. Il programma di responsabilità civile europeo del tuo gruppo potrebbe escludere Stati Uniti e Canada, oppure coprirli solo con massimali più bassi ed esclusioni specifiche per gli USA. Chiedilo per iscritto all'assicuratore europeo.
5. Rivedi tutto ogni anno. Nei primi anni ricavi, personale, prodotti e Stati cambiano in fretta, e con loro i massimali richiesti dai clienti.

Se stai ancora scegliendo lo Stato e la forma della tua società, la decisione incide sull'assicurazione meno che sulle tasse, ma determina dove ti serve la workers' compensation e quali regole statali si applicano ai tuoi veicoli e ai tuoi locali.

Il trattamento fiscale dei premi

Ai fini dell'imposta federale sul reddito, la IRS Publication 334 elenca i premi assicurativi aziendali generalmente deducibili, tra cui le assicurazioni contro incendio, furto e alluvione, la responsabilità civile, la responsabilità professionale per malpractice, la workers' compensation prevista dalla legge statale e l'assicurazione sanitaria collettiva per i dipendenti. I contributi a un fondo statale contro la disoccupazione sono deducibili come imposte laddove la legge statale li qualifica come tali.

Tre limiti da conoscere:

• Nessuna deduzione per un fondo di autoassicurazione. Il denaro che accantoni per coprire da solo i tuoi rischi non è deducibile, anche se non avresti potuto assicurarli. Le perdite effettive possono esserlo.
• Nessuna deduzione anticipata. Se paghi in anticipo una polizza triennale, deduci in ciascun anno la quota di competenza, secondo l'esempio dell'IRS.
• Alcune polizze non sono deducibili affatto, ad esempio una polizza che sostituisce il tuo reddito perso per malattia o invalidità.

Se la tua società è una single-member LLC fiscalmente trasparente (disregarded), la deduzione confluisce nella tua dichiarazione personale americana; se è una corporation, la deduce la società. Il nostro team gestisce entrambi i casi nei servizi fiscali annuali per le imprese che offriamo ai clienti.