Numéro fiscal au Texas : l'EIN, le Texas taxpayer number et celui dont votre société a besoin

Demandez un « numéro fiscal texan » et vous obtiendrez deux réponses. L'IRS attribue à votre société un numéro fédéral, l'Employer Identification Number. Le Texas Comptroller lui attribue un numéro de contribuable à 11 chiffres. Ce sont deux numéros distincts, avec deux usages distincts, et si vous dirigez une société texane depuis l'Europe, vous utiliserez les deux. Voici lequel est lequel, comment obtenir chacun sans numéro de sécurité sociale américain, et où chacun doit figurer.

Deux numéros fiscaux, deux administrations

L'État fédéral et l'État du Texas imposent votre société séparément, et chacun tient son propre registre. C'est pourquoi une LLC ou une corporation texane se retrouve avec deux numéros fiscaux, plus quelques autres identifiants que l'on confond souvent avec eux.

En résumé : l'IRS connaît votre société par son EIN, le Texas la connaît par son taxpayer number, et aucun des deux ne remplace l'autre.

L'EIN : le numéro que demandent l'IRS et votre banque

L'EIN est le numéro fiscal fédéral des entreprises et autres entités. Votre LLC ou votre corporation en a besoin pour ses déclarations fédérales, pour le Form 5472 si elle est détenue par un étranger, et pour quasiment toute demande d'ouverture de compte bancaire aux États-Unis. L'IRS le délivre gratuitement.

La demande en ligne est fermée à la plupart des dirigeants européens. Elle ne fonctionne que si la responsible party dispose d'un numéro de sécurité sociale (SSN) ou d'un ITIN et que le siège principal d'activité de la société se trouve aux États-Unis. La responsible party est la personne qui détient ou contrôle la société en dernier ressort, normalement vous.

Sans SSN ni ITIN, vous déposez le Form SS-4 de l'une de ces trois manières :

• Par téléphone au +1 267-941-1099 (numéro non gratuit), du lundi au vendredi de 6 h à 23 h, heure de l'Est. Cette voie est réservée aux demandeurs internationaux.
• Par fax au +1 304-707-9471 depuis l'étranger. Selon l'IRS, vous recevez généralement l'EIN par fax sous 4 jours ouvrés.
• Par courrier à Internal Revenue Service, Attn : EIN International Operation, Cincinnati, OH 45999. Comptez environ 4 semaines ; l'IRS conseille d'envoyer la demande 4 à 5 semaines avant d'avoir besoin du numéro.

À la ligne 7b, où le formulaire demande le SSN ou l'ITIN de la responsible party, vous inscrivez « foreign » ou N/A si vous n'avez ni l'un ni l'autre et ne pouvez pas en obtenir. Vous n'avez pas besoin d'un ITIN pour obtenir l'EIN de votre société. Si votre LLC à associé unique vous appartient entièrement en tant que personne étrangère, les instructions vous demandent de cocher « Other » à la ligne 9a et d'écrire « Foreign-owned U.S. disregarded entity-Form 5472 ».

Trois règles bonnes à connaître : l'IRS ne délivre qu'un seul EIN par responsible party et par jour ; un EIN ne peut pas être annulé, seulement désactivé ; et un changement de nom, d'adresse ou de responsible party ne nécessite pas de nouvel EIN, alors qu'un changement de propriété ou de structure en exige généralement un.

Le Texas taxpayer number : les 11 chiffres du Comptroller

Le Texas taxpayer number ne se demande pas comme un EIN. Lorsque le Secretary of State enregistre votre nouvelle LLC ou corporation texane, le Comptroller lui ouvre un compte de franchise tax à partir des informations que le Secretary of State lui transmet. Le Comptroller envoie ensuite par courrier une lettre contenant le Texas taxpayer ID number de la société et un Webfile number commençant par FQ.

Avec ces deux numéros, vous remplissez en ligne le Franchise Tax Accountability Questionnaire, le questionnaire d'assujettissement à la franchise tax. Les corporations, LLC, limited partnerships et professional associations nouvellement enregistrées au Texas doivent utiliser la version en ligne. Dès lors, le numéro à 11 chiffres est préimprimé sur les formulaires du Comptroller destinés à votre société et ne peut plus être modifié.

La lettre arrive par la poste. Si vous vivez en Europe, assurez-vous que quelqu'un aux États-Unis réceptionne le courrier de votre société, sinon la première nouvelle que vous aurez du Texas risque d'être un rappel. Notre guide sur l'adresse professionnelle américaine pour une société dirigée depuis l'Europe présente les options.

Vous utilisez le Texas taxpayer number pour tout ce qui relève du Comptroller : le franchise tax report et le Public Information Report annuels, votre compte Webfile et le statut du compte de franchise tax. La recherche de statut de compte du Comptroller accepte indifféremment le numéro texan à 11 chiffres ou l'EIN fédéral à 9 chiffres.

Quel numéro, sur quel document

Si un formulaire indique simplement « tax ID », regardez qui le publie. Un formulaire fédéral ou une banque attend l'EIN. Un formulaire du Texas Comptroller attend le numéro de contribuable à 11 chiffres. La sales tax fait l'objet d'un enregistrement distinct, avec ses propres règles ; notre guide de la sales tax explique quand votre société en a besoin.

L'ITIN : uniquement si vous avez personnellement besoin d'un numéro fiscal américain

L'ITIN est un numéro à 9 chiffres que l'IRS délivre aux personnes qui ont une raison fiscale fédérale d'en disposer mais ne peuvent pas obtenir de numéro de sécurité sociale. C'est un numéro personnel, pas un numéro de société. Il ne vous autorise pas à travailler aux États-Unis et ne vous ouvre pas droit aux prestations de la Social Security.

Vous le demandez en même temps que la déclaration qui le requiert, au plus tard à la date limite de cette déclaration, ou à tout moment avec une déclaration portant sur une année antérieure. Pour la plupart des dirigeants européens, la question ne se pose que s'ils déposent eux-mêmes une déclaration américaine. Notre service ITIN Express se charge de cette demande. Pour l'EIN de la société, comme vu plus haut, vous n'en avez pas besoin.

Les étapes dans l'ordre pour une société texane détenue depuis l'Europe

• La constitution. Le Secretary of State enregistre votre certificate of formation et votre société reçoit son SOS file number.
• La lettre du Comptroller. Votre Texas taxpayer number et votre Webfile number FQ arrivent par la poste ; vous remplissez en ligne le questionnaire de franchise tax.
• L'EIN. Vous déposez le Form SS-4 par fax ou par téléphone, sans SSN ni ITIN.
• Le compte bancaire. L'EIN en main, vous pouvez ouvrir le compte américain de la société. Notre service d'ouverture de compte bancaire aux États-Unis vous accompagne dans cette étape.
• Le premier rapport texan. Il doit être déposé le 15 mai de l'année qui suit celle où votre société est devenue assujettie à la franchise tax, même si aucun impôt n'est dû.

Quand nous constituons votre LLC texane, l'EIN fait partie du pack de création. Si votre société existe déjà et qu'il ne lui manque que l'EIN, nous le demandons séparément.