Numero fiscale in Texas: l'EIN, il Texas taxpayer number e quale serve alla tua società

Chiedi un "Texas tax ID" e ricevi due risposte. L'IRS assegna alla tua società un Employer Identification Number federale. Il Texas Comptroller le assegna un taxpayer number di 11 cifre. Sono numeri diversi, con scopi diversi, e se gestisci una società texana dall'Europa li userai entrambi. Ecco quale è quale, come ottenerli senza un Social Security number americano e dove va ciascuno.

Due numeri fiscali da due enti diversi

Il governo federale e lo Stato del Texas tassano la tua società separatamente, e ognuno tiene il proprio registro. Per questo una LLC o una corporation texana finisce per avere due numeri fiscali, più alcuni altri identificativi che spesso vengono confusi con questi.

L'IRS conosce la tua società tramite l'EIN, il Texas tramite il taxpayer number, e nessuno dei due sostituisce l'altro.

L'EIN: il numero che chiedono l'IRS e la tua banca

L'EIN è il numero fiscale federale per le imprese e le altre entità. La tua LLC o corporation ne ha bisogno per le dichiarazioni federali, per il Form 5472 se è di proprietà estera, e praticamente per ogni richiesta di apertura di un conto bancario negli Stati Uniti. L'IRS non chiede nulla per rilasciarlo.

La richiesta online è preclusa alla maggior parte dei titolari europei. Funziona solo se il responsible party ha un Social Security number o un ITIN e la sede principale dell'attività della società si trova negli Stati Uniti. Il responsible party è la persona che in ultima istanza possiede o controlla la società, di norma tu.

Senza SSN né ITIN, presenti il Form SS-4 in uno di questi tre modi:

• Per telefono al +1 267-941-1099 (non è un numero verde), dal lunedì al venerdì dalle 6:00 alle 23:00, Eastern time (ora della costa est). Questo canale è riservato ai richiedenti internazionali.
• Via fax al +1 304-707-9471 dall'estero. Secondo l'IRS, di norma ricevi l'EIN via fax entro 4 giorni lavorativi.
• Per posta a Internal Revenue Service, Attn: EIN International Operation, Cincinnati, OH 45999. Calcola circa 4 settimane; l'IRS consiglia di inviare la richiesta da 4 a 5 settimane prima che il numero ti serva.

Alla riga 7b, dove il modulo chiede l'SSN o l'ITIN del responsible party, scrivi "foreign" oppure N/A se non hai nessuno dei due e non puoi ottenerli. Non ti serve un ITIN per ottenere l'EIN della tua società. Se la tua single-member LLC è interamente di tua proprietà come persona straniera, le istruzioni ti dicono di barrare "Other" alla riga 9a e scrivere "Foreign-owned U.S. disregarded entity-Form 5472".

Tre regole da conoscere: l'IRS rilascia un solo EIN per responsible party al giorno; un EIN non si può annullare, solo disattivare; e un nuovo nome, indirizzo o responsible party della società non richiede un nuovo EIN, mentre un cambio di proprietà o di struttura di solito sì.

Il Texas taxpayer number: le 11 cifre del Comptroller

Il Texas taxpayer number non si richiede come l'EIN. Quando il Secretary of State registra la tua nuova LLC o corporation texana, il Comptroller apre per lei una posizione di franchise tax sulla base delle informazioni trasmesse dal Secretary of State. Poi il Comptroller spedisce una lettera con il Texas taxpayer ID number della società e un Webfile number che inizia con FQ.

Con questi due numeri compili online il Franchise Tax Accountability Questionnaire, il questionario sulla franchise tax. Le corporation, LLC, limited partnership e professional association texane appena registrate devono usare la versione online. Da quel momento il numero di 11 cifre è prestampato sui moduli del Comptroller destinati alla tua società e non può essere modificato.

La lettera arriva per posta. Se vivi in Europa, assicurati che qualcuno negli Stati Uniti riceva la posta della tua società, altrimenti la prima notizia che avrai dal Texas potrebbe essere un sollecito. La nostra guida a un indirizzo commerciale negli USA per una società gestita dall'Europa illustra le opzioni.

Usi il Texas taxpayer number per tutto ciò che gestisce il Comptroller: il franchise tax report e il Public Information Report annuali, il tuo account Webfile e lo stato della posizione di franchise tax. La ricerca dello stato della posizione sul sito del Comptroller accetta sia il numero texano di 11 cifre sia l'EIN federale di 9 cifre.

Quale numero va dove

Se un modulo dice semplicemente "tax ID", guarda chi lo pubblica. Un modulo federale o una banca vogliono l'EIN. Un modulo del Texas Comptroller vuole il taxpayer number di 11 cifre. La sales tax è una registrazione separata con regole proprie; la nostra guida alla sales tax spiega quando serve alla tua società.

L'ITIN: solo se ti serve personalmente un numero fiscale americano

L'ITIN è un numero di 9 cifre che l'IRS rilascia alle persone che hanno un motivo fiscale federale ma non hanno diritto a un Social Security number. È un numero personale, non della società. Non ti autorizza a lavorare negli Stati Uniti e non ti dà diritto alle prestazioni della Social Security.

Lo richiedi insieme alla dichiarazione che lo rende necessario, entro la scadenza di quella dichiarazione, oppure in qualsiasi momento con una dichiarazione relativa a un anno precedente. Per la maggior parte dei titolari europei la questione si pone solo quando presentano una propria dichiarazione negli Stati Uniti. Il nostro servizio ITIN Express si occupa di questa richiesta. Per l'EIN della società, come visto sopra, non ti serve.

La sequenza per una società texana gestita dall'Europa

• Costituzione. Il Secretary of State registra il tuo certificate of formation e la società riceve il suo SOS file number.
• La lettera del Comptroller. Il tuo Texas taxpayer number e il Webfile number FQ arrivano per posta; compili online il questionario sulla franchise tax.
• L'EIN. Lo richiedi con il Form SS-4 via fax o per telefono, senza SSN né ITIN.
• Il conto bancario. Con l'EIN in mano puoi aprire il conto americano della società. Il nostro servizio di apertura di un conto bancario negli USA copre questo passaggio.
• Il primo report texano. Scade il 15 maggio dell'anno successivo a quello in cui la società è diventata soggetta alla franchise tax, anche se non è dovuta alcuna imposta.

Quando costituiamo la tua LLC texana, l'EIN fa parte del pacchetto di costituzione. Se la tua società esiste già e manca solo l'EIN, lo richiediamo anche separatamente.