Seguros de empresa en EE. UU.: las pólizas que de verdad necesita una pyme con dueños europeos

El seguro es uno de los primeros terrenos donde dirigir una empresa en EE. UU. se nota distinto que en Europa. Las demandas son más frecuentes, las indemnizaciones pueden ser más altas y quienes tratan contigo lo saben: el arrendador de un local comercial, un distribuidor, un gran cliente o un banco te pedirán a menudo un certificado de seguro antes de firmar. Una pequeña empresa puede cubrir los riesgos principales con un puñado de pólizas.

Por qué aquí el seguro pesa más

Un fundador europeo está acostumbrado a un sistema jurídico en el que la mayoría de los litigios se resuelven con cantidades moderadas y la responsabilidad es previsible. El sistema estadounidense funciona de otra manera. Cada parte suele pagar a sus propios abogados, muchos pleitos civiles los decide un jurado y la reclamación de un cliente o empleado lesionado puede poner en peligro la existencia de una pequeña empresa. El seguro es la forma en que las empresas americanas de cualquier tamaño conviven con esa realidad.

Además, abre puertas. Según nuestra experiencia, el certificado de seguro (certificate of insurance), un documento de una página emitido por tu aseguradora o tu agente que muestra tus pólizas y límites, es uno de los papeles más solicitados en el comercio americano. Te lo piden minoristas, distribuidores, organizadores de eventos, arrendadores de locales, contratistas generales y grandes clientes corporativos, muchas veces con la exigencia de figurar como asegurado adicional (additional insured) en tu póliza. Una empresa capaz de presentarlo en un día parece consolidada; la que no puede, pierde el negocio frente a otra que sí.

El seguro complementa el escudo de responsabilidad que te da la estructura societaria; no lo sustituye. Una LLC o una corporation bien gestionada mantiene las deudas del negocio lejos de tu patrimonio personal, y nuestra guía sobre cómo proteger el escudo de responsabilidad de una LLC estadounidense te explica cómo conservarlo intacto. El seguro paga la reclamación para que la propia empresa sobreviva.

Las pólizas básicas y quién las necesita

La Small Business Administration (SBA, la agencia federal de apoyo a las pequeñas empresas) recoge los tipos habituales de seguro empresarial. Aquí los tienes, cada uno con la pregunta a la que responde:

Más allá de la lista de la SBA, hay cuatro pólizas que salen a menudo en nuestro trabajo con clientes. El seguro de ciberriesgos (cyber liability) cubre filtraciones de datos y ransomware, y cada vez más clientes empresariales lo exigen. El seguro de consejeros y directivos (D&O) protege a quienes dirigen una corporation, y los inversores de una startup suelen darlo por hecho. La responsabilidad por prácticas laborales (EPLI) cubre reclamaciones de empleados por discriminación, acoso o despido improcedente. Y el paraguas comercial (commercial umbrella) añade una capa de límites de responsabilidad por encima de tus otras pólizas a un coste modesto. Las condiciones exactas de estas pólizas varían según la aseguradora, así que lee las exclusiones con tanta atención como las coberturas.

Lo que la ley exige de verdad

Es mucho menos obligatorio de lo que sugieren muchas guías, y casi todo depende del estado. La propia página de la SBA dice que el gobierno federal exige a toda empresa con empleados contratar seguro de workers' compensation, de desempleo y de incapacidad. Las leyes no funcionan así: la workers' compensation y el seguro de incapacidad se rigen por la normativa estatal, y Texas demuestra hasta qué punto difieren las reglas.

Workers' compensation en Texas

Texas va por su cuenta. El Texas Department of Insurance (TDI, el organismo supervisor de seguros del estado) indica que los empleadores privados pueden elegir si contratan la cobertura de workers' compensation, el seguro de accidentes laborales, y que en la mayoría de los casos no es obligatoria. El empleador que renuncia a ella, lo que en Texas se llama non-subscriber, sigue teniendo obligaciones:

• comunicar a la Division of Workers' Compensation que no tiene cobertura, mediante el DWC Form-005 o el sistema Employer E-File del estado;
• colocar a la vista de los empleados el aviso oficial sobre su situación de cobertura (Notice 5, en inglés, en español y en otros idiomas habituales entre la plantilla);
• comunicar a la Division toda lesión laboral que suponga más de un día de baja, todas las enfermedades profesionales y todos los fallecimientos.

