Une adresse aux États-Unis pour une société gérée depuis l'Europe : bureau virtuel, registered agent ou vrai bureau

Votre LLC est au Texas, vous êtes à Copenhague, Lyon ou Milan, et chaque formulaire vous demande une adresse. Laquelle ? Une société américaine en compte jusqu'à trois, chacune avec ses propres règles : le registered office exigé par l'État, l'adresse postale où arrive le courrier, et le lieu où l'activité est réellement exercée. La plupart des dirigeants européens n'ont besoin de louer un bureau pour aucune d'entre elles. Voici ce que doit être chaque adresse, ce qu'un bureau virtuel vous apporte vraiment, et à quel moment un vrai bureau devient indispensable.

Trois adresses que l'on confond souvent

Les trois peuvent être une seule et même adresse, mais rien ne l'impose, et les règles diffèrent pour chacune.

Le registered office : une obligation légale, pas votre adresse commerciale

Selon le Texas Business Organizations Code, toute société constituée ou enregistrée au Texas doit maintenir en permanence un registered agent (agent désigné pour recevoir les actes officiels) et un registered office dans l'État. Le registered office doit se trouver à une adresse physique où les actes de procédure peuvent être signifiés en personne à l'agent. Il n'a pas besoin d'être un lieu où votre société exerce son activité. Il ne peut pas être uniquement un service de boîte aux lettres ou un service de permanence téléphonique. Lorsque l'agent est une organisation, un de ses employés doit être présent au registered office pendant les heures ouvrables habituelles.

L'agent ne peut pas être votre société elle-même, et il figure dans le registre public de l'État. Son rôle est de recevoir pour vous les assignations et les notifications officielles, pas de servir d'adresse postale à votre société. Notre guide du registered agent détaille les règles de chaque État de constitution.

Le bureau virtuel : une boîte aux lettres avec une adresse physique

Ce que l'on vend aux États-Unis sous le nom de « virtual office » est en général une commercial mail receiving agency (CMRA), c'est-à-dire une entreprise qui reçoit votre courrier à son adresse, le numérise et vous le réexpédie. Le service postal américain (US Postal Service) les encadre :

• Vous signez le PS Form 1583, la demande de distribution du courrier par l'intermédiaire d'un mandataire, et présentez une pièce d'identité principale et une pièce d'identité secondaire.
• Vous signez en présence physique du personnel de la CMRA ou d'un notary public habilité aux États-Unis, ou en leur présence virtuelle par audio et vidéo en temps réel. C'est ce qui permet de tout mettre en place depuis l'Europe.
• Votre adresse doit comporter « PMB » (private mailbox) ou le signe « # » devant le numéro de boîte.
• La CMRA elle-même doit être enregistrée auprès du bureau de poste qui la dessert.

Un bureau virtuel fait une bonne adresse postale. Ce n'est pas un registered office au Texas, puisque le registered office ne peut pas être uniquement un service de boîte aux lettres. Et il n'est pas accepté d'office partout ailleurs : chaque banque fixe ses propres règles sur les adresses qu'elle admet comme adresse légale ou physique de la société, alors posez la question à la banque avant d'ouvrir le compte. Notre service d'ouverture de compte bancaire aux États-Unis traite précisément cette question.

Autre chose qu'un bureau virtuel ne change pas : le lieu d'imposition de votre société. Celui-ci dépend de l'endroit où le travail est réellement effectué et dirigé, ce qui est une question à part entière ; notre guide sur la LLC et l'établissement stable y répond.

Ce que l'IRS demande sur le Form SS-4

Lorsque vous demandez l'EIN de la société, le Form SS-4 réclame deux adresses. L'adresse postale peut se situer hors des États-Unis ; vous indiquez alors la ville, la province ou l'État, le code postal et le nom du pays en toutes lettres. L'adresse physique n'est demandée que si elle diffère de l'adresse postale, peut elle aussi être à l'étranger, et ne doit jamais être une boîte postale (PO box). L'IRS ne vous oblige pas à avoir une adresse américaine pour obtenir un EIN. Notre guide du numéro d'identification fiscale au Texas vous accompagne pas à pas dans la demande.

Quand un vrai bureau devient nécessaire

Pour une société gérée depuis l'Europe, un vrai bureau aux États-Unis est l'exception, pas le point de départ. Il devient nécessaire lorsque :

• Vous ouvrez un nouveau bureau américain sous visa L-1. Pour un manager, un dirigeant ou un salarié aux connaissances spécialisées venu ouvrir un nouveau bureau, la demande doit prouver que des locaux physiques suffisants pour accueillir ce nouveau bureau ont été obtenus. Une boîte aux lettres ne remplit pas cette condition ; consultez notre guide du visa L-1.
• Vous recrutez aux États-Unis des personnes qui ont besoin d'un lieu de travail.
• Des clients ou des partenaires vous rendent visite, ou votre activité exige un espace de stockage, un showroom ou un atelier.

D'ici là, un bail n'est qu'un coût sans utilité.

Une adresse personnelle aux États-Unis, c'est une autre question

Tout ce qui précède concerne la société. Il arrive que vous ayez besoin d'une adresse pour vous-même, par exemple pour une demande qui exige une adresse de résidence et n'accepte ni boîte postale ni boîte aux lettres. Pour ce cas, notre offre ITIN Express avec adresse de résidence aux États-Unis comprend une véritable adresse de résidence à Austin avec sa propre ligne téléphonique, pas une boîte postale, avec réexpédition du courrier, pendant six mois.

Ce que nous recommandons

Pour la plupart des dirigeants européens, la bonne formule est simple : un registered agent et un registered office comme la loi l'exige, plus une adresse postale aux États-Unis tenue par de vraies personnes qui réexpédient votre courrier, pour que les lettres de l'IRS, du Comptroller et de votre banque ne se perdent pas dans le vide. Ajoutez un vrai bureau le jour où l'activité, un visa ou votre équipe en ont réellement besoin.

Lorsque nous constituons votre LLC au Texas, le registered agent, notre adresse à Austin et un numéro de téléphone américain font partie du pack de création, puis, dès la deuxième année, du pack annuel, qui gère aussi votre courrier.