Número fiscal en Texas: el EIN, el número de contribuyente de Texas y cuál necesita tu empresa

Si preguntas por el «número fiscal de Texas», te darán dos respuestas. El IRS asigna a tu empresa un número federal, el Employer Identification Number (EIN). El Texas Comptroller, la hacienda del estado, le asigna un número de contribuyente de 11 dígitos. Son números distintos con fines distintos, y si diriges una empresa de Texas desde Europa vas a usar los dos.

Dos números fiscales de dos organismos

El Gobierno federal y el Estado de Texas gravan a tu empresa por separado, y cada uno lleva su propio registro. Por eso una LLC o una corporation de Texas acaba teniendo dos números fiscales, además de algunos otros identificadores que la gente suele confundir con ellos.

El IRS conoce a tu empresa por su EIN, Texas la conoce por su número de contribuyente, y ninguno de los dos sustituye al otro.

El EIN: el número que te piden el IRS y tu banco

El EIN es el número fiscal federal para empresas y otras entidades. Tu LLC o corporation lo necesita para sus declaraciones federales, para el Form 5472 si su propietario es extranjero y para prácticamente cualquier solicitud de cuenta bancaria en EE. UU. El IRS no cobra nada por él.

La solicitud en línea está cerrada para la mayoría de los propietarios europeos. Solo funciona si la parte responsable tiene número de la Seguridad Social (SSN) o ITIN y el centro principal de actividad de la empresa está en Estados Unidos. La parte responsable (responsible party) es la persona que en último término posee o controla la empresa, normalmente tú.

Sin SSN ni ITIN, lo solicitas con el Form SS-4 por una de estas tres vías:

• Por teléfono al +1 267-941-1099 (no es un número gratuito), de lunes a viernes de 6:00 a 23:00, hora del Este de EE. UU. Esta vía es exclusiva para solicitantes internacionales.
• Por fax al +1 304-707-9471 desde fuera de Estados Unidos. Según el IRS, en general recibirás el EIN por fax en un plazo de 4 días hábiles.
• Por correo postal a Internal Revenue Service, Attn: EIN International Operation, Cincinnati, OH 45999. Cuenta con unas 4 semanas; el IRS recomienda enviarlo entre 4 y 5 semanas antes de necesitar el número.

En la línea 7b, donde el formulario pide el SSN o el ITIN de la parte responsable, escribes «foreign» o N/A si no tienes ninguno de los dos y no puedes obtenerlo. No necesitas un ITIN para conseguir el EIN de tu empresa. Si tu LLC unipersonal es íntegramente tuya como persona extranjera, las instrucciones indican que marques «Other» en la línea 9a y escribas «Foreign-owned U.S. disregarded entity-Form 5472».

Tres reglas que conviene conocer: el IRS solo emite un EIN por parte responsable y día; un EIN no se puede cancelar, solo desactivar; y un cambio de nombre, de dirección o de parte responsable no exige un EIN nuevo, mientras que un cambio de propiedad o de estructura, por lo general, sí.

El número de contribuyente de Texas: los 11 dígitos del Comptroller

El número de contribuyente de Texas no se solicita como el EIN. Cuando el Secretary of State, el registro mercantil del estado, inscribe tu nueva LLC o corporation de Texas, el Comptroller le abre una cuenta del franchise tax (el impuesto estatal sobre sociedades de Texas) con los datos que le transmite el Secretary of State. Después, el Comptroller envía por correo una carta con el número de contribuyente de Texas de la empresa y un número de Webfile que empieza por FQ.

Con esos dos números completas en línea el Franchise Tax Accountability Questionnaire, el cuestionario inicial del franchise tax. Las corporations, LLC, limited partnerships y professional associations de Texas recién inscritas deben usar la versión en línea. A partir de ahí, el número de 11 dígitos aparece preimpreso en los formularios del Comptroller para tu empresa y no se puede cambiar.

La carta llega por correo postal. Si vives en Europa, asegúrate de que alguien en Estados Unidos recibe el correo de tu empresa; si no, lo primero que sabrás de Texas puede ser un recordatorio. Nuestra guía sobre una dirección comercial en EE. UU. para una empresa gestionada desde Europa repasa las opciones.

El número de contribuyente de Texas lo usas para todo lo que gestiona el Comptroller: la declaración anual del franchise tax y el Public Information Report, tu cuenta de Webfile y la consulta del estado de la cuenta del franchise tax. La búsqueda del estado de la cuenta del Comptroller acepta tanto el número de Texas de 11 dígitos como el EIN federal de 9 dígitos.

Qué número va en cada sitio

Si un formulario solo dice «tax ID», fíjate en quién lo publica. Un formulario federal o un banco quiere el EIN. Un formulario del Texas Comptroller quiere el número de contribuyente de 11 dígitos. El impuesto sobre las ventas (sales tax) es un registro aparte con sus propias reglas; nuestra guía del sales tax explica cuándo lo necesita tu empresa.

El ITIN: solo si tú personalmente necesitas un número fiscal estadounidense

El ITIN es un número de 9 dígitos que el IRS asigna a personas que tienen una obligación fiscal federal pero no pueden obtener un número de la Seguridad Social. Es un número personal, no de la empresa. No te autoriza a trabajar en Estados Unidos ni te da derecho a prestaciones de la Seguridad Social.

Se solicita junto con la declaración que lo requiere, como muy tarde en la fecha límite de esa declaración, o en cualquier momento junto con una declaración de un año anterior. Para la mayoría de los propietarios europeos, la cuestión solo surge cuando presentan una declaración estadounidense propia. Nuestro servicio ITIN Express se encarga de esa solicitud. Para el EIN de la empresa, como has visto, no lo necesitas.

El orden de los pasos para una empresa de Texas gestionada desde Europa

• Constitución. El Secretary of State inscribe tu certificate of formation y tu empresa recibe su SOS file number.
• La carta del Comptroller. Tu número de contribuyente de Texas y tu número de Webfile FQ llegan por correo postal; completas en línea el cuestionario del franchise tax.
• El EIN. Lo solicitas con el Form SS-4 por fax o por teléfono, sin SSN ni ITIN.
• La cuenta bancaria. Con el EIN en la mano puedes abrir la cuenta estadounidense de la empresa. Nuestro servicio de apertura de cuenta bancaria en EE. UU. cubre ese paso.
• La primera declaración en Texas. Vence el 15 de mayo del año siguiente a aquel en que tu empresa quedó sujeta al franchise tax, aunque no haya impuesto que pagar.

Cuando constituimos tu LLC de Texas, el EIN forma parte del paquete de constitución. Si tu empresa ya existe y solo le falta el EIN, lo solicitamos por separado.