Renunciar es una decisión que conviene tomar con cuidado. Según el TDI, un empleador asegurado ve limitada su responsabilidad cuando un empleado lo demanda; un non-subscriber se enfrenta a esas demandas sin ese límite. Algunos non-subscribers contratan en su lugar un plan privado de prestaciones por accidente laboral. Si contratas personal en otros estados, revisa las normas de cada uno antes de la primera contratación allí, porque pueden ser muy distintas de las de Texas.

Seguro de desempleo

En EE. UU., el seguro de desempleo es un impuesto sobre nóminas que se paga al estado y, a través del FUTA, al gobierno federal; no es una póliza que se contrate. Viene con la gestión de nóminas, y nuestra página sobre nóminas en EE. UU. para empresas extranjeras lo explica.

Vehículos de empresa

Si la empresa tiene o utiliza vehículos, Texas exige una cobertura de responsabilidad de al menos 30.000 $ por daños personales a una persona, 60.000 $ por accidente y 25.000 $ por daños materiales, límites vigentes desde el 1 de enero de 2011 (Transportation Code 601.072). Es el mínimo legal. Para uso empresarial recomendamos límites muy superiores, y las pólizas de automóvil particulares suelen excluir el uso profesional, así que explica a la aseguradora cómo se usa el vehículo. Nuestra guía sobre cómo comprar, matricular y asegurar un coche cubre la parte privada.

Seguro médico para tu equipo

EE. UU. no tiene un sistema público de salud universal para la población en edad de trabajar, así que la cobertura médica es uno de los mayores beneficios que ofrece un empleador. Que estés obligado a ofrecerla depende del tamaño. Según la Affordable Care Act, un empleador es un applicable large employer (gran empleador sujeto a la norma) en un año si durante el año anterior tuvo de media al menos 50 empleados a tiempo completo, contando los equivalentes a tiempo completo. Tiempo completo significa al menos 30 horas de servicio a la semana, o 130 horas al mes. Por debajo de ese umbral no se aplican las disposiciones de responsabilidad compartida del empleador, y ofrecer seguro médico es una elección.

Para una pequeña empresa con dueños europeos, esa elección sigue siendo importante. Los buenos candidatos esperan cobertura médica y, sin ella, compites por el talento con una mano atada. Nuestra visión general del seguro médico en EE. UU. explica los tipos de plan, las franquicias y las primas desde el punto de vista del empleado, que es justo lo que te preguntarán tus candidatos.

Inundaciones, tormentas y lo que no cubren las pólizas de daños

Las pólizas estándar de daños materiales comerciales suelen excluir los daños por inundación, y en Texas, Florida y los estados del Golfo la inundación es un riesgo real. Para la mayoría de las pequeñas empresas, la cobertura de inundación procede del programa federal National Flood Insurance Program (NFIP) o de aseguradoras privadas. Los límites del NFIP para inmuebles comerciales son:

• hasta 500.000 $ para el edificio;
• hasta 500.000 $ para el contenido (bienes muebles del negocio).

Hay dos reglas que pillan desprevenidos a los recién llegados. Primera: una póliza de inundación nueva por lo general solo entra en vigor tras un periodo de carencia de 30 días (42 U.S.C. 4013(c)), con excepciones como la contratación vinculada a un préstamo. No puedes asegurarte cuando el huracán ya aparece en las previsiones. Segunda: el NFIP no paga la interrupción del negocio, es decir, los ingresos que pierdes mientras no puedes operar, ni el dinero en efectivo, los documentos de valor o los bienes fuera del edificio. Una cobertura de interrupción del negocio de una aseguradora privada cubre ese hueco y, para un negocio que depende de un único local, suele ser la póliza que salva a la empresa después de una tormenta.

Tres negocios de ejemplo

Cómo encajan las piezas depende de a qué te dediques. Estos son tres patrones que vemos a menudo entre nuestros clientes europeos:

Una consultora o empresa de software

Una LLC de dos personas en Austin que vende servicios a empresas estadounidenses. Cobertura básica: responsabilidad civil profesional (el riesgo principal es que un cliente alegue que tu asesoramiento o tu código le costó dinero), responsabilidad civil general y ciberriesgos. Muchos contratos corporativos fijan límites mínimos para cada una, así que lee la cláusula de seguros antes de firmar el contrato marco de servicios (master services agreement).

Un importador de productos europeos

Una empresa que importa mercancía, tiene stock en un almacén en EE. UU. y vende a minoristas y online. Cobertura básica: responsabilidad civil de producto (a menudo la prima más alta), responsabilidad civil general, daños materiales para el inventario y seguro de transporte para la mercancía en tránsito. Si estás planteando un negocio así, nuestra guía para lanzar un producto en EE. UU. trata la parte regulatoria, y nuestra página sobre responsabilidad por producto y retiradas explica por qué esta póliza importa tanto.

Un restaurante, tienda o franquicia de un inversor E-2

Un negocio con local, empleados y clientes en sus instalaciones. Cobertura básica: una business owner's policy o pólizas separadas de responsabilidad civil general y daños materiales, workers' compensation o un plan de prestaciones de non-subscriber, responsabilidad por prácticas laborales y responsabilidad por venta de alcohol (liquor liability) si sirves bebidas alcohólicas. El contrato de arrendamiento suele fijar límites mínimos y exigir que el arrendador figure como asegurado adicional.

Cómo contrata seguros una empresa de propiedad extranjera

El consejo de la SBA es sencillo: evalúa tus riesgos, busca un agente con licencia y buena reputación, y compara tarifas y condiciones de varias fuentes. Para una empresa cuyos dueños están en Europa, algunos puntos facilitan el proceso:

1. Contrata a través de la empresa estadounidense. El tomador debe ser la entidad que asume el riesgo, con su EIN, su dirección en EE. UU. y su cuenta bancaria estadounidense para pagar las primas.
2. Recurre a un agente o corredor independiente. Un agente que trabaja con varias aseguradoras puede encontrar cobertura para una empresa recién constituida con dueño extranjero, que algunas aseguradoras tarifican como un riesgo desconocido.
3. Describe el negocio con exactitud. Una póliza basada en una descripción errónea de tus actividades, ingresos o ubicaciones puede no pagar cuando la necesites.
4. Comprueba dónde termina la póliza europea. El programa de responsabilidad civil europeo de tu grupo puede excluir EE. UU. y Canadá, o cubrirlos solo con límites más bajos y exclusiones específicas para EE. UU. Pregúntaselo por escrito a la aseguradora europea.
5. Revisa cada año. Facturación, plantilla, productos y estados cambian rápido en los primeros años, y también los límites que exigen los clientes.

Si aún estás eligiendo el estado y la forma jurídica de tu empresa, la decisión influye menos en los seguros que en los impuestos, pero sí determina dónde necesitas workers' compensation y qué normas estatales se aplican a tus vehículos y locales.

Cómo tributan las primas

A efectos del impuesto federal sobre la renta, la IRS Publication 334 enumera las primas de seguros empresariales que por lo general puedes deducir, entre ellas los seguros de incendio, robo e inundación, de responsabilidad civil, de mala praxis, de workers' compensation fijado por la ley estatal y el seguro médico colectivo para empleados. Las aportaciones a un fondo estatal de desempleo son deducibles como impuestos cuando la ley del estado las trata como tales.

Conviene conocer tres límites:

• No se deduce una reserva de autoseguro. El dinero que apartas para cubrir tus propios riesgos no es deducible, aunque no pudieras contratar un seguro para ellos. Las pérdidas reales sí pueden serlo.
• No se deduce por adelantado. Si pagas por anticipado una póliza de tres años, deduces la parte de cada año en ese año, según el ejemplo del IRS.
• Algunas pólizas no son deducibles en absoluto, por ejemplo una que sustituye tus propios ingresos perdidos por enfermedad o incapacidad.

Si tu empresa es una LLC unipersonal transparente a efectos fiscales (disregarded), la deducción pasa a tu propia declaración en EE. UU.; si es una corporation, la deduce la empresa. Nuestro equipo se ocupa de ambos casos dentro de los servicios fiscales para empresas que prestamos cada año a nuestros clientes.